STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP)
A. Pengertian SOP

SOP atau Standar Operasional Prosedur adalah suatu standar atau pedoman tertulis yang
dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan
organisasi. Dalam definisi yang lain SOP merupakan tata cara atau tahapan yang dibakukan dan yang
harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.
Selain itu SOP berarti juga panduan hasil kerja yang diinginkan serta proses kerja yang harus
dilaksanakan. SOP dibuat dan di dokumentasikan secara tertulis yang memuat prosedur (alur proses)
kerja secara rinci dan sistematis. Alur kerja (prosedur) tersebut haruslah mudah dipahami dan dapat
di implementasikan dengan baik dan konsisten oleh pelaku. Karena Implementasi SOP yang baik
akan menunjukkan konsistensi hasil kerja, hasil produk dan proses pelayanan seluruhnya dengan
mengacu kepada kemudahan, pelayanan dan pengaturan yang seimbang.
Dalam pengertian lain SOP adalah dokumen tertulis yang memuat prosedur kerja secara
rinci, tahap demi tahap dan sistematis. SOP memuat serangkaian instruksi secara tertulis tentang
kegiatan rutin atau berulang-ulang yang dilakukan oleh sebuah organisasi. Untuk itu SOP juga
dilengkapi dengan referensi, lampiran, formulir, diagram dan alur kerja (flow chart). SOP sering juga
disebut sebagai manual SOP yang digunakan sebagai pedoman untuk mengarahkan dan
mengevaluasi suatu pekerjaan. Implementasi SOP yang baik, akan menunjukkan konsistensi hasil
kinerja, hasil produk dan proses pelayanan yang kesemuanya mengacu pada kemudahan karyawan
dan kepuasan pelanggan.
SOP banyak diimplementasikan terutama di perusahaan, lembaga atau organisasi yang
memerlukan kualitas pekerjaan sehingga dapat menghasilkan produk yang berkualitas. Selain itu
SOP dapat juga digunakan sebagai standar kualitas untuk menuju ke standar internasional (ISO).
Penulisan dokumen dalam SOP perlu diterapkan untuk menghasilkan sistem kualitas dan teknis yang
konsisten dan sesuai dengan kebutuhan dan untuk mendukung kualitas data informasi pada
perusahaan. Penerapan SOP ini akan membantu perusahaan untuk mempertahankan kualiats
control dan kualitas proses sehingga membawa perusahaan untuk tetap bertahan di persaingan
dunia bisnis.
Keteraturan dan kesistematisan dari prosedur ini, akan memudahkan antar satuan kerja
yang ada dalam melaksanakan tanggung jawab dan tugasnya. Hubungan timbal balik yang lancar
akan mewujudkan keseimbangan kerja yang baik bagi karyawan dan mewujudkan performansi yang
handal. Konsistensi terhadap system dapat terjamin meskipun kunci utama pemegang kerja resign
maupun digantikan dengan orang lain. Peraturan tertulis SOP memudahkan seseorang melakukan
suatu kerja dengan selamat tanpa adanya masalah terhadap keselamatan diri atau pun pada
peralatan yang di gunakan tanpa bantuan orang lain.
Tujuan utama dari penerapan SOP adalah agar tidak terjadi kesalahan dalam pengerjaan
suatu proses kerja yang dirancang dari SOP. Dari setiap teori telah dikemukakan, diketahui bahwa
tujuan dari SOP adalah untuk memudahkan dan menyamakan persepsi semua orang yang
memanfaatkannya dan untuk lebih memahami setiap langkah kegiatan yang harus dilaksanakannya.
Dalam menjalankan operasional perusahaan , peran pegawai memiliki kedudukan dan fungsi yang
sangat signifikan. Oleh karena itu diperlukan standar-standar operasi prosedur sebagai acuan kerja
secara sungguh-sungguh untuk menjadi sumber daya manusia yang profesional, handal sehingga
dapat mewujudkan visi dan misi perusahaan.
 Keteraturan dalam suatu perusahaan, tidak lepas dari keteraturan system yang ada. System
yang baik, mengacu pada penaataan prosedur yang teratur, konsisten, berkelanjutan dan mudah
diterapkan baik oleh orang dalam maupun pemain baru dalam perusahaan. SOP merupakan
perangkat yang mendokumentasikan sistem dalam tahapan-tahapan dari aktivitas yang terjadi
dalam suatu perusahaan.

B. Tujuan SOP

1. Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas/pegawai atau tim
dalam organisasi atau unit kerja.
2. Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi
3. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.
4. Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktek atau kesalahan
administrasi lainnya.
5. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi

C. Fungsi SOP

1. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.

2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
4. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

D. Kapan SOP diperlukan

1. SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan

2. SOP digunakan untuk menilai apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau
tidak
3. Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yang dapat
mempengaruhi lingkungan kerja.

E. Keuntungan adanya SOP

1. SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi dan
pengawasan dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten
2. Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus
dicapai dalam setiap pekerjaan
3. SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat trainning dan bisa digunakan untuk
mengukur kinerja pegawai.

F. Kerangka SOP yang dibuat diperusahaan adalah:

Standar Operasi Prosedur isinya adalah sbb:
1. Pendahaluan
2. Maksud & Tujuan
 3. Definisi
4. Prosedur (Prosedur Utama)
5. Lampiran
I. Proses Diagram Alur (berbentuk flowchart)
II. Standar Dokumen (Formulir2 yang digunakan)
III. Petunjuk Teknis Pengisian Dokumen Standar

G. Manfaat SOP
Jika SOP dijalankan dengan benar maka perusahaan akan mendapat banyak manfaat dari
penerapan SOP tersebut, adapun manfaat dari SOP adalah sebagai berikut :
1. Memberikan penjelasan tentang prosedur kegiatan secara detail dan terinci dengan jelas
dan sebagai dokumentasi aktivitas proses bisnis perusahaan.
2. Meminimalisasi variasi dan kesalahan dalam suatu prosedur operasional kerja.
3. Mempermudah dan menghemat waktu dan tenaga dalam program training karyawan.
4. Menyamaratakan seluruh kegiatan yang dilakukan oleh semua pihak.
5. Membantu dalam melakukan evaluasi dan penilaian terhadap setiap proses operasional
dalam perusahaan.
6. Membantu mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat suatu perubahan kebijakan.
7. Mempertahankan kualitas perusahaan melalui konsistensi kerja karena perusahaan telah
memilki sistem kerja yang sudah jelas dan terstruktur secara sistematis.

H. Cara Pembuatan SOP

Kesalahan pembuatan SOP dapat menyebabkan hasil yang ingin dicapai oleh perusahaan
menjadi tidak maksimal. pembuatan SOP harus mengikuti prosedur dan langkah-langkah yang sudah
teruji dengan memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:
1. SOP harus ditulis dan menjelaskan secara singkat langkah demi langkah, fleksibel dan dapat
disesuaikan dengan kondisi yang berubah
2. Tampilan SOP harus mudah dibaca dan dimengerti dengan cepat dan berusaha
mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya
3. Menggunakan kata kerja dalam kalimat aktif bukan kalimat pasif. Pembaca SOP diharapkan
melakukan sesuatu bukan mengharap melakukan sesuatu. Contoh: ‘Kirim spesifikasi ke
vendor’ bukan ‘Spesifikasi dikirim ke vendor’.
4. Menggunakan pernyataan positif, bukan pernyataan negatif. Contoh: ‘Lengkapi lembar kerja
buku dan kembalikan ke pengadaan’ bukan ‘Jangan dikembalikan sebelum lembar kerja
dilengkapi’.
5. Menggunakan instruksi yang singkat dan jelas dalam satu kalimat. Contoh: ‘Kirim buku ke
Bagian Pengolahan’
6. Spesialisasi harus dipergunakan sebaik-baiknya, mencegah kekembaran (duplikasi) pekerjaan
dan harus ada pengecualian yang seminimun-minimunya terhadap peraturan
7. Pencegahan penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu dan mencegah adanya
pemeriksaan yang tidak perlu
8. Pembagian tugas tepat dan memberikan pengawasan yang terus menerus atas pekerjaan
yang dilakukan
 9. Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan memperhatikan
tujuan
10. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang minimum

SOP dibuat untuk lingkungan kerja tertentu tergantung pada kondisi dan prosedur kerja
yang sedang berlangsung. SOP sebaiknya tidak dibuat oleh satu orang tapi sekelompok orang (tim)
yang memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang cukup dalam bidang pekerjaan di lingkungannya.
Pembuatan SOP ini melibatkan beberapa pihak diantaranya sebagai berikut:
1. Pengurus Operasi (Operation Manager)
Pengurus Operasi akan mengarahkan seseorang penulis SOP untuk membuat SOP dengan
menyediakan garis panduan. Pengurus operasi juga mengkaji semua prosedur yang digunakan
sekurang-kurangnya sekali setahun bergantung kepada keadaan.
2. Penulis SOP (Procedure Writer)
Procedure Writer akan membuat SOP tersebut.
3. Manajer Kualitas (Quality Manager)
Manajer Kualitas akan memahami dan merupakan orang yang bertanggungjawab
meluluskan prosedur tersebut.
4. Pengguna/pekerja (User)
Pengguna akan melaksanakan prosedur tersebut. Tahap penting dalam penyusunan standar
operasional prosedur adalah melakukan analisis sistem dan prosedur kerja, analisis tugas, dan
melakukan analisis prosedur kerja.
a. Analisis sistem dan prosedur kerja
Analisis sistem dan prosedur kerja adalah kegiatan mengidentifikasikan fungsi – fungsi
utama dalam suatu pekerjaan, dan langkah-langkah yang diperlukan dalam melaksanakan fungsi
sistem dan prosedur kerja. Sistem adalah kesatuan unsur atau unit yang saling berhubungan dan
saling mempengaruhi sedemikian rupa, sehingga muncul dalam bentuk keseluruhan, bekerja,
berfungsi atau bergerak secara harmonis yang ditopang oleh sejumlah prosedur yang diperlukan,
sedang prosedur merupakan urutan kerja atau kegiatan yang terencana untuk menangani pekerjaan
yang berulang dengan cara seragam dan terpadu.
b. Analisis Tugas
Analisis tugas merupakan proses manajemen yang merupakan penelaahan yang mendalam
dan teratur terhadap suatu pekerjaan, karena itu analisa tugas diperlukan dalam setiap perencanaan
dan perbaikan organisasi. Analisa tugas diharapkan dapat memberikan keterangan mengenai
pekerjaan, sifat pekerjaan, syarat pejabat, dan tanggung jawab pejabat. Di bidang manajemen
dikenal sedikitnya 5 aspek yang berkaitan langsung dengan analisis tugas yaitu :
 Analisa tugas, merupakan penghimpunan informasi dengan sistematis dan penetapan
seluruh unsur yang tercakup dalam pelaksanaan tugas khusus.
 Deskripsi tugas, merupakan garis besar data informasi yang dihimpun dari analisa tugas,
disajikan dalam bentuk terorganisasi yang mengidentifikasikan dan menjelaskan isi tugas
atau jabatan tertentu. Deskripsi tugas harus disusun berdasarkan fungsi atau posisi, bukan
individual; merupakan dokumen umum apabila terdapat sejumlah personel memiliki fungsi
yang sama; dan mengidentifikasikan individual dan persyaratan kualifikasi untuk mereka
serta harus dipastikan bahwa mereka memahami dan menyetujui terhadap wewenang dan
tanggung jawab yang didefinisikan itu.
  Spesifikasi tugas, berisi catatan-catatan terperinci mengenai kemampuan pekerja untuk
tugas spesifik
 Penilaian tugas, berupa prosedur penggolongan dan penentuan kualitas tugas untuk
menetapkan serangkaian nilai moneter untuk setiap tugas spesifik dalam hubungannya
dengan tugas lain
 Pengukuran kerja dan penentuan standar tugas merupakan prosedur penetapan waktu yang
diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas dan menetapkan ukuran yang dipergunakan
untuk menghitung tingkat pelaksanaan pekerjaan.

Melalui analisa tugas ini tugas-tugas dapat dibakukan, sehingga dapat dibuat pelaksanaan
tugas yang baku. Setidaknya ada dua manfaat analisis tugas dalam penyusunan standar operasional
prosedur yaitu membuat penggolongan pekerjaan yang direncanakan dan dilaksanakan serta
menetapkan hubungan kerja dengan sistematis.

c. Analisis prosedur kerja

Analisis prosedur kerja adalah kegiatan untuk mengidentifikasi urutan langkah –langkah
pekerjaan yang berhubungan apa yang dilakukan, bagaimana hal tersebut dilakukan, bilamana hal
tersebut dilakukan, dimana hal tersebut dilakukan, dan siapa yang melakukannya. Prosedur
diperoleh dengan merencanakan terlebih dahulu bermacam-macam langkah yang dianggap perlu
untuk melaksanakan pekerjaan. Dengan demikian prosedur kerja dapat dirumuskan sebagai
serangkaian langkah pekerjaan yang berhubungan, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu orang,
yang membentuk suatu cara tertentu dan dianggap baik untuk melakukan suatu keseluruhan tahap
yang penting.
Analisis terhadap prosedur kerja akan menghasilkan suatu diagram alur (flow chart) dari
aktivitas organisasi dan menentukan hal-hal kritis yang akan mempengaruhi keberhasilan organisasi.
Aktivitas-aktivitas kritis ini perlu didokumetasikan dalam bentuk prosedur – prosedur dan
selanjutnya memastikan bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas itu dikendalikan oleh prosedur-prosedur
kerja yang telah terstandarisasi. Prosedur kerja merupakan salah satu komponen penting dalam
pelaksanaan tujuan organisasi sebab prosedur memberikan beberapa keuntungan antara lain
memberikan pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan dan bagaimana hal tersebut
dilakukan; mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap dan biaya tambahan; dan membuat
koordinasi yang lebih baik di antara bagian-bagian yang berlainan.
Perubahan SOP dapat dilakukan apabila terjadi perubahan kebijakan Pemerintah atau SOP
dipandang sudah tidak sesuai lagi dengan perkembangan masyarakat dan sudah tidak dapat
mewakili kondisi di lapangan maka perlu dilakukan revisi atau perbaikan SOP yaitu dengan
perubahan atau hanya penyesuaian. Perubahan SOP dilakukan melalui proses penyusunan SOP baru
sesuai tata cara yang telah dikemukakan. Untuk itu, penggunaan SOP perlu ditinjau ulang dan
dikuatkan oleh manajemen, khususnya oleh supervisor langsung.

I. Pelaksanaan dan Pengembangan SOP

Terdapat tujuh langkah untuk mendeskripsikan suatu metode agar dapat membuat suatu
bentuk SOP yang baik dan benar, sehingga mudah untuk dipahami oleh pengguna SOP tersebut.
Berikut adalah tujuh langkah untuk membuat SOP yang baik dan benar.
 1. Perencanaan tujuan awal pembuatan SOP
Dengan adanya tujuan yang ingin dicapai, pihak manajemen dapat menysusun langkah –
langkah yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut, serta dapat mengetahui dan
mengevaluasi keberhasilan dari penerapan SOP tersebut.
2. Perancangan awal
Jika bentuk SOP yang akan digunakan adalah simple steps, hierarchical steps atau graphic
format, maka langkah awal yang harus dilakukan adalah membuat tahapan dari proses yang
ada dan yang harus dijalankan. Jika bentuk SOP yanga akan digunakan adalah flowchart,
maka langkah awal yang haruss dilakukan adalah menentukan permasalahan yang akan
diselesaikan.
3. Evaluasi Internal
Setelah rancangan awal dibuat, sebaiknya rancangan tersebut dievaluasi oleh seluruh
anggota perusahaan yang terlibat sehingga dapat diketahui kekurangan serta kesalahan yang
terdapat pada rancangan awal tersebut dan kemudian meminta saran, kritik dan usulan yang
membangun. Dengan melibatkan seluruh anggota perusahaan yang terlibat dalam SOP
tersebut, maka proses pemahaman dan penerapan akan berjalan dengan lebih mudah.
4. Evaluasi Eksternal
Pada tahap evaluasi eksternal, dibutuhkan tim penasehat yang berasal dari luar perusahaan
untuk menilai rancangan yang telah dibuat dan memberikan saran, kritik dan usulan yang
dapat membangun pembuatan SOP tersebut. Pihak eksternal dari perusahaan tentu dapat
menilai rancangan dengan lebih objektif, dikarenakan mereka tidak terlibat langsung dalam
proses penerapan SOP.
5. Pengujian
Tahap pengujian dilakukan untuk mengetahui SOP yang dibuat telah seusai dengan standard
yang ditetapkan oleh pihak manajemen dan kemudian hasil pengujian dapat digunakan
sebagai bahan evaluasi dalam melakukan perbaikan dan pengembangan.
6. Perbaikan
Setelah dilakukan tahap pengujian, dapat diketahui kekurangan dan kesalahan dalam SOP
yang telah dibuat dan kemudian dapat segera dilakukan perbaikan sehingga SOP dapat
berjalan dengan lebih maksimal. Pada tahap ini juga dapat dilakukan pelatihan bagi para
pekerja agar dapat memanfaatkan SOP sebagai alat bantu untuk memepermudah mereka
dalam menjalankan pekerjaan.
7. Pengaplikasian
Setelah SOP telah selesai dibuat dan sesuai dengan standar yang telah ditentukan, kemudian
dilakukan pengaplikasian di seluruh divisi dalam perusahaan sehingga tujuan awal yang telah
ditetapkan dapat tercapai dengan maksimal.

J. Implementasi SOP
Proses implemenatsi SOP termasuk setiap langkah yang dibutuhkan untuk memeprkenalkan
SOP kepada setiap orang yang terlibat dalam SOP tersebut dan menjadikan SOP sebagai bagian
penting dalam setiap operasi rutin. Proses implementasi harus dirancang sedemikian rupa untuk
memastikan bahwa :
1. Setiap orang dalam perusahaan mendapat informasi dan penjelasan mengenai SOP yang
telah diperbaiki ataupun SOP yang baru.
2. Rekapan dokumen SOP didistribusikan sesuai dengan kebutuhan dan dapat diakses dengan
mudah oleh seluruh anggota perusahaan, terutama yang terlibat langsung dalam SOP
tersebut.
3. Setiap personil dalam perusahaan mengerti peran dan memiliki pengetahuan dan
kemampuan yang dibutuhkan untuk menerapkan SOP dengan benar dan efektif termasuk
pemahaman mengenai konsekuensi jika terjadi kesalahan dalam penerapan SOP tersebut.
4. Terdapat personil yang bertanggung jawab untuk mengawasi jalannya proses,
mengidentifikasi permasalahan – permasalahan yang mungkin terjadi dan memberikan
dukungan dalam proses implementasi SOP tersebut.
TEKNIK PEMBUATAN SOP - 1

Written by Juliansyah, Mpd

SOP atau Standard Operating Procedure adalah segala aturan atau
prosedur tertulis yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas di suatu
perusahaan, dimana semua aturan atau prosedur tersebut bersifat
standar atau baku sehingga bersifat mengikat atau harus dipatuhi oleh
seluruh karyawan atau pimpinan perusahaan sehingga pelaksanaan
tugas (operasionalisasi) berjalan sesuai ketentuan atau harapan dan
pada akhirnya menghasilkan keuntungan bagi perusahaan

3 Kata-kata Penting terkait SOP :

1. Prosedur
2. Operasional
3. Standar

Pengertian Prosedur

1. Prosedur adalah istilah lain untuk tahapan atau langkah-langkah, biasanya terkait dengan
suatu proses kerja
2. Contoh prosedur, antara lain: Prosedur Pencatatan Surat Keluar, Prosedur Pembelian
Barang, Prosedur Perekrutan Karyawan, dan lain-lain
3. Prosedur dapat bersifat baku (tertulis) dan tidak baku; namun sebaiknya baku atau standar
4. Prosedur dapat diuraikan dalam bentuk deskripsi ataupun gambar

Pengertian Operasional

1. Operasional adalah istilah yang merujuk pada kegiatan atau kerja, biasanya merupakan hal
yang terjadi di suatu perusahaan.
2. Operasional atau kegiatan/kerja bisa bersifat rutin dan non rutin.
3. Setiap operasional/kegiatan juga biasanya memiliki prosedur yang dapat bersifat baku
(tertulis) maupun tidak baku (tidak tertulis)

Contoh Operasional Kegiatan dalam Suatu Perusahaan :

1. Operasionalisasi kendaraan dinas

2. Operasionalisasi surat
3. Operasionalisasi pengajuan cuti
4. Operasionalisasi kenaikan pangkat, Dll.
Standar berarti ketentuan atau keadaan yang menjadi acuan, harus diikuti dan tidak boleh
menyimpang. Ketentuan atau keadaan ini bersifat mengikat ke semua pihak.

SOP berfungsi sebagai:

 1. Pedoman karyawan dan atau pimpinan mengerjakan suatu tugas
2. Pedoman pimpinan melakukan pengawasan
3. Pembanding untuk perubahan yang lebih baik
4. Dasar hukum yang dapat digunakan untuk kebaikan semua pihak

Fungsi (Manfaat) Lain dari SOP:

1. SOP memastikan bahwa perusahaan memiliki proses konstan yang memenuhi standar dan
semua personil mengenal proses tersebut
2. Dengan adanya SOP, proses akan selalu ditinjau dan diperbaharui berdasarkan dasar yang
sudah ada
3. SOP menjamin bahwa audit yang dilakukan oleh Biro Konsultan atau sponsor tidak akan
menghasilkan penemuan yang merugikan perusahaan, dan juga dapat memberi perusahaan
suatu perlindungan yang legal
4. SOP dapat mengurangi perbedaan dalam sistem, dimana perbedaan tersebut merupakan
kendala dalam efesiensi produksi dan pengontrolan kualitas
5. SOP dapat membantu dalam pelatihan personil baru sebagai sumber referensi bagi pelatih
personil
6. SOP dapat mempermudah dalam melakukan pelatihan silang, dimana pelatihan silang
melatih personil dalam melakukan pekerjaan di departemen lain, dengan kata lain di luar
departemen asalnya
7. SOP dapat membantu dalam melakukan evaluasi terhadap performansi personil dan proses
yang dilakukan
Teknik Pembuatan SOP – 2

Written by Juliansyah, Mpd

Peran SOP

1. Pedoman Kebijakan
2. Pedoman Kegiatan
3. Pedoman Birokrasi
4. Pedoman Administrasi
5. Pedoman Evaluasi
6. Pedoman Integrasi

Tujuan SOP

1. Memberikan arahan kepada karyawan dan atau pimpinan untuk dapat mengerjakan
tugasnya dengan baik, sehingga pekerjaan menjadi lebih mudah, cepat, dan dapat diukur
keberhasilannya
2. Memberikan arahan kepada pimpinan untuk dapat melakukan pengawasan kepada para
karyawan saat mereka melakukan tugas-tugasnya, sehingga pimpinan dapat memberikan
penilaian dan sekaligus pengarahan untuk pencapaian kualitas hasil pekerjaan

Isi SOP secara umum adalah:

1. Pengesahan SOP; biasanya secara tegas memuat penandatangan dari SOP yang menyatakan
SOP secara sah disahkan penggunaannya
2. Data tentang SOP; biasanya berisikan judul, kode, tujuan, dasar hukum, pengertian-
pengertian, dan referensi
3. Isi SOP berupa prosedure – prosedure sesuai dengan judul SOP

Unsur-Unsur SOP:

1. TUJUAN YANG JELAS

2. KEBIJAKAN YANG TEPAT
3. PETUNJUK OPERASIONAL
4. PIHAK YANG TERLIBAT
5. FORMULIR
6. INPUT
7. PROCESS
8. OUTPUT/ LAPORAN/REPORT
9. VALIDASI
Tim Penyusun SOP

1. Agar SOP memuat hal-hal penting secara tepat, akurat, dan sesuai kebutuhan perusahaan,
maka perusahaan hendaknya membentuk suatu tim yang disebut Tim Penyusun SOP.
2. Tim Penyusun SOP yang lengkap biasanya terdiri dari:

 Manajemen
 Pegawai

Ahli atau orang yang berpengalaman dalam penyusunan SOP berarti Kualifikasi Tim
Penyusun SOP terdiri atas manajemen, karyawan, dan ahli hendaknya memiliki minimal
kualifikasi sebagai berikut:

1. Pengetahuan prosedur kerja, baik yang bersifat khusus divisi tertentu ataupun umum di luar
suatu divisi
2. Pengetahuan tentang visi dan misi, struktur organisasi, corporate culture, bidang usaha, jenis
pelanggan, dan pengetahuan manajemen
3. Kemampuan komunikasi, baik lisan dan tulisan yang sangat penting dibutuhkan saat
menguraikan dan menjelaskan suatu prosedur
4. Kemampuan berpikir logis dan sistematis Sifat kreatif, semangat kerjasama, dan
berwawasan luas
Struktur Organisasi dan SOP

1. Struktur Organisasi adalah bagan yang memuat urutan kedudukan/jabatan dan para
personilnya, serta gambaran hubungan dari masing-masing kedudukan/jabatan sehingga
dapat diketahui tugas dan tanggung jawab para pemegang kedudukan/jabatan
2. Dengan mengetahui struktur organisasi perusahaaan, maka Tim Penyusun SOP dapat
menyesuaikan dan menetapkan prosedur kerja secara proporsional sesuai dengan urutan
kedudukan/jabatan yang ada
3. Tim Penyusun SOP juga dapat memanfaatkan struktur organisasi sebagai alat untuk
menetapkan pembagian tugas atau job description dari suatu jabatan, walaupun mungkin
tidak harus dimuat dalam SOP
Pelanggan sebagai Fokus Utama dalam SOP

1. Pelanggan didefinisikan sebagai semua orang yang secara tetap dan aktif menjadi pengguna
produk dari perusahaan
2. Perusahaan wajib menjaga hubungan dengan pelanggan dalam berbagai upaya karena
pelanggan memberi keuntungan buat perusahaan
3. Teknis atau cara menjaga hubungan dengan pelanggan hendaknya tercermin dalam isi SOP,
terutama dalam prosedur kerja yang langsung berkaitan dengan pelanggan
4. Intinya, isi SOP harus mencerminkan pentingnya kedudukan pelanggan dan upaya
memberikan pelayanan yang terbaik buat pelanggan