Fungsi Surat Resmi :

1. Sarana berkomunikasi
Sebelum teknologi berkembang seperti saat ini, surat sudah digunakan
sebagai alat komunikasi dari jarak jauh, namun sampai saat ini surat masih
digunakan untuk kepentingan formal, seperti surat resmi.
2. Sebagai dokumen tertulis
Dalam sebuah instansi biasanya membutuhkan dokumen tertulis untuk
menjadi bukti dalam administrasi. Surat menjadi penting karena merupakan
bukti tertulis yang dapat digunakan.
3. Pedoman Kerja
Manfaat dari surat resmi yaitu sebagai pedoman kerja. Dalam
perusahaam pedoman kerja mengacu pada surat yang telah disepakati oleh pihak
yang bersangkutan, seperti surat kontrak kerja. Dengan surat tersebut, hal – hal
yang bersangkutan tentang pedoman kerja tertulis didalamnya.
4. Wakil Penulis
Salah satu cara seseorang menyampaikan informasi kepada orang lain
atau instansi yaitu melalui surat, hal ini di gunakan ketika seorang pengirim tidak
bisa menyampaikan langsung kepada yang dituju, Surat menjadi wakil dari
penulis itu sendiri.
5. Sebagai keterangan
Fungsi ini biasanya digunakan untuk menjelaskan keadaan atau
keterangan tertentu oleh pengirim. Contohnya surat keterangan lulus, surat
keterangan tidak mampu dan surat keterangan izin pendirian bangunan.
Bahwasanya surat tersebut menjelaskan pengirim merupakan orang yang telah
lulus, tidak mampu maupun orang yang telah izin melakukan pendirian
bangunan.
6. Sebagai jaminan
Surat juga berfungsi sebagai jaminan keamanan ataupun jaminan
tertentu, untuk melindungi yang bersangkutan. Misalnya surat perjanjian
digunakan sebagai jaminan tanggung jawab antara pihak satu dan yang lainnya

Bagian-bagian surat resmi

1. Kepala atau kop surat

Dalam pembuatan surat resmi, kop surat harus disertakan karena kop
surat merupakan identitas lembaga organisasi yang terdiri atas:
a. Logo atau lambang lembaga atau instansi (jika ada)
b. Nama Instansi
c. Alamat Instansi
d. Nomor telepon, faximile atau email.
Pemberian kop surat bukan tanpa tujuan. Khusus untuk surat perusahaan
dapat ditambahkan macam usaha, bidang kegiatan, nomor izin usaha.
Fungsi kepala surat:
a. Untuk mengetahui nama dan alamat kantor instansi
 b. Untuk memberi informasi tentang bidang usaha, jenis kegiatan
c. Sebagai Alat promosi.
2. Nomor surat
Pada umumnya nomor surat berisi nomor urut, kode, bulan dan tahun
pembuatan surat. Sering kita jumpai nomor surat dengan angka romawi, namun
tidak masalah jika penulisan nomor menggunakan angka arab atau yang lainnya,
tergantung kebujakan dari instansi tersebut. Letak Nomor biasanya ditulis setelah
kop surat disebelah kiri. Kemudian disusul oleh Lampiran dan perihal.
3. Tanggal penulisan surat
Penulisan tanggal ini bertujuan supaya penerima dapat mengetahui
kapan surat ini dibuat serta mengetahui masa berlakunya surat tersebut. Oleh
karena itu tanggal penulisan merupakan komponen yang penting dalam surat
resmi.
4. Lampiran yang disertakan
Lampiran berfungsi untuk menunjukkan bahwa terdapat dokumen yang
disertakan pada surat tersebut
Contoh
No :–
Lamp : 5 Lembar
Perihal :–
Hal tersebut menunjukkan bahwa surat tersebut menyertak 5 lembar
dokemn didalamnya.
5. Perihal
Perihal berfungsi untuk menunjukkan kepada penerima mengenai pokok
isi surat, dengan begitu penerima segera mengetahui tujuan surat tersebut.
6. Alamat tujuan
Hal yang paling penting dalam penulisan surat adalah kepada siapa surat
tersebut ditujukan. Oleh karena itu alamat surat menjadi hal yang penting dan
tidak boleh terlupakan.
Penulisan alamat dapat ditulis sebanyak dua kali, alamat pertama pada
amplop surat dan yang kedua pada isi surat itu sendiri. Namun alamat yang
disertakan diamplop harus alamat lengkap. Hal ini mengantisipasi kesalahan
ketika pengiriman. Sementara pada isi surat alamat tidak harus lengkap karena
sudah ditulis dalam amplop.
Penggunaan “Kepada” tidak perlu ditulis, karena mengandung
kemubadziran. Penulisan “Yang terhormat” atau yang sering disingkat ”Yth.”
Berfungsi untuk memberi penghormatan kepada penerima surat. Seperti atasan,
relasi kerja atau teman. Sebutan ”Bapak”, ”Ibu”, atau ”Sdr.” hanya berlaku pada
nama orang, dan tidak digunakan pada nama instansi maupun jabatan tertentu.
Contoh:
Yth. Manajer PT Ulul Albab
Jalan Gajayana , Lowokwaru
Kota Malang

Yth. Ibu H. Siti Romlah, S.H.

Kepala Yayasan Pondok Pesantren Putri Aisyiah
 Jalan Raya Caruban – Ngawi KM 2
Kota Ngawi

Penggunakan titik hanya digunakan setelah singkatan. Tidak perlu

disetiap akhir baris.
Kode pos sangat dianjurkan untuk ditulis karena akan membantu petugas
pos dalam mengirimkan surat tersebut (terutama bila dikirimkan melalui Perum
Pos dan Giro).
7. Salam Pembuka
Dalam penulisan surat resmi , salam pembuka adalah salah satu
komponen yang harus ada. Tujuan salam pembuka adalah membuka
pembicaraan dalam surat tersebut. Namun dalam keadaan tertentu tidak
menggunakan salam pembuka, seperti surat – surat yang berisi berita.
8. Isi Surat
Isi surat adalah komponen utama dari surat itu sendiri, dimana pokok –
pokok yang dibahas tertuang dalam isi surat. Dalam isi surat terdapat bagian
bagian seperti pada karangan lainnya, yaitu bagian pembuka, bagian inti dan
bagian penutup.
 Pembuka
Dalam isi surat, bagian pembuka bertujuan untuk pengantar pembaca
sebelum mengetahui inti surat. Dalam pembuka juga berisi tentang inti
masalah yang akan disampaikan kepada penerima yang dimaksud.
 Inti
Komponen pokok isi surat terdapat pada inti isi surat. Bagian tersebut
berisi bagian utama yang ingin disampaikan kepada pengirim..
 Penutup
Bagian penutup berisi penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan terima
kasih. Dengan demikian, bagian penutup menandai bahwa uraian pokok yang
ingin disampaikan melalui surat sudah selesai. Penulisan penutup hendaknya
singkat, tegas.
9. Salam Penutup
Salam penutup berisi kata- kata penutup yang biasa digunakan untuk
menambah kesantunan dalam berkomunikasi. Meskipun salam penutup ini baik
digunakan, tetapi tidaklah berarti semua surat wajib menggunakan salam
penutup. Salam penutup hanya digunakan dalam surat-surat berita.
10. Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab
Nama penanggung jawab adalah penanda bahwa nama tersebut yang
bertanggung jawab atas isi surat dan dikuatkan dengan tanda tangan. Penanda
tangannya adalah nama orang yang tercantum dalam surat tersebut.
11. Tembusan
Tembusan digunakan bila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui
isi surat tersebut
Fungsi surat tidak resmi :

1. untuk keperluan pertemanan atau persahabatan

2. untuk berbagi kabar dengan orang tua ataupun keluarga
3. untuk undangan ulang tahun
4. untuk acara-acara yang sifatnya tidak formal maupun tidak resmi

Bagian-bagian surat tidak resmi

Pada surat tidak resmi pada dasarnya tidak memiliki kaidah maupun tata cara
menulis suratnya, namun sebagian besar terkadang menggunakan bagian seperti dibawah
ini:

1. Ditulis menggunakan bahasa sederhana atau bahasa sehari-hari, tidak perlu

menggunakan bahasa yang baku. Pada surat tidak resmi tidak memiliki syarat
khusus dalam penulisan surat.
2. Penerima surat mudah memahami maksud surat yang ditulis.
3. Tidak terdapat kop surat dan bagian-bagian surat resmi lainnya namun bagian surat
tetap runtut seperti pembukaan, isi surat dan penutup.