PENGENDALIAN REKAMAN

No. Dokumen : SOPT/VII/05/2016

No. Revisi : 00
SOPT
Tanggal Terbit : 06 Juni 2016
Halaman : 1/3
UPTD PUSKESMAS
LIYA ARYATI, SKM, M.SI
LARANGAN
NIP. 197901072005012 011
KAB PAMEKASAN

1. Pengertian Rekaman merupakan dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau
yang memberikan bukti pelaksanaan kegiatan.
Prosedur ini dibuat sebagai pedoman dalam pengendalian, penelusuran serta
2. Tujuan mempermudah akses semua jenis rekaman mutu.
3. Kebijakan SK Kepala UPTD Puskesmas Larangan Nomor 440/200/SK/III/432.301.1.14/
2016 tentang penyimpanan rekam medis
4. Referensi PERMENKES Nomor 269 tahun 2008
- Rekam Medis
5. Prosedur - Formulir Laporan Pemusnahan
- Berita Acara
6.Prosedur 1. Penyimpanan dan Pemusnahan Rekaman
Langkah –
a. Rekaman disimpan sesuai dengan identitas dan disusun secara
langkah
berurutan berdasarkan tanggal pembuatannya/ index sehingga mudah
ditemukan jika dicari.
b. Apabila rekaman disimpan di dalam suatu tempat atau map, maka
sampulnya harus diberi identitas yang jelas dan sesuai.
c. Rekam medis wajib disimpan sekurang – kurangnya untuk jangka 2
(dua) terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat, setelah batas waktu
dilampaui rekam medis dapat dimusnahkan.
d. Rekam medis pasien rawat inap wajib disimpan sekurang – kurangnya
untuk jangka 5 (lima) terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau
pasien dipulangkan.
e. Rekaman yang sudah melewati batas waktu penyimpanan, akan
dimusnahkan
f. Ringkasan pulang dan persetujuan ringkasan medis harus disimpan
untuk jangka waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya
ringkasan tersebut
2. Tinjauan Rekaman
a. Setiap penanggung jawab rekaman meninjau rekaman. Rekaman yang
sudah melewati batas waktu penyimpanan dapat disingkirkan atau
dimusnahkan dengan mengisi formulir Laporan Pemusnahan/
Perpanjangan Rekaman) dan diserahkan ke MR
b. Apabila untuk suatu alasan tertentu diperlukan masa penyimpanan
rekaman melebihi batas yang telah ditetapkan, penanggung jawab
terkait dapat melaporkan perpanjangannya kepada MR dengan
menggunakan formulir Laporan Pemusnahan/ Perpanjangan Rekaman .
 PENGENDALIAN REKAMAN
UPTD PUSKESMAS No. Dokumen : SOPT/VII/05/2016
LIYA ARYATI, SKM, M.SI
LARANGAN No. Revisi : 00
SOPT NIP. 197901072005012 011
KAB PAMEKASAN Tanggal Terbit : 06 Juni 2016
Halaman : 2/3

Penyimpanan dan Pemusnahan Rekaman

a. Rekaman disimpan sesuai dengan identitas dan disusun secara berurutan
berdasarkan tanggal pembuatannya/ index sehingga mudah ditemukan jika
dicari.
b. Apabila rekaman disimpan di dalam suatu tempat atau map, maka
sampulnya harus diberi identitas yang jelas dan sesuai.
c. Rekam medis wajib disimpan sekurang – kurangnya untuk jangka 2 (dua)
terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat, setelah batas waktu
dilampaui rekam medis dapat dimusnahkan
d. Rekam medis pasien rawat inap wajib disimpan sekurang – kurangnya
untuk jangka 5 (lima) terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau
pasien dipulangkan
e. Setelah batas waktu 5 (lima) tahun rekam medis dapat dimusnahkan,
kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medis.
f. Ringkasan pulang dan persetujuan ringkasan medis harus disimpan untuk
jangka waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan
tersebut

7.Diagram alir

Tinjauan Rekaman
a. Setiap penanggung jawab rekaman meninjau
rekaman. Rekaman yang sudah melewati
batas waktu penyimpanan dapat disingkirkan
atau dimusnahkan dengan mengisi formulir
Laporan Pemusnahan/ Perpanjangan
Rekaman dan diserahkan ke MR
b. Apabila untuk suatu alasan tertentu diperlukan
masa penyimpanan rekaman melebihi batas
yang telah ditetapkan, penanggung jawab
terkait dapat melaporkan perpanjangannya
kepada MR dengan menggunakan formulir
Laporan Pemusnahan/ Perpanjangan
Rekaman)
 PENGENDALIAN REKAMAN
UPTD PUSKESMAS No. Dokumen : SOPT/VII/ /2016
LIYA ARYATI, SKM, M.SI
LARANGAN No. Revisi : 00
SOPT NIP. 197901072005012 011
KAB PAMEKASAN Tanggal Terbit : 06 Juni 2016
Halaman : 3/3

8. Hal-Hal  Penyimpanan rekaman harus tersimpan ditempat yang baik dan

yang perlu terhindar dari kerusakan dan atau kehilangan serta penurunan mutu
diperhatikan  Menjaga kerahasiaan rekaman untuk privasi pasien
9. Unit Terkait 1. Loket Pendaftaran
2. BP
3. KIA
4. Gigi
5. Mata
6. UGD, Rawat Inap
10. Dokumen terkait 1. Rekam medik
2. Buku register pasien
3. Surat kuasa pemusnahan arsip dan
4. Berita acara pemusnahan arsip

10. Rekaman Historis Perubahan

No Yang dirubah Isi Perubahan Tgl. Mulai diberlakukan

 PENGENDALIAN REKAMAN
No. Dokumen : SOPT/VII/ /2016
DAFTAR No. Revisi : 00
TILIK Tanggal Terbit : 06 Juni 2016
Halaman : 1/1
UPTD PUSKESMAS
LIYA ARYATI, SKM, M.SI
LARANGAN
NIP. 197901072005012 011
KAB PAMEKASAN

No Langkah Kegiatan Ya Tidak Tidak Berlaku

1 Apakah Rekaman disimpan sesuai dengan identitas
dan disusun secara berurutan berdasarkan tanggal
pembuatannya/ index sehingga mudah ditemukan jika
dicari ?

2 Apakah Apabila rekaman disimpan di dalam suatu

tempat atau map, maka sampulnya harus diberi
identitas yang jelas dan sesuai.?

3 Apakah Rekam medis wajib disimpan sekurang –

kurangnya untuk jangka 2 (dua) terhitung dari tanggal
terakhir pasien berobat, setelah batas waktu dilampaui
rekam medis dapat dimusnahkan?

4 Rekam medis pasien rawat inap wajib disimpan

sekurang – kurangnya untuk jangka 5 (lima) terhitung
dari tanggal terakhir pasien berobat atau pasien
dipulangkan ?

5 Apakah Rekaman yang sudah melewati batas waktu

penyimpanan, akan dimusnahkan?

6 Apakah Ringkasan pulang dan persetujuan ringkasan

medis harus disimpan untuk jangka waktu 10 (sepuluh)
tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan
tersebut?

7 Apakah Setiap penanggung jawab rekaman meninjau

rekaman. Rekaman yang sudah melewati batas waktu
penyimpanan dapat disingkirkan atau dimusnahkan
dengan mengisi formulir Laporan Pemusnahan/
Perpanjangan Rekaman) dan diserahkan ke MR?

8 Apakah apabila untuk suatu alasan tertentu diperlukan

masa penyimpanan rekaman melebihi batas yang
telah ditetapkan, penanggung jawab terkait dapat
melaporkan perpanjangannya kepada MR dengan
menggunakan formulir Laporan Pemusnahan/
Perpanjangan Rekaman ?