5.

1 PROSES PENYUSUNAN PESAN-PESAN BISNIS

1. Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis

Perencanaan pesan-pesan bisnis meliputi : proses komposisi,
penentuan tujuan, analisis audiens, penentuan ide pokok dan seleksi
saluran dan media komunikasi.

Merencanakan Menulis Menyelesaikan

Beradaptasi pd Penerima Merevisi Pesan
Bersikap sensitiflah pd Evaluasi isi pesan dan tinjau
Menganalisis Situasi
kebutuhan penerima dgn ulang apakah dpt dibaca,
Defenisikan tujuan dan
suatu sikap “Anda”, kemudian edit dan tulis ulang
mengembangkan suatu profil
kesopanan, penekanan pd utk keringkasan dan kejelasan.
penerima.
hal-hal positif dan bahasa
yang bebas bias. Bangun Membuat Pesan
Mengumpulkan Informasi
hubungan yg kuat dgn Gunakan elemen desain yg
Tentukan kebutuhan penerima dan
penerima dgn membentuk efektif dan tata letak yg sesuai
memperoleh informasi yg
kredibilitas Anda dan agar tampilan pesan bersih dan
diperlukan utk memenuhi
memproyeksikan citra professional.
kebutuhan tersebut.
perusahaan Anda.
Kendalikan gaya Anda dgn Mengoreksi Pesan
Menyeleksi Medium yg Tepat
nada percakapan, bahasa Periksa kembali kesalahan tata
Pilihlah medium terbaik utk
inggris yg lugas dan suara yg letak ejaan, dan seluk beluk
mengirimkan pesan Anda
pantas mekanis.
Mengatur Informasi
Menyusun Pesan Mendistribusikan Pesan
Defenisikan ide pokok Anda, batasi
Pilihlah kata-kata yg kuat yg Kirimkan pesan Anda dengan
ruang lingkup Anda, seleksi
akan membantu Anda menggunakan medium yg
pendekatan langsung atau
menciptakan kalimat yg dipilih, pastikan semua
pendekatan tidak langsung dan
efektif dan pragraf yg dokumen dan semua berkas yg
membuat garis besar isi pesan.
koheren. relevan berhasil didistribusikan
dgn baik.

2. Memahami Proses Komposisi

Komposisi ; berhubungan erat dengan penyusunan kata-kata,

kalimat dan paragraf. Maka penggunaan ka ta-kata yang sederhana,
mudah dipahami, mudah di mengerti dan mudah dilaksanakan oleh
sipenerima yang akan memudahkan pencapaian tujuan.
 proses penyusunan pesan-pesan bisnis ; perencanaan,
pengorganisasian, dan revisi.

1. Perencanaan, beberapa hal perlu diperhatikan dalam perencanaan

diantaranya adalah maksud komunikasi, sasaran audiens, ide pokok, saluran

yang digunakan.

2. Pengorganisasian, organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan

penyusunan kata kalimat, dan paragraf perlu diperhatikan penggunaan kata,

kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dimengerti, dan dilaksanakan.

Revisi, seluruh maksud dan isi pesan ditelaah kembali dari substansi pesan yang akan
disampaikan, gaya penulisa, struktur kalimat, dan bagaimana tingkat pemahaman.
Pengecekan dilakukan agar pesan tersampaikan sesuai perencanaan

3. Menetapkan Tujuan

1. Keputusan untuk meneruskan pesan

2. Keputusan untuk menanggapi audiens
3. Keputusan untuk memusatkan isi pesan

Tujuan komunikasi bisnis. secara umum komunikasi bisnis mempunyai tiga

tujuan yaitu :
1. Informing maksudnya untuk memberi informasi
2. Persuading, melakukan komunikasi dengan persuasi
3. Collaborating, melakukan kola borasi dengan audiens
4. Analisis Audiens

Analisis audiens (pendengar atau pembaca) yang akan dihadapi, yaitu :

mengembangkan profil audiens yang meliputi penentuan ukuran dan komposisi
audiens, pengenalan siapa audiens, antisipasi reaksi audiens, antisipasi tingkat
pemahaman audiens, pemahaman tingkat hubungan komunikator dengan
audiens

5. Memilih Saluran dan Media yang Tepat

Memilih saluran komunikasi dan media yang tepat untuk digunakan adalah

tahap berikutnya. Dalam bisnis biasanya komunikasi verbal menjadi pilihan

utama yang dibantu dengan komunikasi nonverbal. Dalam komunikasi verbal,

ide pokok dari pesan-pesan bisnis dapat disampaikan melalui dua saluran yaitu

saluran lisan (oral) atau tertulis.

1. Komunikasi lisan, salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuan

memberikan feedback dengan segera.

2. Komunikasi tertulis, salah satu kelebihan komunikasi tertulis adalah penulis

mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan

mereka.

Pilihan mendasar antara berbicara dan menulis tergantung pada tujuan komunikasi

(bisnis), analisis audiens dan pada karakteristik dari komunikasi lisan dan komunikasi

tertulis tersebut.

KOMUNIKASI LISAN KOMUNIKASI TERTULIS

 Respons audiens segera Tidak ingin respons segera
Pesan relatif sederhana Pesan sangat rinci dan rumit
Tidak perlu catatan permanen Perlu catatan permanen
Audiens lebih mudah dikumpulkan Jangkauan audiens luas

MEDIA KOMUNIKASI
MEDIA KOMUNIKASI LISAN
TULISAN
Percakapan langsung, pidato,
Surat, memo, laporan, proposal
pertemuan
Telepon, voice mail, audio/video tape Electronic mail (e-mail)
Teleconference Faksimile

REVISI PESAN BISNIS

Setelah tahapan perencanaan, pengorganisasian dan pembuatan pesan-pesan bisnis dilakukan

langkah selanjutnya adalah melakukan perbaikan (revisi) terhadap pesan-pesan bisnis..Revisi (
Perbaikan ) pesan merupakan tahap terakhir dalam proses penyusunan pesan bisnis. Pada tahap
ini, dilakukan kegiatan menyunting (editng), menulis ulang pesan dan mencetak pesan. Tahap
revisi itu perlu dilakukan untuk memastikan bahwa pesan yang direncanakan dan disusun
sudah bebas dari kesalahan.

Revisi sangat diperlukan agar pesan bisnis yang telah direncanakan dan dibuat dapat sesuai
dengan yang dikehendaki. Revisi ini berlaku terhadap seluruh komunikasi ‘menulis’, maupun
untuk komunikasi ‘berbicara’ terutama yang memerlukan persiapan tertulis seperti presentasi.

a. Menyunting Pesan (Editing)

1. Revisi Isi, Organisasi, Gaya Penulisan, dan Format.
2. Pemilihan Kata yang Tepat
3. Penggunaan Kalimat yang Efektif
b. Menulis Ulang Pesan
pelaku bisnis banyak melakukan kesalahan berikut:
1. Hanya memindahkan kata-kata dan tidak benar-beanr
memperbaikinya
2. Tidak melakukan penulisan ulang karena dianggap membuang
waktu
3. Mengirim dokumen pada saat-saat terakhir dibutuhkan.
c. Memproduksi Pesan

Setelah puas memproduksi pesan, organisasi, gaya , kemudahan

dibaca, pilihan kata, pengembangan paragraf dan menulis ulang
pesan, proses pembuatan pesan belum selesai. Draft ditulis ulang
dengan baik atau diketik secara manual atau elektronis.

- Konsistensi
- Seimbang
- Terkendali
- Rincian
d. Mencetak Pesan
Setelah menyusun pesan dari awal sampai akhir, langkah
terakhir adalah mencetak pesan. Mencetak dokumen yang
belum final (Proof sheet) dengan printer dapat dilakukan
menggunakan pilihan print quality yagn lebih rendah
(economode) untuk menghemat toner atau tinta. Membaca
cetakan percobaan (proof reading) dilakukan untuk
memeriksa kebenaran seluruh isipesan, organisasi,
penulisan, format, dan desain.