7

BAB II

LANDASAN TEORI

Salah satu kegiatan awal dalam proses penelitian adalah penelusuran

sumber-sumber kepustakaan khususnya kajian-kajian teori yang berhubungan

dengan masalah penelitian. Deskripsi teori dalam suatu penelitian merupakan

uraian sistematis tentang seperangkat konsep, definisi dan proposisi sehingga

dapat menjelaskan, meramalkan, dan mengendalikan gejala-gejala. Teori yang

digunakan dalam penelitian berfungsi untuk memperjelas permasalahan yang

diteliti, sebagai dasar untuk merumuskan dan sebagai acuan dalam menyusun

instrumen penelitian. Teori-teori yang akan dibahas pada penelitian ini yaitu

berhubungan dengan efektivitas, kearsipan.

2.1 Pengertian Efektivitas

Efektivitas berasal dari kata efektif yang mengandung pengertian

dicapainya keberhasilan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Efektivitas

selalu terkait dengan hubungan antara hasil yang diharapkan dengan hasil yang

sesungguhnya dicapai.

Menurut Sondang P.Siagian (2001:24) mengemukakan bahwa efektivitas

adalah pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu

yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang

atau jasa kegiatan yang dijalankannya.

Menurut Agung Kurniawan dalam bukunya yang berjudul Transformasi

Pelayanan Publik (2005:109) efektivitas adalah kemampuan melaksanakan tugas,

7
 8

fungsi (operasi kegiatan program atau misi) daripada suatu organisasi atau

sejenisnya yang tidak adanya tekanan atau ketegangan diantara pelaksanaannya.

Menurut Mahmudi dalam bukunya yang berjudul Manajemen Kinerja

Sektor Publik (2005:92) efektivitas adalah hubungan antara output dengan tujuan,

semakin besar kontribusi (sumbangan) output terhadap pencapaian tujuan, maka

semakin efektif organisasi, program atau kegiatan.

Menurut Ndraha (2003:239) mengemukakan bahwa “efektivitas organisasi

merupakan tingkat keberhasilan pencapaian tujuan (target)”.

Menurut Muesanef (dalam Iskandar, 2005:208) efektivitas adalah suatu

keadaan yang mengandung pengertian suatu efek atau akibat yang dikehendaki

dari suatu rangkaian kegiatan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan baik

sumber daya manusia, biaya, waktu, peralatan dan material lainnya.

Efektivitas mengandung arti terjadinya efek atau akibat yang dikehendaki.

Jadi, perbuatan seseorang yang efektif ialah perbuatan yang menimbulkan akibat
sebagaimana dikehendaki oleh orang itu. Setiap pekerjaan yang efisien tentu
berarti juga efektif, karena dilihat dari segi usaha, hasil yang dikehendaki telah
tercapai dan bahkan dengan penggunaan unsur yang minimal. (The Liang Gie
dalam Syamsi, 2007:2).

Dari beberapa pendapat para ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa

efektivitas merupakan gambaran dari seluruh siklus input, proses dan output yang

mengacu pada hasil guna daripada suatu organisasi dalam proses kegiatannya

mengenai sejauhmana tujuan (kualitas, kuantitas, dan waktu) telah dicapai serta

ukuran berhasil atau tidaknya suatu organisasi dalam mencapai tujuannya.

 9

2.2 Ukuran Efektivitas

Pengukuran efektivitas sering mengalami kesulitan karena pencapaian

hasil (outcome) seringkali tidak dapat diketahui dalam jangka pendek, akan tetapi

dalam jangka panjang setelah program berhasil, sehingga ukuran efektivitas

biasanya dinyatakan secara kualitatif (berdasarkan pada mutu) dalam bentuk

pernyataan saja (judgement), artinya apabila mutu yang dihasilkan baik, maka

efektivitasnya baik pula.

Menurut James L.Gibson yang dikutip oleh Agung Kurniawan dalam

bukunya Transformasi Pelayanan Publik (2005:107) mengatakan bahwa

efektivitas dapat diukur sebagai berikut:

1. Kejelasan tujuan yang hendak dicapai.

2. Kejelasan strategi pencapaian tujuan.

3. Proses analisa dan perumusan kebijaksanaan yang mantap.

4. Perencanaan yang matang.

5. Penyusunan program yang tepat.

6. Tersedianya sarana dan prasarana.

7. Sistem pangawasan dan pengendalian yang bersifat mendidik.

Sehubungan dengan hal yang dikemukakan di atas, maka ukuran

efektivitas merupakan suatu standar akan terpenuhinya mengenai sasaran dan

tujuan yang akan dicapai serta menunjukkan pada tingkat sejauhmana organisasi,

program/kegiatan melaksanakan fungsi-fungsinya secara optimal.

 10

2.3 Pengertian Arsip

Arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu arche yang kemudian berubah

menjadi archea lalu berubah lagi menjadi archeon. Arche berarti permulaan,

jabatan, atau fungsi kekuasaan peradilan dan archea artinya dokumen atau catatan

mengenai permasalahan. Dalam bahasa Inggris, arsip dinyatakan dengan istilah

file karena pada awalnya orang-orang Inggris menyatukan warkat dengan cara

mengikatnya dengan tali atau benang. Dalam bahasa Indonesia, arsip berarti

tempat penyimpanan naskah atau dokumen penting.

Peraturan Presiden Republik Indonesia nomor 19 tahun 1961 pasal 1

menyatakan sebagai berikut :

1. Pengertian arsip secara umum adalah wujud tulisan dalam bentuk corak

teknis, bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, atau dalam

satu kesatuan bentuk fungsi dari usaha perencanaan, pelaksanaan, dan

penyelenggaraan kehidupan umumnya.

2. Pengertian arsip secara khusus adalah kumpulan surat atau bahan penolong

lainnya dengan memastikan suatu ingatan dalam Administrasi Negara, dibuat

secara fisik (kasat mata) atau yuridis (sesuai dengan ketentuan hukum yang

berlaku) dengan perkembangan organisasi yang disimpan dan dipelihara

selama diperlukan.

Berdasarkan Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-

Ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan b, menetapkan bahwa yang

dimaksud dengan arsip adalah:

 11

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan

badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan

tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan

pemerintahan.

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau

perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun

berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan kebangsaan.

Menurut The Liang Gie (2007:118) arsip adalah suatu kumpulan warkat

yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap

kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

Jadi, sebagai intinya arsip adalah kumpulan warkat. Warkat-warkat ini

harus memenuhi syarat yaitu disimpan secara sistematis, masih mempunyai suatu

kegunaan dan dapat ditemukan kembali secara cepat.

2.4 Tujuan Arsip

Menurut Fatmawati (2010:13) tujuan dari arsip yaitu:

1. Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat jika sewaktu-

waktu diperlukan.

2. Dapat menunjang terlaksananya penyusutan arsip yang efektif dan efisien.

3. Untuk menjaga arsip, agar setiap historis dari organisasi maupun individu

dapat ditempatkan disuatu tempat tertentu dengan sistem penyimpanan arsip.

4. Untuk mengamankan arsip yang penting baik dari kebakaran ataupun bahaya

yang lainnya.
 12

2.5 Fungsi Arsip

Menurut Basir Barthos (2012:11-12) fungsi arsip membedakan:

a. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,

pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau

dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

b. Arsip statis yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk

penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Arsip merupakan sesuatu yang hidup, tumbuh dan terus berubah seirama

dengan tata kehidupan masyarakat maupun dengan tata pemerintahan. Ketentuan

fungsi arsip tersebut menegaskan adanya dua jenis sifat dan arti arsip secara

fungsional, yakni:

a. Arsip dinamis, sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya

menurutkan fungsinya.

b. Arsip statis, sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus

sebagai bahan pertanggungjawaban nasional/pemerintahan.

2.6 Sistem Kearsipan

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi,

yaitu sebagai informasi dan pusat ingatan bagi organisasi. Adapun keunggulan

dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi

yaitu:

1. Aktivitas kantor/organisasi akan berjalan lancar.

2. Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.

 13

3. Dapat dijadikan sebagai saran komunikasi secara tertulis.

4. Dapat dijadikan bahan dokumentasi.

5. Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya.

6. Sebagai alat pengingat.

7. Sebagai alat penyimpanan warkat.

8. Sebagai alat bantu perpustakaan di organisasi apabila memiliki perpustakaan.

9. Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan

kebijaksanaan organisasi.

10. Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat

penting mengenai kemajuan organisasi.

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administarsi kantor saat

ini, dapat dipastikan bahwa segala sesuatu aktivitas administrasi bergantung pada

warkat/dokumen.

Menurut Hendy Haryadi (2009:43) pada pokoknya dikenal lima macam

sistem penyimpanan warkat diantaranya:

1. Sistem penyimpanan menurut abjad merupakan suatu sistem dan penemuan

kembali warkat berdasarkan abjad

2. Sistem penyimpanan menurut pokok soal merupakan suatu sistem penemuan

dan penyimpanan kembali berdasarkan isi pokok atau perihal surat.

3. Sistem penyimpanan menurut wilayah merupakan suatu sistem penyimpanan

warkat berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

4. Sistem penyimpanan menurut nomor merupakan suatu sistem penyimpanan

warkat dengan memberikan nomor pada dokumen.

 14

5. Sistem penyimpanan menurut tanggal merupakan suatu sistem penyimpanan

warkat berdasarkan tanggal, hari, bulan, dan tahun.

Dengan adanya sistem-sistem tersebut dapat memudahkan organisasi

dalam mengelola arsip-arsip agar tertata, teratur dan tersimpan dengan baik

sehingga apabila suatu saat diperlukan arsip dapat ditemukan secara cepat.

2.7 Azas Pengorganisasian Pengelolaan Arsip

Menurut Sedarmayanti (2008:45) dalam penyimpanan arsip dikenal tiga

azas pengorganisasian, yaitu:

1. Azas Sentralisasi

Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan

di satu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak

melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip. Azas ini biasanya

digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar dan masing-masing unit

tidak banyak memerlukan informasi yang bersifat khusus atau spesifik. Adapun

kelebihan dan kelemahan azas sentralisasi ini adalah:

a. Kelebihan azas sentralisasi

1) Memudahkan pengawasan pengelolaan arsip bagi organisasi secara

menyeluruh.

2) Dapat memperoleh gambaran tentang jenis-jenis bidang arsip yang

dimiliki secara keseluruhan.

3) Memudahkan pelaksanaan perawatan dan penyusutan.

b. Kelemahan azas sentralisasi

 15

1) Dapat menimbulkan keterlambatan didalam pemenuhan kebutuhan

arsip untuk masing-masing unit lainnya mengingat pada waktu yang

bersamaan beberapa unit kemungkinan meminta arsip.

2) Petugas arsip yang kurang terampil dan kurang memahami masalah

yang ada di unit lain mengakibatkan penyusunan arsip mungkin tidak

atau kurang sistematik.

3) Terpisahnya letak gedung kantor, diarasakan sebagai hambatan karena

jarak yang berjauhan.

2. Azas Desentralisasi

Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-masing

unit dalam suatu organisasi. Azas ini biasanya digunakan oleh organisasi

yang besar/kompleks kegiatannya, dan masing-masing unit pada organisasi

tersebut mengolah informasi yang khusus. Adapun kelebihan dan kelemahan

azas desentralisasi ini adalah:

a. Kelebihan azas desentralisasi

Arsip yang dibutuhkan akan lebih mudah dan lebih cepat diperoleh karena

prosedur tidak sulit.

b. Kelemahan azas desentralisasi

1) Pengawasan agak sulit dilakukan.

2) Lebih banyak menggunakan biaya, tenaga dan alat.

3. Azas gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi

Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara

azas sentralisasi dan desentralisasi. Azas ini digunakan untuk mengurangi

 16

kerugian yang terdapat pada azas sentralisasi atau desenralisasi. Faktor-faktor

yang mempengaruhi dalam pemilihan azas termaksud antara lain:

a. Sifat dan jenis usaha atau tugas pokok organisasi.

b. Besar kecilnya struktur organisasi.

c. Banyak sedikitnya volume kerja.

d. Letak gedung kantor.

e. Proses pelaksanaan pekerjaan.

2.8 Arsip Konvensional dan Arsip Media Baru

Menurut Selviana (2011:1) arsip konvensional adalah arsip yang

informasinya terekam dalam media kertas berupa tulisan tangan atau ketikan.

Adapun kelebihan dan kelemahan dari penggunaan arsip konvensional adalah:

1. Kelebihan arsip konvensional:

a. Tidak tergantung dengan hubungan listrik.

b. Sumber daya manusia tidak harus mampu mengoperasikan komputer

c. Aman terhadap virus komputer.

2. Kelemahan arsip konvensional:

a. Jumlah arsip selalu bertambah.

b. Investasi media penyimpanan.

c. Tempat penyimpanan yang terbatas, butuh ruang penyimpanan yang luas.

d. Pencarian kembali dokumen yang rumit, Inefisiensi kerja.

e. Kertas mudah rusak.

f. Pendistribusian dokumen antar pegawai yang kurang cepat dan efektif.

 17

Sedangkan arsip media baru adalah arsip yang informasinya direkam

dalam media magnetik. Adapun kelebihan dan kelemahan dari penggunaan arsip

media baru adalah:

1. Kelebihan arsip media baru:

a. Menggunakan perangkat komputer sebagai alat proses arsip.

b. Proses pencarian sangat cepat berdasarkan beberapa kemungkinan

misalnya : nomor telegram, isi singkat, nomor registrasi dan lain-lain.

c. Pengoperasian sangat mudah.

d. Tempatnya access control (password).

e. Hemat tempat karena disimpan di Compact Disk dan diletakkan di lemari

khusus.

f. Sederhana, fleksibel dan daya tampung cukup banyak.

g. Adanya fasilitas antivirus.

h. Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik.

i. Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip.

j. Kemudahan akses terhadap arsip elektronik.

k. Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik.

l. Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan.

m. Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital.

2. Kelemahan arsip media baru:

a. Sangat tergantung pada hubungan listrik.

b. Sumber daya manusia harus mampu mengoperasikan komputer.

c. Rentan terhadap virus komputer.

 18

2.9 Faktor yang Menunjang Kemudahan Penyimpanan dan Penemuan

Kembali Arsip

Menurut Sedarmayanti (2011:104) ada beberapa fakor yang menunjang

dan perlu diperhatikan atau dipenuhi dalam rangka memudahkan penyimpanan

dan penemuan arsip kembali adalah:

1. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyusun, menyimpan

dan memelihara arsip berdasarkan sistem yang berlaku, baik arsip yang bersifat

kedinasan maupun arsip pribadi pimpinan.

2. Dalam menciptakan suatu sistem penataan arsip yang baik, hendaknya

diperhatikan atau dipenuhi beberapa faktor penunjang, antara lain adalah:

a. Kesederhanaan

Sistem penataan arsip yang dipilih dan diterapkan harus mudah, supaya

bukan hanya dimengerti oleh satu oang saja, melainkan juga dapat

dimengerti pegawai lain.

b. Ketepatan menyimpan arsip

Berdasarkan sistem yang digunakan, harus memungkinkan penemuan

kembali arsip dengan cepat dan tepat.

c. Memenuhi persyaratan ekonomis

Yaitu harus dapat memanfaatkan ruangan, tempat dan peralatan yang ada,

serta biaya yang tersedia.

d. Menjamin keamanan

Arsip harus terhindar dari kerusakan, pencurian/kemusnahan dan harus

aman dari bahaya seperti api, air, gangguan binatang, udara yang lembab
 19

dan lain-lain sehingga penyimpanannya harus ditempat yang benar-benar

aman dari segala gangguan.

e. Penempatan arsip

Hendaknya diusahakan pada tempat yang strategis, maksudnya adalah agar

tempat penyimpanan mudah dicapai setiap unit atau yang memerlukannya

tanpa membuang banyak waktu dan tenaga.

f. Sistem yang digunakan harus fleksibel

Maksudnya adalah harus memberikan kemungkinan adanya perubahan-

perubahan dalam rangka penyempurnaan dan efisiensi kerja.

g. Petugas arsip

Perlu memahami pengetahuan dibidang kearsipan.

3. Unit arsip perlu menyelenggarakan penggandaan dan melayani peminjaman

arsip dengan sebaik-baiknya.

4. Mencatat dan menyimpan pidato serta peristiwa penting yang terjadi setiap

hari, lengkap dengan tanggal-tanggal kejadian agar dapat dijadikan alat bantu

untuk menemukan atau mempertimbangkan kembali bila sewaktu-waktu

diperlukan.

5. Mengadakan pengontrolan arsip secara periodik agar dapat memahami seluruh

media informasi yang ada dan mengajukan saran untuk mengadakan

penyusutan serta pemusnahan bila perlu.

 20

2.10 Metode Praktek Kerja Lapangan

Metode Praktek kerja lapangan yang dilakukan yaitu dengan cara

Observasi partisipatif dengan cara terjun langsung ke tempat PKL dan juga

menggunakan beberapa metode, antara lain sebagai berikut :

a. Wawancara adalah teknik pengumpulan data data dengan cara melakukan

tanya jawab secara langsung kepada informan tentang permasalahan di tempat

PKL.

b. Dokumentasi, yaitu kegiatan mempelajari catatan resmi, aturan, dokumentasi-

dokumentasi mengenai gambaran Organisasi, yang berkaitan dengan Laporan

PKL.

c. Kepustakaan, yaitu kegiatan mempelajari dan mengumpulkan data tertulis

untuk menunjang penulisan laporan PKL. data yang dikumpulkan berupa

literatur yang berhubungan dengan topik permasalahan penelitian, baik dalam

bentuk buku, artikel majalah, ensiklopedia, kamus, dan sebagainya.

2.11 Jadwal Kegiatan PKL

Jadwal kegiatan PKL Penulis bagi menjadi beberapa bagian, untuk lebih

jelas dapat dilihat pada tabel 1 berikut ini :

 21

Tabel 1
Jadwal Kegiatan PKL/Magang

BULAN
No Kegiatan September Oktober November Desember
2018 2018 2018 2018
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Penyampaian
surat Izin PKL
1 √
Kekelurahan
Srijaya
Penerimaan
surat Balasan
dari Tempat
2 akan
dilkasanakannya
PKL

Melaksanakan
Pengamatan
pada Kantor
3
Kantor
Kelurahan
Srijaya
Mengumpulkan
Data-data
tentang
4
Kepemimpinan
Lurah Kelurahan
Srijaya
Penyusunan
hasil Praktek
5.
Kerja Lapangan
(PKL)
6. Bimbingan PKL

7. Ujian PKL

8 Perbaikan PKL