Permintaan (Penyimpanan)

Permintaan untuk membeli diawali dari departemen pembelian. Permintaan pembelian

dimulai dari departemen penyimpanan.

Pembelian

Bagian pembelian kemungkinan dapat menolak permintaan pembelian karena anggaran

yang tidak mencukupi kurangnya otoristas atau karena alasan lainnya. Permintaan pembelian
akan diubah atau dikembalikan ke departemen yang membuatnya untuk dimodifikasi.

Bagian pembelian memilih pemasok dan kemudian menyiapkan pesanan pembelian

untuk suatu permintaan. Tembusan dikirimkan ke pemasok. Hutang dagang departemen yang
membuat gudang dan departemen penerimaan masing-masing memiliki akses ke pesanan
pembelian ke pelanggan untuk mengakui penerimaan pesanan.

Perimaan

Fungsi penerimaan sebaiknya dipisahkan dari dan independen dari fungsi penyimpanan.
Bagian penerimaan memiliki akses ke pesanan pembelian dan mencocokannya dengan
pengriman dari pemasok. Pesanan pembelian memberikan otorisasi ke departemen penerimaan
untuk menerima pengeriman dari pemasok ketika barang telah dikirimkan. Prosedur penerimaan
harus menerima pengiriman dari pemasok ketika barang telah dikirmkan. Prosedur penerimaan
harus punya peran independen untuk menghitung pengiriman dan atau menyiapkan laporan
penerimaan.

Independen atau blind count pengiriman dilakukan dengan tidak mengiinkan penghitung
punya akses ke kualitas yang ada pada pesanan pembelian. Hal ini mengharuskan penghitung
untuk menentukan jumlahnya dengan menghitungkan karena tidak mungkin hanya menyalin
kualitas dari pesanan pembelian.

Penyimpanan

Departemen penyimpanan menyetujui penerimaan pengiriman dari bagian penerimaan

dengan mendatangngani laporan penerimaan dan kemudian melanjutkan ke hutang dagang. Jika
barang langsung dikirimkan ke departemen yang meminta dan bukan ke departemen
penyimpanan, supervisor departemen yang meminta mengakui penerimaan pada laporan
penjulan dan melanjutkan ke hutang dagang.

Hutang Dagang

Hutang dagang bertanggungjawab untuk memulai pembayaran ke pemasok. Penggunaan

sistem voucher untuk mendukung pembayaran adalah cirri pengendalian dari proses bisnis
prokuremen. Sistem voucher pada dasarnya adalah teknik pemeriksaan untuk memastikan bahwa
semua dokumen yang tepat telah dikumpulkan diverifikasi, dan diperiksa sebelum pembayaran
faktur yang sesungguhnya. Voucher yang telah disetujui dilanjutkan ke pengeluaran kas untuk
pembayaran. sistem voucher didiskususkisan dalam konteks protes bisnis pengeluaran kas.

Integritas Proses Bisnis Prokuremen

Dokumentasi pembelian memastikan bahwa pengendalian individual diterima sesuai

harapan. Pesanan pembelian dan laporan peneriman mengendalikan pembelian individual, tetapi
juga tidak mengendalikan langsung proses bisnis prokuremen. Pengendalian proses bisnis
prokuremen berpusat pada intergrasi hubungan pembelian-penjual. Pembeli perlu mendapatkan
penawaran yang kompetitif dengan meminta dokumen quotation. Dokumen ini disimpan dan
diperiksa oleh manajemen pembelian. Memilih suatu penawaran dengan biaya termurah tidak
selalu menjadi dasar penerimaan untuk memilih pemasok. Metode untuk mengevaluasi dan
memilih penawaran didasarkan pada atribut pemasok yang disebut perencanaan peringkat
pemasok, yang dengan mengevaluasi keputusan sebagai dasar pertimbangan oleh otoritas yang
lebih tinggi. Kebijakan untuk melakukan rotasi tanggungjawab seorang pembeli akan
melemahkan hubungan pembeli-pemasok , tetapi akan mengurangi kemungkinan spesialisasi
pembeli. Daftar pemasok yang disetujui disiapkan oleh fungsi yang independen yang digunakan
untuk membatasi pilihan-pilihan pembeli ke pemasok di mana pemasok telah diseleksi dan
didapati bahwa mereka dapat dipercaya.

Pendekati Peringkatan Atribut untuk Memilih Pemasok

Pendekatan peringkat atribut untuk memilih pemasok cocok jika diperlukan pendapat dari
beberapa evaluator yakni menggabungkan hasil evaluasi itu pada waktu yang sama. Langkah
yang perlukan sebagian berikut :
 - Mengindetifikasi dan mendaftar atribut-atribut yang dimasukkan dalam evaluasi.
- Memberikan bobot untuk setiap atribut berdasarkan tingkat kepentingannya dan
objektivitasnya.
- Memiliki peringkat evaluator individual untuk setiap pemasok pada setiap atribut,
memberikan skor angka dari 1 sampai dengan 10 atau skala yang lain.
- Menjumlahkan evaluasi individu dengan mengalikan setiap peringkat angka atribut
dengan bobotnya, kemudian menjumlahkan semua evalusi dengan menambahkan semua
skor bersama-sama.

Proses Bisnis Pengeluaran Kas

Proses bisnis pengeluaran kas mengendalikan pengeluaran cek dan pengeluaran kas
aktual. Biasanya cek digunakan pada sebagian besar pengeluaran dimana pengeluaran dibatasi
pada jumlah kecil yang diambil dari dan dipertanggungjawabkan sebagai dana imprest kas kecil.
Konsep dana imprest tidak dibatasi untuk pengendalian kas kecil. dana imprest penggajian dan
pembebanan imprest dan dana biaya adalah biasa pada perancangan sistem. Dana imprest adalah
dana yang dikolal pada jumlah yang telah ditentukan. Setiap waktu jumlah kas yang dimiliki
ditambah dokumen untuk pengeluaran-pengeluaran yang telah didokumen (voucher kas kecil)
diperiksa dan disetujui dan cek dikeluarkan untuk dana sejumlah tertentu agar jumlah dana sama
dengan jumlah yang telah ditentukan.

Hutang Dagang

Hutang dagang merupakan awal proses pembayaran , meliputi menghitung jumlah yang
jatuh tempo, diskon (jika ada) dan item lainnya. Cek voucher disiapkan untuk setiap voucher.
cek voucher diposting ke register voucher. Total posting ini disiapkan voucher di posting ke
buku besar hutang dagang. Voucher dibebankan pada unit organisasional yang diidetifikasi
dengan nomor rekening pada voucher.

Pengeluaran Kas

Cek voucher dan voucher diterima dari departemen hutang dagang. Setelah cek voucher
dan voucher diperiksa, cek ditanda-tangani dan voucher dicap dan disimpan untuk nomer.
Voucher termasuk dokumen asli jika memungkinkan, dicap untuk menghindari kemungkinan
pembayaran rangkap. Cek voucher di posting ke register cek. Control total dari jumlah yang
telah diposting disiapkan dan dikonsiliasikan dengan voucher yang diterima dari hutang dagang.

Buku Besar

Ayat jurnal diterima dari hutang dagang dan control total dari pengeluaran kas
direkonsiliasi dan total diposting ke buku besar. Ayat jurnal dan control total disimpan menurut
tanggal.

Audit Internal

Cek yang telah dicap diterim dari bank bersama-sama dengan laporan bank. Rekonsiliasi
bank independen adalah pengendalian yang penting pada proses bisnis pengeluaran kas.

Sistem Voucher

Sistem voucher pada dasarnya adalah teknik pemeriksaan. Pengendalian sesungguhnya

pada pengeluaran merupakan pemeriksaan terakhir dokumen yang menunjukan seluaran
transaksi sebelumnya samapi dengan otoritas pembayaran.

Sistem hutang dagang secara khusus mengelola buku pembantu dari rekening kreditur,
memposting faktur dan membayar setiap rekening kreditur. hutang dagang pada umumnya
berkaitan dengan rekening perdagangan di masa sistem voucher hutang dagang meliputi semua
pengeluaran termasuk rekening perdagangan , penggajian, pengeluaran modal.

Sistem voucher terpusat pada voucher. vocher dapat terdiri dari berbagai bentuk, dari
formulir sederhana atau amplop sampai dengan kombinasi voucher-chek. Suatu voucher
menunjukan nama, alamat pemasok, deskripsi faktur, total atau jumlah bersih jatuh tempo dan
rekening yang akan dibebankan.