1.

Tujuan
Untuk menjamin terkendalinya pembuatan dan pemakaian dokumen sebagai panduan dalam
penerapan sistem, sehingga setiap dokumen yang digunakan dapat dijamin keabsahannya,
terkini dan mampu ditelusuri.
2. Ruang Lingkup
Mengatur sistem penomoran, pengesahan, pendistribusian, revisi dan penyimpanan dokumen
baik dokumen internal maupun eksternal yang dipakai sebagai referensi kerja dalam lingkup
penerapan SMT di Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel.
3. Referensi
3.1 Persyaratan SMM ISO 9001:2008, Klausul 4.2.3 Pengendalian Dokumen.
3.2 Persyaratan SMK3 PP 50/2012, Elemen 4 Pengendalian Dokumen.
3.3 Persyaratan SML ISO 14001:2004, Klausul 4.4.5 Pengendalian Dokumen.
3.4 Persyaratan PAS 99: 2012, Klausul 7.5.3 Pengendalian Dokumen.
4. Definisi
4.1 Dokumen Sistem Manajemen Terpadu adalah ketentuan terdokumentasi yang
digunakan secara resmi sebagai panduan dalam penerapan Sistem Manajemen
Terpadu (SMT) Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel.
4.2 Dokumen Internal adalah segala dokumen yang diterbitkan dari internal Kantor Induk
PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel.
4.3 Dokumen Eksternal adalah segala dokumen yang berasal dari luar Kantor Induk PT.
PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel yang dijadikan referensi dalam menyusun
dokumentasi sistem manajemen atau dalam melaksanakan pekerjaan, seperti UU, PP,
Perda, SK.Dir, Standar, Peraturan K3 dan lain - lain.
5. Ketentuan Umum
5.1 Jenis Dokumen Sistem Manajemen Terpadu Kantor Induk PT. PLN (Persero)
Pembangkitan Sumbagsel adalah sebagai berikut :
5.1.1. Dokumen Internal
1. Kebijakan Perusahaan
2. KPI, Tujuan Sasaran dan Program Terpadu
3. Manual Terpadu
4. Prosedur Terpadu
5. Instruksi Kerja
6. Formulir
5.1.2. Dokumen Eksternal, antara lain seperti:
a. Peraturan, perundangan dan persyaratan lainnya
b. Acuan Kerja alat
c. Acuan kerja lainnya yang diterbitkan selain dari PT. PLN (Persero) Pembangkitan
Sumbagsel
5.2 Status Dokumen :
1. Dokumen Asli : adalah dokumen asli yang disimpan oleh Sekretariat SMT sebagai
master. Dokumen asli ditandai dengan adanya logo asli pada pilihan ”ASLI” yang ada
dalam cover dokumen.
2. Salinan Terkendali : adalah salinan dokumen asli yang didistribusikan kepada
pengguna dokumen yang tercantum dalam Daftar Dokumen Internal sebagai
panduan penerapan sistem yang ditandai dengan stempel merah ”SALINAN
TERKENDALI” dan dituliskan nomor salinan sesuai dengan nomor pengguna dokumen
seperti yang tertuang dalam Daftar Dokumen Internal. Sekretaris SMT akan menarik
salinan resmi yang tidak berlaku apabila ada revisi baru. Stempel “SALINAN
TERKENDALI” tidak digunakan jika distribusi dokumen SMT melalui sistem online.
3. Salinan Tidak Terkendali : adalah salinan dokumen yang didistribusikan kepada pihak-
pihak yang tidak tercantum dalam Daftar Dokumen Internal, ditandai dengan stempel
 merah ”UNTUK INFORMASI” yang ada dalam cover dokumen. Sekretaris SMT tidak
akan menarik salinan ini yang sudah tidak berlaku apabila ada revisi baru.
4. Dokumen Tidak Berlaku : adalah dokumen yang sudah tidak berlaku. Dokumen tidak
berlaku ditandai dengan stempel ”TIDAK BERLAKU” warna merah. Dokumen internal
tidak berlaku disimpan oleh Sekretaris SMT sampai 3 revisi terakhir
6. Uraian Prosedur
6.1 Pembuatan Dokumen Internal
6.1.1. Apabila ada kebutuhan pembuatan dokumen baru maka diusulkan untuk
pembuatan dokumen baru melalui formulir Permintaan/ Perubahan Dokumen (FR-
KITSBS-01-06) yang diajukan kepada Wakil Manajemen. Kecuali dalam
pengembangan sistem baru atau perubahan sistem secara menyeluruh, maka
tidak perlu dilakukan permintaan pembuatan dokumen melainkan di bentuk Tim
untuk mengembangkannya.
6.1.2. Bila usulan pembuatan dokumen baru/ perubahan dokumen berasal dari pemilik
proses, maka langsung di sertai dengan usulan draf dokumen.
6.1.3. Pemeriksaan kelayakan draf dokumen oleh Wakil Manajemen dengan
mempertimbangkan proses bisnis perusahaan, peraturan perusahaan,
persyaratan ISO 9001, ISO 14001, SMK3 dan peraturan lain yang terkait.
6.1.4. Dokumen yang telah disetujui oleh pihak-pihak terkait (ditandai dengan
tandatangan) selanjutnya didistribusi sesuai ketentuan yang berlaku dan didata
pada formulir daftar dokumen internal oleh sekretariat SMT.
6.2 Penerbitan Dokumen
Setiap dokumen yang akan diterbitkan, kecuali Kebijakan Perusahaan, Sasaran Mutu
dan Program Manajemen Lingkungan & K3 diidentifikasi dengan format sebagai berikut:
XX-KITSBS-YY
dimana : XX = kode dokumen.
KITSBS = kode PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumatera Bagian Selatan
YY = nomor urut dokumen untuk Manual dan Prosedur, menggunakan format
dua digit dan untuk masing-masing jenis dokumen dimulai dari angka 01
ZZZ = nomor urut dokumen untuk IK dan Formulir, menggunakan format tiga digit
dan untuk masing-masing jenis dokumen dimulai dari angka 001
6.2.1. Formulir, sebagai bagian dari dokumen harus diidentifikasi dengan kode
dan nomor formulir, sebagai berikut :
FR- <kode dokumen terkait> - ZZZ
Contoh : FR-PT-KITSBS-01-001,
FR adalah Formulir, PT-KITSBS-01 adalah kode dokumen terkait yaitu
Prosedur Pengendalian Dokumen dan 01 adalah nomor formulir ke-1 dari
Prosedur Pengendalian Dokumen.
6.2.2. Kode untuk dokumen (XX) ditetapkan sebagai berikut :
Kode Jenis Dokumen
MT Manual Terpadu
PT Prosedur Terpadu
IK Instruksi Kerja
6.2.3. Dokumen pada saat diterbitkan pertama kali diberi nomor revisi 00 dan
tanggal pada saat mulai diterbitkan.
6.2.4. Dokumen yang terbit harus diberi stempel “ASLI” dengan warna merah
pada sampul dokumen dan dicatat dalam Daftar Dokumen Master (FR-PTKITSBS-
01-01)
6.3 Perubahan Dokumen
6.3.1. Apabila ada kebutuhan perubahan dokumen maka dapat diusulkan untuk
melakukan revisi dokumen melalui formulir Permintaan/ Perubahan
Dokumen (FR-KITSBS-01-06), yang diajukan kepada Wakil Manajemen.
6.3.2. Wakil Manajemen akan berkoordinasi dengan Bidang terkait pemilik
dokumen untuk membahas kelayakan revisi dokumen seperti yang
diusulkan. Apabila dari hasil pembahasan revisi dokumen di sepakati
untuk tidak di lakukan, maka di lakukan penjelasan kepada pihak yang
mengusulkan tentang kesimpulan pembahasan.
6.3.3. Apabila dari hasil pembahasan di sepakati perlunya revisi dokumen, maka
di buat draf revisi dokumen oleh pemilik dokumen terkait untuk diusulkan
kepada Wakil Manajemen.
6.3.4. Apabila usulan revisi dokumen berasal dari pemilik dokumen, maka
langsung di sertai dengan usulan draf revisi dokumen.
6.3.5. Pemeriksaan kelayakan draf revisi dokumen oleh Wakil Manajemen
dengan mempertimbangkan proses bisnis perusahaan, peraturan
perusahaan, persyaratan ISO 9001, ISO 14001, SMK3 dan peraturan lain
yang terkait.
6.3.6. Apabila draf revisi dokumen dianggap layak, maka sekretariat SMT
melakukan proses pendokumentasian, yaitu :
a. Melakukan editing dokumen
b. Merubah nomor revisi dan tanggal efektif berlakunya dokumen dalam
Daftar Dokumen Internal (FR-PT-KITSBS-01-05)
c. Menyimpan rekaman formulir Permintaan/ Perubahan Dokumen (FRKITSBS-
02-01) terkait
d. Melakukan proses pengesahan revisi dokumen sesuai tabel aturan
pengesahan dokumen
e. Menggandakan dokumen sejumlah pengguna dokumen sesuai daftar
dokumen internal
f. Memberikan nomor salinan
g. Mendistribusikan salinan dokumen dengan formulir Penyerahan
Dokumen (FR-KITSBS-01-04)
h. Menarik salinan dokumen revisi sebelumnya dan melakukan tindakan
untuk menghindari penggunaan salinan yang tidak berlaku.
i. Menyimpan bukti penyerahan dokumen
j. Memberikan stempel ”TIDAK BERLAKU” warna merah pada dokumen
asli yang telah direvisi dan menyimpan sampai tiga revisi terakhir
sebagai referensi.
6.4 Pemberlakuan Dokumen Eksternal
6.4.1. Dokumen eksternal yang menjadi acuan kinerja Kantor Induk PT. PLN
(Persero) Pembangkitan Sumbagsel, didaftar dalam formulir Daftar
Dokumen Eksternal (FR-KITSBS-01-05) oleh masing-masing bidang.
6.4.2. Copy daftar dokumen eksternal dibagikan kepada masing-masing Bidang
agar tidak terjadi kesalahan penggunaan dokumen eksternal.
6.4.3. Apabila ada perubahan penggunaan dokumen eksternal maka dilakukan
pemberitahuan kepada masing-masing Bidang dengan melampirkan
daftar dokumen eksternal yang baru.
6.5 Penarikan dan Pemusnahan Dokumen Tidak Berlaku.
6.5.1. Apabila dokumen diubah, maka Dokumen Asli dan Terkendali yang lama
dinyatakan sebagai dokumen Tidak Berlaku dan harus ditarik dari
penggunaan (perhatikan 6.3.6.j)
6.5.2. Dokumen Asli yang Tidak Berlaku dikeluarkan dari tempat penyimpanan
dan diberi tanda “TIDAK BERLAKU” dengan warna merah, sedangkan
dokumen terkendali yang tidak berlaku dikembalikan ke Sekretariat SMT
untuk dimusnahkan dengan menggunakan Berita Acara Pemusnahan
Dokumen/ Rekaman (FR-PT-KITSBS-02-03).
6.5.3. Dokumen Asli yang tidak Berlaku disimpan terpisah dari dokumen Asli
yang masih berlaku.
6.5.4. Penarikan, penyimpanan dan pemusnahan dokumen tidak berlaku
dilakukan oleh Sekretariat SMT
6.5.5. Ketentuan ini berlaku untuk dokumen internal dan eksternal
6.6 Sistem Online
Jika media online untuk dokumen SMT telah tersedia, pembuatan/
perubahan dokumen pengecekan dan pengesahan dilakukan sesuai IK pembuatan
dan penerbitan dokumen SMT online.
7. Lampiran
7.1 Daftar Dokumen Asli (FR-KITSBS-01-01)
7.2 Permintaan Pembuatan/ Perubahan Dokumen (FR-KITSBS-01-06)
7.3 Daftar Dokumen Internal/ Eksternal (FR-KITSBS-01-05)
7.4 Penyerahan Dokumen (FR-KITSBS-01-04)
7.5 Berita Acara Pemusnahan Dokumen/Rekaman (FR-KITSBS-02-03)
 BEKERJA DIRUANG TERBATAS (CONFINED SPACE) I. Ruang Lingkup 1.1
Standar minimal bekerja diruang terbatas adalah meminimisasi potensi kecelakaan
kerja 1.2 Identifikasi area ruang terbatas 1.3 Memastikan kondisi kerja aman 1.4
Mengetahui risiko/bahaya yang mungkin timbul 1.5 Menjalankan prosedur/instruksi
kerja II. Tujuan 2.1 instruksi kerja pada ruang terbatas menjelaskan tata cara dan
prilaku aman pada saat bekerja III. Uraian 3.1 Bekerja pada ruang terbatas sangat
berbahaya, hal ini dikarenakan terdapat berbagai peluang bahaya yang dapat
menyebabkan kecelakaan dan bahkan kematian terhadap pekerja. Terdapat peluang
hadirnya gas yang bersifat racun yang disebabkan oleh berbagai kondisi fisik seperti
suhu dan kelembaban serta material yang tersimpan ditempat tersebut. IV. Uraian
Instruksi Kerja 4.1 Periksa area kerja terlebih dahulu 4.2 Perizinan untuk pekerjaan
terkait, izin kerja diperoleh dari manajemen top serta diketahui oleh departemen yang
terkait. 4.3 Pastikan sebelum pekerja memasuki tempat terbatas, periksa terlebih
dahulu kadar oksigern cukup dan tidak terdapat gas berbahaya lakukan dengan gas
tester dan jika perlu lakukan blowing
 untuk memasukkan oksigen 4.4 Pekerja menggunakan APD dan mematuhi prosedur
yang telah ditetapkan. 4.5 Pekerjaan dilakukan minimal 2 orang, 1 orang menunggu
diluar untuk pengawasan dan 1 orang berikutnya masuk ke ruang terbatas. Hot Work
in Confined Space PENGELASAN & PEMBERSIHAN DI CS CARA
PEMBERSIHAN CONFINED SPACES ( Storage Tank ) : A. Mencuci/mengisi dgn
air dingin B. Pembersihan dgn Air bertekanan C. Meniup dgn Udara (Air Blowing).
D. Pembersihan dgn uap air panas E. Mencuci dgn Larutan Ditergent panas (sodium
Silicate / Sodium Phosphate) F. Mencuci dgn Larutan Alkali panas (Caustic Soda)
TATA CARA PENGELASAN TANGKI EX. FLAMABLE LIQUID 1. Setelah
tangki dinyatakan kosong, biarkan suhu & tekanan liquid dalam kondisi
stagnan/stabil. 2. Bersihkan/cuci dgn air dingin hingga air keluar lewat manhole,
selanjutnya blow dgn gas Inert ( N2 ) dan buka manhole bagian atas. 3. Periksa gas
sisa dgn Detektor gas. 4. Isi tangki dgn Dry Ice ( air dingin ) stengah tangki
selebihnya isi dengan gas Inert (N2). 5. Siapkan Safety Permit, APD, Hydrant, regu
penolong dan Ambulance. 6. Pekerjaan bisa dimulai jika sdh ada Safety permit dari
tenaga ahli.
 PROSEDUR KERJA AMAN PENGELASAN DI CONFINED SPACES Pekerja
diperbolehkan melakukan pekerjaan bila : 1. Seorang Safety officer telah melakukan
pengecekan, apakah CS tidak mengandung gas Tosik & mudah terbakar serta kadar
Oksigen dalam kondisi normal 19,5% †“ 23%. 2. Pada manhole telah diberi tanda
Aman †œ telah diuji dan Aman untuk dimasuki †œ oleh petugas Safety. 3.
Pekerja telah diberi wewenang untuk memasuki CS. Sebelum masuk harus memakai
BA, Safety Belt, Safety Line dan di luar CS harus ada seorang yg stand by memonitor
pekerja. 4. Harus ada Alat Pelindung Diri yang memadai, terawat dan selalu siap
pakai. UNTUK MENCEGAH KEBAKARAN & PELEDAKAN PD PENGELASAN
TANGKI 1. Lakukan pengecekan apakah pd lubang tangki sdh dipasang tanda aman.
2. Periksa apakah lempeng baja tdk terdapat bahan yg mudah terbakar. 3. Bahan
mudah terbakar (kain majun, kertas, olie bekas) yg berada disekitar pengelasan hrs
segera dipindahkan. 4. Pekerjaan PANAS tidak boleh dilakukan jika CS sdg
dilakukan pengecatan. 5. APAR harus selalu tersedia dilokasi pengelasan. 6. Selama
†œ Hot Work †œ udara bersih harus tetap mengalir ke dalam CS. 7. Pekerja hrs
memakai Air Supply Respirator, mengingat pd proses Hot Work timbul FUMES yang
sangat Tosik. 8. Bila terdapat uap yg mdh terbakar, semua peralatan harus tahan thdp
percikan api & ledakan. 9. Jika di dalam tangki tdpt gas/uap beracun & Pyroporics
 ( diborane,Iron Sulfida ) maka manhole tidak boleh dibuka. Blowing dgn udara juga
tidak boleh. Tetapi harus dilakukan dahulu pencucian dgn Dry Ice. PENGURASAN
TANGKI ASAM SULFATE ( H2SO4 ) 1. Kosongkan tangki dgn pompa penghisap.
2. Biarkan suhu & cairan dlm kondisi stabil. 3. Block/kunci valve pompa & semua
koneksi yg kearah tangki. 4. Buka manhole atas/bawah, pasang Air Blowing. 5. Blow
down sisa cairan melalui Drain Valve, sementara sisa gas ( SO2,H2,CH4,CO,CO2 )
dibuang melalui manhole atas. 6. Periksa konsentrasi gas O2 & gas lain yg tersisa dgn
detektor gas. 7. Safety Officer memastikan bahwa dlm tangki benar-benar aman. 8.
Setelah dinyatakan aman oleh petugas Safety, pasang tanda †œ telah diuji & aman
untuk dimasuki †œ. Jika kondisi belum aman, pasang tanda †œ Bahaya dilarang
Masuk †œ. 9. Siapkan peralatan APD ( Air suply Respirator, Fullface Mask, Safety
Permit, Team PPGD dan mobil Ambulance ). 10. Pola kerja hrs dlm bentuk team, ada
yg stand by diluar sbg pengawas dan regu penolong. 11. Harus saling komunikasi
antara pekerja dan pengawas 12. Harus disiplin terhadap waktu 13. Bagi pengawas
dilarang meninggalkan tempat, sebelum pekerjaan selesai. 14. Jika terjadi keadaan
darurat, segera evakuasi, amankan seluruh pekerja dari dlm tangki dgn peralatan yang
tersedia. Pekerjaan dinyatakan selesai, bila ada rekomendasi dari Safety & safety
Permit dicabut/ditutup kembali.