Pembekalan

IMPLEMENTASI
PROYEK PERUBAHAN
(Laboratorium Kepemimpinan)

STEPANUS

Diklatpim III
Angkatan XIV Tahun 2018
STEPANUS
Desa Sababilah RT.III No.13
Kec.Dusel, Kab.Barito Selatan
Jl.Bandeng V Gg.VII No.5
Palangka Raya
08125199639
stepanus_kg@yahoo.co.id
akoe.kg@gmail.com

BLOG : SDM DIKLAT

website : stepanus.com
fb : Stepanus Diklat
 Kompetensi Dasar :
Setelah Mengikuti Pembelajaran ini Peserta diharapkan
Mampu mengelola Penerapan Proyek Perubahan dan
Mengantisipasi Kendala yang muncul

Indikator Keberhasilan :
1. Peserta dapat mengelola proyek perubahan
2. Peserta dapat mengidentifikasi Kendala Penerapan Proyek Perubahan
3. Peserta dapat menyusun strategi Mengantisipasi Kendala Proyek
Perubahan
 Implementasi Proyek Perubahan
• Menerapkan dan menguji kapasitas kepemimpinannya dalam mengeksekusi
proyek perubahan
• Tahap Laboratorium Kepemimpinan : 60 Hari
• Rancangan Proyek Perubahan (project charter) sebagai acuan
Apa yang perlu diperhatikan ?
• Fokus pada area perubahan yang telah disepakati
• Pentahapan kegiatan yang telah direncanakan
• Milestone yang telah dirumuskan
• Sinergi Stakeholders & komunikasi
• Sumberdaya (waktu, dana, jejaring, dst)
• Waktu yang tersedia
• Standar/kriteria keberhasilan vs hasil yang dicapai
• Faktor pendukung keberhasilan
• Kendala & strategi mengatasi
 Siapa yang terlibat ?

• Struktur pegelolaan proyek perubahan (project charter)

• Stakeholder
• Mentor/ Sponsor
• Coach
 Peran & Tugas Mentor
• Sebagai pembimbing dan pengawas peserta;
• Memberikan dukungan penuh kepada peserta diklat dalam mengimplementasikan
Proyek Perubahan;
• Memberikan dukungan kepada peserta dalam mendayagunakan seluruh potensi
sumberdaya yang diperlukan dalam melakukan implementasi proyek perubahan;
• Memberikan bimbingan kepada peserta dalam mengatasi kendala yang muncul selama
proses implementasi berlangsung;
• berperan sebagai inspirator bagi peserta diklat.
 Tugas Peserta
• Melakukan eksekusi keseluruhan tahapan yang telah dirancang dalam project charter
dengan mendayagunakan seluruh sumber daya yang dimiliki;
• Mengambil inisiatif dalam dialog dengan mentor dan coach.
• Melaporkan progress implementasi proyek perubahan kepada coach minimal satu
minggu sekali;
• Mengacu rumusan milestones dalam project charter sebagai dasar pencapaian target
perubahan;
 Tugas Peserta (lanjutan)
• Menggerakkan seluruh elemen stakeholders terkait (internal & eksternal);
• Mengembangkan instrumen monitoring dan melakukan perekaman terhadap setiap
progress yang dihasilkan;
• Menyusun laporan proyek perubahan ke dalam sebuah deskripsi utuh mulai dari proses
penyusunan project charter sampai dengan hasil/capaian dari implementasi proyek
perubahan (termasuk deskripsi dan analisis terhadap critical path dan strategi mengatasi
kendala yang muncul ).
 Tugas Coach
• Melakukan monitoring secara regular terhadap kegiatan peserta selama tahap
Laboratorum Kepemimpinan melalui media teknologi informasi (IT);
• Memberikan feedback terhadap laporan progress implementasi proyek perubahan yang
disampaikan peserta bimbingan minimal seminggu sekali ;
• Melakukan intervensi bila peserta mengalami permasalahan selama tahapan
Laboratorium Kepemimpinan
 Tugas Coach (Lanjutan)
• Melakukan komunikasi dengan mentor terkait kegiatan peserta selama tahap
Laboratorum Kepemimpinan;
• Mengembangkan instrumen monitoring dan perekaman terhadap progress yang
dilaporkan oleh peserta bimbingan.
• Menginformasikan progress yang dicapai peserta kepada penyelenggara diklat
 Durasi

 (60 Hari)
• Off Campus
 JUDUL

Untuk merumuskan judul, maka penulis harus memahami hakikat masalah.

Masalah dan judul saling berkaitan satu sama lain.
Judul harus mengacu kepada masalah pokok penelitian
Judul yang baik mengundang orang tertarik untuk mempelajari isinya.
Sertakan nama Instansi tempat proyek perubahan dilaksanakan
 1. Latar belakang
LAPORAN • Deskripsi kondisi Umum
PROYEK • Rasional pemilihan/penetapan area
perubahan (dukungan fakta & data)
PERUBAHAN
• Keterkaitan area perubahan dengan isu
(cakupan) stratejik (arah kebijakan) organisasi
2. Tujuan Proyek Perubahan
3. Skop proyek perubahan
4. Standar/kriteria keberhasilan
 5. Deskripsi & analisis Pelaksanaan Proyek
LAPORAN perubahan:
• Pelaksanaan tiap tahapan kegiatan
PROYEK • Analisis Stakeholders internal &
PERUBAHAN eksternal: peran & pengaruhnya
(cakupan) • Kendala : internal & eksternal
• Strategi mengatasi kendala
• Capaian
• Instrumen monitoring yang digunakan
 LAPORAN 6. Penutup : kesimpulan & Rekomendasi
PROYEK 7. Lampiran-lampiran pendukung
• Project Charter (termasuk persetujuan
PERUBAHAN atasan terhadap area perubahan)
(cakupan) • Foto kegiatan, notulen rapat, SK dll
 BAB I
Format PENDAHULUAN
Laporan  Latar Belakang (F3.2)
Proyek  Area Proyek Perubahan (ambil dari Formulir 1)
 Ruang Lingkup (F3.5)
Perubahan  Kriteria Keberhasilan (F3.13)

BAB II
DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

 Roadmap/Milestone Proyek Perubahan (F3.7)

 Stakehoder Proyek Perubahan (F3.10)
 Strategi Komunikasi
Format BAB III
Laporan PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

Proyek  Capaian Proyek Perubahan

 Kendala: Internal dan Eksternal (F3.11)
Perubahan  Strategi Mengatasi Kendala

BAB IV
PENUTUP
 Kesimpulan
 Rekomendasi

DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN - LAMPIRAN
 PENYERAHAN LAPORAN
PROYEK PERUBAHAN
• Fotocopy Rangkap 5
• Diserahkan pada panitia Tanggal 26 Juni 2018
• pukul 08.00 – 16.00
Herna Ahsan/Proyek
Perubahan/Thn 2014
 LAPORAN
PROYEK PERUBAHAN

(JUDUL)

Palangka Raya, … … … … ..

Mengetahui, Penulis
Coach
( Nama & Nip ) ( Nama & Nip )

Menyetujui ,
Sponsor

( Nama & Nip)

Herna Ahsan/Proyek
Perubahan/Thn 2014
 LAPORAN PROYEK PERUBAHAN

( JUDUL )

DISUSUN OLEH

NAMA
NIP

Dievaluasi pada hari dan Tanggal

…………………………………………

Oleh Tim Penguji Proyek Perubahan

Sponsor Nama Tanda Tangan

Coach Nama Tanda Tangan
Penguji Nama Tanda Tangan
Herna Ahsan/Proyek
Perubahan/Thn 2014
 FORMULIR KEGIATAN PESERTA DIKLAT
PADA TAHAP LABORATORIUM KEPEMIMPINAN
1. Nama Peserta : ........................................................................
2. Instansi : ........................................................................
3. Rencana Area : ........................................................................
Perubahan ..........................................................................................................................
..........................................................................................................................
..........................................................................................................................

No Hari/Tgl Kegiatan Output Dilaporkan kepada Paraf Mentor

Coach Tanggal

..............................201...

PESERTA DIKLATPIM TK. III

IV

Herna Ahsan/Proyek (...................................................)

Perubahan/Thn 2014
TIPS & TRIK ?
I. Sikap Prilaku Project Leader
1. Project Leader harus focus pada tujuan.
2. Project Leader harus selalu melakukan sosialisasi dan diskusi untuk menanamkan
keyakinan kepada seluruh stakeholder akan manfaat perubahan.
3. Project Leader memberikan toleransi yang cukup atas kesalahan yang dilakukan oleh
anggota tim
4. Project Leader memberi keteladanan dan konsistensi tindakan dengan ucapannya.
5. Project Leader membuat keputusan stratejik untuk menunda kegiatan yang kurang
diperlukan dalam pelaksanaan tahapan projek perubahan.
6. Project Leader harus selalu memantau dan menjaga soliditas tim-work.
7. Project Leader selalu menjaga kinerja organisasi selama pelaksanaan proses perubahan.
TIPS & TRIK ?
II. Tips Kinerja Team Work
1. Kepentingan anggota timwork sangat dihormati sejauh
tidak menghambat pencapaian tujuan projek perubahan.
2. Nilai-nilai dan etika bekerja sama selalu dijunjung tinggi
oleh para anggota timwork.
3. Kesatuan gerak dan sikap perlu terus dijaga.
4. .Konflik diantara para anggota timwork diselesaikan
secepatnya dan secara musyawarah.
5. Perbedaan pendapat digairahkan sebelum ada
keputusan,
6. setelah ada keputusan dilaksanakan oleh seluruh
anggota timwork secara konsekwen.
7. Kebijakan satu pintu untuk hubungan keluar dari
Timwork.
8. Tolok ukur kinerja setiap anggota timwork terdefinisikan
dengan jelas.
TIPS & TRIK ?
III. Tips Strategi Pelaksanaan
1. Kegiatan Timwork diprioritaskan pada kegiatan yang
menjadi pendukung utama pencapaian tujuan
perubahan.

2. Setiap kegiatan utama mempunyai tolok ukur

keberhasilan yang jelas.

3. Perhatian utama ditujukan pada milestone yang

mempengaruhi langsung pencapaian tujuan perubahan.

4. Tahapan pelaksanaan dapat dilakukan penundaan

sambil menunggu dukungan dari lingkungan strategis.
TIPS & TRIK ?
III. Tips Strategi Pelaksanaan
5. Manajemen waktu selalu menjadi acuan utama
dalam melaksanakan monitoring.

6. Manfaatkan sebaik baiknya peluang / kesempatan

atau momentum yang ada untuk keberhasilan projek
perubahan.

7. Adanya kendala perlu diantisipasi dengan baik untuk

dicari cara penyelesaian secara efektif.

Lanjutan…..
TIPS & TRIK ?
IV. Tips Sistem Akuntabilitas

• Setiap aktifitas dan hasil perlu didokumentasikan

dan diadministrasikan dengan baik untuk
pertanggung jawaban.

• Agar pertanggung jawaban jelas, pembagian

tugas dan kewenangan setiap anggota Timwork
harus jelas konektifitasnya terhadap tujuan
proyek perubahan.
TIPS & TRIK ?
IV. Tips Sistem Akuntabilitas

• Sistim pelaporan harus memakai sistim

standar pelaporan yang ada.

• Diusahakan sistim pelaporan dilaksanakan

secara tepat waktu.
Masih Bingung ?

segera hubungi COuCh dan COunseLLOr !!!!!