BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Tinjauan Umum tentang Pengolahan Data

2.1.1 Pengertian Data
Beberapa pengertian tentang data :
a. Menurut kamus bahasa Inggris – Indonesia, data diterjemahkan sebagai
istilah yang berasal dari kata “datum” yang berarti fakta atau bahan-bahan
keterangan.
b. Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi.
c. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan
kesatuan nyata. Kesatuan nyata adalah objek nyata seperti tempat, benda dan
orang yang betul-betul ada dan terjadi.
d. Data adalah catatan atas kumpulan fakta.
e. Data adalah nilai yang mendeskripsikan suatu objek atau kejadian.
http://id.wikipedia.org/wiki/Informasi akses tanggal 14 Februari 2012
pukul 14.25

2.1.2 Pengertian Pengolahan Data

Pengolahan Data adalah kegiatan manipulasi dari data ke bentuk yang
lebih berguna dan lebih berarti berupa suatu informasi. Informasi (information)
adalah hasil dari pengolahan data dalam bentuk yang lebih berarti. Pengolahan
data menggunakan komputer dikenal dengan Pengolahan Data Elektronik atau
Electronic Data Processing (EDP). Pengolahan data elektronik adalah proses
manipulasi data ke dalam bentuk yang lebih berarti berupa informasi dengan
menggunakan suatu alat elektronik yaitu komputer. Pengolahan Data Elektronik
memiliki siklus yang terdiri dari 3 tahapan dasar : Input, Processing dan Output.
a. Input : energy yang dimasukkan dalam sebuah system, sedangkan signal
input adalah data yang dimasukkan ke system computer.
b. Processing : Kegiatan yang melakukan pengolahan suatu data menjadi
informasi. Informasi dari beberapa data masukan dan hasil dari proses
tersebut.
c. Output : keluaran, hasil dari proses, baik berupa data maupun berbentuk
informasi yang telah diolah.

9
2.2 Tinjauan Umum tentang Sistem Informasi

2.2.1 Pengertian Sistem

Untuk merancang suatu sistem informasi, kita harus lebih dahulu
mengenal pengertian dari sistem tersebut, agar kita terhindar dari kesalahan-
kesalahan yang tidak mendasar tetapi bisa berakibat fatal terhadap rancangan yang
akan dibuat. Beberapa ahli mengemukakan pengertian sistem sebagai berikut:
a. Menurut James A. Hall dalam bukunya Accounting Information
System, “system adalah sekelompok dari dua atau lebih komponen
atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan
yang sama” (2006:6).
b. Menurut Yogianto HM (2006:1), “Sistem adalah suatu jaringan kerja
dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan untuk melakukan
suatu kegiatan atau melakukan suatu sasaran tertentu”.
c. Menurut Santoyo Gondodiyoto (2006:245), “sistem merupakan seluruh
rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang secara keseluruhan
membentuk kebulatan pola yang teratur di dalam melaksanakan
kegiatan pengolahan data, yakni proses data menjadi informasi”.
d. Menurut Alexander (2006:35) juga mendefenisikan “sistem sebagai
suatu grup dari elemen, baik berbentuk fisik maupun bukan fisik yang
menunjukkan suatu kumpulan yang saling berhubungan diantaranya
dan berinteraksi bersama-sama menuju satu atau lebih tujuan akhir dari
system”.
e. Menurut Ludwig Von Bartalanfy: Sistem merupakan perangkat unsur
yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur
tersebut dengan lingkungan.
f. Menurut Anatol Raporot : Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan
perangkat hubungan satu sama lain.
g. Menurut Lackof : Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau
fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung
satu dengan yang lainnya.
Menurut para ahli di atas dapat disimpulkan sistem itu bagaikan
sebuah mata rantai yang saling berhubungan antara satu dengan yang

10
 lainnya, dan apabila terputus atau hilang salah satu diantaranya maka
sistem itu tidak akan berjalan dengan baik.

2.2.2 Pengertian Informasi

a. Menurut Gordon B.Davis dalam bukunya Management Informations
Sistem: Conceptual Foundations, Structures, and Development menyebut
informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk berguna bagi
yang menerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat difahami di dalam
keputusan sekarang maupun masa depan.
b. Menurut Barry E.Chusing dalam buku Accounting Information System and
Business Organization, dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu
yang menunjukkan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna
kepada orang yang menerimanya.
c. Menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku Management
Control Systems, menyebut informasi sebagai suatu kenyataan, data, item
yang menambah pengetahuan bagi penggunanya.
d. Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin dalam bukunya
Accounting Informations System : Concepts and Practise mengatakan
informasi sebagai kenyataan atau bentuk-bentuk yang berguna yang dapat
digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis. Informasi adalah hasil
dari pengolahan data dalam bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti
bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian sehingga
akan berguna untuk pengambilan keputusan.
http://ijobaraya.wordpress.com/2009/07/27/definisi-data-dan-informasi/
akses tanggal 10 Februari 2012 pukul 15.15

2.2.3 Pengertian Sistem Informasi

Sistem Informasi merupakan alat bantu yang dapat memasukkan data,

menyimpan, memanipulasi, mengolah dan menyampaikan informasi kepada
pengguna dengan informasi yang berkwalitas, efektif dan efisien. Beberapa
pengertian Sistem Informasi menurut beberapa ahli :

11
a. Sistem Informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang
terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu
tujuan yaitu menyajikan informasi (Al-Bahra Bin Ladjamudin, 2006).
b. Sistem Informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi,
orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai
tujuan dalam sebuah organisasi. (Alter, 2006).
c. Sistem Informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak
yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi
yang berguna. (Bodnar dan Hopwood, 2006).
d. Sistem Informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum
terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang
dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta
menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai (Gelinas, Oram,
dan Wiggins 2006).
e. Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data
dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada
pemakai (Hall, 2006).
f. Sistem Informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan
sumberdaya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input)
menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan.
(Wilkinson, 2006).
g. Sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan,
menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.
(Turban, McLean, dan Wetherbe 2006).
h. Sistem informasi adalah aplikasi komputer untuk mendukung operasi dari
suatu organisasi : operasi, installasi dan perawatan komputer.
i. Sistem informasi adalah sekumpulan komponen dari informasi yang saling
terintegrasi untuk mencapai tujuan yang spesifik. Komponen yang
dimaksud adalah komponen input, model output, teknologi, basis data
(database), kontrol atau komponen pengendali.

12
j. Sistem informasi adalah sistem yang saling berhubungan dan terintegrasi
satu dengan yang lain dan bekerja sesuai dengan fungsinya untuk
mengatur masalah yang ada.
k. Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang
mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya
yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu.
Dalam sistem informasi diperlukan klarifikasi alur informasi hal ini
disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh
pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel,
efektif dan efisien.
l. Sistem informasi adalah kumpulan antara sub-sub sistem yang saling
berhubungan yang membentuk suatu komponen yang didalamnya
mencakup input-proses-output yang berhubungan dengan pengelolaan
informasi (data yang telah diolah sehingga lebih berguna bagi user).
m. Sistem informasi adalah satu kesatuan data olahan yang terintegrasi dan
saling melengkapi yang menghasilkan output baik dalam bentuk gambar,
suara maupun tulisan.
n. Sistem informasi adalah proses yang menjalankan fungsi mengumpulkan,
memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk
kepentingan tertentu.
o. Suatu sistem informasi (SI) atau information system (IS) merupakan
aransemen dari orang, data, proses-proses, dan antar muka yang
berinteraksi mendukung dan memperbaiki beberapa operasi sehari-hari
dalam suatu bisnis termasuk mendukung memecahkan soal dan kebutuhan
pembuat-keputusan manajemen dan para pengguna yang berpengalaman di
bidangnya.
p. Sistem informasi adalah satu kesatuan data olahan yang terintegrasi dan
saling melengkapi yang menghasilkan output baik dalam bentuk gambar,
suara maupun tulisan.
q. Sistem informasi adalah sekumpulan hardware, software, brainware,
prosedur dan atau aturan yang diorganisasikan secara integral untuk

13
 mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan
masalah dan pengambilan keputusan.

2.2.4 Sistem Informasi Rekam Medis

Sistem Informasi Rekam Medis adalah system informasi manajemen kesehatan
yang mengelola lembaran rekam medis pasien mulai dari pendaftaran,
pengolahan, penyimpanan, pengambilan dan pelaporannya secara keseluruhan.

Praktek Tradisional Manajemen Informasi Kesehatan

Dalam praktek tradisional Manajemen Informasi Kesehatan terlihat bahwa
praktek yang dikerjakan masih terfokus pada bentuk fisik unit rekam medis saja.
Jadi objeknya hanya manajemen rekam medis.
Adapun ciri praktek tradisional rekam medis adalah sebagai berikut:
1. Titik pusat adalah unit kerja rekam medis.
2. Pekerjaan ditujukan untuk kepentingan bentuk rekam medis dan
pelaporan. Kegiatan yang meliputi mengawasi (control formulir), menata
alur berkas, mengawasi ketidaklengkapan rekaman, melakukan analisis
kuantitatif isi, mengawasi pelepasan data rekam medis dan memonitor
penggunaan berbagai sumber yang berkaitan dengan pelayanan pasien.
Tidak menggabungkan berbagai elemen data sehingga membentuk
informasi.

Paradigma Baru : Praktek Manajemen Berorientasi Informasi

Dalam paradigm baru, profesi yang disebut manajemen informasi yang bertugas
melaksanakan praktek manajemen berorientasi informasi, berputar dengan
gerakan informasi secara lintas batas dan tersebar luas dalam organisasi.
Perbandingan Paradigma Manajemen Informasi Kesehatan Lama
dan Baru
Tabel 2.1 Perbandingan Manajemen Informasi Kesehatan Lama dan Baru
ORIENTASI CARA RM TRADISIONAL PARADIGMA BARU
MANAJEMEN INFORMASI
KESEHATAN

14
FOKUS Ruang/Unit Kerja (berbasis Berbasis Informasi (Information
bagian, seksi, departemen) Based)
(departemen based)
MODEL PRODUK Bentuk Fisik rekam medic Defenisi butiran (item) data,
pemodelan data, data administrasi,
data audit.
TAMPILAN Data dikumpulkan secara Mencari secara electronis
penggabungan/agregat dan Sumber-sumber data /pengetahuan
dipresentasikan dalam lembaran. digunakan secara simultan.
Menggunakan statistic dan teknik
pemodelan data
ISI Formulir dan desain RM Penetapan logical data
Alur data dan rekayasa ulang
(reengineering).
Perkembangan aplikasi.
Penunjang aplikasi.
ASPEK HUKUM Kerahasiaan dan pelepasan Ragam program sekuritas, audit
informasi dan pengawasan.
Penilaian resiko dan analisis.
Pencegahan dan ukuran
pengawasan.
Sumber : Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan
Kesehatan, Gemala Hatta.R, 2008, Penerbit Universitas Indonesia.

Penjelasan isi tabel diatas :

1. Titik fokus pekerjaan, praktek tradisional memfokuskan tugas
pekerjaannya pada unit kerja, dimana manajer MIK terfokus pada unit
kerjanya, sedangkan pada konsep baru, tugas terfokus pada informasi
(information based).
2. Model produk, paradigma lama menganggap produk pekerjaannya adalah
rekam medis, sedangkan dalam paradigma baru hasil pekerjaan mereka
adalah informasi / rekam kesehatan yang berbasis komputerisasi sehingga
informasi yang diperoleh harus dibuat, dihimpun dan disimpan pada
banyak tempat dalam cakupan pelayanan yang luas yang bila dibutuhkan
sewaktu-waktu dapat dicari secara elektronik. Tugas seorang kepala unit
tertuju pada kumpulan berbendaharaan data yang harus dijabarkan,
mengembangkan model data, menjalankan tugas administrative data serta
menjamin kualitas data melalui beragam tugas audit.

15
 3. Tampilan, dalam paradigma lama pekerjaan praktisi adalah
mengumpulkan data dengan menggabungkan dan ditampilkan dalam
lembaran. Sedangkan tugas analisis informasi cendrung dilakukan oleh
fihak lain di luar unit rekam medis, misalnya oleh pihak yang menjaga
system mutu (quality assurance) manajemen utilisasi atau manajemen
resiko. Konsep tradisional juga tidak mempunyai broker (pengumpul
informasi), memperoleh informasi dari berbagai sumber yang dapat
digunakan secara bersama-sama serta menggabungkanya untuk berbagai
pelayanan informasi lain secara luas maupun dalam memadukan
kepentingan spesifik pengguna yang berbeda. Dalam konsep paradigm
baru yang berorientasi pada informasi, kepala unit kerja MIK dapat
menggunakan berbagai teknologi dalam mencari, menganalisis data
maupun mengevaluasi beragam sumber data, terutama bagi pekerjaan yang
berkaitan dengan peningkatan mutu dan penunjang keputusan.
4. Isi, dalam konsep tradisional, isi RM cenderung terdiri dari kertas formulir
yang kerap berubah desain formulirnya. Sedangkan dalam konsep
paradigm informasi, focus yang dipentingkan adalah mengembangkan
antar muka (interface) yang nyaman bagi pengguna rekam kesehatan
elekronik.
5. Aspek hukum, dalam konsep kerja tradisional, unsur ‘kerahasiaan dan
melepaskan informasi’ lebih ditekankan kepada bagaimana cara
memberikan, meneruskan atau mengeluarkan (melepaskan) informasi.
Sedangkan dalam konsep paradigm baru, unsure tersebut berorientasi pada
manajemen informasi , dimana menjaga kerahasiaan dan melepaskan
informasi tidak dibebankan pada satu unit saja, tetapi harus dipikul secara
bersama antara yang mengirim informasi dan yang menerima informasi.

Sistem Pengelolaan Rekam Medis meliputi beberapa sub-sistem antara lain :

a. Analisa dan Penataan Berkas Rekam Medis (Assembing).

Assembling adalah Perakitan menjadi satu.
Proses assembling berawal dari pengambilan berkas dari masing-masing
poliklinik, kemudian dicek tanggal dikumpulkan dan poliklinik yang mengirim

16
jumlah berkas. Dan dilakukan proses analisis kelengkapan berkas rekam medis.
Jika berkas belum lengkap maka akan disortir ke rak sortir. Setelah itu petugas
Unit Rekam Medik meminta dokter yang bertanggung jawab dalam pengisian
berkas rekam medic tersebut untuk melengkapi data yang diperlukan.

b. Kode Penyakit (Coding).

Yaitu pemberian kode atas diagnosis penyakit atau operasi atau tindakan berdasar
klasifikasi penyakit yang berlaku dengan menggunakan : ICD 10 untuk mengkode
penyakit, ICOPIM dan ICD-9 CM digunakan untuk mengkode tindakan.
Sedangkan prosedur koding yaitu memberi kode penyakit pada diagnose pasien
yang terdapat pada berkas rekam medis sesuai dengan ICD-10, menghubungi
dokter yang menangani pasien yang bersangkutan apabila diagnose pasien
tersebut kurang bisa dimengerti atau tidak jelas, melakukan pengolahan klasifikasi
penyakit, memberikan pelayanan kepada dokter atau peneliti lain yang akan
melakukan penelitian yang sesuai index penyakit pasien. Hasil diagnosis dari
dokter merupakan diagnosis utama maupun sebagai diagnose sekunder atau
diagnosa lain yang dapat berupa penyakit komplikasi, maka harus menggunakan
buku ICD-10 (International Statistical Classification of Deseases and Related
Health Problems Tenth Revision). Untuk pasien yang dilakukan tindakan operasi,
nama operasi tersebut dilengkapi dengan kode-kode operasi yang dapat ditentukan
dengan bantuan buku ICOPIM dan ICD-9 CM (Internasional Classification of
Procedure in Medicine). Dalam mencari kode penyakit dapat dicari berdasarkan
abjad nama penyakit yang dapat dilihat di dalam buku ICD-10 (International
Statistical Classification of Desease and Related Health Problems Tenth
Revision). Lalu untuk indexing dilakukan dengan cara komputerisasi. Juga
digunakan lembaran kode penyakit yang sering muncul untuk mempermudah
proses pengkodean.

c. Indeks Penyakit (Index).

Indexing berarti mengindex kode penyakit ke dalam computer sehingga
didapatkan data mengenai kode penyakit yang nantinya dapat digunakan sebagai
bahan penelitian.

17
Prosedur Indexing adalah setelah kode penyakit didapatkan, maka kode tersebut
dimasukkan ke dalam database computer dengan program tertentu menurut data
pasien pada berkas rekam medis tersebut.
Untuk membuka data pasien di komputer digunakan nomor rekam medis pasien
yang diketikkan pada kolom rekam medis. Setelah itu, akan keluar data pasien
yang kita inginkan dan masukkan kode penyakit yang telah ada pada berkas
rekam medis pasien tersebut. Di dalam koding dan indeksing memberi kode
penyakit-penyakit dengan menggunakan ICD-10. Kemudian setelah melakukan
pengkodean, diinput ke komputer dengan indeksing, hal ini dapat digunakan untuk
pemberian kode dan indeksing pada diagnosa, penyebab cidera dan penyebab
kematian.

ICD 10
Fungsi ICD menurut Kasim (2008), penerapan pengkodean ICD digunakan untuk:
1. Mengindex pencatatan penyakit dan tindakan di sarana pelayanan
kesehatan.
2. Masukan/input bagi system pelaporan diagnosis medis.
3. Memudahkan proses penyimpanan dan pengambilan data terkait diagnosis
karakteristik pasien dan penyedia layanan.
4. Bahan dasar dalam pengelompokan DRGs (Diagnosis Related Groups)
untuk system penagihan pembayaran biaya pelayanan.
5. Pelaporan Nasional dan Internasional morbiditas dan mortalitas.
6. Tabulasi data pelayanan kesehatan bagi proses evaluasi perencanaan
pelayanan medis.
7. Merencanakan bentuk pelayanan yang harus direncanakan dan
dikembangkan sesuai kebutuhan zaman.

Tabel 2.2 Tabel Kategori dan Jenis Penyakit

No Kode ICD Kategory dan Jenis Penyakit
1. A00-B99 Penyakit Infeksi dan Parasit Tertentu
2. C00-D48 Penyakit Neoplasma
3. D50-D53 Penyakit Darah dan Organ Pembuat Darah dan beberapa
kelainan yang berhubungan dengan mekanisme kekebalan
4. E00-E90 Penyakit Endokrin dan Nutrisi Metabolik
5. F00-F99 Gangguan Jiwa dan Perilaku
6. G00-G99 Penyakit Susunan Saraf
7. H00-H59 Penyakit Mata dan penyakit Adneksa
8. H60-H95 Penyakit telinga dan procesus mastoid

18
9. I00-I99 Penyakit Sistem Sirkulasi
10. J00-J99 Penyakit Sistem Pernafasan
11. K00-K93 Penyakit Sistem Pencernaan
12. L00-L99 Penyakit Kulit dan Jaringan Subkutan
13. M00-M99 Penyakit Sistem Musculosceletal dan Jaringan Ikat
14. N00-N99 Penyakit Sistem Kemih Kelamin
15. O00-O99 Kehamilan, Persalinan dan Masa Nifas
16. P00-P96 Keadaan Tertentu yang bermula pada masa perinatal
17. Q00-Q99 Kelainan Bawaan, Kelainan Pembentukan dan Kromosom
18. R00-R99 Gejala dan tanda penemuan abnormal secara klinis
laboratorium yang tidak diklasifikasikan di tempat lain

2.2.5 Alat Bantu Perancangan Sistem Informasi

Langkah-langkah yang dilakukan dalam tahap pengembangan suatu sistem
adalah membuat usulan pemecahan masalah secara logical. Alat bantu yang
digunakan antara lain :
1. Data Flow Diagram (DFD).
Data Flow Diagram adalah gambaran sistem secara logikal. Gambaran ini
tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data atau
organisasi file.
Keuntungan menggunakan Data Flow Diagram (DFD) adalah memudahkan
pemakai yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang
akan dikerjakan atau dikembangkan. Simbol-simbol yang digunakan antara
lain:
Tabel 2.3 Simbol-Simbol Data Flow Diagram (DFD)

NO. SIMBOL KETERANGAN

Merupakan kesatuan luar (entity) di

1. lingkungan luar sistem yang dapat berupa
orang, organisasi, atau sistem lainnya yang
berada di lingkungan luarnya yang akan
Simbol Kesatuan Luar
memberiakan input atau menerima output.
Merupakan kegiatan / kerja yang dilakukan
2. oleh orang, mesin atau komputer dari suatu

19
 arus data yang masuk ke dalam proses untuk
dihasilkan arus data yang akan keluar dari
proses.
Simbol Proses

Merupakan simpanan dari data yang dapat

3. berupa suatu file atau database di sistem
komputer.

Simbol Penyimpanan
Data
Arus data ini mengalir di antara proses
4. (process), simpanan data (data store) dan
kesatuan luar (eksternal entity). Arus data
Simbol Arus Data sebaiknya diberi nama yang jelas dan
mempunyai arti. Nama dari arus data
dituliskan di samping atau di atas garis
panahnya.

2. Bagan Alir Sistem (Sistem Flow Chart).

Sistem Flow Chart merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara
keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urutan-urutan dari prosedur-
prosedur yang ada di dalam sistem. Sistem Flow Chart digambarkan dengan
menggunakan simbol-simbol yang tampak sebagai berikut :
Tabel 2.4 Simbol- simbol Bagan Alir Sistem (Sistem Flow Chart)

NO. SIMBOL KETERANGAN

1. Menujukkan dokumen input dan output baik

untuk proses manual, mekanik atau komputer.
Simbol Dokumen
Menujukkan pekerjaan manual.
2.

Simbol Kegiatan

20
 Manual
Menujukkan kegiatan proses dari operasi
3. program komputer.

Simbol Proses

4. Menujukkan simpanan offline bisa berupa file

atau arsip.
Simbol Offline
Menujukkan input / output menggunakan pita
5. magnetik.

Simbol Pita Magnetik

Menujukkan input / output yang menggunakan
kartu plong (Punched Card).
6.
Simbol Kartu Plong

7. Menujukkan input / output menggunakan

harddisk.

Simbol Harddisk
Menujukkan input / output menggunakan
8. diskette.

Simbol Diskette
Menujukkan arus dari proses.
9.

Simbol Garis Alir

3. Bagan Alir Program (Program Flow Chart)

Program Flow Chart adalah suatu bagan yang menggambarkan arus logika
dari data yang akan diproses dari awal suatu program sampai akhir program.
Bagan alir terdiri dari simbol-simbol yang akan dikerjakan. Bagan alir
program dapat digambarkan dengan menggunakan simbol-simbol sebagai
berikut :
Tabel 2.5 Simbol-Simbol Bagan Alir Program (Program Flow Chart)

NO. SIMBOL KETERANGAN

21
 Digunakan untuk menujukkan awal dan
1. akhir program.
Simbol Terminal
Digunakan untuk memberikan nilai awal
2. pada suatu variabel atau counter.

Simbol Persiapan
Digunakan untuk pengolahan aritmatik dan
3. pemindahan data.

Simbol Pengolahan
Digunakan untuk mewakili operasi
4. perbandingan logika.

Simbol Keputusan
Digunakan untuk menujukkan hubungan
5. arus proses yang terputus dalam halaman
yang sama.
Simbol Penghubung

6. Digunakan untuk menujukkan hubungan

arus proses yang terputus dengan
Simbol Penghubung sambungannya yang ada di halaman lain.
Halaman Lain
Digunakan untuk menujukkan suatu operasi
7. yang rinciannya ditunjukkan di tempat lain.

Simbol Terdefinisi

4. Entity Relational Diagram (ERD)

Entity Relational Diagram (ERD) adalah bagian yang menunjukkan hubungan
antara entity yang ada dalam sistem. Simbol-simbol yang digunakan dapat
dilihat pada tabel di bawah ini :
Tabel 2.6 Simbol-simbol Entity Relationship Diagram

NO. SIMBOL KETERANGAN

Entity.
1.

Atribut dari entity.

2.

22
 Atribut dari entity dengan key (kunci).
3.

Relasi atau aktifitas antar entity.

4.

Hubungan satu dan pasti.

5.

Hubungan banyak dan pasti.

6.

Hubungan satu tapi tidak pasti.

7.

(Sumber : Nugroho, Adi. 2002. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

Dengan Metodologi Berorientasi Objek. Bandung: Penerbit Informatika
Bandung).

2.3 Evidence Based Medicine (EBM)

Evidence Based Medicine (EBM) merupakan pemanfaatan bukti ilmiah

berdasarkan penelitian klinis mutakhir yang sahih dalam tatalaksana proses
penyembuhan penyakit. Langkah EBM adalah mengajukan pertanyaan klinik
yang dapat dijawab (asking answerable question), melakukan pelacakan pustaka
untuk menjawab pertanyaan klinik, melakukan telaah kritis terhadap bukti ilmiah,
melakukan integrasi antara bukti ilmiah yang valid, keahlian klinik, dan nilai serta
harapan yang ada pada pasien, melakukan evaluasi hasil guna penerapan bukti
ilmiah di dalam praktek. Tujuan utama dari EBM adalah membantu proses
pengambilan keputusan klinik, baik untuk kepentingan pencegahan, diagnosis,
teapeutik, maupun rehabilitatif yang didasarkan pada bukti-bukti ilmiah terkini
yang dipercaya dan dapat dipertanggungjawabkan. Dengan demikian maka salah
satu syarat utama untuk memfasilitasi pengambilan keputusan klinik yang
evedence-based, adalah dengan menyediakan bukti-bukti ilmiah yang relevan

23
dengan masalah klinik yang dihadapi serta diutamakan yang berupa hasil meta-
analisis, review sistematik, dan randomized controlled trial (RCT). Kalangan
medis harus mempunyai kemampuan untuk melakukan kajian kritis (critical
appraisal) berdasarkan prinsip-prinsip EBM terhadap hasil-hasil penelitian klinis
tersebut dan independen dalam menentukan keputusan klinis (Clinical Decision).
Secara lebih rinci EBM merupakan keterpaduan antara bukti-bukti ilmiah yang
berasal dari study yang dipercaya (best research evidence) dengan keahlian klinis
(clinical expertise) dan nilai-nilai yang ada pada masyarakat (patient values).

Banyaknya jenis dan jumlah obat yang beredar serta bertambahnya berbagai
obat baru justru menyebabkan kebingungan dan kesukaran bagi dokter dan tenaga
kesehatan lain dalam memilih obat untuk pelayanan kesehatan. Sebagian besar
sediaan obat yang beredar merupakan duplikasi sediaan yang ada, dengan ini dan
dosis yang sama tetapi harga berbeda. Sebagian lagi merupakan obat yang kurang
dibutuhkan karena tidak sesuai dengan kondisi penyakit yang ada atau obat
tersebut sesuai dengan kondisi yang ada resikonya lebih besar daripada
manfaatnya. Teknologi diagnostik dan terapeutik selalu disempurnakan dari waktu
ke waktu sehingga bisa saja obat atau teknologi kesehatan yang sebelumnya
diketahui terbaik di masanya dapat segera digantikan oleh obat atau teknologi
kesehatan yang lebih efektif dan aman. Dengan bertambahnya pengalaman klinik
seseorang maka kemampuan/ keterampilan untuk mendiagnosis dan menetapkan
bentuk therapy juga meningkat. Agar dapat memberikan therapy terbaik untuk
pasien, praktisi medis harus menetapkan jenis obat yang benar-benar diperlukan,
paling efektif dan aman bagi pasien. Proses pengambilan keputusan untuk
memilih obat ini harus didasarkan pada bukti-bukti ilmiah yang terkini dan valid
yaitu menggunakan EBM. Dalam mempraktekkan EBM, praktisi medis dibantu
oleh farmasis atau apoteker yang memang tidak secara langsung memberikan
saran kepada dokter mengenai pilihan pengobatannya berdasarkan EBM, dan turut
serta memonitor perkembangan kesehatan pasien. Sehingga, selain dapat
meningkatkan keberhasilan therapy dan memperbaiki kwalitas hidup pasien, EBM
juga dapat melindungi dokter dari tuntutan malpraktek akibat keputusan therapy
yang tidak berdasarkan bukti.

24
2.4 Anamnesa
Anamnesa adalah kumpulan informasi subjectif yang diperoleh dari apa yang
dipaparkan oleh pasien terkait dengan keluhan utama yang menyebabkan pasien
mengadakan kunjungan ke dokter. Anamnesa yang baik untuk seorang dewasa
mencakupi keluhan utama, informasi mengenai kelainan yang dialami sekarang,
riwayat penyakit terdahulu, riwayat keluarga, dan informasi mengenai keadaan
tiap system tubuh pasien.
Format anamnesa merupakan suatu kerangka terstruktur untuk mengorganisir
informasi yang diperoleh dari pasien dalam bentuk lisan maupun tulisan. Format
ini mengarahkan dokter pada informasi spesifik yang harus diperoleh dari pasien.
Anamnesa yang dapat mengarahkan dokter pada informasi tersebut sebenarnya
sangatlah bervariasi. Keterampilan dalam melakukan hal ini membutuhkan
pengetahuan yang dalam mengenai informasi tersebut, kemampuan dalam
mendapatkan informasi yang akurat dan mendetail, dan keterampilan
interpersonal yang dapat memudahkan anda merespon perasaan pasien.

Anamnesa Berorientasi Dari Masalah

Melakukan Anamnesa Komprehensif

Untuk pasien baru dilakukan anamnesis mendalam mengenai keluhan utama yang
dialami pasien, untuk pasien yang mencari penanganan spesifik, dokter perlu
melakukan anamnesa yang mendalam dan mengaitkannya dengan informasi yang
diperlukan dalam cakupan spesialisasi tersebut.

a. Komponen Anamnesis Komprehensif

1. Mencantumkan tanggal pengambilan anamnesis

Hal ini sangat penting dilakukan terutama dalam kondisi gawat darurat.

2. Mengidentifikasi data pribadi pasien

25
 Komponen ini mencakup data pribadi pasien : nama, usia, jenis kelamin,
status pernikahan dan pekerjaan.

3. Tingkat reabilitas (dapat dipercaya atau tidak)

Apakah pasien mengemukakan keluhan dengan ragu-ragu atau dapat

menjelaskan apa yang dirasakannya dengan detail, sehingga informasi
dapat dipercaya.

4. Keluhan Utama

Usahakan mencatat kata-kata asli yang dikemukakan pasien, misalnya

sakit perut, atau badan panas.

5. Anamnesis terpimpin

Anamnesa terpimpin adalah informasi yang lengkap, jelas, detail dan

bersifat kronologik terkait dengan keluhan utama. Komponen ini
mencakup keluhan, keadaan yang memicu terjadinya keluhan,
manifestasinya dan pengobatan yang telah dilakukan. Gejala yang
didapatkan harus memiliki karakteristik yang menjelaskan 1).lokasi,
2).kualitas, 3).kuantitas atau keparahan, 4).waktu yang mencakup omset,
durasi dan frekwensi, 5).keadaan yang memicu terjadinya keluhan.
6).Faktor lain yang memperberat atau meringankan gejala, 7).Gejala lain
yang terkait dengan keluhan utama.

6. Riwayat Penyakit Terdahulu

Perlu menanyakan penyakit ringan atau penyakit kronis yang pernah

dialami pasien pada masa kecil. Selain itu informasi mengenai riwayat
penyakit pada masa dewasa perlu didapatkan dan mencakup 4 hal yaitu
sebagai berikut:

a. Riwayat Medis : tanyakan adanya diabetes, hypertensi, asma, hepatitis,

HIV dan riwayat opname.

26
 b. Riwayat operasi : tanyakan mengenai waktu, indikasi dan jenis operasi
yang dilakukan.

c. Riwayat Gynecologis : tanyakan mengenai riwayat obstetric, riwayat

menstruasi, keluarga berencana dan fungsi seksual.

d. Riwayat Psikiatrik : tanyakan mengenai waktu, diagnosis, riwayat

opname, dan pengobatan yang dijalani.

Selain keempat hal tersebut, anda juga perlu memperoleh informasi

mengenai vaksinasi yang telah dilakukan, dan hasil pemeriksaan
skrining yang pernah dijalani pasien.

7. Riwayat Penyakit pada keluarga

Dalam memperoleh informasi ini, tanyakan mengenai usia, penyebab

kematian, atau penyakit yang dialami oleh keluarga terdekat pasien seperti
orangtua, kakek-nenek, saudara, anak, atau cucu. Tanyakan mengenai
keberadaan penyakit atau keadaan yang dicantumkan berikut: hipertensi,
penyakit jantung koroner, dislipidemia, stroke, diabetes, gangguan thyroid
atau ginjal, kanker, arthritis, tuberkulosis, asma atau penyakit paru lainnya,
sakit kepala, kejang, gangguan mental, kecanduan obat-obatan, dan alergi,
serta keluhan utama yang dilaporkan oleh pasien.
8. Kepribadian dan riwayat sosial

Kepribadian mencakup pasien dan minat, sumber dukungan, cara

mengatasi masalah, kekuatan dan ketakutan. Riwayat social mencakup
olahraga atau pola makan, atau pengobatan alternative yang pernah
dilakukan pasien.

9. Ulasan system tubuh

Daftar pertanyaan untuk system tubuh :

a. Keadaan umum, berat badan sebelum keluhan, perubahan berat badan.

Kelemahan, kelelahan, demam.

27
b. Kulit, gatal, bercak, benjolan, kering, perubahan warna, perubahan
rambut dan kuku.
c. Telinga-Hidung-Tenggorok-Mata-Kepala, Kepala: Sakit kepala, cedera
kepala, pusing, merasa kepala ringan; Mata: tajam pandangan,
penggunaan kaca mata, pemeriksaan terakhir, nyeri, kemerahan, air
mata berlebih, penglihatan ganda, penglihatan kabur, katarak, dll;
Telinga: pendengaran, suara mendengung, vertigo, nyeri, infeksi,
cairan keluar dari telinga; Hidung dan sinus: riwayat flu, sumbatan
hidung, hingus, gatal, hidung berdarah, dan masalah sinus;Tenggorok
(atau mulut dan faring): keadaan gigi, gusi, riwayat nyeri tenggorokan,
sakit menelan, dan suara parau.
d. Leher, benjolan, pembesaran kelenjar, gondok, nyeri, atau kekakuan
pada leher.
e. Payudara, benjolan, nyeri, cairan puting, riwayat pemeriksaan mandiri
(Sadari).
f. Respiratorik, batuk, sputum, batuk darah, sesak napas, mengik. Anda
dapat pula menanyakan ada tidaknya riwayat tuberkulosis, pneumonia,
emphisema, asma, dan bronkhitis.
g. Kardiovaskuler, permasalahan jantung, tekanan darah tinggi, demam
rematik, nyeri dada atau rasa tidak nyaman, palpitasi, sesak pada saat
baring, paroxismal nocturnal dispnea, edema, riwayat EKG atau
pemeriksaan jantung lainnya.
h. Gastrointestinal, sulit menelan, nyeri perut dan lokasinya, nafsu
makan, mual, muntah, warna dan konsistensi feses, perdarahan anus,
hemorrhoid, konstipasi, diare. Nyeri perut, intoleransi makanan,
sendawa berlebihan.
i. Urinarius, frekuensi berkemih, poliuria, nokturia, urgensi, nyeri pada
saat berkemih, batu ginjal, inkontinensi.
j. Genitalia, Pria: hernia, cairan dari penis, nyeri penis atau testis,
riwayat penyakit menular seksual, kebiasaan seksual, kepuasan,
metode KB, penggunaan kondom. Wanita: usia menarke; keteraturan,
frekuensi dan durasi haid; jumlah darah, perdarahan diantara masa haid

28
 atau setelah berhubungan seksual; dismenore, gangguan pre-
menstruasi; usia menopause, gejala menopause, perdarahan post-
menapuse; sekret vagina, gatal, perih, benjolan, riwayat penyakit
menular seksual dan pengobatannya; jumlah kehamilan dan kelahiran,
metode KB, riwayat keguguran, komplikasi kehamilan; preferensi
seksual, fungsi, kepuasan, permasalahan lain seperti dispareunia;
terpapar dengan infeksi HIV.
k. Vaskuler perifer, klaudikasio intermitten, keram, varises.
l. Muskuloskeletal, nyeri otot dan sendi, kekakuan, arthritis, riwayat
gout, dan nyeri punggung. Jika dirasakan, tanyakan lokasi dari otot
atau sendi yang mengalaminya, ada tidaknya bengkak, kemerahan,
nyeri, kekakuan, kelemahan, atau pergerakan yang terbatas; termasuk
waktu gejala tersebut terjadi, durasi, dan riwayat trauma.
m. Neurologik, pingsan, kejang, kelemahan, paralisis, rasa baal,
kesemutan, tremor atau pergerakan involunter lainnya.
n. Hematologik, anemia, gusi mudah berdarah, riwayat reaksi post
transfuse.
o. Endokrin, masalah thyroid, intoleransi panas dan dingin, keringat
berlebih, haus dan lapar berlebih, poliuria, perubahan ukuran sepatu
yang mendadak.
p. Psikiatrik, kecemasan, ketegangan, mood termasuk deresi, gangguan
memori, percobaan bunuh diri jika ada.

b. Persiapan Anamnesis

1. Luangkan waktu untuk introspeksi

Dokter membina hubungan yang baik dengan pasien dari berbagai usia,
kelas social, ras, etnis, dan keunikan.

2. Membaca rekam medis pasien

29
 Dokter membaca rekam medis pasien sebelum melakukan anamnesa,
sehingga diperoleh gambaran awal tentang pasien, diagnosis terdahulu dan
penanganannya, yang dapat digunakan sebagai acuan bagi dokter tentang
apa yang dibutuhkan pasien.

3. Menetapkan tujuan anamnesis

Sebelum melakukan anamnesis, penting untuk mengklarifikasi tujuan

dalam wawancara. Tujuan utama adalah pengisian formulir yang
dibutuhkan fasilitas kesehatan, dan pada akhirnya membentuk kesimpulan
yang didasari oleh rekam medis yang telah dibaca sebelumnya.

4. Memperhatikan perilaku dan penampilan diri

Pasien akan memperhatikan postur tubuh, gestur, kontak mata dan nada
suara dapat mengekspresikan minat, perhatian dan pemahaman. Dokter
yang berpakaian rapi, bersih, konservatif, dan disertai papan nama dapat
meyakinkan pasien.

5. Memperbaiki lingkungan klinik

Membuat lingkungan klinik senyaman mungkin, misalnya menutup tirai

saat memeriksa anggota tubuh pasien.

6. Mempersiapkan catatan

Buatlah catatan yang ringkas, padat, dan mudah dipahami, sehingga

kesibukan anda dalam mewawancarai pasien terganggu dengan kesibukan
anda dalam mencatat.

c. Proses Anamnesis

Rangkaian tahapan dalam anamnesis :

1. Menyelami pasien dan menciptakan hubungan yang bersahabat

30
 Bagaimana anda menyapa pasien dan pengunjung lain di ruangan anda
akan memberikan kenyamanan pasien, dan akan membentuk kesan
pertama pasien terhadap anda.

2. Mengundang cerita pasien

Dokter sebaiknya menguasai teknik wawancara yang baik menggunakan

petunjuk verbal maupun non verbal untuk mempersilahkan mereka
berkeluh kesah secara spontan.

3. Menggunakan waktu seefektif mungkin

Memfokuskan wawancara pada permasalahan yang paling mencolok.

4. Memperluas dan mengklarifikasi anamnesis

Dokter dapat memandu pasien untuk menjelaskan informasi yang paling

penting

5. Menciptakan dan mengecek Hipotesis Diagnosis

Mengidentifikasi beberapa atribut mengenai gejala pasien dan mengejar

detil spesifik merupakan hal fundamental untuk mengetahui pola penyakit
dan membedakan satu penyakit dengan penyakit lainnya.

6. Memiliki pemahaman yang sama terhadap masalah pasien

Tentang konsep nyeri, mungkin pasien kurang peduli terhadap penyebab

nyeri dan hanya menginginkan obat pereda nyeri, sedangkan dokter lebih
focus pada penyebab rasa nyeri. Dokter harus memahami apa yang
diharapkan pasien darinya.

7. Menentukan rencana selanjutnya

Mempelajari penyakit akan memberikan gambaran permasalahan pasien

pada anda. Gambaran ini akan membentuk dasar dalam merencanakan
pemeriksaan selanjutnya (pemeriksaan penunjang, pemeriksaan
laboratorium, konsul dan lain-lain) dan merancang penatalaksaan.

31
 8. Menjadwalkan pertemuan berikutnya

Jadwalkan pertemuan berikut untuk mengikuti perkembangan penyakit

pasien atau keberhasilan therapy.

2.5 Tinjauan Umum Tentang Rawat Jalan

Rawat Jalan merupakan salah satu unit kerja di Puskesmas yang melayani
pasien yang berobat jalan tidak lebih dari 10 jam pelayanan, termasuk seluruh
prosedur diagnostic dan terapeutik. Pada waktu yang akan datang, rawat jalan
merupakan bagian terbesar dari pelayanan kesehatan di Puskesmas. Disebutkan
juga bahwa pada akhir tahun 1990-an pertumbuhan yang cepat dari rawat jalan di
tentukan oleh 3 faktor yaitu :

1. Penekanan biaya untuk mengontrol peningkatan harga perawatan kesehatan

dengan rawat inap.

2. Peningkatan kemampuan dan system reimbursement untuk prosedur rawat

jalan.

3. Perkembangan secara terus menerus dari teknologi tinggi untuk pelayanan

rawat jalan akan menyebabkan pertumbuhan rawat jalan pada abad
mendatang.

Tujuan pelayanan rawat jalan :

1. Untuk menentukan diagnosa penyakit dengan tindakan pengobatan, untuk

rawat inap atau untuk tindakan rujukan.

2. Untuk memberikan konsultasi kepada pasien yang memerlukan advice dari

dokter misalnya Dokter Spesialis, baik dengan tindakan pengobatan atau
tidak dan untuk menyediakan tindak lanjut bagi pasien dengan penyakit
menahun yang harus tetap mengontrol kesehatannya.

32
Tugas Pokok Unit Rawat Jalan :

1. Pencatatan hasil pemeriksaan, diagnosis, pengobatan dan tindakan yang telah

dilakukan pada pasien.

2. Membuat surat rujukan dan balasan surat rujukan.

3. Membuat sensus harian dan menyerahkan ke bagian assembling berikut

berkas rekam medis.

4. Penggunaan Informed Consern jika dibutuhkan.

Tujuan Pencatatan :

1. Untuk menciptakan komunikasi yang efektif pada semua tim kesehatan yang
terlibat sehingga dapat mencegah tumpang tindih, pengulangan atau
kesenjangan dalam pelayanan/ asuhan perawatan.

2. Sebagai sumber informasi bagi setiap petugas kesehatan yang terlibat dalam
pelayanan.

3. Sebagai bukti untuk mutu pelayanan dan sekaligus untuk tanggung jawab dan
tanggung gugat.

4. Sebagai sumber daya untuk penelitian dan pendidikan.

5. Sebagai dokumentasi yang syah.

Dokumen yang digunakan :

a. Admission note.

b. Sensus harian rawat jalan.

c. Berkas rekam medis rawat jalan.

d. Buku register rawat jalan.

e. Surat pengantar rujukan dan balasan rujukan.

f. Buku expedisi serah terima berkas rekam medis rawat jalan.

33
Informasi yang bisa diperoleh :

a. Jumlah pasien rawat jalan perhari.

b. Jumlah pasien perpoli.

c. Jumlah pasien perdokter.

d. Jumlah pasien rujukan dan dirujuk.

Kegunaan buku register pelayanan pasien rawat jalan :

a. Untuk mengetahui beban kerja URJ masing-masing UPF termasuk UGD.

b. Untuk mengetahui kunjungan pasien baru dan jumlah kunjungan masing-

masing poliklinik dan merupakan data dasar pembuatan laporan kegiatan
unit rawat jalan.

c. Untuk mengetahui cara pembayaran pasien rawat jalan dan sebagai dasar
pembuatan laporan tingkat pemanfaatan Puskesmas oleh masyarakat.

d. Sebagai arsip unit rawat jalan /poliklinik yang harus selalu disimpan di
setiap unit rawat jalan/poliklinik.

Pengisian buku register rawat jalan :

a. Buku register ini diisi pada saat pasien dating di poliklinik untuk
pemeriksaan.

b. Buku register harus sesuai dengan format yang ditetapkan.

Tanggung jawab pelaksanaan buku register pelayanan pasien rawat jalan :

a. Perawat kepala pada masing-masing poliklinik bertanggungjawab pada

pengisian buku register pasien rawat jalan.

b. Perawat atau bidan yang ditunjuk oleh perawat kepala poliklinik

melaksanakan pengisian buku register sesuai petunjuk yang telah
ditetapkan.

34
 c. Buku register disediakan oleh bidang perawatan dan sesuai dengan format
yang telah ditetapkan.

2.6 Rekam Medis

2.6.1 Sejarah Rekam Medis

Sejarah dan Perkembangan Rekam Medis tingkat International

Pada zaman Paleoliticum

Para arkeolog menemukan peninggalan purba berupa lukisan mengenai

tata cara praktek pengobatan di dinding gua batu di Spanyol, antara lain tentang
amputasi jari tangan, yang diduga telah berumur 25000 tahun (pada zaman
paleoliticum)

Pada zaman Mesir Kuno

Dewa Thoth seorang ahli pengobatan dijuluki sebagai Dewa Kebijaksanaan,
mengarang antara 36 sd 42 buku. Enam buku diantaranya mengenai masalah
kedokteran (Tubuh manusia, penyakit, alat-alat pengobatan dan kebidanan).

Imhotep
Hidup di zaman Piramid antara antara 3000 – 2500 SM, menjabat sebagai Kepala
Arsitek Negeri dan Penasehat Medis Raja Fir’aun, adalah seorang dokter yang
mendapat kehormatan sebagai medical demigod, membuat papyrus yaitu
dokumen ilmu kedokteran kuno yang berisi 43 kasus pembedahan.
Ebers Papyrus
Papyrus ini oleh Universitas Leipzing (Polandia) berisi observasi yang cermat
mengenai penyakit dan pengobatan yang dikerjakan secara teliti dan mendalam.

Pada Zaman Yunani Kuno

Hidup seorang yang dikenal sebagai dewa kedokteran yakni Aeculapius yang
dikenal sebagai Hippocrates (bapak ilmu kedokteran). Tongkatnya yang dililit ular
menjadi simbol kedokteran sampai saat ini. Beliaulah yang banyak menulis

35
tentang pengobatan penyakit dengan metode ilmu modern, mengenyampingkan
ramalan dan pengobatan mistik, serta melakukan penelitian observasi dengan
cermat yang sampai saat ini masih dianggap relevan. Hasil penelitian terhadap
pasien tersebut sampai saat ini juga masih dapat dibaca oleh para dokter. Beliau
mengajarkan pentingnya menuliskan catatan penemuan medis kepada murid-
muridnya.

Pada Zaman Romawi

Galen dan St.Jerome yang memperkenalkan pertama kali istilah rumah sakit
(Hospitalia) yang didirikannya pertama kali di Roma, Italia pada tahun 390
Masehi.

Pada Zaman Byzantium

Perkembangan ilmu kedokteran hanya mencapai pada 3 abad pertama. Adanya
pencatatan atas apa yang dilakukan para rahib (dokter kuno). Dikenal beberapa
pengarang ilmu kedokteran: Aetius, Alexander, Oribasius dan Faul.

Pada Zaman Yahudi

Ditemukan buku “Leviticius” yang membicarakan hal sanitasi dan higienis: efek
menyentuh benda kotor, jenis makanan yang harus dimakan, jenis makanan yang
mengandung gizi, cara membersihkan ibu yang baru bersalin. Segi kebersihan
lainnya.

Pada Zaman Keemasan Dinasti Islam (Zaman Muhammad)

Pada perkembangan zaman keemasan Dinasti Islam, Avicena (Ibnu Sina) dan
Rhazes merupakan tokoh yang berperan dalam penulisan catatan klinik yang lebih
baik maupun buku-buku kedokteran seperti “Treatise on Smallpox and Measles”.

Pada Zaman Renaissance

36
Pentingnya rekam medis mulai sangat terasa sejak didirikannya Rumah Sakit
St.Barthelomew di London. RS ini sangat menekankan pencatatan
laporan/instruksi medis yang harus dilakukan oleh seorang dokter sebagai bentuk
pertanggungjawabannya kepada pasiennya. RS ini juga yang mempelopori adanya
pendirian perpustakaan kedokteran.

Pada Abad 18

Rumah Sakit Penansylavania di Philadelphia didirikan oleh Benyamin Franklin

pada tahun 1752. Kemudian tahun 1771 rumah sakit New York didirikan. dan
pencatatan rekam medis baru dilakukan pada tahun 1793 yaitu registrasi pasien
baru. Tahun 1862 pengindeksan penyakit dan kondisi penyertanya baru dilakukan.

Pada Abad 19

Perkembangan dunia rekam medis semakin berkembang, dengan dibukanya

rumah sakit umum Massacussect di Boston tahun 1801. RS ini memiliki rekam
medis dan katalog pasien lengkap. tahun 1871 mulai menginstruksikan bahwa
setiap pasien yang dirawat harus dibuat Kartu Indeks Utama Penyakit (KIUP).

Abad 20 rekam medis baru menjadi pusat perhatian secara khusus pada beberapa
rumah sakit, perkumpulan/organisasi/ikatan tenaga medis (dokter) di negara barat.
Pada tahun 1902 American Hospital Association (AHA) untuk pertama kalinya
melakukan diskusi rekam medis. Hingga tahun 1905 seorang dokter
berkebangsaan Amerika dr. Wilson mengemukakan pidato ilmiahnya tentang “A
clinical chart for the record of patient in small hospital” atau inti pidatonya yaitu
tentang pentingnya nilai rekam medis yang lengkap demi kepentingan pasien
maupun pihak rumah sakit. Perkembangan berikutnya yaitu sebagai berikut:

a. Tahun 1935 di Amerika mulai muncul 4 buah sekolah rekam medis.

b. Tahun 1955 sekolah tersebut telah berkembang hingga 26 sekolah.

c. Di Inggris didirikan 4 buah sekolah rekam medis tahun 1948.

37
 d. Australia mendirikan sekolah rekam medis oleh ahli rekam medis
berkebangsaan Amerika Ny.Huffman.

Sejarah & Perkembangan Rekam Medis tingkat Nasional

Di Indonesia sejarah dan perkembangan rekam medis dijumpai dengan adanya

resep-resep jamu warisan nenek moyang yang diturunkan dari generasi ke
generasi melalui catatan pada daun lontar dan sarana lain yang dapat digunakan
sesuai dengan zamannya.

Walapun pelayanan RM di Indonesia telah ada sejak zaman penjajahan, namun

perhatian untuk pembenahan yang lebih baik dapat dikatakan mulai sejak
diterbitkannya.

1. Keputusan Men.Kes.RI No. 031/Birhup/1972 yang menyatakan bahwa

semua rumah sakit diharuskan mengerjakan medical recording dan
reporting, dan hospital statistic. Keputusan tersebut kemudian dilanjutkan
dengan adanya

2. Keputusan Men.Kes.RI No. 034/Birhup/1972 tentang Perencanaan dan

Pemeliharaan Rumah Sakit. “ Guna menunjang Rencana Induk (Master
Plan) yang baik, maka setiap RS diwajibkan : mempunyai dan merawat
statistik yang up to date, membina medical record berdasarkan ketentuan-
ketentuan yang telah ditetapkan “.

3. Keputusan Men.Kes.RI No. 134/MenKes/SK/IV/78, tgl 28 April 1978,

tentang SOTK RSU. “ Sub Bagian (Urusan) Pencatatan Medik mempunyai
tugas mengatur Pelaksanaan Kegiatan Pencatatan Medik “.

4. UU No. 23 tahun 1992 twntang kesehatan.

5. PP No. 32 tahun 1996 tentang tenaga kesehatan.

6. Adanya UU Praktik Kedokteran No. 29 tahun 2004.

38
 7. PerMenKes RI No. 269/MenKes/Per/III/2008, tentang Rekam Medik
(Medical Record).

2.6.2 Pengertian Rekam Medis

Rekam Medis adalah kumpulan catatan perawatan, catatan pengobatan, dan

catatan hasil pemeriksaan laboratorium. Rekam Medis memiliki fungsi sebagai
rujukan dokter dan perawat dalam melakukan tindakan medis pada pasien.
Dengan system manual seorang dokter hanya terbatas mengakses data-data medis
pasien yang telah dibuatnya.

Menurut Basuki (1999) alasan manusia merekam informasi antara lain :

a. Alasan pribadi, merupakan rekaman yang menyangkut kapasitas pribadi

atau individu dan keluarga.

b. Alasan sosial. Manusia tidak hidup sendiri, dia hidup dalam sebuah
kelompok. Manusia merupakan bagian dari organisasi sosial yang
berdasarkan minat bersama akan menghasilkan rekaman tentang kegiatan
mereka, baik sebagai perorangan maupun sebagai bagian organisasi sosial.

c. Alasan ekonomis. Seseorang atau sebuah badan yang memperoleh uang,

mengelola dan membelanjakannya akan menghasilkan data terekam yang
berguna bagi perorangan atau badan korporasi, jadi untuk kepentingan
pribadi atau kolektif.

d. Alasan hukum. Merupakan informasi yang terekam yang berkaitan dengan

masalah hukum.

e. Alasan instrumental. Semua rekaman memiliki fungsi, namun banyak

diantaranya dirancang untuk melaksanakan tugas tertentu. Ini terjadi
karena rekaman sengaja dibuat atau ada kepentingan lain.

f. Alasan tujuan simbolis. Beberapa rekaman tidak terlalu memiliki

kepentingan praktis, adakalanya kepentingan simbolis.

39
 Rekam medis suatu Rumah Sakit atau Puskesmas adalah merupakan
record yang pengelolaannya harus disesuaikan dengan ketentuan, petunjuk dan
pedoman yang berlalu pada pengelolaan record pada umumnya. Beberapa
ketentuan dan petunjuk yang ada dan berlaku di Indonesia yang dapat digunakan
sebagai pedoman dalam pengelolaan record antara lain :

a. Undang-Undang no.7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok

Kearsipan.

b. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 34 tahun 1979 tentang

Penyusunan Arsip beserta penjelasannya.

c. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional nomor SE/01/1981 tentang

Penanganan Arsip Inaktif sebagai pelaksanaan ketentuan peralihan
peraturan pemerintah tentang penyusutan arsip.

d. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional nomor SE/02/1983 tentang Pedoman

Umum untuk Menentukan Nilai Guna Arsip.

Pengelolaan rekam medis selain harus mengacu pada ketentuan, petunjuk,

dan pedoman seperti yang dijelaskan di atas, yaitu yang dikeluarkan oleh Arsip
Nasional, juga harus mengacu pada ketentuan, petunjuk, dan pedoman yang
dikeluarkan oleh Departemen Kesehatan, antara lain :

a. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 10 tahun 1966 tentang

Wajib Simpan Rahasia Kedokteran.

b. Peraturan Menteri Kesehatan nomor 749a/Menkes/Per/XII/1989 tentang

Rekam Medis atau Medical Record.

c. Keputusan Direktur Jenderal Pelayanan Medis nomor 78 tahun 1990

tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah
Sakit.

d. Surat Keputusan Direktur Jenderal Pelayanan Medis nomor 1377 tahun

1990 tentang Pembentukan Tim Penyusunan Rekam Medis di Rumah
Sakit.

40
 e. Surat Edaran nomor HK.00.06.1.5.01660 tentang Petunjuk Teknis
Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar dan Pemusnahan Arsip Rekam
Medis di Rumah Sakit.

f. Undang-Undang Praktek Kedokteran pasal 46 dan 47 tentang pengaturan

rekam medis.

2.6.3 Tujuan Rekam Medis

Tujuan Rekam Medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi

dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan. Tanpa didukung oleh
system Pengelolaan Rekam Medis yang baik dan benar, mustahil tertib
administrasi di tempat pelayanan kesehatan akan berhasil sebagaimana yang
diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang
menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan.

2.6.4 Kegunaan Rekam Medis

Kegunaan Rekam Medis secara umum adalah sebagai berikut :

a. Sebagai alat komunikasi antara dokter dan tenaga ahli lainnya yang ikut ambil
bagian di dalam memberikan pelayanan, pengobatan, perawatan kepada pasien.

b. Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus

diberikan kepada pasien.

c. Sebagai dasar dalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan medic pasien.

d. Sebagai bahan yang berguna untuk analisis, penelitian, dan evaluasi terhadap
kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien.

e. Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, Rumah Sakit, maupun dokter dan
tenaga kesehatan lainnya.

f. Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan, perkembangan penyakit,

dan pengobatan selama pasien berkunjung/dirawat di Rumah Sakit.

41
g. Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan serta bahan
pertanggungjawaban dan laporan.

h. Menyediakan data-data khusus yang sangat berguna untuk keperluan penelitian

dan pendidikan.

2.6.5 Tugas Pokok, Wewenang dan Fungsi Pelayanan Rekam Medis

Tugas Pokok :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran kebutuhan barang keperluan medis.

b. Menghimpun bahan-bahan rekam medis di seluruh unit pelayanan.

c. Mengkoordinasikan secara intern dengan unit pelayanan terkait untuk

melakukan audit medis.

d. Mengusulkan pemusnahan berkas rekam medis.

e. Mengolah dan mendokumentasikan data rekam medis untuk proses audit

medis.

f. Menyajikan data rekam medis dan mengevaluasinya.

g. Melaksanakan kegiatan pemeliharaan dokumen rekam medis, pengamanan

kerahasiaan data rekam medis dan bantuan hukum.

h. Melakukan monitoring dan evaluasi mutu pelayanan rekam medis serta

pengendalian kegiatan sub bidang rekam medis dan audit medis.

i. Bertanggung jawab atas terselenggaranya system pelaporan dan informasi

rekam medis.

j. Membuat laporan pertanggungjawaban.

k. Melaksanakan pembuatan surat keterangan dari Puskesmas (surat cuti/ijin,

surat keterangan kelahiran, surat keterangan sakit dan lain-lain).

l. Melaksanakan pembuatan Visum Et Repertum dari dokter.

42
m. Berkoordinasi dengan bagian lain untuk dapat saling membantu dalam
pelaksaan tugas.

n. Bertanggung jawab terhadap kelancaran pengisian rekam medis (status

pasien) oleh dokter.

o. Mengusulkan penambahan isi atau perubahan berkas-berkas dalam rekam

medis.

p. Mengadakan evaluasi rutin mingguan, bulanan dan tahunan.

Wewenang Rekam Medis :

b. Mengelola rekam medis dan melaksanakan audit medis.

c. Memberi ijin peminjaman rekam medis.

d. Memberi saran dan masukan ke unit terkait melalui bidang pengendali.

Fungsi Rekam Medis :

a. Terlaksananya program kerja, fungsi dan tugas sub bidang rekam medis dan
audit medis.

b. Terlaksananya kerjasama dengan unit pelayanan terkait.

c. Terciptanya kegiatan pemeliharaan dan kerahasiaan berkas rekam medis.

d. Tersusunnya laporan kegiatan dan evaluasi rekam medis dan audit medis.

2.6.6 Kerahasiaan Rekam Medis

Ada 3 Golongan Data Pasien :

a. Kurang Peka.

Mencakup data personal dan keuangan. Data personal dan keuangan

diperoleh dari bagian Keuangan.

b. Lebih Peka.

43
 Mencakup data social. Data social diperoleh dari tahap penerimaan pasien di
TPP. Yang mendokumentasikan data social adalah petugas Rekam Medis.

c. Sangat Peka.

Mencakup data medis. Data medis adalah data yang diterima pasien setelah
mendapatkan pemeriksaan dari dokter, perawat, petugas radiolagi, dan
laboratorium.

Setiap dokter atau dokter gigi dalam melaksanakan praktek kedokteran wajib
menyimpan kerahasiaan yang menyangkut riwayat penyakit pasien yang tertuang
dalam rekam medis. Rahasia kedokteran tersebut dapat dibuka hanya untuk
kepentingan pasien untuk memenuhi permintaan aparat penegak hukum (majelis
hakim), permintaan pasien sendiri atau berdasarkan ketentuan perundang-
undangan yang berlaku. Berdasarkan Kitab Undang-Undang Hukum Acara
Pidana, rahasia kedokteran (isi rekam medis) baru dapat dibuka bila diminta oleh
hakim majelis di hadapan sidang majelis. Dokter dan dokter gigi bertanggung
jawab atas kerahasiaan rekam medis sedangkan kepala sarana pelayanan
kesehatan bertanggungjawab menyimpan rekam medis.

Spesialisasi yang berperan dalam pengisian Rekam Medis :

a. Dokter.

b. Ahli Farmasi yang memberikan informasi formula medikasi intravenous

dan zat nutrisi pada pemberian suntikan (parenteral).

c. Teknologis Medis dan Bakteriologis yang memberikan informasi tentang

hasil tes darah dan analisis laboratorium.

d. Audiologis yang memberikan informasi tentang hasil test pendengaran.

e. Tenaga teknisi yang memberikan rekaman grafik hasil electrocardiogram

dan electroencephalogram.

f. Patologis memberikan hasil pemeriksaan specimen dalam pemeriksaan

diagnostic ataupun pembedahan.

44
2.6.7 Mutu Rekam Medis

Rekam medis yang baik dapat pula mencerminkan mutu pelayanan

kesehatan yang diberikan (Payne, 1976: Huffman, 1990). Rekam medis yang
bermutu juga diperlukan untuk persiapan evaluasi dan audit medis terhadap
pelayanan medis secara retrosfektif terhadap rekam medis. Tanpa terpenuhinya
syarat-syarat dari mutu rekam medis ini, maka tenaga medis atau pihak penyedia
layanan kesehatan akan sulit membela diri di pengadilan bila terdapat tuntutan
malpraktik oleh fihak pasien.

Menurut Huffman (1990) dan Sujaga (1996), mutu rekam medis yang baik
adalah rekam medis yang memenuhi indicator indicator mutu rekam medis
sebagai berikut :

a. Kelengkapan isian resume medis.

b. Keakuratan.

c. Tepat waktu.

d. Pemenuhan Persyaratan hukum.

2.6.8 Sistem Kearsipan Rekam Medis

Ada 2 cara pengurusan penyimpanan dalam penyelenggaraan rekam medis

yaitu :

a. Sentralisasi, diartikan menyimpan rekam medis seorang pasien dalam satu

kesatuan, baik rekam medis rawat jalan maupun rawat inap.

Kelebihan :

1. Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan

rekam medis.

2. Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan.

45
 3. Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah
distandarisasi.

4. Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan.

5. Mudah menerapkan sistem unit record.

Kekurangan :

1. Petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani Unit Rawat Jalan dan
Unit Rawat Inap.

2. Tempat penerimaan pasien harus bertugas 24 jam.

b. Desentralisasi, yaitu penyimpanan rekam medis dengan cara dipisah antara

rekam medis rawat jalan, gawat darurat dan rawat inap. Biasanya DRM
pasien rawat jalan disimpan di satu tempat penyimpanan atau poliklinik
masing-masing, sedangkan rekam medis pasien gawat darurat dan rawat inap
disimpan di unit rekam medis.

Kelebihan :

1. Efisiensi waktu, sehingga pasien mendapatkan pelayanan lebih cepat.

2. Beban kerja menjadi lebih ringan.

Kekurangan :

1. Terjadinya duplikasi dalam pembuatan rekam medis.

2. Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak.

3. Cara sentalisasi lebih baik dari decentralisasi.

2.6.9 Sistem Pelayanan Rekam Medis

Sistem Pelayanan Rekam Medis adalah suatu system yang

mengorganisasikan formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan

sedemikian rupa untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan manajemen klinis

46
dan administrasi guna memudahkan pengelolaan dalam melayani pasien yang

memandang sebagai manusia seutuhnya, sehingga semua hasil pelayanan kepada

pasien dapat dinilai dan dilihat pada formulir-formulir dalam DRM.

Tujuan Sistem pelayanan rekam medis yaitu menyediakan informasi guna

memudahkan pengelolaan dalam pelayanan kepada pasien dan memudahkan

pengambilan keputusan manajerial (perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan,

pengawasan, penilaian dan pengendalian) oleh pemberi pelayanan klinis dan

administrasi pada sarana pelayanan kesehatan.

Dalam pelayanan rekam medis, alat utamanya adalah formulir, catatan dan

laporan yang digunakan untuk mencatat, merekam transaksi pelayanan pasien di

setiap tempat atau unit layanan. Tempat atau unit layanan tersebut terbagi menjadi

2:

a. Unit pencatat data yang berada di luar unit rekam medis.

1. Sistem dan prosedur pelayanan rekam medis di tempat penerimaan
pasien rawat jalan.

2. Sistem dan prosedur pelayanan rekam medis di tempat pelayanan rawat

jalan.

3. Sistem dan prosedur pelayanan rekam medis di tempat pelayanan gawat

darurat.

4. Sistem dan prosedur pelayanan rekam medis di tempat pelayanan

penerimaan pasien rawat inap.

5. Sistem dan prosedur pelayanan rekam medis di tempat pelayanan

rawat inap.

6. Sistem dan prosedur pelayanan rekam medis di instansi pemeriksaan

penunjang.

47
b. Unit pengumpul dan pengolah data yang berada dalam unit rekam medis.

1. Sistem dan prosedur pelayanan rekam medis di Assembling.

2. Sistem dan prosedur pelayanan rekam medis di Coding dan Indexing.

3. Sistem dan prosedur rekam medis di filling.

4. Sistem dan prosedur pelayanan rekam medis di Analising dan

Reporting.

2.6.9.1 Sistem dan Prosedur Pelayanan Rekam Medis di Assembling

Meneliti kelengkapan isi dan merakit berkas rekam medis sebelum disimpan.

Tugas Pokok.

1. Menerima berkas rekam medis dan sensus dari unit pelayanan.

2. Meneliti kelengkapan isi rekam medis (analisi kuantitatif).

3. Menyusun lembar rekam medis sesuai aturan yang berlaku di rumah sakit.

4. Mencatat dan mengendalikan berkas rekam medis yang belum lengkap.

5. Membuat laporan ketidaklengkapan isi berkas rekam medis berikut

penanggungjawab pengisiannya.

6. Menyerahkan berkas rekam medis yang sudah lengkap ke bagian filling.

7. Menyerahkan sensus harian ke bagian pelapor.

2.6.9.2 Sistem dan pelayanan rekam medis di Coding dan Indexing

Uraian Tugas Bagian Coding:

1. Setelah menerima rekam medis dari bagian Assembling, petugas Coding
mengkode Diagnosa yang telah tersedia pada lembaran rekam medis.
2. Coding menggunakan ICD-10 standar yang berlaku yang sudah ditetapkan
oleh Depkes.
3. Membuat laporan tentang penyakit khususnya 10 macam tertinggi.

48
 4. Coding yaitu mencari kode berdasarkan diagnosis penyakit sesuai
klasifikasi penyakit yang berlaku yaitu buku International Statistical
Classification of Desease and Related Health Problems (ICD-10 revisi ke
10) tujuannya adalah untuk standarisasi penggunaan istilah yang
seragam/kesatuan bahasa untuk mempermudah pengelompokan penyakit
bagi kebutuhan pencatatan dan pelaporan. Selain itu menerima dokumen
rekam medis dari unit Assembling dengan buku Expedisi, memisahkan
dokumen Rekam Medis dan KK, dan menyerahkan dokumen rekam medis
ke bagian Filling dengan menggunakan buku Expedisi, sedangkan KK
digunakan untuk index, mencatat index penyakit, jenis operasi/tindakan,
nama dokter dan jenis sebab kematian. Menyusun Index Penyakit,
Operasi, Kematian, dan dokter pada rak penyimpanan index.

Uraian Tugas Bagian Indexing Rekam Medis:

1. Memasukkan kode penyakit pada kartu indeks ( penyakit / operasi/
kematian / dokter).
2. Membantu tugas bagian Coding dan file.
3. Membantu / perencanaan pengadaan formulir yang sudah habis.
4. Membuat / pengisian KTP.

2.6.9.3 Sistem dan Pelayanan Rekam Medis di Bagian Filling

Uraian Tugas Bagian Filling

Menyimpan berkas rekam medis agar mudah didapat jika dibutuhkan dan terjamin

keamanannya.

a. Tugas Pokok.

1. Menerima berkas rekam medis yang sudah lengkap untuk kemudian

disimpan.

2. Menyediakan berkas rekam medis yang dibutuhkan dengan menggunakan

tracer.

49
 3. Mencatat buku penggunaan berkas rekam medis.

4. Melacak berkas rekam medis yang tidak ditemukan di lemari penyimpanan

dan misfile.

b. Dokumen yang digunakan :

1. Tracer.

2. Buku Catatan Penggunaan Berkas Rekam Medis.

3. Buku Catatan Rekam Medis In Aktif.

4. Buku Catatan Rekam Medis yang Dilestarikan.

2.6.9.4 Sistem dan Pelayanan Rekam Medis di Bagian Analising dan

Reporting

Pelaporan terpadu puskesmas menggunakan kalender yaitu dari bulan

Januari sampai Desember. Sejak April 1992 telah diberitahukan bentuk pelaporan

baru yang membedakan antara pelaporan dari puskesmas ke Dati II dan Dati II ke

pusat, sedangkan untuk kebutuhan Dati I (Laporan dari Dati II ke Dati I) diberi

kesempatan pada setiap Dati I untuk menggembangkan bentuk pelaporannya

sesuai indikator masing-masing puskesmas.

a. Mekanisme Pelaporan
1. Laporan dari puskesmas pembantu dan laporan dari puskesmas kelilling,
posyandu dan bidan desa disampaikan ke pukesmas yaitu pengelola
pencatatan dan pelaporan.
2. Pengelola pencatatan pelaporan menyusun dan mengkompilasi data yang

bersumber dari register dan sensus harian.

3. Hasil kompilasi dimasukkan ke formulir laporan untuk dikirim puskemas

ke Dinas Kesehatan Kota.

50
 4. Hasil olahan dianalisis dan disajikan untuk kepentingan puskesmas dalam

mengambil tindakan.

b. Frekuensi Pelaporan

1. Laporan bulanan LB 1 (Data Kesakitan), LB2 (Data Kematian), LB3 (Data

Operaional Gizi, Imunisasi dan KIA) dan LB4 (Data Obat) yang baru

dilakukan setiap bulan paling lambat dikirim ke Dinas Dati II tanggal 10

bulan berikutnya. Laporan dibuat oleh pelaksana program dan pukesmas

pembantu kepada koordinator laporan di tingkat Puskesmas dan paling

lambat sudah diterima pada tanggal 5 bulan berikutnya dari bulan

pelaporan.

2. Laporan triwulan yaitu data kegiatan puskesmas yang dilaporkan pada

tanggal 10 bulan berikutnya dari bulan terakhir triwulan terebut kepada

Dinas Kesehatan Dati I.

3. Laporan tahunan terdiri dari LSD1 (Data umum dan fasilitas), LD2 (Data

sarana), LSD3 (Data ketenagaan) dilaporkan paling lambat tanggal 10

bulan Januari tahun berikutnya. Laporan ini hanya dilaporkan satu kali

saja.

c. Jenis Formulir Laporan

1. Formulir W1 (Laporan 24 Jam)

Formulir kejadian luar biasa (KLB) termasuk keracunan dan bencana yang
dilaporkan 24 jam. Informasi yang dicakup yaitu kejadian, tempat, jumlah
penderita, jenis penyakit dan tindakan yang diambil, sumber data dari W2 dan
pelaporan 24 jam. Fungsinya sebagai bahan permintaan bantuan sesegera
mungkin.

51
2. Formulir W2 (Laporan Mingguan)

Formulir laporan mingguan untuk pemantauan wabah penyakit, contoh diare.

Data diambil dari data penyakit harian maupun laporan mayarakat, dilaporkan

secara mingguan ke Dati II. Fungsinya sebagai kewaspadaan sejak dini bila terjadi

KLB. (Shofari, Bambang. 2004).

2.6.10 Komponen Rekam Medis

Rekam medis secara fisik akan berupa :

a. Berkas/lembar-lembar rekam medis.

b. Klip atau penjepit kertas.

c. Pembatas antara setiap data pendaftaran dan catatan rawat jalan.

d. Satu folder rekam medis.

2.6.11 Komponen Fungsional Elektronik Rekam Medis

Menurut John Harlan, komponen fungsional Electonik Rekam Medis

meliputi :

a. Data Pasien terintegrasi.

Repository (gudang data) yang memusatkan data dari berbagai komponen

lain atau cara lain untuk mengintegrasikan data.

b. Dukungan Keputusan Klinis.

Rules engine, yang menyediakan program logic yang dapat dipakai untuk
menunjang keputusan seperti : kewaspadaan dan pernyataan, daftar
permintaan (order set) dan protocol klinis.

c. Pemasukan Perintah Klinikus.

52
 Human Interface, memperoleh data dalam waktu yang tepat bagi
pelayanan (at the point of care) dan kemampuan untuk mengakses data,
aturan dan proses data (mined data) melalui data agregat dan analisis data.

d. Akses terhadap sumber pengetahuan.

Sumber pengetahuan yakni membuat informasi yang selalu tersedia bagi

kepentingan sumber-sumber luar.

e. Dukungan Komunikasi Terpadu.

Gudang data (data warehouse) data spesifik yang dapat diproses (yakni
data agregat dan data yang akan dianalisis) yang menghasilkan informasi
yang amat berguna.

2.6.12 Sistem dan Sub-sistem Rekam Medis

2.6.12.1 Sistem Penerimaan Pasien

a. Sub system Penerimaan Rawat Jalan

Tugas Pokok

a. Pencatatan hasil pemeriksaan, diagnosis, pengobatan dan tindakan yang

telah dilakukan pada pasien.

b. Membuat surat rujukan dan balasan rujukan.

c. Membuat sensus harian dan menyerahkan ke bagian assembling.

d. Penggunaan Informed Consent jika dibutuhkan.

Dokumen yang digunakan :

a. Admission note.

b. Sensus harian rawat jalan.

c. Berkas rekam medis rawat jalan.

53
 d. Buku register rawat jalan.

e. Surat Pengantar Rujukan dan balasan rujukan.

f. Buku ekspedisi serah terima rekam medis rawat jalan.

Informasi yang bisa diperoleh :

a. Jumlah pasien rawat jalan perhari.

b. Jumlah pasien perpoli.

c. Jumlah pasien per dokter.

d. Jumlah pasien rujukan dan di rujuk.

b. Sub system Penerimaan Pasien Gawat Darurat

Sifat pelayanannya membutuhkan penanganan cepat, sehingga kadang

kelengkapan data dilakukan setelah kondisi gawat darurat pasien tertangani.

Tugas Pokok :

a. Pencatatan hasil pemeriksaan, diagnosis, pengobatan dan tindakan

yang telah dilakukan pada pasien.

b. Membuat surat rujukan dan membalas rujukan.

c. Membuat sensus harian dan menyerahkan ke bagian assembling,

beserta berkas rekam medis.

d. Penggunaan Informed Consent jika dibutuhkan.

e. Melakukan pemeriksaan untuk Visum et Repertum.

Dokumen yang digunakan :

a. Admission note.

b. Sensus harian.

54
 c. Berkas rekam medis gawat darurat.

d. Buku register pasien UGD.

e. Surat pengantar rujukan dan balasan rujukan.

f. Surat keterangan kematian.

g. Informed Consent tindakan.

Informasi yang bisa di peroleh :

a. Jumlah pasien gawat darurat perhari.

b. Jumlah pasien rujukan dan dirujuk.

c. Sub system Penerimaan Pasien Rawat Inap

Memberi pelayanan kepada pasien selama satu hari atau lebih.

Tugas pokok :

a. Setiap ada mutasi dilaporkan ke TPPRI.

b. Pencatatan hasil pemeriksaan, diagnosis, pengobatan dan tindakan yang

telah dilakukan pada pasien.

c. Membuat surat rujukan dan balasan rujukan.

d. Membuat sensus harian dan menyerahkan ke bagian assembling, beserta

berkas rekam medis.

e. Penggunaan Informed Consent jika dibutuhka.

f. Melakukan pemeriksaan untuk Visum et Repertum.

Dokumen yang digunakan :

a. Berkas medis rawat inap, sesuai kebutuhan.

b. Sensus harian.

55
 c. Register pasien rawat inap.

d. Buku register pasien UGD.

e. Buku Ekspedisi serah terima berkas rekam medis.

f. Formulir laporan penyakit menular.

g. Formulir laporan individual pasien.

Informasi yang bisa diperoleh :

a. Jumlah pasien masuk perbangsal.

b. Jumlah pasien meninggal <48 jam dan <48 jam.

c. Jumlah hari perawatan di setiap bangsal.

d. Jumlah jenis pemeriksaan penunjang.

e. Jumlah dan jenis tindakan operasi.

f. Jumlah dan jenis penyakit menular dan wabah.

2.6.12.2 Sistem Pengolahan Rekam Medis

a. Sistem Penamaan

Nama seseorang merupakan identitas pribadi yang dimiliki seseorang sejak

lahir sampai setelah ia meninggal. Sistem Penamaan diberikan untuk
membedakan antara pasien satu dengan pasien yang lain, sehingga mempermudah
dan memperlancar system pelayanan rekam medis yang diberikan kepada pasien
waktu berobat ke Puskesmas/Rumah Sakit.
Dalam penulisan nama formulir rekam medis harus sesuai dengan persyaratan
penulisan dan kelengkapan nama seseorang untuk kemudian di index. Berikut ini
cara menulis index nama pada formulir rekam medis:

Nama Orang Indonesia

56
Nama Tunggal : Nama orang dapat terdiri dari satu kata, dua kata atau lebih.
Nama orang yang hanya terdiri dari satu kata, diindeks sebagaimana nama
tersebut. Contoh : Sumarto Sumarto.

Nama Majemuk : Nama orang Indonesia yang majemuk dan oleh si pemilik
nama itu ditulis menjadi satu, diindeks sebagaimana itu ditulis. Contoh : Amir
Hamzah, Hamzah Amir.

Nama Keluarga : Nama orang Indonesia yang mempergunakan nama

keluarga, yang diutamakan nama keluarganya. Contoh : Anton Wiryosubroto,
Wiryosubroto Anton.

Bukan nama keluarga : Nama orang Indonesia yang terdiri dari satu atau
dua kata, akan tetapi nama itu adalah nama sebenarnya bukan nama keluarga,
maka diindex kata terakhir dijadikan kata tangkap utama, dan dianggap
sebagai nama keluarga.

Contoh : Bagus Pakusadewo, Pakusadewo Bagus.

Nama Marga, Suku, dan Clan

Nama orang Indonesia yang menggunakan nama marga, suku dan clan maka
yang diutamakan nama marga, suku dan nama clan (kaum). Contoh : Armin
Pane, Pane Armin.

Nama Wanita yang mempergunakan nama laki-laki

Nama wanita Indonesia yang menggunakan nama laki-laki. Nama laki-laki itu
meskipun nama ayahnya, nama suaminya, atau mungkin namanya sendiri,
maka diindex dan ditulis nama laki-laki sebagai kata tangkap utama. Contoh :
Mayang Jegan, Jegan Mayang.

Nama Pemandian

Nama orang Indonesia yang menggunakan nama pemandian atau nama

baptis, maka diindex dan ditulis menurut nama terakhir. Contoh : Floresius
Suhardi, Suhardi Floresius.

57
1. Nama Orang Cina, Korea, Vietnam dan Sejenisnya

Nama Asli : Nama orang Cina, Korea, Vietnam dan sejenisnya, maka diindex
dan ditulis sebagaimana nama aslinya. Contoh : Pak Tjung Hui, Pak Tjung
Hui.

2. Nama orang Cina yang digabung dengan nama orang Eropa

Nama orang Cina yang digabung dengan nama orang Eropa, maka diindex
dan ditulis nama orang Cina baru kemudian nama Eropa. Contoh : Robert
Lim, Lim Robert.

3. Nama Orang India, Jepang, Muangthai dan sejenisnya

Nama orang India, Jepang, Muangthai dan sejenisnya, kata akhir dijadikan
kata tangkap utama dalam index tanpa memperhatikan apakah kata akhir itu
nama keluarga atau clan. Contoh : Chand Parvez, Parvez Chand.

4. Nama Orang Arab, Persia, Turki dan sejenisnya

Nama orang Arab, Persia, Turki dan sejenisnya yang diikuti nama keluarga,
nama keluarga dijadikan kata pengenal utama. Contoh: Abdullah Majid,
Majid Abdullah.

Nama orang Arab, Persia, Turki dan sejenisnya yang menggunakan kata-kata
bin, binti, ibn, ibnu, maka bagian nama yang didahului oleh kata-kata tersebut
dijadikan sebagai kata pengenal utama. Contoh : Arifin bin Said, Said bin
Arifin.

Nama orang Arab, Persia, Turki dan sejenisnya yang sesudahnya kata bin,
binti dan sebagainya terdapat dua nama atau lebih, maka yang demikian
diindex dan ditulis dengan menggunakan kata akhir sebagai kata pengenal
utama. Contoh : Awwab bin Abdullah Majid--- Majid, Awwab bin Abdullah.

Nama orang Arab, Persia, Turki dan sejenisnya yang sesudah kata bin diiringi
dengan dua kata yang menggunakan kata bin juga, maka diindex dan ditulis
seperti contoh di bawah ini. Contoh : Gozali bin Umar, Umar bin Gozali.

58
 5. Nama Orang Eropa, Amerika dan sejenisnya

Nama orang Eropa, Amerika dan sejenisnya yang diindex dan ditulis
berdasarkan nama keluarga. Contoh : Henry Mill, Mill Henry. Nama orang
Eropa, Amerika dan sejenisnya yang mempunyai kata sandang (Van, Van
Den, Van Der, Von, Da, De, La). Contoh : H.J Van Mook, Van Mook, H.J

b. Sistem Penomoran

Sistem Penomoran adalah salah satu cara identifikasi pasien yang

bertujuan agar pada proses retrival berkas medis pasien mudah ditemukan.
Ada 3 sistem penomoran :

1. Penomoran Seri (Serial Numbering System)

Sistem dimana setiap penomoran pasien yang berkunjung ke puskesmas atau

Rumah Sakit selalu mendapatkan nomor rekam medis baru. Nomor yang telah

diberikan kepada pasien harus dicatat dalam KIUP yang bersangkutan.

Keuntungan dari sistem penomoran cara seri adalah petugas lebih mudah

mengerjakan dan cepat dalam pelayanan pasien. Kekurangan dari sistem

penomoran cara seri adalah informasi medik tentang pasien tidak

berkesinambungan, sulit dan lama dalam pencarian dokumen rekam medik dari

pasien yang berkunjung.

Keuntungan : Pelayanan bisa cepat dilakukan karena tidak ada proses menunggu
berkas rekam medis diambil dari filling.
Kekurangan :
Informasi medis tidak berkesinambungan.

2. Penomoran Unit (Unit Numbering System)

59
 Sistem penomoran dimana seorang pasien hanya mendapat nomor rekam
medis pada kunjungan pertama, sedangkan untuk kunjungan selanjutnya
menggunakan nomor rekam medis yang sama.

Keuntungan :

Kesinambungan informasi medis dapat tercapai.

Kekurangan :

Pelayanan akan dilaksanakan setelah berkas rekam medis siap.

Ada 2 adaptasi dari sistem penomoran dan penjajaran secara unit, yaitu:

a. Social Security Numbering

Hanya digunakan di Amerika Serikat dan efektif pada Veteran Administration

Hospital.

b. Family Folder

Terdiri dari pasang digit tambahan yang ditempatkan pada setiap keluarga.

Dua digit ditempatkan sebelum nomor rekam medik.

Contoh: 01-54121 (KK)

02-54121 (Pasangan)

03-54121 (Anggota keluarga lain)

Keuntungannya adalah semua informasi pada atu keluarga terkumpul.

Kerugiannya adalah sering terjadi perubahan statu karena kasus perceraian

atau perkawinan kembali.

3. Penomoran Secara Seri Unit

Pemberian nomor cara seri unit adalah pemberian nomor dengan

menggabungkan sistem seri dan sistem unit. Dimana setiap pasien yang datang

60
berkunjung ke Rumah Sakit diberikan nomor baru tetapi dokumen rekam medik

terdahulu digabungkan dan disimpan jadi satu di bawah satu nomor yang paling

baru. (Bambang Shofari, 2002)

Keuntungan :

Pelayanan tidak perlu menunggu lama.

Kekurangan :

Data rekam medis tidak berkesinambungan.

4. Sistem Penjajaran

Tujuan dari sistem penjajaran adalah untuk mempermudah dan

mempercepat ditemukan kembali dokumen rekam medik yang disimpan dalam
rak filling. Sistem penjajaran dibagi menjadi 3, yaitu :

a. Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical Filing = SNF). Merupakan

penyimpanan dokumen rekam medik dalam rak penyimpanan secara berturut-
turut sesuai dengan urutan nomornya :

Contoh : 46-50-23

46-50-24

46-50-25

Kelebihan dari sistem ini adalah :

1) Mudahnya melatih petugas-petugas yang harus melaksanakan pekerjaan

penyimpanan.

2) Mudah mencari dokumen rekam medik dalam jumlah banyak dengan

nomor berurutan.

Kerugiannya adalah :

61
 1. Petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor sehingga mudah

terjadi kekeliruan menyimpan.

2. Terjadinya konsentrasi pada rak penyimpanan untuk nomor besar yaitu

rekam medik dengan nomor terbaru.

3. Pengawas kerapian penyimpanan sangat sukar dilakukan karena petugas

tidak terbagi menurut nomor.

b. Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filing System)

Metode penjajaran dengan sistem ini adalah menggunakan patokan angka

tengah, kemudian pasangan angka depan sebagai secondary dan pasangan

angka paling kanan sebagai tentoy.

Misalkan nomor : 11-22-34

11-22-37

Keuntungan :

1. Mudah mengambil 100 buah rekam medik yang nomornya berurutan.

2. Petugas dapat dibagi untuk bertugas pada bagian tertentu.

3. Penggantian sistem nomor langsung ke angka tengah lebih mudah dari

pada ke sistem akhir.

Kerugian :

1. Petugas memerlukan latihan dan bimbingan lebih lama.

2. Sistem ini tidak dapat digunakan apabila nomor rekam medik sudah

melebihi 6 digit.

c. Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filing System)

62
 Dalam sistem ini digunakan nomor dengan 6 digit yang dikelompokkan

menjadi 3 kelompok masing-masing terdiri dari 2 angka. Pasangan angka

paling kanan adalah pasangan angka utama, pasangan angka tengah sebagai

secondary dan pasangan angka paling kiri sebagai tentoy.

Misalkan nomor : 20-11-02

21-11-02

22-11-02

Keuntungan :

1. Dokumen terbesar secara merata dalam 100 bagian.

2. Petugas dapat diberi tanggung jawab untuk sejumlah bagian tertentu.

3. Nomor rekam medik aktif dapat diambil dari rak penyimpanan.

4. Jumlah nomor rekam medik untuk setiap section terkontrol dan dapat

dihindarkan timbulnya rak-rak kosong.

5. Membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah

rak).

6. Kekeliruan menyimpan (misfile) dapat dicegah.

Kerugian :

Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam hal sistem angka

akhir mungkin lebih lama.

2.6.12.3 Sistem Statistik

Kegiatan statistic melibatkan beberapa hal yaitu pengumpulan data,

analisis, interpretasi data dan presentasi data. Di Rumah Sakit system statistic di
unit rekam medis bertanggung jawab terhadap beberapa urusan diantaranya:
menangani urusan sensus harian dan morbiditas system rawat jalan, sensus harian

63
dan morbiditas pasien rawat inap, pelaporan rumah sakit, dan pelayanan surat
keterangan medis. Kegiatan sensus harian dilakukan untuk mengetahui jumlah
layanan yang diberikan kepada pasien selama 24 jam. Kegiatan statistic lain,
pelaporan rumah sakit yang dibuat ada 2 macam, yaitu pelaporan intern dan
pelaporan ekstern. Kegiatan yang menjadi tanggung jawab bagian statistic di unit
rekam medis yaitu pembuatan surat keterangan medis. Surat keterangan medis,
yaitu surat keterangan medis untuk pengadilan dan non pengadilan.

2.6.13 Memulai Pengisian Rekam Medis

Pengisian rekam medis dimulai dengan pengisian format informasi identitas

pasien dan format ini biasanya berada pada halaman terdepan dari dokumen
rekam medis dan merupakan bagian dari patient record. Format informasi
tentang identitas pasien atau klien, dan format ini biasanya berisi nama, umur,
jenis kelamin, status pernikahan, alamat dan lain-lain. Selanjutnya dilakukan
pengisian format patient record lainnya seperti :

a. Anamnesis, misalnya pasien datang dengan keluhan panas, maka pada

anamnesis ditanyakan sejak kapan, apakah panasnya sepanjang hari atau
periodic.

b. Physical Diagnosis, Pemeriksaan fisik mulai dari kepala sampai kaki

sesuai kebutuhan.

c. Laboratory examination dan atau pemeriksaan lain seperti radiologi dan

lain-lain.

Seluruh format dalam rekam medis harus diisi sesuai kebutuhannya dan setiap
kesehatan yang melakukan pemeriksaan, pelayanan medis, konsultasi dan
sebagainya harus mencantumkan nama jelas dan tanda tangannya.

2.6.13.1 Rekapitulasi Variabel

64
Dari patient record di atas, setiap sarana kesehatan harus melakukan rekapitulasi
dari semua variable yang dibutuhkan. Kegiatan ini merupakan bagian dari
kegiatan rekam medis di bidang manajemen. Varabel-variabel yang direkapitulasi
antara lain:

1. Berapa banyak pasien yang datang ke sarana kesehatan tersebut setiap

hari, setiap bulan atau setiap tahun?.

2. Jenis-jenis penyakit apa saja yang ditangani di sarana kesehatan tersebut.

(Penyakit Infeksi dan penyakit non infeksi).

3. Berapakah dan mengapa terjadi kasus kematian di sarana kesehatan

tersebut?

4. Bila terjadi kasus gawat darurat, berapakah respons timenya?

5. Siapakah yang membayar pelayanan kesehatan yang diberikan ?

Berapakah porsinya ? misalnya oleh sendiri, asuransi, pemerintah, pihak
ketiga dan lain-lain.

6. Berapa banyak jenis obat yang habis setiap hari, setiap bulan dan setiap
tahun dan lain-lain.

Informasi-informasi tersebut sangat dibutuhkan oleh fihak manajemen untuk

merencanakan kebutuhan sumber daya seperti tenaga kesehatan, fasilitas, bahan
habis pakai, peralatan medis dan non medis, kebutuhan air, listrik, cleaning
service dan lain-lain agar pelayanan yang diberikan dapat optimal dan memuaskan
pelanggan.

2.6.13.2 Jenis-jenis Kartu di Rekam Medis

Rekam medis di Puskesmas merupakan salah satu sumber data penting yang
nantinya akan diolah menjadi informasi.

Jenis-jenis atau status rekam medis yang ada di Puskesmas sangat bervariasi,
tergantung sasarannya. Sebagai contoh :

65
Family Folder adalah bundel yang berisikan lembar rekam medis seluruh anggota
keluarga.

Kartu Tanda Pengenal adalah kartu biodata pasien.

Kartu Rawat Jalan adalah lembaran rekam medis pasien dalam pelayanan rawat
jalan.

Kartu Rawat Tinggal adalah lembar rekam medis pasien dalam pelayanan rawat
inap.

Kartu Penderita dan Index Penderita Kusta adalah kartu yang berisi Data Utama
Pasien yang menderita Kusta dan Tabel yang berisi Nomor Unique Penderita
Kusta .

Kartu Penderita dan Index Penderita TB adalah Data Utama Pasien yang
menderita Tuberculose dan Tabel yang berisi Nomor Unique Penderita
Tuberculose .

Kartu Ibu adalah lembar rekam medis untuk catatan perawatan ibu hamil dan
menyusui.

Kartu Anak adalah lembar rekam medis untuk pencatatan perawatan anak.

KMS Balita, Anak Sekolah, Ibu Hamil dan Usila adalah Kartu Pemantauan

Tumbuh Kembang Balita, Anak Sekolah, Ibu Hamil, dan Usia Lanjut.

Formulir yang digunakan dalam pelayanan rekam medis di Puskesmas :

a. KRI yaitu formulir untuk anamnesa pasien dewasa (>13 thn)

b. KRA yaitu formulir untuk anamnesa pasien bayi dan anak.

c. Kartu Ibu yaitu formulir untuk anamnesa pasien ibu hamil, nifas dan menyusui.

2.6.13.3 Alur Rekam Medis dalam Manajemen Pelayanan Medis Terpadu

di Puskesmas

66
Gambar 2.1 Alur Rekam Medis dalam Manajemen Pelayanan Medis
Terpadu di Puskesmas
Sumber : Rekam Medis dan SIK, Sharon Gondodiputro,dr.MARS, Bagian Ilmu
Kesehatan Masyarakat Fakultas Kedokteran Universitas Padjajaran Bandung

2.6.13.4 Ruang Lingkup Pengolahan Data dan Analisa

a. Mengkompilasi data dari Puskesmas baik dalam gedung maupun luar gedung.

b. Mentabulasi data upaya kesehatan yang diberikan kepada masyarakat yang

dibedakan atas dalam Wilayah atau luar Wilayah.

c. Menyusun kartu index penyakit.

d. Menyusun sensus harian untuk mengolah data kesakitan.

e. Menyusun sensus harian untuk mengolah data kesakitan.

f. Melakukan perhitungan-perhitungan dengan menggunakan denominator dan

lain-lain.

2.6.13.5 Buku-buku Register di ruang Pelayanan

67
Buku-buku register di ruang pelayanan Puskesmas antara lain:

a. Rawat jalan.

b. Rawat Inap, bila Puskesmas mempunyai rawat inap.

c. Kesehatan Ibu dan Anak.

d. Kohort Ibu.

e. Kohort Balita.

f. Gizi.

g. Penyakit Menular.

h. Kusta.

i. Kohort Kasus Tuberculosa.

j. Kasus Demam Berdarah.

k. Pemberantasan Sarang Nyamuk.

l. Tetanus Neonaturum.

m.Rawat Jalan Gigi.

n. Obat.

o.Laboratorium.

p. Perawatan Kesehatan Masyarakat.

q. Peran Serta Masyarakat.

r. Kesehatan Lingkungan.

s. Usaha Kesehatan Sekolah.

t. Posyandu, dan lain-lain.

68
2.6.14 Pemanfaatan Informasi dari Puskesmas

a. Cakupan program misalnya Cakupan KIA, Gizi, Cakupan Immunisasi, dan

lain-lain.

b. Gambaran kunjungan di Puskesmas.

c. Gambaran 10 Penyakit terbanyak berdasarkan umur dan jenis kelamin,

penyakit menular, dan penyakit tak menular (Communicable Desease, Non
Communicable Desease).

d. Gambaran penyebab kematian berdasarkan umur, penyakit menular dan

penyakit tak menular (Communicable Desease, Non Communicable
Desease).

e. Gambaran penyakit-penyakit yang dapat dicegah dengan immunisasi.

f. Gambaran penggunaan obat di Puskesmas.

g. Gambaran hubungan antara pola penyakit dan pola penggunaan obat, dan
lain-lain.

2.6.15 Output Pengumpulan Data dari Masyarakat

Pengumpulan data dari masyarakat dapat memberikan informasi tentang :

a. Health Determinants (sosio economi, lingkungan, perilaku dan factor

genetic).

b. Masukan/input untuk system kesehatan dan proses yang berhubungan

dengan penggunaan masukan seperti kebijakan, organisasi, infrastruktur
kesehatan, fasilitas dan peralatan, biaya, sumber daya manusia, pendanaan
kesehatan dan system informasi kesehatan sendiri.

c. Performance or outputs (keluaran) dari keberhasilan atau kegagalan

system kesehatan seperti availability, quality, dan penggunaan informasi
kesehatan serta sarana kesehatan (utility).

69
 d. Health Outcome (mortality, morbidity, disability, well-being, desease
outbreaks, and health status).

e. Health inequities in determinants, coverage and use of services, and

outcomes, including sex, socioeconomic status, ethnic group and
geographical location.

2.6.16 Prinsip Penyelenggaraan Informasi Kesehatan

Informasi kesehatan adalah hasil pengumpulan dan pengolahan data yang

merupakan masukan bagi pengambilan keputusan di bidang kesehatan. Prinsip-

prinsip penyelenggaraan informasi kesehatan adalah :

a. Mencakup seluruh data yang terkait dengan kesehatan, baik yang berasal

dari sector kesehatan ataupun dari berbagai sector pembangunan lain.

b. Mendukung proses pengambilan keputusan di berbagai jenjang

administrasi kesehatan.

c. Disediakan sesuai dengan kebutuhan informasi untuk pengambilan

keputusan.

d. Disediakan harus akurat dan disajikan secara cepat dan tepat waktu dengan

mendayagunakan teknologi komunikasi dan informasi.

e. Pengelolaan informasi kesehatan harus dapat memadukan pengumpulan

data melalui cara-cara rutin (yaitu pencatatan dan pelaporan) dan cara-cara

non rutin yaitu survai dan lain-lain.

f. Akses terhadap informasi kesehatan harus memperhatikan aspek

kerahasiaan yang berlaku di bidang kesehatan dan kedokteran.

70
Untuk melakukan perhitungan-perhitungan cakupan, maka dibutuhkan indikator-
indikator :

a. Variabel yang membantu kita dalam mengukur perubahan-perubahan yang

terjadi baik secara langsung maupun tidak langsung (WHO, 1981).

b. Suatu ukuran tidak langsung dari suatu kejadian atau kondisi. Misalnya
berat badan bayi berdasarkan umur adalah indicator bagi status gizi bayi
tersebut (Wilson dan Sapanuchart, 1993).

c. Statistic dalam hal normative yang menjadi perhatian kita yang dapat
membantu kita dalam membuat penilaian ringkas, komprehensif dan
berimbang terhadap kondisi-kondisi atau aspek-aspek penting dari suatu
masyarakat (Departement Kesehatan, Pendidikan dan Kesejahteraan
Amerika Serikat, 1969).

2.6.17 International Statistic Classification of Desease

Pengelompokan penyakit dapat didefenisikan sebagai suatu system

pengelompokan dari data morbiditas yang ditetapkan sesuai dengan kriteria
(WHO, 1994). Salah satu pedoman klasifikasi penyakit yang berlaku di dunia
adalah ICD. Fungsi ICD-10 menurut Kasim (2008), penerapan pengkodean
ICD10 digunakan untuk :

a. Mengindeks pencatatan penyakit dan tindakan di sarana pelayanan

kesehatan.
b. Masukan/input bagi system pelaporan diagnosis medis.
c. Memudahkan proses penyimpanan dan pengambilan data terkait diagnosis
karakteristik pasien dan penyedia layanan.
d. Bahan dasar dalam pengelompokan CBG (diagnostic related groups)
untuk system penagihan pembayaran biaya pelayanan.
e. Pelaporan nasional dan internasional morbiditas dan mortalitas.
f. Tabulasi data pelayanan kesehatan bagi proses evaluasi perencanaan
pelayanan medis.
g. Menentukan bentuk pelayanan yang harus direncanakan dan
dikembangkan sesuai kebutuhan zaman.

71
2.6.18 Audit Medis

Audit Medis merupakan perangkat Rumah Sakit yang sangat penting

untuk memelihara dan meningkatkan mutu pelayanan yang diberikan kepada
pelanggannya. Beberapa aspek kritis tertentu dapat dipilih untuk dilakukan audit
sehingga criteria pelayanan dapat diketahui dan kekurangan-kekurangan dapat
diperbaiki secara sistematis baik dari segi provider, manajemen maupun
infrastruktur pelayanan. Contoh Audit Medis yang paling dekat dengan penulis
adalah audit medis di Rumah Sakit Umum Daerah Solok yang dilakukan tiap hari
Sabtu, dihadiri oleh para dokter dari seluruh poli/bangsal, di sana mengkaji angka
kematian yang ada di tiap bangsal. Audit medis dihadiri oleh Direktur Rumah
Sakit, Komite Medik, para dokter dan Seksi Pelayanan Medis. Dalam audit medis
itu dapat dilihat riwayat pasien sebelum masuk poli atau bangsal, masa selama
perawatannya, obat yang diberikan, alat yang dipasang atau tindakan yang
dilakukan. Misalnya : pada bayi dengan berat badan lahir rendah, apakah sudah
dimasukkan dalam incubator? Apakah incubator berfungsi baik? Apakah cukup
listrik yang mengaliri incubator tersebut ? Untuk perbaikan mutu pelayanan
medis, Dokter akan melaporkan ketiadaan atau kekurangan alat yang ada di Unit
Rawatan yang menjadi tanggungjawabnya. Dokter akan membuat Laporan
Kegiatan Medis dan melaporkannya pada Komite Medis. Manajement Rumah
Sakit akan berusaha memperbaiki kondisi ini, jika alat yang tidak ada, atau rusak,
maka akan dilaporkan pada Seksi Penunjang Medis yang membidangi usulan
perencanaan dan fungsi alat medis, untuk memperbaiki peralatan misalnya AC,
akan dilaporkan ke bagian Instalasi Pemeliharaan Umum, untuk pengadaan dan
penggantian gedung, kamar mandi, kulkas atau AC maka akan dilaporkan pada
bagian Penunjang Non Medis. Semua hal diatas ditujukan untuk kenyamanan
pasien dan meningkatkan mutu pelayanan medis. Audit Medis yang umum
dilaksanakan di puskesmas adalah audit maternal dan kematian bayi.

2.8.18.1 Langkah-langkah (Proses Audit)

1. Identifikasi masalah.

72
2. Menetapkan criteria dan standar.

3. Pengumpulan data.

4. Membandingkan hasil pengumpulan data dengan standar.

5. Melakukan upaya perbaikan (melakukan analisa kasus yang tidak sesuai

dengan criteria dan standar).

6. Tindakan korektif.

7. Rencana re-audit.

2.6.18.2 Persiapan Pelaksanaan Audit

Ditetapkan organisasi pelaksana audit medis sesuai dengan SK Kepala Rumah

Sakit atau Puskesmas.

RS menyusun pedoman audit medis RS, standar prosedur operasional, standar

clinic pathway dan criteria jenis kasus/jenis penyakit yang akan dilakukan audit.

RS membudayakan PDCA (Plan, Do, Check, Action)

RS membuat ketentuan bahwa setiap dokter wajib membuat dan melengkapi

rekam medis tepat waktu.

RS melakukan sosialisasi kepada seluruh perawat yang memberikan pelayanan

medis tentang rencana pelaksanaan audit medis.

2.6.18.3 Persyaratan Pelaksanaan Audit Medis.

Penuh tanggungjawab dengan tujuan meningkatkan mutu pelayanan, bukan untuk

menyalahkan mutu atau menghakimi seseorang.

Obyektif, independent dan memperhatikan aspek kerahasiaan pasien dan

menyimpan rahasia medis.

73
Analisa hasil audit medis dilakukan oleh kelompok staf medis terkait yang
mempunyai kompetensi, pengetahuan dan keterampilan sesuai bidang pelayanan
atau kasus yang diaudit. Publikasi hasil audit harus memperhatikan aspek
kerahasiaan pasien dan citra RS di masyarakat.

Cara merencanakan audit medis di Rumah Sakit.

1. Membuat design audit.

2. Mengumpulkan data kasus yang harus diaudit.

3. Menindaklanjuti hasil audit.

4. Melakukan re-audit (second audit cycle).

2.6.18.4 Design Audit

1. Tujuan audit harus jelas.

2. Standar dan criteria harus ditetapkan (criteria wajib dan criteria tambahan).

3. Bagaimana melakukan pencarian literature.

4. Pemilihan topic harus jelas sehingga output jelas.

5. Strategi pengumpulan data.

6. Penetapan sampel.

7. Metode analisa data.

8. Perkiraan waktu audit atau mulai dilaksanakan audit sampai audit selesai
dilaksanakan.

2.6.18.5 Pengumpulan Data

74
 1. Perlu uji coba atau pilot study untuk mengetahui mudah tidaknya data

dikumpulkan atau dinilai.

2. Dapat dengan computer atau manual.

3. Data yang dikumpulkan yang diperlukan saja.

4. Menjamin kerahasiaan pasien.

2.6.18.6 Hasil Audit (Result)

1. Hasil audit telah memenuhi standar atau belum.

2. Rencana upaya perbaikan pelayanan medis.

2.6.18.7 Re-audit (Second Audit Cycle)

Peningkatan mutu pelayanan yang bagaimana yang ingin dicapai pada audit
kedua.

2.7 Database MySQL

2.7.1 Pengertian MySQL

SQL (Structured Query Language) adalah bahasa standart yang digunakan

untuk mengakses server database. Semenjak tahun 70-an bahasa ini telah

dikembangkan oleh IBM, yang kemudian diikuti dengan adanya Oracle, Informix

dan Sybase. Dengan menggunakan SQL, proses akses database menjadi lebih

user-friendly dibandingkan dengan misalnya dBase ataupun Clipper yang masih

menggunakan perintah – perintah pemrograman murni.

MySQL adalah sebuah server database SQL multiuser dan multi-threaded.

SQL sendiri adalah salah satu bahasa database yang paling populer di dunia.

75
Implementasi program server database ini adalah program daemon 'mysqld' dan

beberapa program lain serta beberapa pustaka. MySQL dibuat oleh TcX dan telah

dipercaya mengelola sistem dengan 40 buah database berisi 10.000 tabel dan 500

di antaranya memiliki 7 juta baris (kira-kira 100 gigabyte data). Database ini

dibuat untuk keperluan sistem database yang cepat, handal dan mudah digunakan.

Walaupun memiliki kemampuan yang cukup baik, MySQL untuk sistem operasi

Unix bersifat freeware, dan terdapat versi shareware untuk sistem operasi

windows. Menurut pembuatnya, MySQL disebut seperti "my-ess-que-ell" dan

bukan my-sequel.

2.7.2 Keunggulan MySQL

1. MySQL merupakan program yang multi – threaded, sehinga dapat

dipasang pada server yang memiliki multi CPU.

2. Didukung program – program umum seperti C++, Java, Perl, Php,

Python dll.

3. Bekerja pada berbagai platform. (tersedia berbagai versi untuk berbagai

sistim operasi).

4. Memiliki jenis kolom yang cukup banyak sehingga memudahkan

konfigurasi sistim database.

5. Memiliki sistem security yang cukup baik dengan verifikasi host.

6. Mendukung ODBC untuk sistim operasi Microsoft Windows.

7. Mendukung record yang memiliki kolom dengan panjang tetap atau

panjang bervariasi.

76
 8. MySQL merupakan software yang free, dan biasa didonwload di

www.mysql.com. Sedangkan software database yang lainnya seperti

ORACLE merupakan software yang harus dibeli.

2.8 Crystal Report

Crsytal Report adalah sebuah aplikasi yang digunakan untuk membuat

laporan dari berbagai sumber data. Sumber data maksudnya bisa dikatakan

database, jadi dengan Crystal Report kita bisa membuat laporan yang data-

datanya diperoleh dari Database apapun, misalnya SQLServer, Ms. Access,

Mysql, dll. Namun pada kesempatan ini kita akan menggunakan database di

SQLServer2005. Namun terlepas databasenya apa yang penting selama database

itu terkoneksi dengan Crystal Report maka kita bisa membuat report di Crystal

Report.

2.9 Visual Basic 6.0

2.9.1 Mengenal Visual Basic 6.0

Visual Basic merupakan salah satu bahasa pemrograman yang mendukung

konsep OOP (Object Oriented Programing) dengan kemudahan pembuatan

graphical user interface (GUI). Dengan cara ini perancangan suatu program tidak

lagi menuliskan instruksi pemrograman dalam kode-kode baris, tetapi secara

mudah dapat dilakukan dengan drag dan drop objek-objek yang akan digunakan.

Visual Basic merupakan pengembangan dari bahasa pemrograman BASIC

(Beginners AllPurpose Symbolic Instruction Code), yaitu sebuah bahasa

77
pemrograman yang sejarahnya sudah banyak digunakan oleh para programer

untuk menyusun aplikasi

Microsoft Visual Basic diperkenalkan pertama kali oleh perusahaan

pembuat perangkat lunak Microsoft Corporation. Apa yang ditawarkan Microsoft

sebagai pembuatnya cukup sederhana, menggunakan “wajah“ bahasa BASIC ke

dalam konsep yang lebih modern berbasiskan pada sistem operasi Windows’

95/98/XP/Windows7 atau yang lebih tinggi.

2.9.2 Keunggulan Visual Basic 6.0

Beberapa keistimewaan dari Visual Basic 6.0 ini diantaranya seperti :

1. Menggunakan platform pembuatan program yang diberi nama Developer

Studio, yang memiliki tampilan dan sarana yang sama dengan visual C++

dan Visual J++. Dengan begitu kita dapat bermigrasi atau belajar bahasa

pemograman lainnya dengan mudah dan cepat, tanpa harus belajar dari nol

lagi.

2. Memiliki compiler handal yang dapat menghasilkan file executable yang

lebih cepat dan lebih efisien dari sebelumnya.

3. Memiliki beberapa tambahan sarana-sarana wizard yang baru. Wizard

adalah tambahan tombol-tombol baru yang lebih canggih serta

peningkatan kaidah struktur bahasa Visual Basic.

4. Sarana akses data yang lebih cepat dan andal untuk membuat aplikasi.

2.9.3 Kekurangan Visual Basic 6.0

Kekurangan Visual Basic 6.0 adalah :

78
1. Sifatnya komersial.

2. File VB sering menjadi target serangan Virus.

3. Dokumentasi sebenarnya lengkap dalam MSDN, namun untuk installasi

MSDN membutuhkan biaya dan space harddisk yang besar.

79