AUDIT DAN SYSTEM INFORMASI MSDM

Dosen Pengampu
(MAULIDYAH AMALINA RIZQI, S.E., M.M)

Di Susun Oleh :

Maulana Aminuddin Al-ishaqi 170301035

Linda Mia Ayu Lestari 170301037
Ayu Maulidyah Sari 170301042

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH GRESIK

2018
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat,

taufik dah hidayahNya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini dengan

sebaik-baiknya dengan judul “ Audit dan System Informasi MSDM ” dapat

terselesaikan.

Penyusunan makalah ini dibuat bertujuan untuk memenuhi salah satu

syarat yang harus ditempuh dalam Program Studi Manajemen pada Fakultas

Ekonomi dan Bisnis Universitas Muhammadiyah Gresik. Penulisan makalah ini

tidak lepas dari segala kendala dan kesulitan bila tanpa bimbingan, dorongan,

saran dan kritik serta bantuan dari berbagai pihak yang berkaitan dengan

penulisan makalah ini. Oleh karena itu, dengan ketulusan hati penulis ingin

mengucapkan terima kasih kepada:

1. Suwarno, SE.,M.Si selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas

Muhammadiyah Gresik.

2. Anita Handayani, SE.,M.SM selaku Ketua Program Studi Manajemen

Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Muhammadiyah Gresik.

3. Maulidyah Amalina Rizqi, SE.,MM selaku Dosen Pengampu Program Studi

Manajemen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Muhammadiyah Gresik.

4. Kedua Orang Tua tercinta, Saudara, keluarga dan teman-teman yang selalu

memberikan motivasi dan semangat.

5. Semua pihak yang telah memberikan bantuan kepada penulis dalam

menyelesaikan makalah ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.

i
 Penulis menyadari bahwa bahwa penyusunan makalah ini jauh dari kata

sempurna dengan segala keterbatasannya. Penulis sangat berharap bahwa makalah

ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca.

Gresik, 26 Oktober 2018

PENULIS

ii
 DAFTAR ISI

Halaman
KATA PENGANTAR ............................................................................. i
DAFTAR ISI ............................................................................................ iii
DAFTAR GAMBAR ............................................................................... iv

BAB I : PENDAHULUAN...................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ..................................................................... 2
1.2 Rumusan Masalah ................................................................ 2
1.3 Tujuan ..................................................................................

BAB II : PEMBAHASAN....................................................................... 3
2.1 Audit Personalia ................................................................... 3
2.2 Ruang Lingkup Audit Personalia ......................................... 3
2.3 Berbagai Pendekatan Dan Peralatan Riset Bentuk Audit ..... 5
2.4 Laporan Audit ..................................................................... 8
2.5 Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ............................. 11
2.6 Komponen-Komponen Dasar SISM .................................... 11
2.7 Tahap – Tahap Pengembangan SISM .................................. 14

BAB III : PENUTUP............................................................................... 16

3.1 Kesimpulan.............................................................................. 16

3.2 Saran ...................................................................................... 16

DAFTAR PUSTAKA .............................................................................. 17

iii
 DAFTAR GAMBAR

Halaman
Gambar 2.6 : Komponen Dasar SISM ............................................. 11
Gambar 2.7 : Proses Desain SISM .................................................. 14

iv
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Secara tradisional, manajemen memberikan perhatian utama dalam pencapaian
efesiensi dan ekonomisasi penggunaan sumber-sumber daya alam (bahan baku)
dalam tujuan perusahaannya. Pada saat ini, perhatian lebih diarahkan pada
Sumber Daya Manusia (SDM) dan kontribusinya terhadap pencapaian tehadap
perusahaan. Fungsi SDM dalam mempersiapkan dan mengeloleh SDM
memegang perang yang sangat penting dalam pecapaian dalam bersaing
perusahaan. Dukungan SDM yang berkualitas tinnggi memiliki korelasi positif
dengan penciptaan nilai tambah dan tingkat kualitas keputusan yang diambil
didalam perusahaan. Penciptaan nilai tambah bagi perusahaan terjadi jika
operasi berjalan sebagai besar (bahkan semuanya) melibatkan aktivitas-aktivitas
yang menambah nilai (value added activity) baik bagi perusahaan maupun
pelannggan. Hal ini hanya terjadi jika seluruh SDM di dalam perusahaan
menyadari bahwa segala aktivitasnya harus memberi kontribusi kepada
keunnggulan bersaing perusahaan.
Untuk meningkatkan tanggung jawab seluruh lapisan karyawan pada
penciptaan nilai tambah ini, pengelolah SDM harus memjadiakan pemberdayaan
karyawan sebagai dasar perumusan program dalam bidang SDM dan
pelaksanaannya. Dalam hal ini fungsi SDM memegang peranan dan tanggumg
jawab penting dalam memasok SDM yang memenuhi kualifikasi (kompotensi,
loyalitas, dan etos kerja yang tinggi) sesuai dengan kebutuhan keunggulan
bersaing perusahaan.
Menjadikan karyawan sebagai asset berarti menempatkan karyawan pada
posisi yang penting dengan strategi bersaing dan pencapaian tujuan perusahaan.
Fungsi manajemen SDM, tidak cukup hanya dipandang sebagai fungsi
pendukung operasi dan lebih rendah dari fungsi utama yang lain (pemasaran,
operasional, keuangan) tetapi harus di tempatkan pada posisi yang sejajar.
Karena memang pada kenyataan salah satu kunci keberhasilan perusahaan

1
 terletak kualitas SDM-nya. SDM yang berkualitas hanya dapat diperoleh dari
proses pengelolaan SDM yang berkualitas juga. Di sinilah peranan pennting
fungsi SDM yang tidak dapat diganti oleh fungsi yang lain, dalam memberi
kontribusinya pada keberhasilan perusahaan.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa Yang Dimaksud Dengan Audit dan Sistem Informasi?
2. Apa Saja Ruang Lingkup Audit Personalia ?
3. Apa Komponen-komponen Dasar SISM?
4. Apa Saja Tahap-Tahap Riset Audit ?
5. Bagaimana Pendekatan Dan Peralatan Riset Untuk Audit ?
6. Bagaimana Cara Membuat Laporan Audit ?
1.3 Tujuan
1. Untuk Mengetahui Audit dan Sistem Informasi.
2. Untuk Mengetahui Ruang Lingkup Audit Personalia.
3. Untuk Mengetahui Komponen-komponen Dasar SISM.
4. Untuk Mengetahui Tahap-Tahap Riset Audit.
5. Untuk Mengetahui Pendekatan Dan Peralatan Riset Untuk Audit.
6. Untuk Mengetahui Cara Membuat Laporan Audit.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Audit Personalia.

Departemen personalia tidak dapat mengasumsikan bahwa segala sesuatu
yang telah mereka lakukan dengan benar. Kenyataannya, manajemen
personalia akan menghadapi kesalahan-kesalahan, bahkan kebijakan yang
tidak tepat atau ketinggalan jaman. Melalui pemeriksaan kegiatannya,
departemen personalia dapat cepat menemukan masalah sebelum hal itu
menjadi serius.

Audit Personalia mengevaluasi kegiatan-kegiatan personalia yang

dilakukan dalam suatu organisasi. Hasilnya memberikan umpan balik tentang
fungsi personalia bagi para manajer operasional dan departemen personalia.
Secara singkat, audit personalia adalah pemeriksaan kualitas secara
keseluruhan kegiatan-kegiatan personalia dalam departemen, devisi, atau
perusahaan.

2.2 Ruang Lingkup Audit Personalia

Tujuan audit personalia adalah mengevaluasi kegiatan – kegiatan personalia
dengan maksud untuk :
1. Menilai Efektivitas.
2. Mengenali aspek-aspek yang masih dapat diperbaiki.
3. Mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam
4. Menunjukkan keungkinan perbaikan dan membuat rekomendasi untuk
pelaksanaan perbaikan-perbaikan tersebut.
Ada beberapa audit yaitu :
1. Audit Fungsi Personalia.
Audit Fungsi Personalia Audit secara logis dimulai dengan mereview
kerja departemen personalia. Untuk menguji hanya beberapa aspek

3
 manajemen personalia, auditor bisa mengabaikan topik-topik lain.
Auditor hendaknya :
a. Mengidentifikasikan siapa yang bertanggung jawab atas setiap
kegiatan
b. Menentukan sasaran-sasaran yang akan dicapai oleh setiap anggota
c. Mereview berbagai kebijaksanaan dan prosedur yang digunakan
untuk untuk mencapai sasaran-sasaran tersebut.
d. Menentukan besarnya sample catatan catatn dalam sistem informasi
personalia untuk mempelajari apakah kebijaksanaan, dan prosedur
dilakukan secara benar.
e. Menyiapkan Laporan audit.
f. Mengembangkan rencana tindakan koreksi terhadap kesalahan –
kesalahan dalam sasaran, kebijaksanaan, dan prosedur
g. Melaksanakan tindak lanjut untuk memastikan masalah- masalah
temuan audit telah dipecahkan.
2. Audit Pelaksanaan Manajerial
Audit juga mereview pelaksanaan berbagai kebijakan dan prosedur
personalia oleh para menejer. Bila para manajer mengabaikarn
kebijaksanaan-kebijaksanaan personalia atau pelanggar hukum hubungan
perburuhan, audit yang dilakukan mengemukakan kesalahan-kesalahan
tersebut agar tindakan koreksi dapat dimulai.
3. Audit Kepuasan Karyawan
Departemen personalia yang efektif memenuhi kebutuhan dalam
organsasi maupun karyawan. Bila kebutuhan - Kebutuhan organisasi
maupun karyawan. Bila kebutuhan-kebutuhan karyawan tidak terpuaskan,
perputaran, absensi dan kegiatan-kegiatan serikat karyawan meningkat.
Untuk syarat pemenuhan ini, auditlah data dari para karyawan. Tim
mengumpulkan informasi tentang gaji, "manfaat", praktek-praktek
pengendalian, bantuan perencanaan karir dan umpan balik yang
Menyampaikan karyawan tentang prestasi kerja mereka.

4
2.3 Berbagai Pendekatan Dan Peralatan Riset Bentuk Audit.
Kegiatan-kegiatan personalia dievaluasi melalui penelitian. Beberapa
masalah dan peralatan yang sesuai dengan ruang lingkup audit. Arti
"penelitian" kadang-kadang hanya sedikit lebih informal atau usaha-usaha
fakta. Pada saat-saat lain, audit pendekatan dapat sangat "maju" dan
tergantung pada perolehan data dan perhitungan statistik yang rumit.
Pembahasan berikut ini akan menguraikan berbagai macam dan peralatan
penelitian terapan (penelitian yang terapan) yang sudah ada dalam audit
personalia.
1. Pendakatan Riset untuk Audit
Paling tidak ada lima pendekatan riset personalia yang dapat diterapkan
untuk melakukan audit, yaitu:
a. Pendekatan komperatif
Tim audit personalia membandingkan perusahaan (atau devisi) dengan
perusahaan lain (atau devisi lain) untuk menemukan bidang-bidang
kerja yang jelek. Pendekatan ini pada umumnya digunakan untuk
membandingkan hasil-hasil-kegiatan pribadi atau program-programnya.
Ini sangat membantu untuk mendeteksi bidang-bidang yang me-
merlukan perbaikan.
b. Pendekatan wewenang dari luar
Tim audit menggantungkan pada temuan-temuan oleh ahli atau
konsultan dari luar perusahaan sebagai standar dengan mana kegiatan-
kegiatan atau program-program personalia dievaluasi. Konsultan atau
temuan-temuan penelitian yang dapat membantu diagnosa terhadap
berbagai sebab timbulnya masalah-masalah personalia.
c. Pendekatan statistika
Dari catatan-catatan yang ada, audit waktu menyusun standar-standar
dengan berbagai kegiatan atau program dievaluasi. Dengan standar-
standar matematis ini, tim bisa menemukan kesalahan-kesalahan
semenjak hal itu masih belum serius.

5
d. Pendekatan kepatuhan
Melalui pengambilan sampel elemen-elemen sistem informasi
personalia, audit tim pemeriksaan terhadap berbagai prosedur dan
prosedur atau prosedur perusahaan. Dengan menjalankan fakta-fakta
ini, tim dapat menentukan apakah ada penyelewengan terhadap kebijak-
sanaan-kebijaksanaan perusahaan dan ketentuan-ketentuan hukum atau
tidak
e. Pendekatan MBO
Pendekatan MBO dapat diterapkan dalam bidang personalia, di mana
audit tim dapat menyesuaikan hasil-hasil kegiatan personalia dengan
tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Bidang- bidang kerja yang jelek
dapat dideteksi dan dilaporkan.

Tidak ada pendekatan audit yang dapat diterapkan pada semua

bagian personalia. Pada umumnya, audit tim-time menggunakan
beberapa strategi yang bergantung pada kegiatan- kegiatan personalia
tertentu yang di evaluasi. Langkah selanjutnya adalah memilih
peralatan-peralatan penelitian untuk mengumpulkan informasi audit.
2. Peralatan Riset Personalia
Untuk mengumpulkan data tentang kegiatan personalia perusahaan,
beberapa teknik yang berfungsi sebagai peralatan penggandaan
informasi tersedia. Diantara peralatan itu adalah :
a. Wawancara
Wawancara dengan para karyawan dan manajer merupakan satu
informasi mengenai kegiatan-kegiatan personalia. komentar dan
pendapat mereka membantu tim audit men-mukan bidang-bidang
yang memerlukan perbaikan.
b. Kuesioner dan survai
Departemen personalia dapat melampirkan hasil wawancara de
ngan kuesioner dan survai. Peralatan-alat ini adalah karena
wawancara adalah mahal, biaya waktu dan biasanya hanya pada
sedikit orang, sesuai dengan kegiatan pribadi dapat dikembangkan

6
 lebih akurat. Demikian juga, kuesioner bisa memberikan jawaban –
jawaban yang lebih bebas dan jujur daripada wawancara “ face-to-
face”.
c. Analisis catatan
Tidak semua masalah dapat dideteksi dari sikap-sikap karyawan.
Banyak masalah kadang-kadang lebih mudah ditemukan melalui
analisi catatan. review ini dilakukan untuk menjamin bahwa
berbagai prosedur dan peraturan perusahaan tidak dilanggar.
Catatan-catatan yang direview oleh tim audit pada umumnya
mencakup:
1) Catatan-catatan keuangan dan kesehatan karyawan
2) Tingkat absensi atau perputaran
3) Rencana-rencana kegiatan yang telah disetujui
4) Catatan-catatan seleksi dan penempatan internal
5) Files karyawan
6) Studi program dan kebijaksanaan di bidang personalia
7) Skor-skor tes pendahuluan dan tes Purna
8) Laporan-laporan program khusus
d. Informasi eksternal
Peralatan lain untuk tim audit adalah informasi eksternal. Informasi
ini bermanfaat sebagai bahan perbandingan dan untuk
mengungkapkan perspektif lain yang tidak diperoleh dari peralatan-
peralatan sebelumnya. Barangkali sumber informasi eksternal yang
berarti adalah berasal dari kantor-kantor tenaga kerja pemerintah,
asosiasi-asosiasi industri dan profesional, hasil penelitian
universitas atau lembaga konsultan, dan perusahaan-perusahaan
pesaing.
e. Percobaan personalia
Peralatan terakhir yang tersedia bagi tim audit dan departemen
personalia adalah percobaan-percobaan lapangan. Percobaan ini
memungkinkan departemen personalia untuk membandingkan
kelompok percobaan dan kelompok pengendalian di bawah kondisi

7
 normal. Sebagai contoh, departemen personalia bisa
mengimplementasikan program latihan keamanan bagi separo
penyelia departemen. Separo kelompok ini adalah kelompok
percobaan. Kelompok pengendali terdiri dari para penyelia yang
tidak diberi latihan. Kemudian catatan-catatan pelaksanaan
keamanan kedua kelompok dibandingkan beberapa bulan setelah
latihan berakhir. Bila kelompok percobaan mempunyai tingkat
kecelakaan yang lebih rendah secara signifikan, maka fakta
menunjukkan bahwa program latihan keamanan adalah efektif.

2.4 Laporan Audit

Berbagai pendekatan dan peralatan digunakan untuk mengembangkan suatu
gambaran kegiatan-kegiatan personalia organisasi. Agar informasi ini
berguna, perlu dikompilasikan menjadi laporan audit. Laporan audit
personalia adalah suatu deskripsi komprehensif yang berisi hasil pengolahan
temuan dari kegiatan audit personalia, yang mencakup baik penghargaan
terhadap praktek-praktek efektif maupun rekomendasi bagi perbaikan
praktek-praktek yang tidak efektif.
Laporan hendaknya jangan mengemukakan pernyataan kesimpulan dan
saran saja, tetapi harus menggambarkan seluruh informasi yang akurat.
Laporan audit pada umumnya terdiri dari beberapa bagian. Bagian pertama
adalah untuk para manajer operasi, bagian kedua untuk para manajer dalam
departemen personalia, dan ketiga untuk manajer personalia.
1. Laporan Untuk Manajer Operasi
Laporan audit untuk para manajer operasi meringkas berbagai sasaran dan
tanggung-jawab personalia mereka. Tujuan-tujuan mereka bisa
menyangkut usaha untuk mengurangi absensi atau perputaran karyawan
melanjutkan pengembangan karyawan, memperbaiki hubungan
manajemen serikat kerja, atau mencapai sasaran-sasaran lain.
Tugas-tugas khusus yang dilaksanakan para manajer ini bisa
dicakup. Tugas-tugas tersebut meliputi wawancara seleksi, latihan,
penilaian prestasi, memotivası dan pemuasan kebutuhan karyawan.

8
 Laporan audit ini juga mengidentifikasi masalah – masalah personalia.
Penyelewengan-penyelewengan terhadap berbagai kebijaksanaan
personalia dan peraturan hubungan perburuhan dikemukakan. Praktek-
praktek manajemen yang jelek disebutkan dalam laporan rekomendasi
untuk perbaikannya.
2. Laporan Untuk Manajer Dalam Departemen Personalia
Para manajer spesialis yang menangani penarikan dan seleksi latihan,
kompensasi, dan kegiatan-kegiatan personalia lainnya juga memerlukan
umpan balik. Laporan audit yang mereka terima mungkin menyebutkan
berbagai bidang tertentu dengan pelaksanaan kerja jelek atau baik. Sebagai
contoh, suatu tim audit mengamati bahwa banyak pekerjaan tidak
dilaksanakan dengan penempatan karyawan yang baik. Informasi ini
diberikan kepada manajer latihan dan pengembangan sebagai umpan balik
dengan rekomendasi bagi perbaikan program-program selanjutnya
3. Laporan untuk manajer personalia
Laporan untuk manajer personalia berisi semua informasi yang diberikan
kepada para manajer lini dan manajer spesialis dalam departemen
personalia. Di samping itu, manajer personalia memperoleh umpan balik
tentang.
a. Sikap para manajer operasi dan karyawan terhadap pelayanan dan
“benefit” dari departemen personalia.
b. Masalah-masalah sumberdaya manusia dan implikasi-implikasi-nya
c. Suatu review tentang sasaran-sasaran departemen dan organisasi
departemen untuk mencapai berbagai sasaran tersebut
d. Berbagai rekomendasi untuk perubahan-perubahan yang diperlukan

Dengan informasi yang dicakup dalam laporan audit, manajer

personalia dapat memperoleh pandangan luas tentang fungsi personalia
yang dijalankannya. Selain pemecahan masalah-masalah personalia,
manajer bisa memusatkan pada bidang-bidang yang mempunyai potensi
terbesar bagi peningkatan kontribusi departemen kepada perusahaan. Dan
akhirnya barangkali yang paling penting, laporan audit berfungsi sebagai

9
 pedoman untuk usaha-usaha di waktu yang akan datang dan sebagai
referensi untuk pelaksanaan audit berikutnya. Dengan pemahaman akan
prestasi kerja departemen sekarang, manajer dapat menyusun rencana-
rencana jangka panjang untuk mengupgrade kegiatan-kegiatan krusial.
Berbagai rencana ini mengidentifikasikan sasaran-sasaran baru bagi
departemen. Dan sasaran-sasaran tersebut berfungsi sebagai standar-
standar dengan mana tim audit akan mengevaluasi kegiatan-kegiatan
manajemen personalia perusahaan.
4. Isi Dan Cara Penyusunan Laporan Audit
Laporan audit pada umumnya terdiri dari bagian-bagian sebagai berikut :
a. Judul
b. Daftar isi
c. Ringkasan dan kesimpulan, yang terutama berguna untuk pimpinan
eksekutif puncak.
d. Masalah-masalah pokok (tujuan audit, analisis, evaluasi dan
sebagainya)
e. Kesimpulan dan saran
f. Tubuh (berisi data, fakta, pandangan serta alasan yang merupakan dasar
kesimpulan dan saran)
g. Sumber data
h. Lampiran yang dianggap penting.
Laporan tersebut harus menerangkan secara jelas ruang lingkup
dan tujuan audit; disusun seringkas mungkin, tetapi jelas dan lengkap;
menyajikan semua fakta secara lengkap dan tidak memihak, serta temuan
dan kesimpulan secara obyektif. Agar dapat digunakan untuk meninjau
kembali fakta dan menilai laporan, laporan audit perlu menyertakan semua
informasi yang mendukung kesimpulan. Laporan hanya berguna bila dapat
dipakai sebagai pedoman untuk pengambilan tindakan koreksi. Oleh
karena itu, laporan audit juga harus memuat saran yang diajukan atas dasar
pemahaman terhadap realitas atau kondisi nyata.

10
2.5 Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.
Sistem Informasi Sumberdaya Manusia ( SISM ) adalah suatu Prosedur
sistematik pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan, perolehan kembali dan
Validasi berbagai data tertentu yang dibutuhkan oleh suatu organisasi tentang
sumberdaya manusianya, kegiatan – kegiatan personalia dan karakteristik –
karakteristik satuan kerja. Menurut definisinya, SISM mengelola berbagai
data personalia tertentu, tidak semua data yang mungkin tersedia. SISM,
digunakan untuk mendukung berbagai macam kegiatan yang berkaitan
dengan personalia organisasi.

2.6 Komponen-Komponen Dasar SISM.

Ada tiga komponen fungsional utama yang harus ada dalam SISM :

Gambar 2.6
Komponen Dasar SISM
Fungsi masukan mencakup dua konsep dasar sistem : data Base dan
pemasukan data ( data entry ). Fungsi pemeliharaan data terutama
berkepentingan dengan kualitas data yang disimpan dalam sistem. Fungsi
keluaran berkaitan dengan proses penarikan data ( retrieval ). Bila salah satu
konsep dasar ini terabaikan, sistem yang sedang dibangun mungkin tidak
akan dapat memenuhi sasaran- sasaran yang telah ditetapkan.
1. Fungsi Masukan
Fungsi masukan memberikan kemampuan untuk memasukkan informasi
personalia ke dalam SISM. Ini meliputi berbagai prosedur yang
diperlukan untuk mengumpulkan data : siapa yang mengumpulkan,
kapan, dan bagaimana data seharusnya diproses.
2. Fungsi pemeliharaan Data
Fungsi ini memperbarui, menambah data baru dan menghilangkan data
yang sudah tidak diperlukan pada data Base.

11
3. Fungsi keluaran
Fungsi sistem yang paling jelas adalah kemampuannya memproduksi
keluaran sesuai dengan kebutuhan – kebutuhan organisasi. Meliputi
laporan – laporan standar dan rutin maupun laporan – laporan khusus.
Yang disediakan oleh sistem merupakan penghubung penting antara SISM
dengan para pemakainya
Konsep dasar : Berbagai Karakteristis Penting SISM
Ada lima konsep dasar yang dicakup dalam definisi SISM. Kelima konsep
dasar akan diuraikan secara ringkas sebagai berikut :
1. Data Base
Sebagai titik awal, data Base hendaknya mencakup elemen – elemen data
esensial yang dibutuhkan baik secara internal oleh organisasi maupun
untuk pemenuhan kebutuhan – kebutuhan pihak eksternal seperti kantor –
kantor pemerintah, asosiasi bisnis dan serikat karyawan. Semua data base
dibutuhkan untuk membuat laporan, melakukan audit dan analisis, dan
memproduksi keluaran – keluaran lainnya harus terliput oleh sistem.
Fungsi masukan memegang peranan sangat vital dalam proses
penciptaan data base. Faktor – faktor penggunaan data yang direncanakan
meliputi beberapa kali setiap elemen akan diperbaharui dan diubah dalam
satu periode, beberapa kali pemakai akan memerlukan elemen untuk
analisis ad hoc, berapa lama ( sejarah ) setiap elemen harus disimpan, dan
tipe keamanan data yang disyaratkan.
2. Pemasukan Data ( Data Entry )
Suatu metode pemasukan data yang efisien dan akurat. Diperlukan untuk
memproduksi berbagai keluaran yang diinginkan tidak disampaikan ke
data base pada waktu yang tepat dan dengan cara yang sedapat mungkin
mencegah kesalahan, sistem tidak akan berfungsi sesuai dengan tujuan.
Proses pemasukan data ini dipermudah dengan laju perkembangan
komputer yang terjadi secara dahsyat. Kemajuan teknologi komputer telah
memungkinkan penggunaan waktu sumberdaya manusia dan sumber daya
komputer semakin efisien. Proses pemasukan data harus dipikirkan dan
direncanakan dengan baik agar SISM berfungsi secara benar.

12
3. Penarikan data ( Retrieval )
Unsur pokok ketiga SISM yang dirancang adalah penarikan informasi
yang dibutuhkan secara cepat dengan cara yang “Cost – effective” oleh
pemakai. Alamat data dalam data base harus memungkinkan data untuk
ditarik dan disajikan dalam format yang hampir tidak terbatas jumlahnya.
4. Pusat Informasi Sumberdaya Manusia ( PISM )
Pembentukan PISM adalah unsur vital keberhasilan sistem dalam beberapa
hal. Pertama, PISM harus memastikan bahwa masukan ke dalam sistem
telah secara benar diterima dan bahwa perubahan – perubahan data base
diproses secara berurutan. Kedua PISM harus mengambil inisiatif dan
melihat apakah data base adalah akurat dan selalu ‘ up to Date. PISM
sering masih perlu untuk memecahkan berbagai masalah yang timbul.
Aspek tanggung jawab PISM adalah fungsi yang harus diperankan
sebagai koordinator untuk semua kegiatan yang bersangkutan dengan
sistem. PISM bertugas untuk membuat skedul pemrosesan dan pembaruan
data dalam sistem secara periodik dan ajeg. PISM berfungsi sebagai
administrator sistem dari sudut pandang kerahasiaan informasi. Atas dasar
pertimbangan operasional, PISM diberikan tugas dan wewenang untuk
menjamin kerahasiaan penggunaan informasi yang telah dicetak,
dikeluarkan dan diserahkan kepada pemakai dalam organisasi.
5. Kualitas Data
Suatu proses yang menjamin kualitas bagian – bagian sistem. Prinsip ini
mencakup bidang – bidang yang berkaitan dengan akurasi, ketepatan
waktu, kejelasan dan ketersediaan data.

13
2.7 Tahap – Tahap Pengembangan SISM.
Dasar pengembangan sism adalah sangat sederhana yaitu apabila data yang
diperlukan untuk mendukung berbagai kegiatan sumberdaya manusia tersedia
maka setiap kegiatan dapat dibantu degan sism yang “computer-based”

Gambar 2.7
Proses Desain SISM

Setiap tahap harus diselesaikan dan diselesaikan dalam urutannya. Bila

suatu tahap tertentu dihilangkan atau tidak dilakukan dalam urutannya, sism
tidak akan berfungsi atau tidak akan berfungsi sesuai dengan kemampuan
potensialnya dan pada akhirnya akan dinilai gagal. Tahap-tahap proses desain
pengembangan SISM dapat dirinci sebagai berikut :
1. Usulan kepada Manajemen
Pada tahap ini, konsep pengembangan SISM diajukan, dan oleh karena
itu berbagai parameter sistem secara keseluruhan dan analisis
biaya/manfaat kasar perlu diuraikan.
2. Analisis Kebutuhan
Tujuan utama tahap ini adalah menemukan masalah-masalah
“sesungguhnya” dan mengembangkan berbagai metode dan strategi
untuk menanggapi kebutuhan-kebutuhan tersebut. Analisis kebutuhan
mencakup analisis biaya dan manfaat secara lebih rinci, alternative dalam
pengembangan, bebagai masukan dan keluaran system dari perspektif

14
 luas, deskripsi aliran data dan “interfaces”, tipe-tioe elemen data,
pengukuran data dan spesifikasi pelaksanaan pengembangan system.
3. Spesifikasi Sistem
Tahap ini merumuskan isi system yang sebenarnya dari sudut pandang
pemakai. Dalam tahap ini, para pemakai menguraikan berbagai
kebutuhan dan keinginan mereka, dan sasaran system diterjemahkan
menjadi dua bentuk keluaran, laporan, dan analisis. Jadi, tahap ini
menguraikan apa yang akan dilakukan SISM dan bagaimana system akan
beroperasi.
4. Desain Sistem
System keseluruhan dirinci secara spesifik agar semua fungsi dapat
diperiksa dan semua program dapat disebutkan. Perancang system
menentukan bagaimana SISM akan mencapai sasaran-sasaran yang
dirumuskan dalam tahap spesifikasi.
5. Pengembangan Sistem
Program-program computer dibuat dalam tahap ini. Fungsi-fungsi
manusia juga dijabarkan dalam bentuk deskripsi dan spesifikasi
pekerjaan. Semua bagian system diuji dengan data yang disuplai dari
pemakai.
6. Instalasi dan Konversi
Setelah pengujian dilingkungan “labolatorium” berhasil, SISM dipasang
dilingkungan organisasi pemakai dan diuji lagi, sebelum percobaan
dilakukan, dengan menggunakan data semu. Keseluruhan SISM
kemudian dicoba dengan menggunakan data sesungguhnya, dan para
pemakai dilatih tentang cara pengorganisasian system.
7. Evaluasi
Kerja SISM “baru” diukur dengan sasaran-sasaran yang telah ditetapkan
pada tahap awal. Biaya penjalanan system, akurasi dan ketepatan
laporan, serta berbagai karakteristik operasional lainnya dievaluasi dan
dilaporkan kembali kepada manajemen. Bila perlu, berbagai penggantian
dan perubahan (modifikasi) daapat dilakukan untuk memperbaiki kerja
system.

15
 BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN

3.1 Kesimpulan.
1. Sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem manusia yang terpadu
(integrited), untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi
operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan, dalam sebuah
organisasi.
2. Audit sistem informasi adalah suatu proses pengumpulan dan
pengevaluasian bukti-bukti yang dilakukan oleh pihak independen dan
kompeten untuk mengetahui apakah suatu sistem informasi dan sumber
daya terkait, secara memadai telah memberikan dampak kepada
pengendalian internal yang mampu memberikan keyakinan yang
memadai akan tercapainya tujuan bisnis, operasional dan kendali, serta
berbagai kejadian yang tidak diinginkan dapat dicegah, dideteksi dan
dikoreksi dengan tepat waktu.
3.2 Saran.
Menggunakan sumber daya dengan efisien,System informasi menyiratkan
penggunaan teknologi komputer dalam suatu organisasi untuk
menyediakan informasi bagi pengguna.Sistem informasi berbasis-
komputer merupakan satu rangkaian perangkat lunak&perangkat lunak
yang dirancang untuk mentransformasi data menjadi informasi yang
berguna.

16
 DAFTAR PUSTAKA

Handoko, T. Hani. Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia. BPFE

YOGYAKARTA : Januari 2014

17