BAB I.

DEFINISI

Pelayanan pendaftaran adalah mencatat data sosial/mendaftar pasien untuk

mendapatkan pelayanan kesehatan yg dibutuhkan, dan mencatat hasil pelayanannya. Rumkital
Dr. Oepomo harus menyediakan skrining medis yang sesuai untuk setiap orang yang
datang ke rumah sakit yang meminta pemeriksaan atau pengobatan untuk suatu
kondisi medis. Skrining medis harus dapat digunakan untuk menentukan apakah
pasien mempunyai kondisi medis yang emergensi. Suatu kondisi medis yang
emergensi berarti pasien dengan gejala akut yang cukup berat dan tanpa perhatian
medis yang segera dapat diperkirakan akan mengakibatkan kesehatan pasien dalam
bahaya yang serius, gangguan fungsi tubuh yang serius, atau disfungsi yang serius
dari organ tubuh atau bagian.
Pasien bukan emergensi akan mendapat perawatan yang kontinue sesuai
dengan status klinisnya dan sumber daya yang tersedia. Untuk pasien yang
membutuhkan pelayanan diluar dari yang tersedia Rumkital Dr. Oepomo, pasien
akan dipindahkan/dirujuk ke fasilitas perawatan kesehatan yang sesuai, mempunyai
perjanjian dan hubungan dengan organisasi/fasilitas agar dapat memberikan pasien
perawatan yang sesuai jika sumber daya yang dibutuhkan tidak tersedia di Rumkital
Dr. Oepomo.
Struktur dari kebijakan ini terdiri dari tiga bagian: Bagian I: Kebijakan Utama,
bagian II: ruang lingkup pelayanan, bagian III: pedoman akses untuk perawatan dan
penerimaan. Walaupun terdapat perbedaan dalam setiap aspek menurut
persyaratan praktis dari pelayanan, persyaratan tersebut akan mempunyai prinsip
umum yang sama.
Dokumen ini berlaku untuk semua petugas kesehatan yang bekerja di Rumkital
Dr. Oepomo, termasuk para manajer, bidan, perawat, dokter, dan petugas kesehatan
yang berhubungan atau siapapun yang membuat kontak pertama dengan pasien
dan melakukan penilaian mengenai kebutuhan pasien tersebut

A. Tujuan
1. Tujuan umum adalah meregistrasi pasien untuk memastikan agar catatan
pelayanan kesehatan pasien sekarang, sebelumnya dan berikutnya
terangkum di dalam satu catatan rekam medis pasien yang sama.
2. Tujuan khusus dari pendaftaran rawat jalan adalah :

1
 a. Untuk membangun respon yang sesuai oleh unit emergensi dalam
menerima, menyaring dan menstabilkan pasien yang datang dengan
kondisi klinis darurat.
b. Untuk memastikan standarisasi penerimaan pasien rawat inap, dan
pendaftaran pelayanan pasien rawat jalan.
c. Untuk memberikan pedoman bagi semua staf petugas kesehatan
dalam memberikan perawatan untuk proses akses bagi pasien untuk
mendapat perawatan, serta kontinuitas pelayanan

B. Tanggung Jawab
1. Direktur Utama bertanggung jawab untuk memastikan bahwa
mekanisme/protokol yang dijelaskan dalam kebijakan ini dan dokumen yang
terkait tersedia untuk implementasi, monitoring dan revisi kebijakan ini secara
keseluruhan serta dapat diakses dan dimengerti oleh semua staf terkait.

2. Direktur yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab
untuk memastikan bahwa semua Manajer:
a) Menyebarkan kebijakan ini di wilayah yang menjadi tanggung jawab
mereka
b) Mengimplementasikan kebijakan ini di dalam wilayah yang menjadi
tanggung jawab mereka
c) Mengidentifikasi dan mengalokasikan sumberdaya yang tepat untuk
terpenuhinya kebijakan ini
d) Memastikan bahwa semua staf dibawah pengawasan mereka mengetahui
kebijakan ini dan mengikuti pelatihan untuk kebijakan ini
1) Semua Manajer juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa
audit internal dilaksanakan.
2) Kepala Unit yang terlibat dalam ruang lingkup ini bertanggung jawab
untuk implementasi kebijakan ini di bagian yang mereka kelola dan
harus memastikan bahwa:
 Semua staf baru dan lama mempunyai akses dan tahu mengenai
kebijakan ini serta kebijakan, SPO dan formulir lain yang terkait
 Adanya SPO tertulis yang mendukung dan patuh pada kebijakan
ini dan dipantau untuk kepatuhannya.
3) Semua staf yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini
bertanggung jawab untuk mengimplementasikan kebijakan ini dan
harus memastikan bahwa:
 Mereka mengerti dan mematuhi kebijakan ini
 Akan menggunakan kebijakan ini dalam hubungannya dengan
semua kebijakan dan SPO lainnya

2
  Ketidak patuhan pada kebijakan ini dapat mengakibatkan
tindakan indisiplin
 Setiap anggota staf dapat mengisi laporan kejadian bila
ditemukan ketidak patuhan.

BAB II. RUANG LINGKUP

Pasien dapat mengakses layanan perawatan di unit emergensi dan VK 24

jam/hari, 7 hari/minggu, 52 minggu/tahun. Pasien akan ditriase dan dikategorikan
untuk penilaian dan perawatan dapat dilakukan pada saat yang bersamaan.
Pasien dapat melakukan akses untuk mendapat perawatan :
 Rawat Jalan – Poliklinik dan one day care (ODC)
 Unit Emergensi
 VK
Pasien hanya dapat dilayani di Rumkital Dr. Oepomo jika tersedia jenis
layanan yang di butuhkan. Apabila layanan yang di butuhkan tidak memadai atau
tidak ada, maka pasien harus di rujuk ke rumah sakit lain yang memiliki kebutuhan
jenis layanan yang dibutuhkan pasien saat itu dengan sebelumnya dilakukan test
pemeriksaan penunjang sebagai dasar pengambilan keputusan sesuai standard
pelayanan medis.
Pasien akan dipindahkan ke rumah sakit lain, untuk mendapatkan pelayanan
yang sesuai, ketika tidak tersedianya pelayanan tersebut di Rumkital Dr. Oepomo
atau jika pasien ingin untuk dipindahkan ke rumah sakit dikarenakan asuransi atau
masalah lainnya (merujuk kepada kebijakan transfer pasien).
Pada pasien dengan hambatan/keterbatasan/kendala fisik / komunikasi /
bahasa / budaya, Rumkital Dr. Oepomo memfasilitasi untuk menyelesaikan kendala
tersebut. Untuk kendala bahasa asing Rumkital Dr. Oepomo mempunyai petugas
penerjemah yaitu bahasa ingrris, bahasa jawa dan bahasa madura.

3
 BAB III. TATA LAKSANA

Semua pasien yang mendapatkan pelayanan perawatan kesehatan, atau yang

akan mendapatkan pelayanan kesehatan, harus diregistrasikan di dalam data pasien
dan mendapatkan nomor rekam medis. Ini meliputi pasien rawat inap (termasuk bayi
baru lahir), pasien rawat jalan, dan pasien yang hanya memeriksakan spesimen
(contoh: sample darah) diregisterkan sebagai pasien. Keberhasilan mengidentifikasi
pasien menurunkan angka duplikasi registrasi. Jika pasien tidak mempunyai satu
identitas unik dan spesifik maka hal ini dapat mengganggu pelayanan pasien.

A. Proses Penerimaan Pasien Rawat Jalan:

1. Pasien datang di bagian pendaftaran dan diterima oleh petugas pendaftaran
(TPPRJ).
2. Petugas menanyakan apakah pasien tersebut merupakan pasien baru
(pasien yang baru pertama kali berkunjung, tidak membawa kartu berobat
dan kehilangan kartu) atau pasien lama;
3. Jika pasien tersebut adalah pasien baru, maka petugas pendaftaran
mendaftar pasien sbb:
1) Petugas pendaftaran memberikan formulir pendaftaran untuk dilengkapi
sesuai identitas diri (KTP/Pasfort) jika pasien Asuransi petugas meminta
kartu asuransi untk di fotocopy, 1 disimpan dalam rekam medis, 1 sebagai
administrasi saat penagihan.
2) Petugas pendaftaran mencocokkan formulir pendaftaran dengan kartu
identitas
3) Petugas pendaftaran memasukkan ke sitem IT sesuai formulir
pendaftaran yang telah diisi
4) Petugas pendaftaran mencetak KIB (Kartu Identitas Berobat), bukti
registrasi dan IUP (Index Utama Pasien);
5) Petugas pendaftaran menyerahkan KIB kepada pasien untuk disimpan
dan bukti registrasi diserahkan ke petugas poliklinik;
6) Petugas Rekam medis membuatkan berkas rekam medis dan membawa
ke poliklink / unit pelayanan yang dituju.

4. Jika Pasien tersebut adalah pasien lama,

4
 1) Petugas menerima dan meneliti kartu identitas berobat pasien;
2) Petugas pendaftaran mendaftar pasien sesuai dengan pelayanan yang
akan dituju dengan mewawancarai pasien tersebut;
3) Petugas membuat bukti registrasi berdasarkan KIB pasien
4) Petugas rekam medis mengambil berkas rekam medis dan menyerahkan
ke unit yang dituju
5) Petugas menyerahkan bukti registrasi dan menyerahkan ke pasien untuk
diserahkan ke poliklinik.

5. Di Unit Pelayanan / Poliklinik:

1) Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien;
2) Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain? Jika
Ya petugas, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju;
Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan menyelesaikan
administrasi di kasir mempersilahkan untuk menunggu obat;
3) Kemudian petugas farmasi memberikan obat dan menjelaskan fungsi,
aturan pakai dan efeksamping obat.
4) Petugas mempersilakan pasien pulang dan tidak lupa mengucapkan
terima kasih

Jika prosedur diatas tidak diindahkan oleh petugas pendaftaran dan terkait,
maka, petugas yang bersangkutan mendapatkan sangsi oleh pihak manajemen
maupun direktur.
Merujuk ke prosedur registrasi pasien rawat jalan dan rawat inap untuk informasi
proses yang lebih rinci.

B. Proses Penerimaan Pasien Rawat Inap :

Pasien dapat didaftarkan masuk ke rumah sakit oleh dokter spesialis yang
memiliki Surat Ijin Praktek di Rumkital Dr. Oepomo. Dokter spesialis/ IGD/ Poliklinik
akan membuat surat pengantar rawat inap sesuai kondisi pasien dan diagnosis
sementara kepada admission. Penerimaan pasien non-emergensi atau pasien
rujukan ke RSU ali Royal harus dilakukan verfikasi terlebih dahulu mengenai
kelayakan pasien serta kesediaan unit pelayanan sesuai kebutuhan pasien untuk
dirawat di Rumkital Dr. Oepomo.

5
 Semua admission, tidak termasuk perinatologi, memerlukan kelengkapan lembar
kerja admission dari dokter spesialis atau dokter umum dengan instruksi dari dokter
spesialis, yaitu:
1. Lembar admission (Surat Pengantar Rawat Inap)
2. Diagnosis
Jenis-jenis pendaftaran :
1. Pendaftaran yang direncanakan (elektif): Pendaftaran yang sudah
direncanakan merupakan pendaftaran rawat inap dari pasien yang sudah
direncanakan sebagai tindak lanjut untuk mendapatkan pelayanan rawat inap.
Semua data akan dikumpulkan sebelum tanggal yang sudah ditentukan.
Pasien diinstruksikan untuk melapor ke bagian pendaftaran.
2. Pendaftaran bagi pasien rawat jalan: keluarga pasien membawa surat
pengantar rawat inap ke bagian admission dan memilih kamar yang tersedia
dan sesuai perawatan yang dibutukan.
3. Pendaftaran dari Unit Emergensi: keluarga pasien membawa surat pengantar
rawat inap ke bagian admission dan memilih kamar yang tersedia dan sesuai
perawatan yang dibutukan.
4. Pendaftaran pasien observasi: Pasien dapat di observasi di emergensi dan
VK maksimal 6 jam sejak pasien masuk rumah sakit, selanjutnya dokter harus
memutuskan apakah pasien masuk dalam perawatan RS, rujuk ke rumah
sakit lain atau pasien di pulangkan dan di informasikan kepada pasien atau
keluarga. Selama observasi pasien dimonitor secara berkala. Ketika pasien
diobservasi dan diputuskan oleh dokter memerlukan perawatan rawat inap,
harus melengkapi formulir dan dikirimkan ke bagian pendaftaran dan pasien
akan diberikan kamar rawat yang tersedia di ruang rawat inap.
5. Pasien transfer dari rumah sakit lain: Ketika permintaan transfer diterima oleh
bagian pendaftaran, selanjutnya dialihkan kepada dokter umum di Unit
Emergensi. Kemudian Unit Emergensi akan mengkoordinasikan transfer
pasien dengan bagian admission dan mengumpulkan data yang diperlukan..
Merujuk kepada prosedur di bawah ini:
 Pendaftaran pasien- Rawat jalan dan Unit Emergensi
 Pendaftaran pasien – Rawat Inap
 Penerimaan pelayanan di Emergensi
 Menerima pasien rujukan dari fasilitas kesehatan lain untuk perawatan
 Observasi pasien di Unit Emergensi
 Observasi pasien di VK

Proses penerimaan pasien rawat inap:

1. Pasien datang di bagian admisi dan diterima oleh petugas admisi dan

menyerahkan Surat Pengantar Rawat Inap yang berasal dari poliklinik, UGD
maupun rujukan dari dokter praktek

6
2. Petugas menjelaskan kamar yang tersedia dan menginformasikan harga
kamar, visite dokter dan perawatan.
3. Petugas mengecek / mencarikan tempat / fasilitas yang diinginkan;
4. Petugas menanyakan apakah pasien meminta fasilitas atau perawatan yang
lain;
a) Jika pasien / keluarga pasien meminta fasilitas / perawatan yang lain
sesuai permintaan pasien tersebut, maka pasien diminta untuk mengisi
form persetujuan;
b) Jika pasien tidak meminta fasilitas yang lain, maka petugas mendaftar
pasien berdasarkan identifikasi data social pasien;
5. Petugas menanyakan apakah pasien setuju dengan fasilitas yang sesuai
dengan permintaan pasien;
a) Jika setuju, maka pasien mengisi formulir persetujuan;
b) Jika tidak setuju, maka petugas menanyakan apakah pasien memilih
tempat yang lain selama tempat yang diinginkan belum ada;
c) Jika setuju, maka petugas mengisi formulir persetujuan sesuai tempat
yang diinginkan pasien;
d) Jika tidak setuju, maka petugas merujuk pasien ke rumah sakit lain
sesuai permintaan pasien;
e) Petugas mendaftar pasien berdasarkan identifikasi data social pasien;
6. Petugas mengisi berkas rekam medis dengan melakukan wawancara kepada
pasien mengenai tempat/fasilitas dan jaminan kesehatan yang diinginkan
7. Petugas admisi memesan kamar sesuai pilihan pasien/keluarga dan
memberitahukan ke ruangan rawat inap akan ada pasien baru;
8. Petugas memberikan informasi kepada pasien/keluarga yang mendaftar
bahwa tempat akan disiapkan dan mempersilakhan menunggu di tempat
pasien berasal;
9. Petugas rawat inap menginformasikan kamar sudah siap dan
mempersilahkan pasien untuk di transfer
10. Petugas mengantarkan pasien untuk diantar ke ruangan rawat inap dan
melakukan serah terima;
11. Petugas medis di unit pelayanan rawat inap melakukan serah terima pasien
memberikan pelayanan kesehatan sesuai kebutuhan pasien;
12. Petugas Rawat Inap menanyakan kepada dokter apakah pasien sudah
diperbolehkan untuk pulang;

7
 a) Jika diperbolehkan untuk pulang, maka petugas menginformasikan kepada
kasir bahwa pasien rencana pulang dan menyerahkan formulir tindakan.
b) Jika billing sudah siap petugas Kasir akan menginformasikan ke perawat
ruangan bahwa pasien sudah boleh mengurus administrasi.
c) Petugas ruangan mempersilahkan keluarga pasien untuk menyelesaikan
administrasi pembayaran di bagian kasir;
d) Jika pasien sudah menyelesaikan administrasi akan diberikan kartu bukti
lunas untuk diserahkan ke perawat ruangan.
e) Perawat mempersilahkan pasien untuk pulang;
f) Jika tidak diperbolehkan untuk pulang, maka pasien tetap mendapatkan
pelayanan kesehatan rawat inap;
Jika prosedur diatas tidak diindahkan oleh petugas rawat inap, maka petugas
yang bersangkutan mendapatkan sangsi oleh pihakmanajemen maupun
Direktur Rumah Sakit.

C. Pengaturan Kamar Rawat

Alokasi kamar di Rumkital Dr. Oepomo dibedakan berdasarkan:
a. Lantai 1 untuk perawatan pasien, yang terdiri dari :
1) Kamar Royal class
2) Kamar Royal Princes
3) Kamar Royal Prince
b. Lantai 2 untuk perawatan pasien, yang terdiri dari :
1. Kamar Roya Queen
c. Lantai 3 untuk perawatan pasien yang terdiri dari :
1. Kamar Royal King
2. Kamar Royal Majesty

Pengalokasian kamar dikendalikan oleh bagian pendaftaran. Pasien

diperbolehkan untuk memilih kelas ruangan yang diinginkan, terkecuali pasien
dengan kebutuhan Ruang isolasi atau pelayanan intensive setelah dikaji
/assessment oleh dokter
Kelas ruangan meliputi:
1) Royal Class
2) Royal Princess
3) Royal prince
4) Royal Queen
5) Royal King
6) Royal Majesty
Jika kelas kamar yang diminta tidak ada akan ditawarkan kelas yang tersedia.
Jika pasien tetap menolak, permintaan pasien akan disampaikan kepada
Manajemen untuk ditindaklanjuti. Jika semua kamar tidak tersedia akan di rujuk.

8
Pasien yang sudah tidak ada indikasi rawat disegerakan untuk dipulangkan dari RS
untuk berobat Jalan.
Box neonatus yaitu. Bayi baru lahir maka tarif yang berlaku adalah sesuai
dengan kelas kamar ibu nya.
Pasien dengan suspek atau penyakit menular :
A. Di dalam kebijakan rumah sakit, pasien yang diketahui atau diperkirakan dengan
penyakit menular harus (ketika dalam prakteknya) dirawat di satu ruangan
dengan tanda isolasi.
B. Semua kasus menular yang baru di dalam rumah sakit harus dilaporkan kepada
tim infection control secepatnya.
C. Jika jumlah pasien dengan diare dan/atau muntah- muntah meningkat di dalam
satu area bangsal, pertama tama harus dilaporkan ke tim infection control dan
dilakukan rapat tentang berjangkitnya penyakit tersebut mungkin diperlukan.

BAB IV. DOKUMENTASI

1. Formulir Pendaftaran pasien baru

2. Foto copy identitas (KTP/SIM/Pasfor)
3. Bukti Kunjungan (Pasien IKS/Asuransi)
4. Bukti Registrasi Rawat Jalan
5. Form permintaan Rawat Inap
6. Form Perkiraan Biaya

Ditetapkan di : Denpasar
Pada Tanggal : 01 Desember 2014
Rumah Sakit Umum Bali Royal

9
 dr. I Gede Wiryana Patra Jaya, M.Kes
Direktur Utama

Lampiran – Daftar Rumah Sakit / Instansi Rujukan

NO. TELP /
RUMAH SAKIT ALAMAT RADIUS e-Mail
FAX
Jl.Pulau Nias
(0361)227911-
RSUP Sanglah Denpasar Bali- 2Km
227915
Indonesia
RSU Kasih Ibu Jl. Teuku Umar No. 3Km Telp. 0361 E-Mail:
Denpasar 120 Denpasar - 223036 Fax. kasih.ibu@telk

10
 NO. TELP /
RUMAH SAKIT ALAMAT RADIUS e-Mail
FAX
Bali
0361 238690 om.net

Telp. 0361
RSU Surya Jl. Pulau Serangan 233787
Husadha 1, Denpasar 2Km Fax. 0361
Denpasar 231177

Web
http://www.siloa
mhospitals.com
/
Jl. Sunset Road No
RS Siloam (0361) 779900
818 Badung Bali
Email
mailto:info.bali
@siloamhospit
als.com

11