PANDUAN

PENYUSUNAN SOP

PEMERINTAH KABUPATEN WONOSOBO

DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS SAPURAN
2018
 BAB I DEFINISI

Salah satu unsur penting dan sangat vital yang menentukan keberhasilan
akreditasi FKTP adalah bagaimana mengatur sistem pendokumentasian dokumen.
Pengaturan sistem dokumentasi dalam satu dalam proses implementasi akreditasi
FKTP dianggap penting karena dokumen merupakan acuan kerja, bukti pelaksanaan
dan penerapan kebijakan, program dan kegiatan, serta bagian dari salah satu
persyaratan Akreditasi FKTP. Dengan adanya sistem dokumentasi yang baik dalam
suatu institusi/organisasi diharapkan fungsi-fungsi setiap personil maupun bagian-
bagian dari organisasi dapat berjalan sesuai dengan perencanaan bersama dalam
upaya mewujudkan kinerja yang optimal.
 BAB II RUANG LINGKUP

Dokumen di dalam akreditasi FKTP secara garis besar dibagi atas dua bagian yaitu
dokumen internal dan eksternal. Dokumen tersebut digunakan untuk membangun
dan membakukan sistem manajemen mutu dan sistem manejemen pelayanan.
Dokumen internal terdiri dari beberapa dokumen, salah satunya adalah Standar
Operasional Prosedur (SOP). SOP (Standar Operasional Prosedur) adalah
serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses
penyelenggaraan aktifitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan,
dimana dan oleh siapa dilakukan.
 BAB III TATA LAKSANA

A. Kertas/Media Penulisan
1. Jenis kertas : HVS warna putih 70 GSM
2. Ukuran kertas : F4 (215 mm x 330 mm)
3. Margins :
 Top : 20 mm Bottom : 30 mm
 Left : 30 mm Right : 20 mm
B. Penulisan
1. Program : Word
2. Jenis huruf : Arial (huruf biasa dan tebal)
3. Ukuran huruf : 12
4. Spasi :1
C. Format/Sistematika Penulisan
1. Kop SOP
a. Kotak heading hanya dicetak pada halaman pertama
b. Kotak FKTP diberi logo pemerintah daerah dan nama Puskesmas
c. Kotak judul diberi judul / nama SOP
Jenis Huruf : Arial
Ukuran Huruf Judul SOP : 12
Ukuran Huruf tulisan SOP : 20
d. Nomer dokumen diisi sesuai dengan ketentuan penomoran yang berlaku di
Puskesmas, dibuat sistematis agar ada keseragaman
e. No. Revisi diisi dengan status revisi menggunakan pengkodean angka
sebagai berikut :
1) Dokumen baru :0
2) Dokumen revisi pertama :1
3) Dokumen revisi kedua :2
4) Dst
f. Tanggal terbit diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya atau tanggal
diperlakukannya SOP tersebut
g. Halaman diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman
untuk SOP tersebut (misal 1/5). Namun, ditiap halaman selanjutnya dibuat
footer di center margin (misal pada halaman kedua 2/5, halaman terakhir 5/5).
h. Ditetapkan Kepala FKTP diberi tandatangan Kepala FKTP dan nama jelasnya.
 i. Contoh :
KOMUNIKASI DAN KOORDINASI KEPALA
PUSKESMAS, PENANGGUNG JAWAB UKM
DAN KEPADA PELAKSANA
A/II/SOP/..../Feb
No. Dokumen : /2016

No. Revisi : 0
SOP
Tgl. Terbit : 2 Feb 2016
Halaman : 1/1

PUSKESMAS dr. Priyo Hadi Sambodo

SAPURAN NIP.196310071989101001

KOMUNIKASI DAN KOORDINASI KEPALA

PUSKESMAS, PENANGGUNG JAWAB UKM
DAN KEPADA PELAKSANA
A/II/SOP/..../Mei/
No. Dokumen : 2018

No. Revisi : 1
SOP
Tgl. Terbit : 2 Mei 2018
Halaman : 1/1

PUSKESMAS dr. Priyo Hadi Sambodo

SAPURAN NIP.196310071989101001

2. Komponen dan Isi SOP

a. Pengertian
Berisi definisi judul SOP, dan berisi penjelasan dan atau definisi tentang
istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah
pengertian/menimbulkan multi persepsi.
b. Tujuan
Berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik, dengan diawali kata
“sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk.......”
c. Kebijakan
Berisi kebijakan (SK) kepala FKTP yang memuat dasar dibuatnya SOP
tersebut.
d. Referensi
Berisi dokumen eksternal sebagai acuan penyusunan SOP, bisa berbentuk
buku, peraturan perundang-undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan
pustaka.
e. Prosedur/langkah-langkah
Merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-langkah kegiatan
untuk menyelesaikan proses kerja tertentu.
 f. Diagram Alir/bagan alir (Flow Chart)
1) Diagram alir/bagan alir digunakan untuk memudahkan dalam
pemahaman langkah-langkah dalam SOP.
2) Diagram alir tidak wajib digunakan disetiap SOP
3) Diagram alir digunakan untuk SOP yang langkah-langkahnya harus
berurutan dan tidak boleh diacak.
4) Diagram alir makro, menunjukkan kegiatan-kegiatan secara garis besar
dari proses yang ingin kita tingkatkan, hanya ada satu simbol balok.

5) Diagram alir mikro, menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan dari tiap

tahapan diagram makro, bentuk simbol sebagai berikut :
Awal kegiatan :

Akhir kegiatan :

ya
Simbol keputusan : ?
/

/ tidak

Penghubung :

Dokumen :

Arsip :

g. Unit Terkait
Berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja
tersebut.
h. Rekaman Historis Perubahan
Berisi catatan perubahan atau revisi yang terjadi pada SOP.
3. Evaluasi Isi SOP
a. Evaluasi SOP dilaksanakan sesuai kebutuhan dan minimal dua tahun
sekali yang dilakukan oleh masing-masing unit kerja.
b. Hasil evaluasi SOP :
1) SOP masih tetap bisa dipergunakan
2) SOP tersebut perlu diperbaiki/direvisi
3) Perbaikan/revisi isi SOP bisa dilakukan sebagian atau seluruhnya
 c. Perbaikan/revisi perlu dilakukan bila :
1) Alur SOP sudah tidak sesuai dengan keadaan yang ada
2) Adanya perkembangan ilmu dan teknologi (iptek) pelayanan kesehatan
3) Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru
4) Adanya perubahan fasilitas
d. Peraturan kepala FKTP tetap berlaku meskipun terjadi penggantian kepala
FKTP.

4. Evaluasi Penerapan SOP

a. Evaluasi penerapan/kepatuhan terhadap SOP dapat dilakukan dengan
menilai tingkat kepatuhan terhadap langkah-langkah dalam SOP. Untuk
evaluasi ini dapat dilakukan dengan menggunakan daftar tilik/check list.
b. Daftar tilik tidak wajib ada di setiap SOP
c. Daftar tilik digunakan untuk SOP yang berpotensi terjadi
penyimpangan/tidak patuh dalam pelaksanaanya.
d. Daftar tilik tidak dapat digunakan untuk SOP yang komplek.
 BAB IV DOKUMENTASI

Dokumen asli (master dokumen yang sudah dinomori dan sudah

ditandatangani) agar disimpan di sekretariat admin Puskesmas. Penyimpanan
dokumen yang asli harus rapi, sesuai metode pengarsipan sehingga mudah dicari
kembali bila diperlukan.
Dokumen fotocopy disimpan dimasing-masing unit upaya Puskesmas
dimana dokumen tersebut digunakan. Bila tidak berlaku lagi maka unit kerja wajib
mengembalikan dokumem yang sudah tidak berlaku lagi kepada admin, sehingga di
unit kerja hanya ada dokumen yang masih berlaku saja. Admin dapat memusnahkan
fotocopy dokumen yang tidak berlaku tersebut, namun untuk dokumen yang asli agar
tetap disimpan, dengan lama penyimpanan sesuai ketentuan dalam retensi dokumen
yang berlaku di Puskesmas. Dokumen di unit upaya Puskesmas harus diletakkan di
tempat yang mudah dilihat, diambil, dan dibaca oleh pelaksana. Distribusi dokumen
harus memakai ekspedisi dan atau formulir tanda terima. Distribusi dokumen bisa
hanya unit kerja tertentu ataupun juga untuk seluruh unit kerja lainnya.
 KOMUNIKASI DAN KOORDINASI
No.Dokumen : A/II/SOP/..../Mei/2018
No. Revisi : 1
SOP
Tgl. Terbit : 2 Mei 2018
Halaman : 1/1
PUSKESMAS dr. Priyo Hadi Sambodo
SAPURAN NIP.196310071989101001

1.Pengertian Komunikasi dan koordinasi adalah suatu cara untuk menyampaikan pesan
atau informasi kepada orang lain/pihak lain baik lintas upaya maupun lintas
sektoral dengan bentuk pertemuan kelompok atau pertemuan personal yang
bertujuan untuk mensinkronisasikan dan menyelaraskan semua kegiatan
upaya sehingga tercapai tujuan bersama.
Bentuk dari komunikasi dan koordinasi adalah berupa pertemuan kelompok
(rapat), dan pertemuan personal.
2.Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk melaksanakan komunikasi
dan koordinasi.
3. Kebijakan Keputusan Kepala Puskesmas Nomor : U/V/SK/16/Mei/16 tentang Koordinasi
dan Komunikasi Lintas Upaya dan Lintas Sektoral
4. Referensi a. Pedoman Perencanaan Tingkat Puskesmas, Dirjen Bina Kesehatan
Masyarakat Depkes RI 2006
b. Peraturan Menteri Kesehatan nomor 46 tahun 2015 tentang Instrumen
Akreditasi Puskesmas.
5.Prosedur A. Pertemuan Kelompok (rapat)
1. Penanggung jawab upaya berkoordinasi dengan Bagian Tata Usaha
untuk persiapan pertemuan (lintas upaya maupun lintas sektor),
2. Penanggung jawab upaya mempersiapkan materi / hal yang perlu di
komunikasikan dan koordinasikan,
3. Bagian tata usaha menyiapkan undangan,
4. Kepala Puskesmas/petugas yang mewakili memberikan sambutan,
5. Penanggung jawab upaya menyampaikan materi / hal yang perlu di
komunikasikan dan dikoordinasikan,
6. Notulis mencatat hasil pertemuan dalam notulen.
B. Pertemuan Personal
1. Penanggung jawab upaya / pelaksana kegiatan melakukan pertemuan
dengan pihak terkait secara personal,
2. Penanggung jawab upaya / pelaksana kegiatan mengkomunikasikan
dan mengkoordinasikan hal-hal sesuai kebutuhan,
3. Penanggung jawab upaya / pelaksana kegiatan mencatat hasil
pertemuan di buku kegiatan.
6.Unit Terkait Kepala Puskesmas, Wakil Manajemen Mutu, Upaya Kesehatan Masyarakat,
Upaya Kesehatan Perseorangan, Administrasi dan Manajemen.

7. Rekaman historis perubahan

No Yang dirubah Isi Perubahan Tgl.mulai diberlakukan
1 Prosedur Kepala Puskesmas/petugas 2 Februari 2018
yang mewakili memberikan
sambutan
 KOMUNIKASI DAN KOORDINASI
No.Dokumen 1/1
: A/II/SOP/..../Feb/2016
No. Revisi : 0
SOP
Tgl. Terbit : 2 Feb 2018
Halaman : 1/1
PUSKESMAS dr. Priyo Hadi Sambodo
SAPURAN NIP.196310071989101001

1.Pengertian Komunikasi dan koordinasi adalah suatu cara untuk menyampaikan pesan
atau informasi kepada orang lain/pihak lain baik lintas upaya maupun lintas
sektoral dengan bentuk pertemuan kelompok atau pertemuan personal yang
bertujuan untuk mensinkronisasikan dan menyelaraskan semua kegiatan
upaya sehingga tercapai tujuan bersama.
Bentuk dari komunikasi dan koordinasi adalah berupa pertemuan kelompok
(rapat), dan pertemuan personal.
2.Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk melaksanakan komunikasi
dan koordinasi.
3. Kebijakan Keputusan Kepala Puskesmas Nomor : U/V/SK/16/Mei/16 tentang Koordinasi
dan Komunikasi Lintas Upaya dan Lintas Sektoral
4. Referensi a. Pedoman Perencanaan Tingkat Puskesmas, Dirjen Bina Kesehatan
Masyarakat Depkes RI 2006
b. Peraturan Menteri Kesehatan nomor 46 tahun 2015 tentang Instrumen
Akreditasi Puskesmas.
5.Prosedur A. Pertemuan Kelompok (rapat)
1. Penanggung jawab upaya berkoordinasi dengan Bagian Tata Usaha
untuk persiapan pertemuan (lintas upaya maupun lintas sektor),
2. Penanggung jawab upaya mempersiapkan materi / hal yang perlu di
komunikasikan dan koordinasikan,
3. Bagian tata usaha menyiapkan undangan,
4. Penanggung jawab upaya menyampaikan materi / hal yang perlu di
komunikasikan dan dikoordinasikan,
5. Notulis mencatat hasil pertemuan dalam notulen.
B. Pertemuan Personal
1. Penanggung jawab upaya / pelaksana kegiatan melakukan pertemuan
dengan pihak terkait secara personal,
2. Penanggung jawab upaya / pelaksana kegiatan mengkomunikasikan
dan mengkoordinasikan hal-hal sesuai kebutuhan,
3. Penanggung jawab upaya / pelaksana kegiatan mencatat hasil
pertemuan di buku kegiatan.
6.Unit Terkait Kepala Puskesmas, Wakil Manajemen Mutu, Upaya Kesehatan Masyarakat,
Upaya Kesehatan Perseorangan, Administrasi dan Manajemen.
7. Rekaman historis perubahan
No Yang dirubah Isi Perubahan Tgl.mulai diberlakukan

1/1