MENCIPTAKAN ORGANISASI YANG ADAPTIF

A. Pengertian Organisasi
Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal
dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Organisasi menurut James D. Mooney, adalah bentuk setiap perserikatan
manusia untuk mencapai tujuan bersama.
Organisasi menuut Chester I. Bernard, adalah suatu system aktivitas
kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
B. Unsur-Unsur Organisasi
1. Adanya tujuan bersama
2. Adanya pembagian tugas.
3. Adanya kerjasama dua orang atau lebih.
4. Adanya kehendak untuk bekerja sama
C. Faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi yaitu:
1. Strategi organisasi pencapaian tujuan.
2. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi output akan
membedakan bentuk struktur organisasi.
3. Kemampuan dan cara berpikir para anggota serta kebutuhan mereka juga
lingkungan sekitarnya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur
perusahaan.
4. Besarnya organisasi dan satuan kerjanya mempengaruhi struktur organisasi
D. Ciri-Ciri organisasi

1. Adanya suatu kelompok orang yang dapat dikenal dan saling mengenal
2. Adanya kegiatan yang berbeda-beda, tetapi satu sama lain saling berkaitan
(interdependent part) yang merupakan kesatuan kegiatan
3. Tiap-tiap orang memberikan sumbangan atau kontribusinya berupa
pemikiran, tenaga, kemampuan
4. Adanya kewenangan, koordinasi dan pengawasan
5. Adanya tujuan yang ingin dicapai
Prinsip Fleksibilitas dalam organisasi artinya suatu organisasi yang
dibangun senantiasa pertumbuhan dan perkembangan (dinamis) sesuai dengan
dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena adanya pengaruh di
luar organisasi (external factor), sehingga organisasi mampu menjalankan fungsi
dalam mencapai tujuannya
Pengelolaan adalah penyebaran berbagai sumber daya yang dimiliki sebuah
organisasi untuk meraih tujuan – tujuan strategis.
 1) PENGELOLAAN STRUKTUR VERTIKA
Proses pengelolaan nantinya akan menciptakan struktur organisasi, yang
akan menentukan bagaimana tugas – tugas yang akan di bagi dan sumber
daya yang akan di sebarkan.
Struktur Organisasi diartikan sebagai :
a. Seperangkat tugas - tugas formal yang diberikan padaa individu
dan departemen
b. Hubungan pelapooran formal, yang terdiri atas garis wewenang,
tanggung jawab dalam mengambil keputusan, banyaknya
tingkatan hierarkis, dan cakupan pengendalian manajer, serta
c. Rancangan system untuk menjamin terciptanya koordinasi
pegawai yang efektif antar departemen.
Karakteristik dari struktur vertikal ditunjukkan dalam peta
organisasi, yaitu representasi visual dari sebuah struktur organisasi.
a. Peta Organisasi (organization chart) adalah representasi visual
dari struktur organisasi.
b. Struktur Organisasi adalah kerangka kerja dimana sebuah
organisasi menentukan bagaimana membagi tugas,
menggunakan sumberdaya dan mengoordinasikan departemen-
departemen.
1. Spesialisasi kerja adalah kadar yang digunakan untuk membagi-bagi tugas—tugas
organisasi menjadi pekerjaan yang lebih spesifik
2. Rantai Perintah (chain of command) adalah garis wewenang yang tidak terputus
dimana menghubungkan semua orang dalam sebuah organisasi dan menunjukkan
posisi orang - orang tersebut. Rantai perintah berhubungan dengan dua prinsip
: kesatuan perintahyang berarti bahwa tiap pegawai menjadi tanggung jawab seorang
supervisor saja, dan prinsip saklar merupakan garis wewenang yang ditentukan
dengan jelas dalam sebuah organisasi yang mencakup semua pegawai.
3. Wewenang ( authory) adalah hak formal dan sah yang dimiliki seorang manajer
untuk mengambil keputusan, memberkan perintah , dan mengalokasikan sumber
daya guna memperoleh hasil yang dikehendaki.
Organisasi.Wewenang dibedakan menjadi 3 karakteristik:
 Wewenang diemban dalam kaitannya dengan jabatan , bukan orang
 Wewenang berlaku untuk bawahan
 Wewenang berjalan dari atas ke bawah dalam hierarki vertikal.
 Tanggung jawab(responsibility) adalah kewajiban untuk
menjalankan tugas atau aktivitas yang diembankan.
4. Akuntabilitas (accountability)adalah orang- orang yang berwenang dan
bertanggung jawab adalah orang – orang yang memberikan pelaporan dan
pembenaran akan hasil dari suatu tugas kepada pihak yang posisinya dalam rantai
perintah lebih tinggi daripada mereka
5. Delegasi adalah proses yang digunakan manajer untuk mengalihkan wewenang dan
tanggung jawab pada jabatan – jabatan yang lebih rendah dalam hierarki.
6. Kewenangan lini berarti bahwa orang—orang yang memegang jabatan dalam
manajemen memiliki wewenang resmi untuk mengarahkan dan mengontrol bawahan
secara langsung
7. Kewenangan staf adalah sebuah hubungan komunikasi; staf ahli memberikan saran
manajer dalam area teknis. sifatnya lebih sempit dan terdiri atas hak untuk memberi
nasehat, rekomendasi, dan koseling dalam era kemampuan para staf ahli.
8. Ruang lingkup manajemen adalah jumlah pegawai yang memberikan laporan
pada supervisor
Bagian dibawah ini menggambarkan faktor-faktor yang berhubungan
dengan kecilnya keterlibatan supervisor dan besarnya lingkup pengendalian :
1. Pekerjaan yang didelegasikan pada bawahan adalah pekerjaan yang
sifatnya stabil dan rutin
2. Pekerjaan yang didelegasikan pada bawahan adalah pekerjaan yang
serupa antara satu dan lainnya
3. Bawahan, jika lebih dari satu orang, ditempatkan satu tempat yang
sama
4. Bawahan adalah orang yang sangat terlatih dan harus sedikit
diarahkan dalam melaksanakaan tugas
5. Peraturan dan prosedur yang berkenaan dengan pelaksanaan tugas
haruslah tersedia.
6. Sistem dan personel pendukung harusah tersedia bagi manajer.
7. Waktu untuk melakukan supervise terhadap kegiatan yang tidak perlu
di supervise, seperti melakukan koordinasi dengan departemen lain
atau melakukan perancanaan, cukuplah dialokasikan sedikit saja
8. Pilihan pribadi serta gaya manajer haruslah terlebih dahulu
menguntungkan banyak bawahan.
9. Struktur Tinggi merupakan suatu struktur manajemen yang dicirikan oleh
lingkup manajemen yang sempit dan cukup banyaknya level hirarki
10. Struktur Dasar merupakan suatu struktur manajemen yang dicirikan oleh
lingkup pengendalian yang luas dan cukup sedikitnya level hirarki
11. Sentralisasi dan Desentralisasi
a) Sentralisasi (centralization) berarti bahwa wewenang daaalam
mengambil keputusan dipegang oleh jabatan-jabatan tinggi dalam
sebuah organisasi
b) Desentralisasi (decentralization) adalah wewenang dalam mengambil
keputusan diturunkan pada tingkat-tingkat jabatan yang lebih rendah
Faktor-faktor yang biasanya memengaruhi sentralisasi dan
desentralisasi adalah sebagai berikut :
 Perubahan dan ketidakpastian lingkungan yang lebih besar
biasanya dikaitkan dengan desentraliasasi
 Jumlah sentralisasi atau desentralisasi harus sesuai dengan
strategi perusahaan
 Pada masa krisis atau saat diujung tanduk, wewenang dapat
dipegang dengan sentralisasi pada jabatan atas
2) DEPARTEMENTALISASI
Departementalisasi(departementalization) adalah menjadi landasan
untuk mengelompokkan jabatan – jabatan tertentu kedalam departemen –
departemen dan departemen- departemen kedalam organisasi secara
keseluruhan.
a. Pendekatan Fungsional Vertikal
Struktur fungsional adalah pengelompokkan jabatan-
jabatan kedalam departemen berdasarkan ketrampilan, keahlian,
aktivitas kerja, dan penggunaan sumber daya yang sama.
Manusia, fasilitas, dan sumber daya lainnya yang mewakili
suatu fungsi yang sama dikelompokkan ke dalam satu
departemen. Tiap – tiap departemen funsional ini terkait denga
organisasi secara keseluruhan. Misalnya, departemen pemasaran
bertanggung jawab atas semua penjualan dan pemasaran, dan
departemen akuntansi bertugas menangani persoalan keuangan
perusahaan secara keseluruhan. Struktur fungsional adalah
desain vertical yang kuat. Aturan dan prosedur akan membentuk
kewajiban dan tanggungjawab tiap pegawai, dan para pegawai
yang berada pada tingkat hierarki bawah akan menerima hak-
hak pegawai yang jabatannya lebih tinggi dari mereka, yaitu
hak-hak untuk membuat keputusan dan memberikan perintah.
b. Pendekatan Divisional
Struktur divisional adalah sebuah struktur organisasi
dimana departemen-departemen dikelompokkan berdasarkan
keluaran yang sama dalam suatu organisasi( departen
departemen yang berbeda dikelompokkan untuk menghasilkan
satu keluaran dari organisasi, berupa barang, program, atau jasa
pada suatu pelanggan). Stuktur divisional terkadang disebut
struktur produk, struktur program, atau struktur unit mandiri.
Dalam struktur divisional, divisi-divisi diciptakan sebagai unit-
unit mandiri dengan departemen –departemen terpisah untuk
tiap divisinya. Pada struktur fungsional, semua pegawai litbang
dikelompokkan bersama dan mengerjakan semua produk,
sedangkan di struktur divisional tiap-tiap divisi memiliki
departemen litbangnya sendiri. Perbedaan utama dari strutur
divisional dengan struktur fungsional adalahh rantai
perintahannya yang berada pada bagian bawah hierarki.
c. Pendekatan matriks
Pendekatan matriks adalah struktur organisasi yang
menggunakan rantai perintah fungsional dan divisional secara
serentak dalam bagian yang sama pada organisasi
(menggabungkan aspek- aspek yang ada pada struktur
 fungsional dan struktur divisional secara serentak dalam bagian
yang sama pada organisasi). Pegawai dan dua bos yaitu pegawai
yang dibawahi dua supervisor sekaligus, harus menyelesaikan
tuntutan-tuntutan yang bertentangan dari bos-bos matriksnya.
d. Pendekatan tim
Pendekatan tim dapat memberikan cara bagi manajer
untuk mendelegasikan wewenang dan memberikan tanggung
jawab pada pekerja tingkat yang lebih bawah, serta menjadi
lebih fleksibel dan responsive dalam lingkungan global yang
penuh persaingan. Satu pendekatan untuk menggunakan kerja
tim dalam sebuah organisasi adalah melalui tim lintas-fungsi,
yang terdiri atas pegawai dari beragam departemen fungsional
yang harus bertemu sebagai tim dan menyelesaikan
permasalahan bersama. Tim lintas-fungsi digunakan untuk
memberikan koordinasi horizontal yang penting untuk
melengkapi struktur divisional atau struktur fungsional yang
sudah ada.
e. Pendekatan jaringan virtual
Pendekatan jaringan virtual adalah struktur organisasi
yang memisahkan fungsi-fungsi besar kedalam perusahaan –
perusahaan yang berbeda dimana dihubungkan oleh sebuah
organisasi dengan kantor pusat kecil. Cara kerjanya organisasi
dapat dipandang sebagai pusat yang dikelilingi oleh jaringan
para ahli di sekitaranya. System computer terhubung, peranti
lunak kolaboratiff, dan internet memudahkan organisasi-
organisasi untuk bertukar data dan informasi dengan sangat
cepat dan mudah sehingga jaringan pemasok, pelaku
manufaktur, perakit, dan distributor yang tidak tersambungkan
dengan baik pun dapat melihaat dan bertindak sebagaimana
sebuah perusahaan berlian.
3) PENGORGANISASIAN UNTUK KOORDINASI HORIZONTAL
 Pentingnya koordinasi
Koordinasi adalah mengacu pada kualitas kolaborasi diantara
departemen
 Gugus tugas,tum dan Manajemen proyek
Gugus tugas adalah tim atau komite sementara yang dibuat
untuk menyelesaikan permasalahan jangka pendek yang terdiri
atas beberapa departemen
Manajer proyek adalah orang yang bertanggung jawab
untuk mengoordinasikan aktivitas beberapa departemen untuk
menyelesaikan proyek tertentu
 Rekayasa ulang adalah perencanaan ulang proses bisnis yang
dilakukan secara radikal untuk mendapatkan peningkatan harga,
kualitas, layanan, dan kecepatan
 Proses adalah kumpulan tugas-tugas dan aktivitas yang berkaitan
dan bekerja bersama untuk mengubah masukan menjadi keluaran
dan untuk menciptakan nilai·