PANDUAN MENJALIN KOMUNIKASI DENGAN MASYARAKAT

I. PENGERTIAN:
Komunikasi dengan masyarakat adalah komunikasi timbal balik yang dilakukan
oleh puskesmas dengan masyarakat baik untuk menyampaikan informasi
kepada masyarakat maupun untuk mendapatkan umpan balik ataupun keluhan
dari masyarakat.

II. RUANG LINGKUP:

Ruang lingkup komunikasi dengan masyarakat:
a. Penyampaian informasi tentang visi, misi, tupoksi, dan kegiatan puskesmas,
dan informasi lain yang dibutuhkan baik secara lisan maupun tertuis.
b. Menerima informasi dari masyarakat untuk memperoleh umpan balik
maupun keluhan baik secara lisan maupun tertulis
c. Penyampaian tindak lanjut terhadap keluhan yang disampaikan oleh
masyarakat., baik secara lisan maupun tertulis

III. TATA LAKSANA:

1) Penyampaian informasi kepada masyarakat secara tertulis dilakukan dengan
cara penyampaian melalui papan pengumuman, brosur dan standing Banner
Menggunakan Papan pengumuman:
Langkah-langkah :
a. Kepala puskesmas bersama penanggung jawab pelayanan menentukan
informasi yang harus disampaikan lewat papan pengumuman
b. Petugas menuliskan informasi yang harus disampaikan pada papan
pengumuman
c. Petugas memasang papan pengumuman pada tempat yang ditentukan
Menggunakan Brosur:
Langkah-langkah :
a. Kepala puskesmas bersama penanggung jawab menetapkan informasi
apa saja yang perlu dicantumkan dalam leaflet
b. Petugas mendisain leaflet
c. Kepala puskesmas menyetujui
d. Petugas melakukan order pencetakan leaflet
e. Petugas mendistribusikan leaflet ke pendaftaran
 Menggunakan Standing Banner:
Langkah-langkah :
a. Kepala puskesmas bersama penanggung jawab menetapkan informasi
apa saja yang perlu dicantumkan dalam stainding banner
b. Petugas mendesign stainding banner
f. Kepala puskesmas menyetujui
g. Petugas melakukan order pencetakan stainding banner
h. Petugas memasang stainding banner di tempat yang ditentukan

2) Penyampaian informasi kepada masyarakat secara lisan dilakukan dengan

cara tata muka dan pertemuan seperti:
Penyuluhan :
Langkah-langkah :
i. Penanggung jawab program menetapkan informasi apa saja yang akan
disampaikan saat penyuluhan
j. Penanggung jawab program melaporkan penyuluhan yang akan
dilakukan
k. Kepala puskesmas menyetujui
l. Penanggung jawab program mempersiapkan surat undangan, tempat
kegiatan, daftar hadir peserta
m. Penanggung jawab program melakukan kegiatan penyuluhan Informasi
yang telah ditentukan

3) Menerima informasi dari masyarakat dilakukan dengan cara Aplikasi

WhatsApp, Telepon, Website puskesmas kampung sawah
Dengan WA
Langkah-langkah:
a. Petugas puskesmas menerima dan mendapatkan informasi dari
masayarakat melalui grup wa (kader), grup pasein Prolanis
b. Informasi yang didapat melalui grup WA akan diinformasikan kepada
puskesmas dan akan ditindak lanjuti.
Dengan Telepon :
Langkah-langkah :
A. Masyarakat dapat memberikan informasi atau dapat memperoleh
informasi melalui pesawat telp dengan nomer (021) 74700060
B. Petugas puskesmas menerima informasi dari masayarakat melalui
telepon akan memberikan feedback kepada masyarakat yang menelpon.
 Dengan Website
Langkah-langkah :
1. Mengakses safari atau google chrome atau internet exploler.
2. Ketik website pukesmas kampung sawah dengan alamat website
https://puskesmaskpsawah.wordpress.com .
3. Pada beranda pertama pilih menu dan pilih kontak untuk menyampaikan
komentar mengenai apa saja tentang puskesmas.
4. Pilih kontak masyarakat wajib memasuki data diri seperti nama, alamat
email, situs web, kemudian masukan komentar yang akan disampaikan atau
informasi yang akan disampaikan.
5. Informasi yang diterima dari website akan disaring oleh admin dan akan
dilaporkan ke kepala puskesmas.

4. Penyampaian informasi terhadap tindak lanjut keluhan dilakukan dengan

cara menggunakan papan Tindak lanjut keluhan pelanggan.
Langkah-langkahnya :
1. Petugas kotak saran mengambil form keluhan pelanggan setiap 1 minggu
sekali
2. Petugas kotak saran merekap pada buku keluhan pelanggan
3. Petugas kotak saran menyampaikan adanyan saran/keluhan yang masuk
kepada tim mutu
4. Tim mutu melakukan konfirmasi dan analisis terhadap
petugas/unit/sistem yang dikeluhkan
5. Tim Mutu melakukan rencana perbaikan terhadap keluhan
6. Hasil keluhan ditindak lanjuti dengan di tempel di papan Tindak Lanjut
Keluhan Pelanggan.

IV. DOKUMENTASI:

Tata laksana dalam menjalin komunikasi dengan masyarakat diatur dalam

SOP. Hasil-hasil komunikasi dengan masyarakat didokumentasikan dalam
notulen pertemuan dan foto kegiatan.