KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah SWT yang Maha pengasih lagi Maha penyayang, yang telah
memberi rahmat serta hidayahnya kepada kita sehingga kita dapat menyelesaikan makalah
ini. Tak lupa sholawat serta salam tetap terlimpahkan kepada junjungan Nabi Muhammad
SAW sang pilihan dan sang pemilik ukhwah.

Penulis menyadari bahwa dalam pembuatan makalah ini masih banyak kekurangan
karena masih dalam tahap belajar. Oleh karena itu, penulis dengan terbuka akan menerima
kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan makalah ini. Penulis berharap
makalah ini dapat memberikan manfaat bagi penulis sendiri dan para pembaca khususnya.

Yogyakarta, 10 November 2018

Penulis

1
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ................... .................................................................................... 1

DAFTAR ISI.................................. .................................................................................... 2
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ................... .................................................................................... 3
B. Rumusan Masalah .............. .................................................................................... 3

BAB II PEMBAHASAN
A. Pengertian Portal ................ .................................................................................... 4
B. Dasar-Dasar Portal ............. .................................................................................... 4
C. Perkembangan Portal ......... .................................................................................... 5
D. Portal dan Tranformasi Bisnis................................................................................. 5
E. Manfaat Portal Pengetahuan ................................................................................... 6
F. Komponen Infrastruktur Kunci Pengetahuan Portal ............................................... 6
G. Kategori Portal ........................................................................................................ 7
H. Kolaborasi ............................................................................................................... 8
I. Manajemen Konten – Kategorisasi dan Penerbitan ................................................ 8
J. Agen Cerdas – Pengumpulan dan Personalisasi ..................................................... 9
K. Isu Penting untuk Portal Pengetahuan .................................................................... 9
L. Vendor Portal .......................................................................................................... 10

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan ........................ .................................................................................... 12
DAFTAR PUSTAKA .................... .................................................................................... 13

2
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Di era digital sekarang ini teknologi dan pengetahuan sangatlah bermanfaat bagi
kepentingan suatu organisasi . Maka dari itu kita harus mengetahui bagaimana
menguasai atau mengatasi banyaknya informasi dan pengetahuan yang berasal dari
segala penjuru dunia . Suatu organisasi pasti akan berhubungan langsung dengan
masyarakat, sebagai pihak yang di jadikan sasaran. Untuk itu suatu organisasi
seharusnya membutuhkan informasi yang menyangkut perilaku masyarakat / respon
masyarakat terhadap kinerja organisasinya.maka dari itu suatu organisasi memerlukan
suatu manajemen pengetahuan untuk membantu organisasi tersebut mencapai
tujuannya.
Manajemen pengetahuan merupakan suatu disiplin ilmu yang digunakan untuk
meningkatkan performa seseorang atau organisasi, dengan cara mengatur dan
menyediakan sumber ilmu yang ada saat ini dan yang akan datang. Jadi manajemen
pengetahuan bukanlah suatu fenomena baru, tetapi merupakan suatu cara yang
menerapkan integrasi antara teknologi dengan sumber pengetahuan yang
kompeten.Dengan adanya manajemen pengetahuan maka akan terjamin kinerja yang
baik dalam suatu organisasi.

B. Rumusan Masalah
1. apa yang dimaksud dengan portal sebagai dasar?
2. Bagaimana evolusi konsep portal pengetahuan?
3. Bagaimana portal dan transformasi bisnis?
4. Apa manfaat portal pengetahuan bagi organisasi?
5. Apa saja komponen portal pengetahuan?
6. Bagaimana lapisan arsitektur portal pengetahuan?
7. Apa saja perangkat alat kolaborasi ?

3
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Portal
Dengan menyediakan kerangka kerja yang terintegrasi untuk menghubungkan orang-
orang, proses dan pengetahuan, portal menjadi peran sentral dalam penyederhanaan
kerumitan manajerial, meningkatkan produktivitas, dan penambahan nilai terhadap
kegiatan organisasi atau operasi bisnis perusahaan.
Portal suatu organisasi/perusahaan dikenal dengan istilah Enterprise Portal sering
disamakan dan dipertukarkan dengan istilah Corporate portal, Employee portal,
Business-to-Employee Portal. Dari istilah-istilah tersebut muncul berbagai versi dari
pengertian portal, diantaranya:
1. Eckerson (1999) menggunakan istilah “business portal” yang didefinisikan
sebagai suatu aplikasi yang menyediakan pengguna bisnis untuk mengambil
informasi apapun yang dibutuhkan baik didalam maupun diluar perusahaan.
2. Dias (2001) menggunakan istilah “corporate portal”, dan mengambil pandangan
dari sisi teknis untuk mengidentifikasinya. Portal ini membutukan penggunaan
metadata dan eXtensible Markup Language (XML) untuk mengitegrasikan data
yiang tidak terstruktur menjadi data terstruktur dalam database operasional.
3. Murry (1999) menyatakan dan bahwa: “corporate portals must connect us not only
wih everything we need, but with every one we need, and provide all tools, we
need to work together.” Murry mengidentifikasi 4 jenis enterprise portal yang
berbeda, “enterprise information portals”, “enterprise collaborative portals”,
“enterprise expertise portals”, dan “enterprise knowledge portals.”
4. Raol (2003) menyatakan enterprise portals merupakan suatu teknologi daam
bidang informasi yang dapat digunakan untuk mengumpulkan informasi (gather)
baik dari luar maupun dalam perusahaan. Mengatur (manage), membaginya
(share) dan menggunakan (utilize) informasi yang telah disimpan (stored) dalam
database yang terpisah dalam perusahaan yang sama.
Portal dipandang sebagai suatu cara untuk mengakses informasi yang tersebar dalam
organisasi/perusahaan karena potonga-potongan informasi tersimpan didalam sistem
menggunakan format yang berbeda-beda. Portal menyelaraskan pengetahuan da
aplikasi, menciptakan pandanga tunggal kepada modal intelektual organisasi.
Perbedaan utama antara website tradisional dan portal terletak pada kenyataan bahwa
portal biasanya dikhususkan bagi kebutuhan-kebutuhan pengguna.
B. Dasar-dasar Portal
Portal adalah gerbang berbasis web yang aman, yang menyediakan petunjuk tunggal
dalam mengintegrasikan dan mengakses informasi (single point of access), aplikasi
dan layanan bagi semua orang yang berada dan terlibat dalam organisasi; merupakan
tempat kerja maya (virtual workplace) yang:
1. Mempromosikan aktivitas berbagi pengetahuan diantara pengguna yang berbeda
(karyawan, pelanggan pemasok dan stakeholder lainnya).
2. Menyediakan akses ke data terstruktur yang tersimpan dalam gudang data, sistem
database dll.

4
 3. Mengorganisir data tak terstruktur seprti dokumen elektronik, dokumen tertulis,
pengalaman, sejarah dan lain-lain.
4. Aplikasi berbasis web yang menyediakan satu titik akses ke informasi online.
Portal muncul sebagai tool paling menjanjikan yang mampu:
1. Menyederhanakan akses ke data yang tersimpan dalam sistem aplikasi yang
bervariasi
2. Memfasilitasi aktivitas kolaborasi antar karyawan
3. Membantu organisasi/perusahaan menjangkau pelanggannya.
Dari perspektif bisnis, portal menyediakan informasi yang relevan dengan tugas
karyawan perusahaan. Portal juga dapat memasok pengetahuan kepada partner dan
pelanggan dengan cepat.
C. Perkembangan Portal
Pada awalnya, portal hanya berupa mesin pencari (search engines) yang
memanfaatkan teknologi pencarian sederhana untuk mendapatkan informasi di web.
Fase berikutnya mentransformasi portal ke situs navigasi (navigation sites) untuk
menguraikan fungsi-fungsi yang terdapat dalam situs tersebut seperti MSN, Yahoo!
Dan laipn-lain. Portal-portal tersebut mengkategorikan minat/kebutuhan-kebutuhan
perorangan dalam kelompok-kelompok (seperti berita, olah raga, belanja, pendidikan,
finansial, sains dan lain-lain).
Dari informasi untuk portal pengetahuan:
1. Fokus pada bagaimana akan digunakan oleh pekerja pengetahuan
2. Sebuah komponen kunci dalam arsitektur manajemen pengetahuan
3. Memungkinkan produsen dan pengguna pengetahuan untuk berinteraksi
Portal pengetahuan menyediakan dua jenis interface:
1. Interface penghasil pengetahuan (the knowledge producer interface), yang
memfasilitasi pekerja pengetahuan (knowledge worker) untuk mengumpulkan,
menganalisa informasi, kolaborasi dengan kelompok pakar atau sejawat, dan pada
akhirnya menghasilkan pengetahuan baru.
2. Interface pengguna pengetahuan (the knowledge consumer interface), yang
memfasilitasi diseminasi (penyebaran) pengetahuan lintas organisasi. Fitur kunci
dari KP adalah fasilitas personalisasi yang canggih yang mempertimbangkan
profil pengguna/konsumen.

D. Portal dan Tranformasi Bisnis

Portal dapat memberikan solusi dan mengubah tantangan-tantangan bisnis saat ini
terkait dengan:
1. Waktu penyerahan yang lebih cepat
2. Pergantian staf
3. Permintaan pelanggan dan investor lebih kompleks
4. Peningkatan yang tajam dalam pengolahan dokumen elektronik yang menjadi
informasi bisnis junci
5. Kecepatan dalam pengolahan konten yang meningkat jumlah dan jenisnya

5
E. Manfaat Portal Pengetahuan
1. Produktifitas
2. menemukan Dokumen
3. Kolaborasi
4. Keputusan yang lebih baik
5. Kualitas Data
6. Berbagi pengetahuan
7. mengidentifikasi ahli
8. Lalu Lintas E-mail
9. Bandwidth Gunakan
10. Waktu dalam Rapat
11. Panggilan telepon
12. respon Waktu
13. Upaya berlebihan
14. Biaya operasional
15. Waktu ke pasar

F. Komponen Infrastruktur Kunci Pengetahuan Portal

1) Intelejen bisnis (pengetahuan)
adalah istilah yang digunakan untuk mendefinisikan proses yang terkait
dengan aktivitas pengumpulan, pengendalian dan pemanipulasian, dan
penganalisaan data dari sumber masa lalu dan sekarang, serta menyediakan
pelaporan intelejen (terkait dengan pemahaman atas rekaman kondisi masa
lalu hingga sekarang) yang memfasilitasi para pengambil keputusan bisnis
yang terinformasi baik. Oleh karenanya, intelijen bisnis sering disebut juga
sebagai sistem pendukung keputusan
2) Manajemen Konten (dinamis)
adalah perangkat lunak yang digunakan untuk menambahkan atau
memanipulasi (mengubah) isi dari suatu situs web. Umumnya, sebuah CMS
(Content Management System) terdiri dari dua elemen:
 aplikasi manajemen isi (Content Management Application, CMA)
 aplikasi pengiriman isi (content delivery application, CDA)
3) Manajemen data
Manajemen data melibatkan semua disiplin yang berhubungan dengan
manajemen data sebagai sumber daya yang berguna. Definisi resmi dari
DAMA (Inggris: Demand Assigned Multiple Access) adalah "manajemen data
adalah pengembangan dan penerapan arsitektur, kebijakan, praktik, dan
prosedur yang secara benar menangani siklus hidup lengkap data yang
dibutuhkan oleh suatu perusahaan
4) Gudang data dan data mart
 Gudang data (Bahasa Inggris: data warehouse) adalah suatu sistem
komputer untuk mengarsipkan dan menganalisis data historis suatu
organisasi seperti data penjualan, gaji, dan informasi lain dari operasi
harian. Pada umumnya suatu organisasi menyalin informasi dari sistem
6
 operasionalnya (seperti penjualan dan SDM) ke gudang data menurut
jadwal teratur, misalnya setiap malam atau setiap akhir minggu.
Setelah itu, manajemen dapat melakukan kueri kompleks dan analisis
(contohnya penambangan data, data mining) terhadap informasi
tersebut tanpa membebani sistem yang operasional.
 Data mart adalah struktur / pola akses khusus untuk lingkungan data
warehouse , yang digunakan untuk mengambil data yang menghadap
klien. Data mart adalah bagian dari gudang data dan biasanya
berorientasi pada lini bisnis atau tim tertentu. Sedangkan gudang data
memiliki kedalaman perusahaan yang luas, informasi dalam data mart
berkaitan dengan satu departemen. Dalam beberapa penerapan, setiap
departemen atau unit bisnis dianggap sebagai pemilik data mart
termasuk semua perangkat keras , perangkat lunak , dan data .

G. Kategori Portal
1. Pengumpulan
Dokumen dibuat oleh knowledge worker dan disimpan di beberapa lokasi. (File
di desktop pribadi, Website pada jaringan, dan database di server). Agar mudah
diakses , data dan dokumen harus mudah di-capture dan disimpan di tempat yang
umum.
2. Kategorisasi
Pengelompokan bersama item-item sejenis kedalam wadah besar(“topik”) yang
mana topik-topik itu sendiri dapat di kelompokan bersama dalam wadah yang
lebih besar secara hirarkis. Fasilitas ini bermanfaat untuk mencari, mendukung,
navigasi, pengendalian/penggalian data, pengelolaan skema dan
personalisasi/pengantaran informasi
3. Distribusi
Biasanya digunakan sebagai pendukung dalam mendistribusikan informasi yang
ter-struktur dan tidak terstruktur yang dapat berbentuk dokumen tertulis atau
elektronik.

4. Kolaborasi
Portal juga berperan sebagai media mempertemukan para pengguna untuk
berbagi informasi dan pengetahuan serta kerjasama dalam menyelsesaikan atau
mengambil keputusan secara online. Tools yang disajikan dapat berupa threaded
converstation, project management tools seperti task list, calendaring, document
sharing atau instant messaging.
5. Menerbitkan
Yang fasilitas utuk mempublikasikan informasi ke seluruh pengguna, termasuk
individu-individu diluar organisasi. Fasilitas ini mendukung penciptaan isi,
otorisasi, inklusi dan termasuk kemampuan mempublikasikan dokumen kedalam
alternatif format seperti HTML, PDF, XML, dan lain-lain didalam koleksi isi
portal
6. Personalisasi

7
 Merupakan komponen kunci bagi keberhasilan portal, karena dengan fasilitas ini
memungkinkan individi meningkatkan produktivitasnya. Fasilitas ini tidak hanya
terdiri dari kemampuan pengguna untuk memodifikasi interfacenya dan
menentukan keinginannya, tapi juga kemampuan sistem untuk menggunakan
informasi itu guna mengantarkan isi khusus kepada pengguna secara dinamis
dalam rangka mengajukan informasi paling relevan terhadap pekerjaan oengguna.
Personalisasi terdiri dari teknologi “dorong” dan “tarik” (push and pull
technology)
7. Search / menavigasi
Fasilitas ini menyediakan tools untuk identifikasi dan akses informasi khusu.
Dokumen-dokumen yang diciptakan oleh karyawab, partner, pelanggan dan
pesaing biasanya menjadi informasi penting yang tersimpan dalam organisasi dan
tersebar diberbagai tempat. Karenanya kemampuan search terintegrasi lintas dan
antar gudang penyimpanan informasi menjadi sangat penting.

H. Kolaborasi
 alat kolaborasi menciptakan sistem KM yang mendukung berbagi informasi
dan penggunaan kembali
 Memungkinkan beberapa pengguna bekerja sama secara terkoordinasi dari
waktu ke waktu (dan ruang) melalui portal

1) Jenis kolaborasi
 kolaborasi asynchronous
a. tidak memiliki waktu atau ruang kendala.
b. Pertanyaan, tanggapan, atau akses terjadi kapan saja dan dimana saja

 kolaborasi sinkron
a. Interaksi yang terjadi segera (dalam beberapa detik).
b. Hal ini dapat menggunakan audio, video, atau teknologi data yang

2) Kolaborasi toolset
 sistem e-mail yang nyaman
 Browser Web
 fungsi pencarian sederhana
 layanan kolaborasi dengan database multiguna
 Layanan web
 layanan pengindeksan untuk pencarian teks lengkap dokumen
 Terorganisir dengan baik lokasi pusat penyimpanan

I. Manajemen Konten – Kategorisasi dan Penerbitan

 Menggunakan metadata untuk menentukan jenis informasi
 Mengkategorikan dokumen serupa ke kelompok bernama
 Direktori / kemampuan Indexing untuk secara otomatis mengelola gudang
pertumbuhan data perusahaan
 Menyediakan perawatan taksonomi dinamis

8
J. Agen Cerdas – Pengumpulan dan Personalisasi
 Software yang mengeksekusi berbagai tugas secara otonom (misalnya,
membandingkan, belajar, mencari)
 Temukan rincian hubungan sebelumnya tidak diketahui antara organisasi dan
pelanggan
 menganalisis pelanggan'prioritas s permintaan dengan belajar dari pengalaman
pembelian mereka

1) Layanan Agen Cerdas

 layanan pelanggan online disesuaikan
 Profil pelanggan berdasarkan catatan
 Mengintegrasikan profil pelanggan ke kegiatan pemasaran kelompok
 Memprediksi kebutuhan pelanggan
 Menegosiasikan harga dan jadwal pembayaran
 Melakukan transaksi keuangan pada pelanggan's nama

K. Isu Penting untuk Portal Pengetahuan

 Tanggap terhadap kebutuhan pengguna
 struktur konten dalam sistem yang besar
 persyaratan kualitas konten
 Integrasi dengan sistem yang ada
 skalabilitas
 Perangkat keras-kompatibilitas perangkat lunak
 Sinkronisasi teknologi dengan kemampuan pengguna

9
L. Vendor Portal

Penjaja KM Portal fitur Ringkasan Penggunaan

Produk terbaik

Lotus / Lotus Raven • cerdas • Self-menciptakan

IBM 1,0 (dalam taksonomi dan pemurnian
versi beta) • alat kolaborasi taksonomi
QuickPlace • sumber daya
• Memberikan personil terkait
nilai untuk data dengan sumber
berdasarkan data
seberapa sering • kolaborasi
digunakan canggih
• replikasi Portal • repurposing
• Memfasilitasi Portal mudah
manajemen • pengembangan
konten aplikasi cepat
dengan paket KM
terkait

Open Text MyLivelink • alur kerja • terpadu KM

Portal 1.0 terintegrasi • manajemen
dengan • integrasi cepat dokumen dan
Livelink fitur alur kerja
software 8.5.1 • penyebaran • ruang kolaborasi
KM Portal Cepat kustom (pribadi,
proyek, atau
perusahaan)

10
Penjaja KM Portal fitur Ringkasan Penggunaan
terbaik

Pohon Plumtree • populasi otomatis • Mudah dan luas

plum Corporate • E-mail, voice, dan konten dan
Portal 4.0 pemberitahuan integrasi
nirkabel aplikasi
• Integrasi dengan • Skalabilitas
direktori LDAP • keamanan
• alat E-ruang canggih
• taksonomi
dilatih
• Berbagai akses
data
• Kustomisasi
dan
diperpanjang

Woolama WebMeta • integrasi cepat • kegunaan

i Mesin 1.0 • antarmuka Portal • statistik situs
fleksibel pelacakan
• Pengetahuan • Streaming
taksonomi konten ke
menyesuaikan perangkat
dengan pandangan nirkabel
Data
• fungsi data mining
• statistik situs web

11
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan

Portal menjadi peran sentral dalam penyederhanaan kerumitan manajerial,

meningkatkan produktivitas, dan penambahan nilai terhadap kegiatan organisasi atau
operasi bisnis perusahaan. Portal adalah gerbang berbasis web yang aman, yang
menyediakan petunjuk tunggal dalam mengintegrasikan dan mengakses informasi
(single point of access), aplikasi dan layanan bagi semua orang yang berada dan
terlibat dalam organisasi.
Portal juga mengalami perkembangan/evolusi baik dalam bentuk serta fungsinnya.
Perkembangan atau perubahan terjadi dari yang awalnya hanya berupa mesin pencari
(search engine) pada fase selanjutnya bertransformasi menjadi situs navigasi
(navigation sites).
Portal merupakan hal yang penting dalam kegiatan sebuah organisasi/perusahaan
karena memberikan kemudahan dalam berinteraksi dengan pelanggan, berbagi
pengetahuan dan lain-lain.

12
 DAFTAR PUSTAKA
Kliwanto Budi. 2008. Perancangan Awal Portal. Jakarta. FT Universitas Indonesia.

Power Point Lecture 11 Knowledge Management Tools and Knowledge Portals

13