PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN

PENGERTIAN Menurut Siagian (dalam Hasan, 2002:10) pengambilan keputusan

adalah suatu pendekatan yang sistematis terhadap hakikat alternatif yang dihadapi dan
mengambil tindakan yang menurut perhitungan merupakan tindakan yang paling tepat.
PENGERTIAN De Janasz dkk (2002: 19) mengemukakan bahwa pengambilan
keputusan adalah suatu proses dimana beberapa kemungkinan dapat dipertimbangkan
dan diprioritaskan, yang hasilnya dipilih berdasarkan pilihan yang jelas dari salah satu
alternatif kemungkinan yang ada.

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI Menurut Noorderhaven (1995: 46),

faktor-faktor dari dalam diri individu yang dapat mempengaruhi pengambilan keputusan
antara lain adalah kematangan emosi, kepribadian, intuisi, umur.
PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN Menurut Simon (dalam Hasan, 2002; 24)
proses pengambilan keputusan terdiri atas tiga fase keputusan, yaitu sebagai berikut.
1. Fase intelegensia Merupakan fase penelusuran informasi untuk keadaan yang
memungkinkan dalam rangka pengambilan keputusan. Jadi merupakan pengamatan
lingkungan dalam pengambilan keputusan. Data dan informasi diperoleh, diproses dan
diuji untuk mencari bukti-bukti yang dapat diidentifikasi, baik yang pemasalahan pokok
peluang untuk memecahkannnya.
2. Fase desain Merupakan fase pencarian/penemuan, pengembangan serta analisa
kemungkinan suatu tindakan. Jadi merupakan kegiatan perancangan dalam
pengambilan keputusan, fase ini terdiri atas sebagai berikut.
- Identifikasi masalah Merupakan perbedaan antara situasi yang terjadi dengan situasi
yang ingin dicapai.
- Formulasi masalah Merupakan langkah di mana masalah dipertajam sehingga
kegiatan desain dan pengembangan sesuai dengan permasalahan yang sebenarnya.

Cara yang dilakukan dalam formulasi permasalahan adalah sebagai berikut.

• Menentukan batasan-batasan pemasalahan.
• Menguji perubahan-perubahan yang dapat menyebabkan permasalahan dapat
dipecahkan.
• Merinci masalah pokok kedalam sub-sub masalah.

3. Fase pemilihan Merupakan fase seleksi alternatif atau tindakan yang dilakukan dari
alternatif-alternatif tersebut. Alternatif yang dipilih kemudian diputuskan dan
dilaksanakan. Jadi merupakan kegiatan memilih tindakan atau alternatif tertentu dari
bermacam-macam kemungkinan yang akan ditempuh.
1.Jelaskan pengertian dari :
a.Keputusan
Keputusan merupakan tahap akhir dalam pemecahan masalah dan menjadi solusi
dalam suatu permasalahan. Keputusan yang tepat berasal dari pemilihan alternatif-
alternatif yang dipertimbangkan secara matang baik dari dampak negatif maupun
manfaatnya.
b.Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan menurut Horold dan Cyril O’Donnell adalah pemilihan diantara
alternatif mengenai suatu cara bertindak yaitu inti dari perencanaan, suatu rencana
tidak dapat dikatakan tidak ada jika tidak ada keputusan, suatu sumber yang dapat
dipercaya, petunjuk atau reputasi yang telah dibuat.
c.Teori Pengambilan keputusan
Teori pengambilan keputusan merupakan ilmu yang mempelajari tentang cara memilih
alternatif yang tepat yang akan dijadikan sebuah keputusan.

2.Sebutkan dan jelaskan secara singkat fungsi dan tujuan teori pengambilan
keputusan
a.Fungsi
Pengambilan keputusan sebagai suatu kelanjutan dari cara pemecahan masalah
mempunyai fungsi antara lain:
1.Pangkal permulaan dari semua aktivitas manusia yang sadar dan terarah baik secara
individual maupun secara kelompok, baik secara lnstitusional maupun secara
organisasional.
2.Sesuatu yang bersifat futuristic, artinya menyangkut dengan hari depan/masa yang
akan dating, dimana efeknya atau pengaruhnya berlangsung cukup lama
b.Tujuan
Tujuan pengambilan keputusan dapat dibedakan menjadi dua yaitu :
1.Tujuan yang bersifat tunggal
Tujuan pengambilan keputusan yang bersifat tunggal terjadi apabila keputusan yang
dihasilkan hanya menyangkut satu masalah, artinya bahwa sekali diputuskan, tidak ada
kaitannya dengan masalah lain
2.Tujuan yang bersifat ganda
Tujuan pengambilan keputusan yang bersifat ganda terjadi apabila keputusan yang
dihasilkan menyangkut lebih dari satu masalah, artinya keputusan yang diambil itu
sekaligus memecahkan dua (atau lebih) masalah yang bersifat kontradiktif atau yang
bersifat tidak kontradiktif.
3.Ada beberapa unsur atau komponen dari pengambilan keputusan, sebutkan
unsur-unsurnya
a.Tujuan dari pengambilan keputusan
b.Identifikasi alternatif-alternatif keputusan untuk memecahkan masalah
c.Perhitungan mengenai faktor-faktor yang tidak dapat diketahui sebelumnya/ diluar
jangkauan manusia
d.Sarana atau alat untuk mengevaluasi atau mengukur hasil dari suatu pengambilan
keputusan

4.Menurut George R. Tery ada beberapa hal yang menjadi dasar dalam
pengambilan keputusan, sebutkan dan jelaskan dasar-dasar pengambilan
keputusan tersebut
George R. Terry menyebutkan 5 dasar (basis) dalam pengambilan keputusan, yaitu:
a.Intuisi
Pengambilan keputusan berdasarkan intuisi adalah pengambilan keputusan yang
berdasarkan perasaan yang sifatnya subyektif. Dalam pengambilan keputusan
berdasarkan intusi ini, meski waktu yang digunakan untuk mengambil keputusan relatif
pendek, tetapi keputusan yang dihasilkan seringkali relatif kurang baik karena
seringkali mengabaikan dasar-dasar pertimbangan lainnya.
b.Pengalaman
Pengambilan keputusan berdasarkan pengalaman memiliki manfaat bagi pengetahuan
praktis, karena dengan pengalaman yang dimiliki seseorang, maka dapat
memperkirakan keadaan sesuatu, dapat memperhitungkan untung-ruginya dan baik-
buruknya keputusan yang akan dihasilkan.
c.Wewenang
Pengambilan keputusan berdasarkan wewenang biasanya dilakukan oleh pimpinan
terhadap bawahannya, atau oleh orang yang lebih tinggi kedudukannya kepada orang
yang lebih rendah kedudukannya. Hasil keputusannya dapat bertahan dalam jangka
waktu yang cukup lama dan memiliki otentisitas (otentik), tetapi dapat menimbulkan
sifat rutinitas, mengasosiasikan dengan praktek diktatorial dan sering melewati
permasalahan yang seharusnya dipecahkan sehingga dapat menimbulkan kekaburan
d.Fakta
Pengambilan keputusan berdasarkan data dan fakta empiris dapat memberikan
keputusan yang sehat, solid dan baik. Dengan fakta, tingkat kepercayaan terhadap
pengambil keputusan dapat lebih tinggi, sehingga orang dapat menerima keputusan
yang dibuat itu dengan rela dan lapang dada.
e.Rasional
Pada pengambilan keputusan yang berdasarkan rasio, keputusan yang dihasilkan
 bersifat objektif, logis, lebih transparan dan konsisten untuk memaksimumkan hasil
atau nilai dalam batas kendala tertentu, sehingga dapat dikatakan mendekati
kebenaran atau sesuai dengan apa yang diinginkan. Pengambilan keputusan secara
rasional ini berlaku sepenuhnya dalam keadaan yang ideal.

5.Dalam pengambilan keputusan ada beberapa factor yang mempengaruhinya.

Sebutkan dan jelaskan faktor-faktor tersebut
Menurut Sondang P. Siagian dalam bukunya Filsafat Administrasi mengemukakan tiga
kekuatan yang mempengaruhi proses pebgambilan keputusan, yaitu:
a.Dinamika individu dalam organisasi
Proses keputusan harusmempertimbangkan segala kemungkinan yang akan terjadi
pada diri setiap individu, situasi dan kondisi pandangan individu terhadap diri mereka
sendiri mempengaruhi terhadap keputusan organisasi.
b.Dinamika kelompok dalam organisasi
Pemimpin yang ingin melakukan proses pengambilan keputusan harus
mempertimbangkan situasi dan kondisi kepribadian rangkap anggotanya (kepribadian
individu dan kepribadian ketika bersama kelompoknya). Hal ini dilakukan agar proses
keputusan dapat mempercepat proses pendewasaan kelompok kerja dalam organisasi.
c.Dinamika lingkungan organisasi
Semua keputusan organisasi harus memperhitungkan tekanan-tekanan yang
bersumber dari lingkungan. Istilah dinamika digunakan untuk menunjuk bahwa segala
sesuatu selalu mengalami perubahan, dan dinamika tersebut yang menuntut adanya
peningkatan kemampuan mengambil keputusan yang selaras dengan perubahan-
perubahan yang sedang dan yang akan terjadi

Jenis-Jenis Pengambilan Keputusan

Masalah dan konflik terdapat di mana-mana. Beberapa di antaranya bersifat
sederhana dan deterministik, sedangkan yang lain bersifat sangat kompleks dan
probabilistik serta dapat menimbulkan pengaruh yang besar. Pengambilan keputusan
dapat bersifat rutin dan memiliki struktur tertentu atau dapat juga bersifat sangat
kompleks dan tidak berstruktur. Terdapat dua jenis pengambilan keputusan, yaitu :
1. Pengambilan keputusan terprogram :
Keputusan yang diprogram merupakan keputusan yang bersifat rutin dan
dilakukan secara berulang-ulang sehingga dapat dikembangkan suatu prosedur
tertentu. Keputusan yang diprogram terjadi jika permasalahan terstruktur dengan baik
dan orang-orang tahu bagaimana mencapainya. Permasalahan ini umumnya agak
sederhana dan solusinya relatif mudah. Di perguruan tinggi keputusan yang diprogram
 misalnya keputusan tentang pembimbingan KRS, penyelenggaraan Ujian Akhir
Semester, pelaksanaan wisuda, dan lain sebagainya (Gitosudarmo, 1997).
Jenis pengambilan keputusan ini.mengandung suatu respons otomatik terhadap
kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Masalah yang
bersifat pengulangan dan rutin dapat diselesaikan dengan pengambilan keputusan
jenis ini. Tantangan yang besar bagi seorang analis adalah mengetahui jenis-jenis
keputusan ini dan memberikan atau menyediakan metode-metode untuk
melaksanakan pengambilan keputusan yang terprogram di mana saja. Agar
pengambilan keputusan harus didefinisikan dan dinyatakan secara jelas. Bila hal ini
dapat dilaksanakan, pekerjaan selanjutnya hanyalah mengembangkan suatu algoritma
untuk membuat keputusan rutin dan otomatik.[1]
Dalam kebanyakan organisasi terdapat kesempatan-kesempatan untuk
melaksanakan pengambilan keputusan terprogram karena banyak keputusan diambil
sesuai dengan prosedur pelaksanaan standar yang sifatnya rutin. Akibat pelaksanaan
pengambilan keputusan yang terprogram ini adalah membebaskan manajemen untuk
tugas-tugas yang lebih penting.
2. Pengambilan keputusan tidak terprogram:
Keputusan yang tidak diprogram adalah keputusan baru, tidak terstrutur dan tidak
dapat diperkirakan sebelumnya. Tidak dapat dikembangkan prosedur tertentu untuk
menangani suatu masalah, apakah karena permasalahannya belum pernah terjadi atau
karena permasalahannya sangat kompleks dan penting. Keputusan yang tidak
diprogram dan tidak terstruktur dengan baik, apakah karena kondisi saat itu tidak
jelas,metode untuk mencapai hasil yang diingankan tidak diketahui,atau adanya
ketidaksamaan tentang hasil yang diinginkan(Wijono,1999).
Keputusan yang tidak diprogram memerlukan penanganan yang khusus dan
proses pemecahan masalah dengan intuisi dan kreatifitas. Tehnik pengambilan
keputusan kelompok biasanya dilakukan untuk keputusan yang tidak diprogram. Hal ini
disebabkan oleh karena keputusan yang tidak diprogram biasanya bersifat unik dan
kompleks, dan tanpa kriteria yang jelas, dan umumnya dilingkari oleh kontroversi dan
manuver politik (Wijono, 1999). Gillies (1996), menyebutkan bahwa keputusan yang
tidak diprogram adalah keputusan kreatif yang tidak tersusun, bersifat baru, dan dibuat
untuk menangani suatu situasi dimana strategi/ prosedur yang ditetapkan belum
dikembangkan.
keputusan tidak terprogram menunjukkan proses yang berhubungan dengan
masalah-masalah yang tidak jelas. Dengan kata lain, pengambilan keputusan jenis ini
meliputi proses- proses pengambilan keputusan untuk menjawab masalah-masalah
yang kurang dapat didefinisikan. Masalah-masalah ini umumnya bersifat kompleks,
hanya sedikit parameter'parameter yang diketahui dan kebanyakan parameter yang
 diketahui bersifat probabilistik. Untuk menjawab m'asalah ini diperlukan seluruh bakat
dan keahlian dari pengambilan keputusan, ditambah dengan bantuan sistem infofmasi.
Hal ini dimaksudkan untuk mendapatkan keputusan tidak terprogram dengan baik.
Perluasan fasilitas-fasilitas pabrik, pengembangan produk baru, pengolahan dan
pengiklanan kebijaksanaan- kebijaksanaan, manajemen kepegawaian, dan perpaduan
semuanya adalah contoh masalah-masalah yang memerlukan keputusan-keputusan
yang tidak terprogram. Sangat banyak waktu yang dikorbankan oleh pegawai-pegawai
tinggi pemerintahan, pemimpin-pemimpin perusahaan, administrator sekolah dan
manajer organisasi lainnya dalam menjawab masalah dan mengatasi konflik. Ukuran
keberhasilan mereka dapat dihubungkan secara langsung kepada mutu informasi
yang mendasari tugas ini.[2]
Pandangan terhadap pengambilan keputusan adalah bahwa proses
inimerupakan proses penggunaan informasi yang rasional, bukan proses
yang emosional, Dalam hal ini, kesukaran-kesukaran dalam pengambilan
keputusan dapat dikaitkan kepada:
1. Informasi yang tidak cukup dan
2. Maksud dan tujuan yang tidak dispesifikasikan secara jelas. [3]
Pengambil keputusan mempunyai suatu cara untuk dapat memahami
informasi yang menentukan efisiensi pengolahan informasinya. Pengetahuan
seseorang yang lalu digabungkan dengan kecakapannya mengolah informasi akan
menentukankesanggupannya untuk mengambil keputusan.
PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Dalam sebuah organisasi, sebuah keputusan di ambil dengan tujuan memperlancar

jalannya organisasi tersebut.
Berdasarkan sifat dan tujuannya, keputusan-keputusan yang diambil dapat dibagankan
sebagai berikut:

Top Management, atau Pimpinan atas mengambil keputusan-keputusan yang

bersifat Strategy atau Policy umum yang disertai dengan penerbitan peraturan-
peraturan umum dan instruksi-instruksi pimpinan.
Pimpinan menengah (Middle Management) melaksanakan keputusan-keputusan yang
telah diambil oleh atasan dengan mengambil keputusan-keputusan yang bersifat
structural (organisasional). Keputusan-keputusan yang diambil oleh Pimpinan
Menengah ini antara lain mengenai tugas pokok (mission) organisasi dan keputusan-
keputusan fungsionil, yakni mengenai masalah-masalah teknis yang menyangkut mutu
atau efektivitas.
Sedangkan pimpinan bawah (Lower Management) mengambil keputusan-keputusan
yang bersifat operasional, yakni penyelenggaraan secara langsung, baik yang bersifat
rutin maupun tidak, dan yang diprogramkan maupun tidak.
1. Keputusan Strategis
Keputusan Strategis bertujuan untuk memecahkan masalah yang bersifat strategis,
yakni merupakan masalah yang menentukan mati hidupnya organisasi, baik secara
keseluruhan maupun sebagian (sektoral, department, maupun fungsional).
Srategi dapat dibedakan menjadi 4, yakni:
1. Corporate Strategy, yakni merupakan strategi organisasi secara keseluruhan
2. Strategi bidang operasional
3. Strategi Departemental, misalnya personil, keuangan, logistik
4. Strategi Fungsional, misalnya strategi planning, strategi controlling, strategi
monitoring, strategi latihan.
Karena menyangkut mati-hidup organisasi, masalah strategis merupakan tanggung
jawab pimpinan atas (top management).
Pada Intinya, strategi mengenai alokasi dan penempatan sumber-sumber daya
(resources) menurut waktu (time) dan ruang (space, place) yang sedemikian rupa
sehingga organisasi dapat bertahan hidup (survival), bahkan berkembang terus
menerus. Pelaksanaan strategi adalah melalui policy-policy.
2. Keputusan Policy
Policy (kebijakan) merupakan suatu standing plan, yakni suatu rencana yang menjadi
pedoman bagi para bawahan dalam mengambil keputusan. Policy adalah pelaksanaan
strategi di samping rencana strategi. Atau dapat dikatakan bahwa rencana strategis
dan policy adalah dua sarana serempak untuk melaksanakan strategi.
Hubungan antara policy dengan strategi adalah sebagai berikut:

Filsafat Organisasi merupakan tujuan atau cita-cita organisasi tersebut, bagaimana

pandangan organisasi terhadap lingkungan ke luar maupun ke dalam, dan apa yang
dipandang sebagai masalah-masalah utama. Berpangkal pada filsafat organisasi
tersebut, strategi dibuat untuk dijadikan pola siasat usaha atau daya-upaya organisasi.
Kemudian, untuk melaksanakan strategi tersebut, maka ditetapkan rencana strategis,
policy umum yang dijabarkan lebih lanjut dalam policy sektoral, policy tugas pokok, dan
policy fungsionil.
Policy tersebut ditujukan terutama sebagai pedoman bagi para bawahan dalam
membuat keputusan, agar keputusan yang mereka buat selalu searah dan sejalan, dan
dengan demikian selalu terdapat integrasi pimpinan dengan harmonis.
Policy harus :
· Sesuai dengan keadaan lingkungan
· Sesuai dengan kebutuhan para decision-makers bawahan yang bersangkutan

Proses pembuatan policy adalah sebagai berikut:

1. Mengidentifikasi masalah yang memerlukan policy
2. Analisa posisi pembuat policy, terutama menyangkut kekuatan dan kemampuan
3. Analisa lingkungan (faktor-faktor, masalah-masalah)
4. Analisa policy (mencari dan menyusun alternative-alternatif)
5. Perumusan policy, dimana di dalamnya termasuk semua alternatif
6. Diskusi dengan seluruh staff dan pimpinan bawahan relevan
7. Penetapan policy
8. Implementasi keputusan policy organisasi
9. Pengawasan (monitoring) pelaksanaan policy, yakni melalui keputusan-
keputusan pimpinan bawahan
10. Evaluasi, yakni penyempurnaan dan peninjauan kembali

Dari penjelasan-penjelasan di atas dapat diambil kesimpulan bahwa keputusan policy

merupakan suatu kumpulan keputusan yang menyangkut pembuatan policy (policy
formation), sehingga dalam prakteknya dapat bermacam-macam.
3. Keputusan Struktural
Keputusan Struktural atau organisasional ini merupakan keputusan yang diambil oleh
anggota-anggota organisasi yang memiliki kedudukan lini mengenai masalah-masalah
yang bersifat operasi lini (komando). Oleh karena keputusan jenis ini adalah mengenai
kehidupan organisasi secara langsung, maka keputusan ini juga disebut keputusan
organisasional.
Pengertian keputusan struktural ini merupakan pengertian kelompok (collective term),
sehingga dalam prakteknya keputusan struktural yang diambil oleh para anggota
structural (anggota pimpinan lini) tersebut beranekaragam bentuk dan sifatnya.
Walaupun demikian, semua keputusan tersebut secara langsung mengacu atau
menuju pada penunaian tugas pokok (mission), yakni menghasilkan segala sesuatu
yang menegakkan kelangsungan hidup organisasi.

4. Keputusan Fungsional
Keputusan jenis ini bertujuan untuk membantu pelaksanaan atau penyelenggaraan
tugas pokok, dan mencakup penyediaan logistic, penyediaan fasilitas, atau pemecahan
masalah-masalah teknis kualitatif atau kuantitatif.
Keputusan fungsional ini diambil oleh anggota-anggota organisasi yang memiliki
kedudukan fungsional, yakni kedudukan membantu pimpinan lini atau pimpinan
komando.

5. Keputusan rutin
Keputusan rutin merupakan keputusan yang diambil untuk menangani atau
menyelesaikan problema rutin, yakni masalah yang terjadi secara berkala atau teratur,
dan datangnya dapat diperhitungkan ataupun diperkirakan secara relatif tepat.
Dalam mengembangkan sistem kerja atau sistem operasional, pekerjaan atau kegiatan
harus dijadikan rutin karena:
· Memberikan ketenangan kerja, sehingga anggota-anggota organisasi dapat
mengadakan persiapan yang sebaik-baiknya, dimana hal tersebut dapat meningkatkan
mutu kerja.
· Memberikan kesempatan pada pimpinan kerja untuk mengembangkan prosedur-
prosedur dan tata kerja yang dapat dibakukan, dimana hal tersebut mempermudah
penyediaan peralatan (equipment) dan bahan-bahan kerja sehingga dapat menekan
biaya operasi
· Memberikan kesempatan pada para karyawan untuk mengembangkan
kebiasaan-kebiasaan serta keterampilan-keterampilan mereka yang dapat
meningkatkan produktivitas dan menurunkan biaya operasi

Namun, dalam pelaksanaan pekerjaan maupun kegiatan yang rutin seperti ini dapat
menimbukan bahaya, yakni dapat memicu adanya kecenderungan orang untuk
melawan tindakan pimpinan yang mengadakan perubahan-perubahan untuk
menyesuaikan keadaan organisasi dan operasi kepada perubahan-perubahan yang
terjadi pada lingkungan atau situasi organisasi.

6. Keputusan non-rutin
Keputusan non-rutin merupakan keputusan yang bukan pengulangan dari pola atau
bentuk atau isi dari keputusan-keputusan sebelumnya. Keputusan jenis ini cenderung
lebih mengeluarkan biaya, tenaga dan pikiran yang relatif lebih mahal daripada
keputusan rutin. Oleh karena hal itu, semaksimal mungkin masalah pekerjaan dalam
organisasi sebaiknya dijadikan pekerjaan rutin.

7. Keputusan yang Diprogrammasi

Keputusan jenis ini dapat dilakukan dengan pengembangan sistem informasi
management yang secara khas dititikberatkan pada keperluan pengambilan keputusan
jenis tertentu.
Contoh dari keputusan jenis ini adalah petugas perusahaan penerbangan yang
melayani permintaan pembelian tiket pesawat dengan menggunakan computer yang
telah diisi dengan program pengambilan keputusan bisa tidaknya permintaan tersebut
disetujui.
Di Indonesia, saat ini keadaan organisasi-organisasi yang ada, baik organisasi
pemerintahan, dan administrasi negara, organisasi niaga, maupun organisasi-
organisasi lainnya memiliki bermacam-macam keadaan, yakni ada yang masih
sederhana sekali dan ada yang telah modern. Organisasi yang masih sederhana,
biasanya masalah pokok yang dihadapi masih berkisar pada human relationship dan
leadership. Sedangkan dalam organisasi yang telah modern problema pokok yang
dihadapi telah bergeser pada mekanisme organisasi dan administratif leadership.
Dalam organisasi-organisasi yang telah beroperasi secara modern, keputusan-
keputusan yang diambil dapat dibedakan sebagai berikut:
1. - Keputusan yang diambil secara modern konvesional
2. - Keputusan yang diambil secara modern kuantitatif terbatas