SYNCORE - always deliver value

Teknik Root Cause Analysis (RCA) Dan Failure Mode & Effect Analysis (FMEA) Dalam Manajemen
Risiko Akreditasi PUSKESMAS Dan FKTP
posted by admin on August 28, 2016

RCA digunakan untuk menindaklanjuti tingkat risiko tinggi dan ekstrim (kategori kuning dan merah).
Langkah-langkah untuk melakukan RCA adalah

1. Bentuk tim RCA untuk suatu kejadian

2. Pelajari kejadian
3. Analisa sebab
4. Menyusun rencana tindakan
5. Melaporkan proses analisis dan temuan

Mempelajari kejadian bisa dilakukan dengan melakukan langkah-langkah berikut:

1. menentukan masalah
2. Mengumpukan bukti-bukti yang nyata
3. Melakukan wawancara
4. Meneliti lingkungan kejadian
5. Menggambarkan rantai terjadinya kejadian
6. Mengenali faktor-faktor yang berkontribusi terhadap timbulnya kejadian
7. Mengenali kejadian-kejadian yang mengawali (trigger)
Melakukan analisis dengan menggunakan pohon masalah/diagram tulang ikan untuk mengetahui
kegiatan atau kondisi yang menyebabkan timbul kejadian. Lanjutkan sehingga dapat dikenali
system yang melatarbelakangi timbulnya kejadian atau sampai tidak beralasan lagi untuk
melanjutkan.

Mengidentifikasi akar-akar penyebab:

1. Faktor manusia, kelalaian, incompetence, system pengelolaan sumberdaya manusia, termasuk

reward / system
2. Sistem breakdown, system failure, system incapability
3. System pengendalian
4. Sumberdaya (fasilitas dan peralatan) dan manajemen sumber daya

Rumuskan pernyataan akar masalah.

Setelah mendapatkan akar masalah maka lanjutkan dengan menyusun rencana tindakan

1. Menetapkan strategi yang tepat untuk mengatasi penyebab yang diidentifikasi, dan dapat
diterima oleh pihak yang terkait dengan kejadian.
2. Rencana tindakan disusun utuk tiap akar penyebab kejadian dan pengukuran untuk menilai
efektivitas tindakan terhadap akar penyebab
3. Dapatkan persetujuan dari kepemimpinan dalam organisasi.

Proses selanjutnya adalah mencatat proses dan alat yang digunakan, biaya yang dibutuhkan,
ringkasan kejadian, proses investigasi dan analisis, dan temuan.

Penyebab kejadian bisa diakibatkan dari

1. Kegagalan aktif, pelanggaran yang sengaja dilakukan oleh seseorang

2. Kondisi laten, breakdown dari proses atau system, kurangnya pendidikan, gagal mengikuti
prosedur, alat yang rusak, disain yang tidak tepat, dan lain sebagainya.

Jika tidak ada kejadian, tetapi kita akan memperbaili suatu system agar minimal risiko, maka kita
bisa lakukan FMEA.

Failure Mode & Effect Analysis (FMEA)

FMEA cocok utuk tindakan preventif. FEMA adalah suatu alat mutu untuk mengkai suatu
prosedur secara rinci dan mengenali model-model adanya kegagalan/ kesalahan pada suatu
prosedur, melakukan penilaian terhadap tiap model kesalahan/ kegagalan, dengan mencari
penyebab terjadinya, mengenali akibat dari kegagaaln / kesalahan, dan mencari solusi dengan
melakukan perubahan disain dan prosedur.

Langkah-langkah untuk melakukan FMEA

1. bentuk tim FMEA: orang-orang yang terlibat dalam suatu proses

2. Tetapkan tujuan,keterbatasan dan jadual tim
3. Tetapkan peran dari tiap anggota tim
4. Gambarkan alur proses yang ada sekarang
5. Kenalilah failure modes pada proses tersebut
6. Kenalilah penyebab terjadinya failure untuk tiap model kesalahan/kegagalan
7. Kenalilah apa akibat dari adanya failure untuk tiap model/kesalahan / kegagalan
Lakukan penilaian untuk tiap model kesalahan/kegagalan

1. Sering tidaknya terjadi (occurrence ) : (occ)

1. 1: Tidak pernah 10 : sangat sering
2. Kegawatan
1. 1: tidak gawat , 10 sangat gawat
3. Kemudahan untuk terdeteksi
1. 1: mudah terdeteksi, 10 : sangat sulit terdeteksi

Langkah selanjutnya adalah sebagai berikut:

1. Hitung Risk Priority Number (RPN) dengan mengkalikan : OCC x SV x DT

2. Tentukan batasan (cut off point) RPN yang termasuk prioritas
3. Tentukan kegiatan untuk mengatasi (design action/solution)
4. Tentukan cara memvalidasi apakah solusi tersebut berhasil
5. Gambarkan alur yang baru dengan adanya solusi tersebut
6. Hitung kembali RPN sesudah dilakukan solusi perbaikan

Bentuk Tabel untuk Melakukan FMEA adalah sebagai berikut:

Indikator
Kemungkinan Tingkat Kemudahan
Risk Priority untuk
Modus-modus Penyebab terjadinya ( kepatahan dideteksi
Akibatnya Number(RPN)RPN Solusi mengukur
kegagalan/kesalahan terjadinya O= (S= (D=
= OxSxD keberhasilan
Occurrence) Severity) Detectability)
dari solusi

Petunjuk pengisian Severity Rating Scale

Nilai Penjelasan Pengertian

Amat sangat Kesalahan yang dapat menyebabkan kematian pelanggan dan
10
berbahaya kerusakan sistem tanpa tanda-tanda yang mendahului
Kesalahan yang dapat menyebabkan cedera berat/permanen pada
98 Sangat berbahaya pelanggan atau gangguan serius pada sistem yang dapat menghentikan
pelayanan dengan adanya tanda yang mendahului
Kesalahan yang dapat menyebabkan cedera ringan sampai sedang
dengan tingkat ketidak puasan yang tinggi dari pelanggan dan/atau
7 Berbahaya
menyebabkan ganggung sistem yang membutuhkan perbaikan berat
atau kerja ulang yang signifikan
Kesalahan berakibat pada cedera ringan dengan sedikit ketidak puasan
65 Berbahaya sedang
pelanggan dan/atau menimbulkan masalah besar pada sistem
Kesalahan menyebakan cedera sangat ringan atau tidak cedera tetapi
Berbahaya ringan
43 dirasakan mengganggu oleh pelanggan dan/atau menyebabkan masalah
sampai sedang
ringan pada sistem yang dapat diatasi dengan modifikasi ringan
Kesalahan tidak menimbulkan cedera dan pelanggan tidak menyadari
2 Berbahaya ringan adanya masalah tetapi berpotensi menimbulkan cedera ringan atau
tidak berakibat pada sistem
1 Tidak berbahaya Kesalahan tidak menimbulkan cedera dan tidak berdampak pada sistem

Petunjuk pengisian Occurrence Rating Scale

Nilai Penjelasan Pengertian

 Kemungkinan terjadinya dapat Kesalahan terjadai paling tidak sekali sehari atau
10
dipastikan hampir setiap saat
Kesalahan dapat diprediksi terjadi atau terjadi
9 Hampir tidak dapat dihindarkan
setiap 3 sampai 4 hari
Kesalahan sering terjadi atau terjadi paling tidak
87 Kemungkinan terjadai sangat tingggi
seminggu sekali
65 Kemungkinan terjadi tinggi sedang Kesalahan terjadi sekali sebulan
Kesalahan kadang terjadi, atau sekali tidap tiga
43 Kemungkinan terjadi sedang
bulan
Kesalahan jarang terjadi atau terjadi sekitar sekali
2 Kemungkinan terjadi rendah
setahun
Kemungkinan terjadi amat sangat Kesalahan hampir tidak pernah terjadi, atau tidak
1
rendah ada yang ingat kapan terakhir terjadi

Petunjuk pengisian detection rating scale

Nilai Penjelasan Pengertian

Tidak ada peluang untuk
10 Tidak ada mekanisme untuk mengetahui adanya kesalahan
diketahui
Kesalahan dapat diketahui dengan inspeksi yang menyeluruh,
98 Sangat sulit diketahui
tidak feasible dan tidak segera dapat dilakukan
Kesalahana dapat diketahui dengan inspeksi manual atau
76 Sulit diketahui tidak ada proses yang baku untuk mengetahui, sehingga
ketahuan karena kebetulan
Berpeluang sedang untuk Ada proses untuk double checks atau inspeksi tetapi tidak
5
diketahui otomatis atau dilakukan secara sampling
Berpeluang tinggi untuk Dipastikan ada proses inspeksi yang rutin tetapi tidak
43
diketahui otomatis
Berpeluang sangat tinggi
2 Dipastikan ada proses inspeksi rutin yang otomatis
untuk diketahui
Hampir dipastikan untuk Ada proses otomatis yang akan menhentikan proses untuk
1
diketahui mencegah kesalahan

Tatacara menetapkan cut off point dengan menggunakan prinsip praetor, yaitu dengan cara
urutkan nilai RPN dari yang tertinggi ke yang terendah, hitung persentase kumulatif, perhatikan
nilai kumulatif sampai dengan 80%, naka pada nilai kumulatif 80% tersebut kita tetapkan sebagai
“cut off point”

Tags: akreditasi
Permalink | Comments (0) | Last updated on August 28, 2016