MAKALAH

SURAT MENYURAT

Disusun oleh :
Muhammad Ismail Marzuki
Kelas : XI Perbankan

SMK NU MEKANIKA
BUNTET PESANTREN CIREBON
TAHUN 2019
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah memberikan rahmat
serta karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan pembuatan makalah yang
berjudul Surat Menyurat. Semoga makalah ini dapat dipergunakan sebagai salah satu
acuan atau petunjuk maupun pedoman bagi yang membaca makalah ini.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan makalah ini banyak terdapat
kekurangan dan kesalahan. Saran dan kritik yang membangun akan penulis terima dengan
hati terbuka agar dapat meningkatkan kualitas makalah ini.
Demikian yang dapan penulis sampaikan. Atas perhatiannya penulis ucapkan
terima kasih.

Cirebon, Mei 2019

Penulis

i
 DAFTAR ISI

Cover
Lembar Pengesahan
Kata Pengantar........................................................................................................... i
Daftar Isi .................................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang............................................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah ......................................................................................... 2
1.3 Tujuan Penulisan ........................................................................................... 2

BAB II PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Surat ............................................................................................. 3
2.2 Pengertian Surat Menyurat ............................................................................ 3
2.3 Berdasarkan sifat Surat .................................................................................. 7

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan .................................................................................................... 13
3.2 Saran .............................................................................................................. 13

DAFTAR PUSTAKA

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Surat merupakan hal yang tidak dapat dipisahkan dari proses administrasi
dalam suatu instansi pemerintahan. Surat juga memiliki peranan penting dalam
penyampaian informasi yang tidak langsung, agar komunikasi melalui surat dinilai
efektif maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas supaya penerima atau
pembaca tidak menimbulkan salah arti. Mengingat pentingnya surat dalam suatu
pemerintahan maka surat dikelola dengan baik dan benar sesuai dengan fungsi serta
tujuan surat tersebut.
Surat merupakan alat penyampaian yang sangat murah dan daya jangkau
lebih luas, surat juga sering dijadikan bukti hitam diatas putih dalam suatu
organisasi baik swasta maupun Negri. Untuk mencapai tujuan itu salah satu yang
terpenting didalam mengelola surat yaitu dapat memudahkan temu balik surat
dalam pembuatan. Pembuatan surat pada dasarnya merupakan suatu teknis atau
cara pengaturan dan penyampaian informasi secara logis dan sistematis.
Secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila bahasa yang
digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku. Sesuai dengan bahasa
Indonesia, baik mengenai kata, ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya, selain itu
bahasa surat haruslah efektif. Bahasa surat juga harus wajar, logis, hemat kata,
cermat dalam pemilihan kata, sopan dan menarik. Sedapat mungkin hindari
pemakaian bahasa asing yang sudah ada dalam bahasa Indonesia.

Dalam era informasi ini kegiatan administrasi semakin komplek disamping

berbagai macam peraturan yang ada dalam kehidupan sosial masyarakat yang juga
mempengaruhi perkembangan pengolahan surat. Kesadaran dan perhatian terhadap
surat yang secara informatif memberikan gambaran mengenai proses administrasi
tersebut tampaknya sudah banyak disadari oleh berbagai instansi pemerintah. Oleh
karena itu penciptaan, penggunaan dan penyampaian surat merupakan hal yang
menjadi perhatian dibanyak kantor atau organisasi yang menjalankan sistem
administrasi modern.
Berbagai cara sistem yang dibuat untuk mengontrol surat bukan hanya
untuk mendukung kegiatan administrasi dan kewajiban, namun juga surat telah

1
 dikelola secara efisien. Ditambah lagi dengan adanya sedikit demi sedikit
lingkungan kerja. Dari sistem perkantoran yang jalan secara manual berubah
menjadi sistem otomatis perkantoran yang bergantung pada penggunaan komputer
sebagai alat bantu manajemen.
Tak terlewatkan untuk mendefinisikan apa yang dimaksud surat menyurat
dan komunikasi yang baik dan yang lebih penting, bagaimana melakukannya.
Semuanya bertujuan untuk memahami secara lebih baik bagaimana manusia
memahami dan bertukar gagasan. Dalam penulisan Tata Cara Surat Menyurat
Dalam Instansi Pemerintah. Penulis memberikan syarat dengan cara tertentu yang
anda harapkan agar bisa dipahami dalam menginformasikan suatu masalah.

1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimana tata cara pengolahan surat yang baik pada unit kerja suatu
organisasi atau perusahaan dan instansi pemerintah?
2. Apakah kelebihan dan kekurangan surat?

1.3 Tujuan Penulisan

 Agar surat menyurat pada unit kerja dapat ditata secara sistematis sehingga
dapat mempermudah dalam meningkatkan kinerja.
 Sebagai tambahan informasi yang diharapkan dan digunakan dalam proses
pengolahan dan penyusunan surat disuatu unit kerja.
 Agar komukasi dalam unit kerja pemerintah maupun swasta berjalan dengan
baik dalam menyelesaikan masalah.

2
 BAB II
DASAR TEORI

2.1 Pengertian Surat

Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau
informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain, baik atas nama
sendiri, maupun atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi ataupun
perusahaan. Informasi-informasi ini dapat beberapa permintaan, laporan, pemikiran,
saran-saran dan sebagainya.

2.2 Pengertian Surat Menyurat

Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus
menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Dan dilaksanakan dengan
saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan istilah lainnya
yaitu korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan surat secara terus
menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya hal ini tidak dapat
dinamakan kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan apalagi organisasi selalu
membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya.
Seperti telah dikatakan bahwa mengadakan hubungan dengan surat apalagi
dalam sebuah organisasi, instansi atau sebuah perusahaan untuk hal-hal yang tertentu
memerlukan persiapan-persiapan yang meliputi :
1. Persiapan pendiktean atau pengimlaan.
2. Penulisan steno dan pengetikannya.
3. Kertas-kertas dan alat-alat tulis.
4. Pengiriman surat.
5. Pengarsipan.
6. Pemakaian tenaga kerja manusia seperti juru tik, konseptor, ahli membuat surat dan
sebagainya.
Dengan demikian surat menyurat dalam sebuah organisasi mempunyai kaitan
dengan bidang-bidang kegiatan perkantoran lainnya yang menyangkut tata usaha.
Kegiatan perkantoran yang berhubungan dengan surat adalah :
1. Surat menyurat/korespondensi yaitu bagaimana mengonsep surat yang baik,
membuat surat yang baik dan juga memperbaiki surat.

3
2. Pengetikan/typing yaitu bagaimana mengetik konsep surat yang sebaik-baiknya,
sehingga, menjadi surat yang siap untuk dikirimkan.
3. Pengurusan surat/mail handing yaitu bagaimana menangani surat-surat yang masuk
dan keluar yang sebaik-baiknya dengan prosedur yang efektif dan efisien.
4. Kearsipan/fiking yaitu bagaimana menyimpan dan menemukan kembali surat atau
warkat dengan cepat dan tepat setiap saat diperlukan menurut sistem tertentu.
Surat menyurat seperti pekerjaan perkantoran lainnya, merupakan tugas-tugas
pokok organisasi, korespondensi atau surat menyurat merupakan kegiatan staff atau
servise staff, tetapi kegiatan surat menyurat hampir melibatkan seluruh pejabat
organisasi. Dengan demikian yang perlu mengerti surat adalah :
1. Seluruh pejabat atau pegawai baik dalam organisasi swasta, maupun instansi
pemerintah maupun perusahaan.
2. Pejabat staff maupun pejabat lini terlibat dalam pemeriksaan surat, seperti surat-
surat yang dikirimkan keluar Negeri dari suatu organisasi, konssepnya selalu dibuat
oleh pejabat lini sesuai dengan tugasnya masing-masing.
3. Para pemimpin organisasi atau perusahaan dalam hal surat-surat tertentu, karena
sesuatu alasan terpaksa membuat surat sendiri.
Sedangkan yang perlu menguasai surat adalah :
1. Koresponden, para ahli pembuat surat dalam berbagai bahasa dan memeriksa
konsep-konsep surat.
2. Para konseptor, pembuat dan pengonsep surat.
3. Sekretaris, apakah dia sebagai sekretaris pejabat maupun sekretaris organisasi atau
unit organisasi.
4. Juru tik, harus menguasai tehnik pengetikannya, terutama menguasai bentuk-
bentuk surat.
2.2.1 TUJUAN PENULISAN SURAT.
Setiap kegiatan yang dilakukan oleh setiap orang atau organisasi pasti
mempunyai tujuan, demikian juga penulisan surat mempunyai tujuan-tujuan
tertentu, diantaranya :
1. Ingin menyampaikan warta atau informasi kepada pihak lain.
2. Ingin mendapat balasan atau tanggapan dari penerima atau pihak yang
dikirim tentang informasi yang disampaikan tersebut.
3. Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan
tidak salah tanggap.

4
 Pada umumnya, pengirim surat menginginkan dari pembaca surat
adalah hal-hal sebagai berikut :
1. Pembaca atau penerima surat, percaya tentang hal atau masalah yang
ditulis.
2. Pembaca mau menerima pandangan-pandangan, gagasan dan keputusan-
keputusan dari pengirim.
3. Pembaca membalas surat dan meminta informasi lebih lanjut.
4. Pembaca memberi penjelasan atau informasi kepada pengirim.
5. Pembaca memenuhi segala permintaan kita atau pengirim.
6. Pembaca atau penerima dapat memahami segala pengaduan pengirim.
7. Pembaca selalu ingin mengadakan komunikasi dan menjadi relasi kita.
2.2.2 FUNGSI SURAT
1. Surat sebagai duta atau wakil atau utusan dari organisasi.
Surat merupakan duta, wakil secara tertulis dari organisasi atau
instansi ataupun perusahaan misalnya : perusahaan akan memesan barang,
cukup dengan menulis surat pesanan, untuk dikirim kepada perusahaan
penjual atau seorang pelamar kerja, cukup dengan melayangkan sebuah
surat lamaran kerja kepada sebuah perusahaan atau instansi.
Oleh karena surat sebagai wakil tertulis, maka apa yang ingin
disampaikan pemesan barang atau pelamar kerja tersebut harus jelas, dapat
dipahami, mudah dimengerti oleh penerima surat, sehingga penerima surat
memberikan jawaban atau balasan sesuai dengan yang dikehendaki
pengirim.
2. Surat sebagai alat pengingat, yaitu dimana surat-surat yang telah diterima
harus disimpan atau diarsipkan pada arsip surat yang diterima, sehingga bila
diperlukan atau ada sesuatu masalah yang diperlukan surat dapat dicari dan
dibaca kembali.
3. Surat sebagai dokumen historis, dimana surat yang telah diarsipkan juga
dapat menjelaskan perkembangan-perkembangan masa lalu. Contoh neraca
perusahaan dapat menjelaskan rugi laba perusahaan, teks Proklamasi
Kemerdekaan Republik Indonesia dan sebagainya.
4. Jaminan keamanan, umpama surat keterangan jalan, ktp, dan sebagainya.
5. Sebagai pedoman atau pegangan untuk melaksanakan sesuatu, contoh surat
keputusan, surat intruksi, surat perintah dan sebagainya.

5
6. Surat sebagai media komunikasi.
Sebagaimana kita ketahui bahwa setiap organisasi perlu mempunyai
tujuan, untuk mencapai tujuan tersebut organisasi harus mengadakan
kerjasama, baik antara sesama mereka dalam organisasi maupun dengan
pihak luar. Sedangkan untuk melaksanakan kerjasam harus ada komunikasi.
Komunikasi ini dapat dilakukan dengan lisan maupun tulisan, ataupun
dengan syarat-syarat, gambar-gambar yang dipancarkan pesawat televisi,
radio, telegram dan sebagainya.
7. Surat sebagai alat bukti tertulis. Dimana sipembuat surat ataupun orang-
orang yang terkait dapat membuktikan kebenarannya kepada pihak-pihak
yang memintanya, karena dalam surat telah diperinci dengan jelas setiap
permasalahannya. Contohnya surat perjanjian, kuitansi, dan sebagainya.
8. Surat sebagai otak tata usaha yaitu dimana surat merupakan suatu kegiatan
yang memegang peranan penting dalam ketatausahaan, hampir semua
kegiatan ketatausahaan berkaitan dengan surat, mulai dari mencatat,
menghimpun, mengolah, memperbanyak, menyimpan dan mendistribusikan
informasi-informasi. Surat merupakan alat untuk memperlancar setiap
kegiatan dan setiap pekerjaan.
9. Surat sebagai barometer kemajuan kantor.
Surat dapat menjadi tolak ukur mundur majunya perusahaan, atau
organisasi, bila organisasi atau perusahaan makin banyak menerima surat dan
mengirimkan surat-surat berarti perusahaan atau organisasi tersebut maju,
karena sering dan selalu mengadakan komunikasi secara terus menerus.
Cara apapun yang digunakan dalam berkomunikasi ini tetap saja
tujuannya untuk menyampaikan informasi-informasi dari pengirim kepada
penerima. Dalam menyampaikan informasi ini, mungkin saja banyak
gangguan-gangguan, baik gangguan lingkungan, fisik, bahasa ataupun
gangguan lainnya yang timbul karena perbedaan latar belakang antara pengirim
dengan penerima informasi.
Karena adanya gangguan-gangguan tersebut, maka akibatnya terhadap
proses komunikasi dapat berupa :
1. Informasi yang disampaikan tidak diterima atau terlambat datang ditempat
tujuan.
2. Informasi warta tersebut tidak dipahami oleh pihak penerima.

6
 3. Penerima salah menafsirkan akibatnya jadi salah mengambil keputusan.
4. Informasi atau warta tidak ditanggapi sebagaimana mestinya.
Dengan demikian surat sebagai alat komunikasi dapat dianggap efektif,
bila informasi yang diasampaikan, sampai kepada tujuan yang diketahui.

2.3 BERDASARKAN SIFAT SURAT

Berdasarkan sifatnya surat dapat digolongkan menjadi lima jenis yaitu :
1. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang
berisi masalah keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan keluarga dan
sebagainya.
2. Surat Dinas Pribadi
Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi adalah surat-surat
yang dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada instansi-instansi, perusahaan-
perusahaan, ataupun jawatan-jawatan.
3. Surat Dinas Swasta
Surat dinas swasta disebut juga surat resmi adalah surat-surat yang dibuat
oleh instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk para karyawannya ataupun
untuk para relasinya atau langganannya atau instansi –instansi lain yang terkait.
4. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang berisi, soal-soal perdagangan yang dibuat
oleh perusahaan yang dikirimkan kepada para langganannya.

5. Surat Dinas Pemerintah

Surat dinas pemerintah adalah surat-surat yang berisi yang masalah-masalah
administrasi pemerintah yang dibuat oleh instansi pemerintah.

2.3.1 BERDASARKANWUJUD SURAT

Penggolongan surat berdasarkan wujudnya dapat dibagi kedalam tujuh
jenis, yaitu :
1. Surat Yang menggunakan Kartu Pos

7
 Kartu pos adalah blanko yang dikeluarkan oleh Perum Postel atau
instansi lain yang telah diberi izin Perum Postel untuk mencetaknya asal
sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan Perum Postel.
Kartu pos biasanya dibuat dengan memakai kertas karton yang
berukuran 15 cm x 10 cm. Kartu pos mempunyai dua bagian.
a. Bagian depan atau muka untuk menulis nama atau alamat pengirim
serta penerima.
b. Bagian belakang untuk menulis berita-berita yang akan disampaikan.
Pada dasarnya kartu pos digunakan untuk kepentingan sebagai
berikut :
a. Mengirimkan berita-berita yang singkat-singkat saja atau pendek.
b. Untuk berita-berita yang tidak mengandung rahasia, sehingga terbaca
oleh orang lainpun tidak menjadi masalah.
c. Dikirimkan untuk masalah-masalah yang bersifat santai, seperti
mengirim dan meminta lagi.
d. Bukan untuk keperluan dinas atau resmi.
e. Bukan untuk dikirimkan kepada orang tua, atau orang yang umurnya
diatas pengirim.
2. Warkat Pos
Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan
memakai lambaga dan petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh
perum postel atau instansi lain yang telah diberi izin.
Warkat pos dapat dilipat-lipat sehingga bagian lipatan bagian luar
dapat dipakai menulis nama dan alamat pengiriman serta penerima. Bagian
lipatan dalam untuk menulis berita-berita yang akan disampaikan, surat
dengan memakai warkat pos bertujuan :
a. Untuk surat bersifat keluarga.
b. Yang isinya berita yang panjang-panjang.
c. Yang bersifat rahasia keluarga.
d. Bukan untuk keperluan dinas atau bersifat resmi.
3. Surat Bersampul
Surat bersampul adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis
pada kertas lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan kedalam

8
 sampul atau amplop. Surat-surat yang memakai amplop sampul ini gunanya
:
a. Untuk surat-surat yang isinya panjang, sebab itu dapat ditulis dalam
beberapa lembar atau beberapa halaman.
b. Untuk surat-surat yang isinya dirahasiakan atau tidak boleh dibaca oleh
orang lain.
c. Untuk surat-surat resmi, surat dinas ataupun surat biasa.
d. Untuk menjaga kebersihan dan kerapihan.
e. Untuk menjaga sopan santun.
Pemakaian sampul hendaknya disesuaikan dengan bentuk kertas
supaya surat yang memakai sampul kelihatan rapih. Pemakaian sampul
hedaknya :
 Sampul yang berbentuk panjang untuk kertas-kertas yang berukuran
pokok.
 Untuk sampul yang berbentuk persegi empat hendaknya digunakan
kuarto.
 Sampul yang berbentuk kecil digunakan kertas-kertas octavo.
4. Surat Terbuka dan Surat Tertutup
Surat terbuka adalah surat-surat yang isinya dapat dibaca oleh
umum misalnya, surat dari pembaca kepada pembaca atau surat yang
dikirimkan oleh pembaca untuk pemerintah, instansi lain, melalui redaksi
surat kabar, majalah, tabloid, dan sebagainya. Biasanya surat-surat
demikian berisi antara lain :
a. Kritikan-kritikan terhadap sesuatu keadaan atau kejadian yang tidak
menyenangkan.
b. Saran-saran dan pendapat-pendapat serta gagasan untuk sesuatu hal
yang kurang baik atau tidak pantas.
c. Keluhan-keluhan tentang sesuatu pelayanan yang mengecewakan.
d. Ajakan, himbauan untuk berbuat sesuatu kebaikan atau menghindarkan
sesuatu yang kurang baik.
Sedangkan surat tertutup adalah surat-surat yang dikirimkan kepada
alamat tertentu dan isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain.
5. Memorandum dan Nota

9
 Memorandum adalah salah satu alat komunikasi berupa surat-surat
dilingkungan dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara
intern (didalam lingkungan sendiri baik perusahaan ,instansi lainnya). Pada
umumnya memorandum digunakan dari atasan kepada bawahan, atau antara
pejabat yang sederajat kedudukannya, cara pembuatannya diketik atau
tulisan tangan. Memorandum dipergunakan untuk pemberitahuan,
permintaan informasi, memberi petunjuk atau memberi informasi.
Nota adalah merupakan alat komunikasi kedinasan antara pejabat
dari suatu unit organisasi yang digunakan secara intern dalam lingkungan
sendiri, tetapi bersifat resmi. Gunanya nota adalah :
 Untuk meminta penjelasan
 Untuk memberikan keputusan
 Untuk peningkatan supaya isinya mendapat perhatian sepenuhnya.
6. Telegram
Telegram adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan
berita-berita melalui radio atau pesawat telegram mengenai sesuatu hal
yang perlu segera mendapat penyelesaian dengan cepat. Isi telegram berupa
tulisan-tulisan singkat yang dikirimkan dari jarak jauh. Ada dua macam
cara penyampaiannya, yaitu :
 Telegram yang pengirimannya melalui perum telekomunikasi (seperti
morse, telek, dan teleprinter).
 Surat telegram atau surat kawat ialah surat yang ditulis dengan gaya
bahasa telegram tetapi pengirimannya dilakukan oleh kurir (utusan atau
petugas perusahaan atau instansi).
7. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat-surat yang isinya tidak mengandung rahasia
walaupun terbaca oleh orang lain, seperti surat undangan pernikahan atau
khitanan, surat pertemuan para siswa untuk rekreasi dan sebagainya.
3.2.3 BERDASARKAN KEAMANAN ISINYA
Berdasarkan keamanan isinya, surat dapat digolongkan menjadi tiga
jenis yaitu :
1. Surat Sangat Rahasia
Adalah surat-surat yang digunakan untuk surat-surat yang
berhubungan dengan keamanan Negara atau surat-surat yang berupa

10
 Dokumen Negara, sehingga bila surat ini jatuh ketangan yang tidak berhak
maka akan membahayakan masyarakat atau Bangsa dan Negara.
2. Surat Rahasia
Adalah surat-surat yang isinya harus dirahasiakan, tidak boleh
dibaca oleh orang lain, karena bila jatuh ketangan orang yang tidak berhak,
akan merugikan perusahaan atau instansi tersebut.
3. Surat konfidensial
Adalah surat-surat yang termasuk surat rahasia juga, karena isinya
tidak boleh diketahui orang lain cukup hanya diketahui oleh pejabat yang
bersangkutan, karena kalau jatuh kepada orang yang tidak berhak akan
mencemarkan nama baik orang tersebut. Contohnya surat laporan tentang
karyawan yang korupsi.
2.3.2 SURAT BERDASARKAN PROSES PENYELESAIANNYA
Surat berdasarkan proses penyelesaiannya dapat digolongkan menjadi
tiga jenis, yaitu :
1. Surat Sangat Segera atau Surat Kilat
Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau kilat adalah
surat yang harus ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang pertama
karena surat ini harus segera dikirimkan secepatnya karena penerima harus
cepat menanggapi dan menyelesaikannya.
2. Surat Segera
Adalah surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada
kesempatan yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat
tanggapan dan penyelesainya dari pihak penerima.
3. Surat Biasa
Adalah surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian
karena tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima.
2.3.3 JENIS SURAT BERDASARKAN DINAS POS
Surat berdasarkan dinaspos adalah surat-surat yang dikirimkan melalui
kartu pos dan dikenakan biaya sesuai dengan peraturan dinas pos. Surat
berdasarkan pos dapat digolongkan menjadi :
1. Surat Biasa
Adalah surat yang menurut penggolongan dinas pos, surat yang
dibuat oleh seseorang yang isinya atau sifatnya biasa atau tidak begitu

11
 penting, karena pada umumnya surat ini tidak perlu mendapat tanggapan
yang secepatnya dari penerima, dengan demikian surat-surat ini
penyampaiannya kepada tujuan atau penerima waktunya tidak dipastikan,
tetapi biaya yang dikenakan dinas pos, prangkonya cukup murah.
2. Surat Kilat
Adalah surat-surat yang secepatnya ditangani supaya mendapat
tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya pula dari penerima. Oleh
karena itu surat kilat cara penyampaiannya, ongkos pengirimannya atau
prangkonya lebih mahal dari surat biasa.
3. Surat Kilat Khusus
Adalah surat-surat yang dibuat seseorang yang isinya sangat penting
dan harus segera ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian
yang secepatnya dari penerima . dengan demikian kantor sangat
mengutamakan sekali cara pengirimannya waktu penyampaian kepada
penerima sudah dapat dipastikan. Sedangkan soal biaya dan ongkos atau
prangko kilat khusus ini mahal Karena memperhitungkan hal-hal berikut :
a. Ongkos disesuaikan dengan jarak antara tempat pengiriman dengan
tempat penerima.
b. Diperhatikan berat surat dan kertas surat tersebut.
c. Pihak dinas pos sangat bertanggung jawab terhadap penyampaian surat
tersebut.

12
 BAB III
PENUTUP

3.1 KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan yang telah dikemukakan sebelumnya dapat ditarik
kesimpulan secara garis besarnya adalah sebagai berikut:
 Surat menyurat seperti pekerjaan perkantoran lainnya, merupakan kegiatan
yang menunjang bagi terlaksananya tugas-tugas pokok organisasi dan instansi
pemerintahan.
 Korespondensi/surat menyurat merupakan kegiatan staff atau service staff,
tetapi kegiatan surat menyurat hampir melibatkan seluruh pejabat organisasi
dan instansi pemerintahan.
 Surat sebagai otak tata usaha yaitu dimana surat merupakan suatu kegiatan
yang memegang peranan penting dalam ketatausahaan, hampir semua kegiatan
ketatausahaan berkaitan dengan surat, mulai dari mencatat, menghimpun,
mengolah, memperbanyak, menyimpan dan mendistribusikan informasi-
informasi.

3.2 SARAN
 Agar pihak pengirim lebih memaksimalkan baik waktu yang ada maupun yang
telah ditentukan untuk memberikan dan menyampaikan informasi-informasi
yang jelas kepada penerima, pihak pengirim harus mengenal dan memahami
tema, kalimat dan gaya bahasa apa yang akan disampaikannya.
 Menggunakan istilah atau bahasa indonesia yang benar atau baku, sesuai
dengan kaidah bahasa indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk
kata, maupun kalimatnya.
 Pada umumnya bahasa surat sebagai alat komunikasi secara tertulis itu lebih
singkat, karena penulis sebelum menulis surat sudah mempertimbangkan setiap
susunan kalimat supaya simpatik, sopan, luwes dan menyenangkan yang
membacanya.

13
 DAFTAR PUSTAKA

Soeyitno, Solehan, PW, surat menyurat resmi Indonesia, CV. Bandung 1987
Thomas Wiyasa Bratawijaya, Drs. Kerangka surat menyurat dinas, PT. Pustaka Binaman
Presindo, Jakarta 1982
Maryo Y.S, surat menyurat lengkap, edisi revisi aneka ilmu semarang
http://id.shvoong.com/books/guidance-self-improvement/1922683-surat-menyurat-dan-
menulis-surat/#ixzz1PGySJJQW
http://wiharsono.wordpress.com/2011/03/08/surat-menyurat/

14