PENGENDALIAN REKAMAN

No. Dokumen : 440/ /Pusk.Lu/2018

No. Revisi :0

SOP Tanggal terbit : 16 Januari 2018

Halaman : 1/2

UPTD PUSKESMAS MUHAMMAD RUSLIMIN.L, SKM

LIU NIP. 19681201 198803 1 004

1. Pengertian Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen yang terkait dengan
sistem mutu yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian mutu.
1. Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen sistem
manajemen mutu yang mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan
dengan mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini.
2. Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen acuan kerja
tersebut di-up-date/diperbarui secara berkala sesuai perubahan-perubahan yang
terjadi selama pemakaiannya.
3. Dokumen Tidak Dikendalikan
Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen tersebut
sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbarui dan karenanya tidak diperuntukkan
sebagai acuan kerja.
4. Dokumen Tidak Berlaku
Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa dokumen tersebut
sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai arsip.
5. Pedoman Mutu
Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang memuat ketentuan-
ketentuan / persyaratan-persyaratan / kebijakan-kebijakan yang digunakan sebagai
acuan umum dalam menjalankan semua kegiatan operasional organisasi.
6. Prosedur Kerja
Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang
mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi agar dicapai
sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan.
7. Program Pendukung

Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk jadwal kegiatan yang
memuat rencana aktivitas untuk mendukung pelaksanaan sistem manajemen mutu.
2. Tujuan Prosedur pengendalian dokumen ini dibuat untuk memastikan semua dokumen yang
terkait dengan Sistem Manajemen Mutu ISO-9001:2008 dapat dikelola dan
dikendalikan secara efektif sehingga memenuhi persyaratan standar Internasional
ISO-9001:2008.
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas Nomor : 800/ /SK.Admin/Pusk.Lu/2018 tentang pengendalian
dokumen dan rekaman.
4. Referensi Permenkes nomor 75 tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat

5. Prosedur/ Langkah- I. Petugas yang melaksanakan

langkah a. Pokja Admin
b. Pokja UKP
c. Pokja UKM
II. Langkah-langkah :
1. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN REKAMAN
Kepala Puskesmas / Mr / Pemegang Program / Coordinator Unit/ Menetapkan
Jenis Dokumen Dan Rekaman Terkendali, Meliputi : Manual Mutu, Prosedur
Kerja / Sop dan Formulir
2. MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN Mr / Wakil Manajemen
Menetapkan Sistematika Pembuatan Dokumen sebagai berikut :
Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja Terdiri Dari : Pengertian, Tujuan,
Kebijakan, Prosedur, Diagram Alir (Jika Diperlukan), Unit Terkait,
Referensi, Dokumen Terkait, Catatan Revisi / Perubahan
3. MENGESAHKAN ISI DOKUMEN DAN REKAMAN Setiap Dokumen
Terkendali Harus Mendapat Bukti Persetujuan Dan Pengesahan Dari Kepala
Puskesmas
4. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN Setiap Dokumen Terkendali
Memiliki Bagian Header Yang Merupakan Identitas Dokumen Yang Berisi :
Judul Dokumen, Nomor Kode Dokumen, Ternitan (Dua Digit), Revisi (Dua
Digit), Tanggal Mulai Berlaku, Halaman, Penanggung Jawab (Disiapkan,
Diperiksa, Disahkan)
5. MEMBERI PENOMORAN DOKUMEN Setelah Disahkan, Secretariat ISO
Memberi Nomor Dokumen yang terdiri dari 4 bagian :
a. Penomoran Manual Mutu, Prosedur Kerja Dan Instruksi Kerja Bagian I
Menunjukkan Jenis Dokumen
Mm Untuk Manual Mutu
Pk Untuk Prosedur Kerja
Form Untuk Formulir Yang Digunakan

Bagan II Menunjukkan Unit Yang Membuat Dokumen Menunjukkan

Nomor Urut Penerbitan Dokumen, Dengan 3 Digit Menunjukkan Tahun
Penerbitan Dengan 2 Digit Contoh Penomoran Dokumen :
Pk/Bpg/001/15
Artinya :
Pk : Jenis Dokumen Prosedur Kerja
BPG : BP Gigi
01 mor urut dokumen
15 tahun 2015
b. Penomoran formulir
Contoh : FORM/BPG/001/15
 Form menunjukkan jenis dokumen dan rekaman artinya : jenis dokumen
formulir
BPG : BP Gigi
001 nomor urut dokumen
15 ahun 2015
6. MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSIKAN DOKUMEN DAN
REKAMAN
a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan
pengesahan dari Kepala Puskesmas
b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh secretariat ISO dan MR
kepada semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi Formulir Bukti
Penerimaan Dokumen
c. Secretariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah memelihara
Daftar Induk Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan Formulir yang ada pada
Bagian, SubBag, Bidang atau Seksi
d. Untuk menunjukkan salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap
“TERKENDALI” dengan persetujuan MR.
7. MEREVISI DOKUMEN DAN REKAMAN suatu dokumen dapat direvisi
dengan tata cara :
a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala Puskesmas
b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang
c. Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap dokumen
8. MENERBITKAN ULANG DOKUMEN DAN REKAMAN suatu dokumen
dapat diterbitkan ulang jika :
a. Terjadi perubahan sistem mutu
b. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen
c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas
d. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik
9. MELAKUKAN PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN DAN
REKAMAN
a. MR menarik salinan dokumen dan rekaman yang sudah tidak berlaku dari
peredaran dengan menggunakan formulir bukti penarikan dokumen
b. Salinan dokumen dan rekaman yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan
cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen
c. Dokumen dan rekaman asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi cap
“TAK TERKENDALI” dan disimpan MR sebagai arsip
d. Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh MR.
10. MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG DOKUMEN setiap dokumen
ditinjau ulang setiap satu tahun sekali
11. MELAKUKAN PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL
Kordinator unit / pemegang program mengidentifikasi dan mengendalikan
distribusi dokumen eksternal dengan formulir daftar dokumen eksternal. Bila
suatu dokumen eksternal sudah tidak digunakan, MR menarik dokumen
eksternal tersebut dan dicatat dalam formulir daftar dokumen eksternal.
6. Bagan Alir
Menetapkan Jenis Dokumen dan Rekaman

Membuat Dokumen dan Rekaman

Mengesahkan Isi dokumen dan rekaman

Memberikan Identitas Dokumen

Memberi Penomeran Dokumen

Menerbitkan dan Menstribusikan Dokumen dan

rekaman

Merevisi Dokumen dan rekaman

Menerbitkan Ulang Dokumen dan rekaman

Melakukan Penarikan dan Pemusnahan Dokumen

dan rekaman

Melakukan Peninjauan Dokumen

Melakukan Pengendalian Dokumen

Eksternal

7. Hal-hal yang perlu

di perhatikan

8. Unit Terkait Pengelola Program

9. Dokumen Terkait Arsip Laporan

10. Rekam Historis No. Yang Diubah Isi Perubahan Tgl Mulai
Perubahan Perubahan