BAB III

JENIS KEGIATAN PRAKTIK

Selama prakerin, kita biasanya sering menggunakan Microsoft word dan

Microsoft Excel untuk melakukan kegiatan dalam Praktek di kantor.

1. Perangkat Lunak
Adapun Perangkat Lunak yang saya gunakan dikantor adalah sebagai berikut :

A. Microsoft Word.

Microsoft word merupakan salah satu paket program dari Microsoft

Office yang digunakan untuk mengolah kata.Microsoft word atau microsoft
office word adalah perangkat lunak pengolah kata (word processor) andalan
microsoft.Pertama diterbitkan pada 1983 dengan nama Multi-Tool Word
untuk Xenin,versi-versi lain kemudian dikembangkan untuk berbagai sistem
operasi,misalnya DOS (1983),Apple Macintosh (1984),SCO UNIX,OS/2,dan
Microsoft Windows (1989).Setelah menjadi bagian dari Microsoft Office
System 2003 dan 2007.Memulai Microsoft word secara default,saat pertama
kali menjalankan microsoft word,maka akan berbentuk dokumen kosong yang
diberi nama doc1.pada dokumen tersebut dapat diketikkan naskah yang akan
anda buat.

Untuk memulai Microsoft word langkahnya sebagai berikut:

a. Klik tombol start microsoft windows
b. Klik All program
c. Klik kelompok microsoft office
d. Klik microsoft office 2007

7
1. Membuat file
Untuk membuat file baru,anda dapat memilih menu File-New atau tekan
tombol Ctrl+N pada keyboard.
2. Menyimpan file
Untuk menyimpan file,setelah dokumen selesai dibuat,dapat disimpan dengan
memilih menu File-Save atau tombol Toolbar atau tekan shorcut Ctrl+S.setelah
memilih menu tersebut bilamana anda belum file anda sebelumnya maka pada
layar akan muncul tampilan:Masukkan nama file pada kolom File Name dan
kemudian tekan Enter atau piih tombol Save.nma file tersebut dapat terdiri
maksimum 255 karakter ,bia menggunakan titik atau spasi,tetapi tiidak boleh
menggunakan karakter * dan ?. Secara default,nama file tersebut akan diberi
extention.doc oleh Microsoft Word dapat juga anda menentukan letak
penyimpanan dengan memilih pada kotak dialog save in atau mengetikkan pada
file name beserta nama filenya.untuk membtalkan dapat menekan Escape atau
tombol Cancel.secara default,folder tempat penyimpanan dokumen anda adalah
My Documents.anda dapat mengubah folder tersebut dengan memilih pilihan pada
kolom Save In yang terletak dibagian atas window.Jika diinginkan,anda dapat
membuat folder baru dengan menekan tombol.Anda juga dapat menyimpan
dokumen dengan format selain Microsoft word yaitu dengan memilih pada kolom
save as Type.
3. Membuka file
Untuk membuka dokumen yang ada,dapat memilih menu File-Open atau tekan
tombol toolar atau tekan shorcut Ctrl+O. Pilihlah dokumen yang akan dibuka dan
kemudiantekan tombol Open,atau jika daftar tersebut terlalu banyak,maka dapat
anda ketikkan nama file (bisa hanya beberapa huruf depan saja) kemudian pilihlah
nama dokumen yang ingin anda gunakan.
4. Menyimpan file dengan nama lain
Jika anda telah menyimpan dokumen dan ingin menyimpan lagi dengan nama
yang lain atau dengan format selain microsoft word,dapat dipilih menu File-Save
As.

8
5. Menutup file
Setelah anda selesai mengetikan dokumen dan telah disimpan,maka dokumen
tersebut dapat anda tutup dengan memilih menu File-Close atau Shorcut CTRL+4
atau mengklik simbol silang pada window.
6. Mengedit dan menformat dokumen dengan Copy dan Cut
Untuk memindahkan suatu bagian dokumen kelain tempat,juga tidak perlu
menghapus dokumen lama kemudian mengetik ulang dokume tersebut ditempat
yang baru melainkan dengan memperbanyak atau memindahkan saja.Adapun
langkah-langkah mengcopy atau memindahkan dokumen tersebut dapat dilakukan
dengan cara:
1. Sorot bagian dokumen yang akan anda copy atau pindahkan .penyorotan atau
memblok dapat menggunakan mouse ataupun tombol keyboard;
2. Jika anda bermaksud menduplikat dokumen,pilih menu Edit-Copy atau tekan
tombol shorcut Ctrl+C;
3. Tetapi jika anda hendak memindahkan dokumen,pilih menu Edit-Cut atau
tekan tombol shorcut Ctrl+X;
4. Pindahkan kursor ketempat yang baru,kemudian pilih menu Edit Paste atau
tekan tombol shorcut Ctrl+V
7. Menentukan margin dan ukuran kertas
Microsoft word menyediakan berbagai fasilitas yang berhubungan dengan
pengaturan margin dan ukuran kertas (kuarto,A4,folio,legal,dll).
a. Mengatur ukuran kertas,langkah-langkahnya sebagai berikut :
1 Klik menu file Page Setup.Kotak dialog Page Setup akan ditampilkan.
2 Klik tab Paper
3 Pada tombol daftar pilihan paper size,pilih dan klik ukuran kertas yang
akan anda gunakan .atau gunakan kotak Width untuk menentukan lebar
kertas,dan kotak Height untuk menentukan tinggi kertas sesuai dengan
keinginan anda.
4 Pada tombol daftar pilihan Apply To,pilih dan klik bagian dokumen yang
akan memakai ukuran kertas dan orientasi yang baru.

9
 - Whole Document,pengaturan baru akan berlaku untuk seluruh halaman
- This Point Forward,Microsoft word akan menyisipkan tanda pemisah
Continuous pada titik sisip dan pengaturan baru akan dimulai pada bagian
yang baru.
- This Section,pengaturan baru akan berlaku pada bagian tempat titik sisip
berada.
b. Mengatur ukuran margin dan orientasi pencetakan
Untuk mengatur margin dari dokumen dengan menggunakan menu,ikuti
langkah-langkah berikut :
1. Klik menu File Page Setup.Kotak dialog Page Setup akan ditampilkan.
2. Klik tab Margins
3. Tentukan jarak dari batas margin yang anda inginkan.
- Top,untuk menentukan batas margin atas.
- Bottom,untuk meentukan batas margin bawah.
- Left,untuk menetukan batas margin kiri pengetikan.
- Right,untuk menentukan batas margin kanan pengetikan.
4. Pada kotak isian Header,tentukan jarak dari tepi atas kertas ke isi
header.Dan pada kotak isian Footer,tentukan jarak dari tepi bawah bagian
kertas ke isi footer.
5. Pada kotak pilihan Apply To,pilih dan klik bagian mana dari dokumen
yang akan memakai margin baru.
6. Pada kotak Orientation,klik tombol pilihan Potrait untuk pencetakan
dengan posisi tegak atau Landscape untu pencetakan dengan posisi
tertidur.
8. Mengatur huruf
Untuk mengatur huruf yang anda pakai pada teks dengan memilih menu
Format-Font.
Ada tiga pilihan tab pada menu tersebut:
a. font : untuk mengganti bentuk atau jenis huruf,ukuran,warna,efek font dan
garis bawah.

10
 - Font : mengatur jenis huruf
- Font Style : mengatur huruf agar memiliki style
normal,tebal,miring,atau tebal dan miring.
- Underline Color : menentukan warna garis bawah
- Effects : strikethrough (coret tengah),Double strikethrough (coret
tengah dua kali),Superscript (X2),Subscript (X2),Shadow
(shadoww),Outline ( ),Emboss (emboss),Engrave ( ),Smallcaps
(SMALLCAPS),All Caps (ALL CAPS),Hidden ( ).
Selain dengan memilih menu,anda juga dapat mengatur jenis,ukuran dan
style huruf dengan menekan tombol Toolbar.
b. Charter Spacing : pengaturan spasi karaker spacing
Karaker spacing : Untuk mengatur spasi karakter (normal,expanded-spasi
Renggang,condensed-spasi rapat)
Scale : memperkecil atau mempebesar skala font
Position : untuk pergeseran vertical (normal,raised-posisi naik,lowered-posisi
turun).Besar pergeseran default adalah 3 point.
Kerning for fonts : untuk menggurangi jarak antara sepasang huruf dengan
memanfaatkan lekuk atau bentuk huruf.
c. Text Effects : menambah efek animasi font
9. Mengatur jenis huruf dan ukurannya
Mengatur jenis huruf dan ukurannya langkah-langkahnya sebagai berikut :
a. Blok semua teks yang ada dalam surat atau naskah tersebut
b. Klik tombol dropdown Font untuk menentukan ukuran huruf,dan pilih
misalnya Tahoma atau tekan tombol Ctrl + Shift + F.
c. Klik tombol dropdown Font Size untuk menetukan ukuran huruf,misalnya 12
point atau tekan tombol Ctrl +Shift+P/Ctrl+shift+>/Ctrl+shift+<
d. Mengatur warna huruf
e. Mengatur jenis huruf
f. Mencetak dengan huruf tebal

11
 g. Mencetak dengan garis bawah
h. Mencetak dengan huruf miring
10. Mengatur perataan paragraf anda dapat mengatur paragraf yang anda buat dengan
langkah-langkah berikut :
a. Klik menu format Paragraph
b. Pilih Alignment untuk mengatur perataan paragraph dengan pilihan rata
tengah,kiri,kanan atau keduanya kanan dan kiri.Selain dengan menu
ini,pengaturan perataan paragraph dapat dilakukan dengan menekan tombol
Toolbar berikut:
1. Left untuk perataan kiri
2. Centered untuk perataan ditengah
3. Right untuk perataan kanan
4. Justified untuk perataan penuh dikiri dan kanan.

11. Mengatur spasi atau jarak antar baris

Anda dapat mengatur spasi atau jarak antar garis yang anda buat dengan
langkah-langkah berikut :
a. Klik menu format paragraph
b. Pilih Line Spacing untuk mengatur spasi yang anda inginkan misalnya jarak
baris 1,1½,2. Selain dengan menu ini,pengaturan spasi dapat dilakukan
dengan menekan tombol Toolbar berikut :Menentukan ukuran huruf1 2 3 4
12. Mengubah huruf besar dan kecil
Anda dapat mengubah huruf besar dan kecil yang anda buat dengan langkah-
langkah berikut :
a. Klik menu format Change Case Sentence Case
- Lowercase : mengubah seluruh teks yang dipilih menjadi huruf
kecil
- Uppercase : mengubah seluruh teks yang dipilih menjadi huruf
besar

12
 - Tittle Case : mengubah setiap huruf pertama tiap kata menjadi
huruf
Besar dan huruf selanjutnya huruf kecil
- Toggle Case : mengubah huruf pertama dalam kata menjadi huruf
kecil
13. Mengatur Tabulasi
Langkah-langkah untuk mengatur tabulasi
a. Klik menu Format –Tabs atau Format –Paragraph-tab Indents and Spacing –
Tabs atau klik pointer mouse pada ruler.
b. Untuk mengatur posisi tabulasi yang diinginkan dengan cara mengetikkan
jarak pada Tab Stop Position dan kemudian menekan tombol set Juga dapat
ditentukan alignment teks yang terletak diantara tabulasi tersebut apakah rata
kiri,kanan,tengah,dll.
c. Jika diinginkan karakter pengisi diantara dua tabulasi (misalnya garis putus-
putus,titik dll),maka dapat dipilih karakter yang diinginkan tersebut pada
Leader.Selain dengan menu ini,untuk menentukan tabulasi dapat langsung
menekan ruler pada posisi yang diinginkan,maka akan terbentuk batas-batas
tabulasi sesuai dengan alignment-nya.Untuk mengubah alignment
tabulasi,dapat dilakukan dengan menekan tombol disebelah kiri ruler .
d. Menghapus Tabulasi : dengan melakukan drag & drop pada tanda tab dan
menariknya kebawah atau pilihan Clear pada kotak dialog tabs.
14. Membuat daftar Bullet and Number
Number Bullets adalah penomoran yang menggunakan simbol atau
gambar.Numbering penomorang yang menggunakan angka atau huruf.
Langkah-langkah Membuat bullets and numbering :
1. Klik menu format
2. Pilih dan klik Bullets and numbering
3. Pilih bentuk bullets atau numbering yang diinginkan lalu tekan OK.
4. Jika ingin melihat bullets and numbering yang lain klik customize.

13
B. Microso Excel.

Microsoft excel adalah Program aplikasi pada Microsoft Office yang

digunakan dalam pengolahan angka (Aritmatika). Program ini sering
digunakan oleh para akutan untuk menuliskan atau mencatat pengeluaran dan
pemasukan didalam perusahaan atau suatu lembaga maupun instansi-instansi
kecil. Microsoft Excel juga sering digunakan oleh ibu rumah tangga untuk
menulis atau mencatat keuangan dalam rumah tangga sepertihalnya
pengeluaran atau pemasukan dalam tiap bulan atau minggu.

Microsoft Excel adalah program kedua yang mandasar dalam suatu computer
setelah Microsoft Word, keduanya saling berkaitan dalam kehidupan sehari-
hari. Banyak para akutan yang mengerti dan bisa mengoprasikan program ini
tapi bukan hanya seorang akuntan saja yang bisa anak smp pun juga bisa
mengoprasikan program ini, karena dibangku smp kita telah mempelajari
tentang Microsoft Excel.

Microsoft Excel sangat berguna untuk masalah-masalah keuangan bahkan

utang piutang pun juga bisa dicatat dalam program ini. Para ahli computer
menciptakannya untuk mempermudah kita dalam keuangan dalam kehidupan
kita.

Didalam program ini kita dapat membuat grafik menggunakan program

Microsoft Excel. Dengan cara menggunakan bantuan tombol Toolbar Chart
Wizard. Kita dapat memilih grafik dengan bentuk yang kita ***, seperti
bentuk lingkaran, garis, kolom, area, radar, dan scatter. Kita dapat memilihnya
dengan cara mengklik Tab Custom Types.

Didalam program ini kita juga dapat menggunakan Wordart semacam bentuk
huruf atau model huruf yang merupakan variasi teks dan juga toolbar drawing
yang digunakan untuk membuat garis, kotak, dan lingkaran. Kita dapat
menggunakannya dengan cara mengklik insert, pilih picture setelah itu klik
Wordart maka akan tampil variasi huruf yang menarik.

Microsoft Excel memiliki fasilitas yang sangat modern yaitu pengurutan data
secara otomatis. Cara pengurutannya juga dapat dibedakan menjadi 2 yaitu 1.
Ascending atau pengurutan mulai data yang terkecil sampai terbesar.

14
2. Perangkat Keras

A. PC (Komputer)

PC adalah singkatan dari Personal Computer yang merupakan bahasa Inggris

yang jika diartikan kedalam bahasa kita menjadi Komputer Pribadi. Sesuai
dengan namanya PC diciptakan khusus untuk digunakan oleh perorangan untuk
memenuhi kebutuhan seseorang pada sebuah sistem yang mampu untuk
membantu mempermudah pekerjaannya.
Komputer adalah mesin penghitung elektronik yang cepat dan dapat
menerima informasi input digital, kemudian memprosesnya sesuai dengan
program yang tersimpan di memorinya, dan menghasilkan output berupa
informasi. Pengertian komputer tersebut dikemukakan oleh Hamacher .( V. Carl
Hamacher, Zvonko G. Vranesic, Safwat G. Zaky, Computer Organization (5th
Edition), McGraw-Hill, 2001.)
komputer secara umum adalah alat yang dipakai untuk mengolah data
menurut prosedur yang telah dirumuskan dimana komputer itu sendiri merupakan
perangkat elektronik yang terdiri dari beberapa komponen yang saling bekerja
sama membentuk sebuah sistem kerja yang dapat menjalankan pekerjaan secara
otomatis berdasarkan urutan istruksi ataupun program yang diberikan kepadanya
sehingga dapat menghasilkan suatu informasi berdasarkan program dan data
yang ada. definisi tentang pengertian komputer telah mengalami beberapa kali
perubahan mengikuti perkembangan komputer itu sendiri, kata komputer berasal
dari kata bahasa Yunani “Computare” yang berarti memperhitungkan atua
menggabungkan bersama-sama. kata “com” berati menggabungkan dalam pikiran
atau secara mental, sedangkan kata “putare” berarti memikirkan perhitungan
atau penggabungan. dalam bahasa inggris ” To Compute” yang artinya
menghitung.

B. Printer

Printer adalah perangkat keras (hardware) dimana perangkat itu akan bekerja
apabila pengguna menghubungkannya dengan perangkat komputer, yang bisa
digunakan untuk keperluan mencetak tulisan, gambar, dan grafik ke dalam
bentuk kertas atau sejenisnya. Printer itu sendiri saat ini sering digunakan untuk
mencetak dokumen penting baik itu perusahaan ataupun organisasi sekolah dan
lain sebagainya. Dengan demikian, kehadiran printer tentu saja sangat membantu
keseharian para pekerja kantoran dan pelajar serta masyarakat lainnya yang
memiliki keperluan mencetak suatu dokumen penting.

15
 Fungsi printer adalah untuk mencetak tulisan, gambar, grafik, dan data
lainnya dari komputer ke media kertas atau sejenisnya. Adapun istilah resolusi
pada printer itu sendiri, yaitu dpi atau singkatan dari dot per inch. Maksud dari
istilah tersebut adalah banyaknya jumlah titik dalam area yang memiliki luas 1
inci. Apabila semakin besar resolusi printer, maka bisa dipastikan hasil cetakan
juga akan semakin bagus. Dan sebaliknya, apabila resolusi printer yang
diusungnya terbilang kecil, maka hasil cetakan pun juga tidak terlalu bagus.

16