SISTEM PENYIMPANAN

DOKUMEN REKAM MEDIS

A. Penyimpanan Dokumen Rekam Medis

Berdasarkan Permenkes No. 269 tahun 2008 tentang Rekam Medis, berkas rekam
medis harus disimpan dengan tata-cara tertentu: Selain itu, karena berkas rekam medis
termasuk arsip seperti pada ketentuan yang ditunjuk dalam UU No. 7/1971 tentang
Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, maka Berkas rekam medis juga harus dikelola dan
dilindungi sehingga aman dan terjaga kerahasiaannya.

Perlindungan tersebut meliputi tempat atau alat yang digunakan untuk menaruh,
meletakkan, menyimpan arsip sehingga aman (Perbuatan melindungi, menjaga informasi
yang dihasilkan dan yang diterima). Keselamatan arsip dari bahaya atau kerusakan dan
pencurian oleh orang yang tak bertanggung jawab dan usaha penyimpanan, pengamanan
dan pengawetan arsip

Sehubungan dengan berkas rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia,
maka setiap lembar formulir berkas rekam medis harus dilindungi dengan cara
dimasukkan ke dalam folder atau map sehingga setiap folder berisi data dan informasi
hasil pelayanan yang diperoleh pasien secara individu (bukan kelompok atau keluarga).
Untuk kepentingan penyimpanan, folder berkas rekam medis tidak sama dengan folder
atau map pada umumnya.

B. Jenis Dokumen Rekam Medis

Pada Map berkas rekam medis di Klinik Pratama Rawat Jalan SimpangLima
Husada berdasar jenis pasiennya memiliki memiliki dua jenis warn, yaitu untuk pasien
umum map berwarna biru dan pasien BPJS map berwarna merah muda.

17
C. Tujuan Penyimpanan Dokumen Rekam Medis
Penyimpanan berkas rekam medis bertujuan:
1. Mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas rekam medis yang
disimpan dalam rak filling.
2. Mudah mengambil dari tempat penyimpanan.
3. Mudah pengembaliannya.
4. Melindungi berkas rekam medis dari bahaya pencurian, kerusakan fisik, kimiawi dan
biologi.

D. Penjajaran Berkas Rekam Medis

Sistem penjajaran yang diterapakan pada Bagian Rekam Medis di Klinik Simpang
Lima Husada Purwodadi Grobogan adalah Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filing =
TDF) , yaitu suatu sistem penyimpanan DRM dengan mensejajarkan folder DRM
berdasarkan angka akhir nomor rekam medisnya pada rak penyimpanan, yang pada angka
akhir tersebut berfungsi sebagai kode letak penyimpanan rak. Misalnya keempat rekam
medis berikut ini akan disimpan berurutan dalam satu rak, yaitu 46-50-01, 46-50-11, 46-
50-21, 46-50-31. Dan keempat rekam medis di rak yang lain, yaitu 46-50-02, 46-50-12,
46-50-22, 46-50-31.

E. Jangka Waktu Penyimpanan Dokumen Rekam Medis

Berdasar pada Permenkes NOMOR 269/MENKES/PER/III/2008 BAB IV Pasal 9

ayat 1 Tentang Penyimpanan Dokumen rekam medis, yaitu pada sarana pelayanan
kesehatan non klinik wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 2 (dua)
tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat dan setelah batas waktu sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan.

F. Peminjaman Berkas Rekam Medis

Peminjaman berkas rekam medis adalah keluarnya berkas rekam medis dari tempat
penyimpanan, karena diperlukan oleh pihak lain. Karena arsip tersebut dipinjam,
sehingga tidak berada pada tempatnya, maka perlu adanya pencatatan supaya petugas

18
 rekam medis dapat mengetahui dimana berkas rekam medis berada, siapa yang
menggunakan, kapan dipinjam dan bilamana harus dikembalikan. Berkas rekam medis
bersifat tertutup, oleh sebab itu perlu diatur prosedur peminjamannya, baik untuk
keperluan intern maupun ekstern organisasi.

Hal-hal yang perlu diatur dalam tata cara peminjaman arsip antara lain: Siapa yang
berwenang memberi ijin peminjaman, Siapa yang diperbolehkan meminjam, Penetapan
jangka waktu peminjaman, Tata cara peminjaman, semua peminjam harus dicatat pada
lembar peminjaman berkas rekam medis. Dengan adanya pengaturan tersebut, maka
peminjaman berkas rekam medis dapat dilakukan dengan tertib dan lancar. Pencatatan
tentang peminjaman hendaknya dilakukan dengan menggunakan formulir khusus yang disebut
bon pinjam/out slip.

G. Pengambilan berkas rekam medis dari rak penyimpanan

Pelaksaan pengambilan berkas rekam medis dari rak penyimpanan dilakukan oleh
petugas filing berdasarkan nomer rekam medis yang ditulis pada Buku Ekspedisi dan
tracer (out guide).

Saat pengambilan dokumen rekam medis petugas melakukan pencatatan data di

Buku Ekspedisi , yaitu : tanggal kunjungan, nama dan nomor rekam medis pasien. Agar
keluar masuknya dokumen rekam medis bisa terpantau bila keesoken harinya dokumen
rekam medis belum kembali ke tempat penyimpanan dari ruang pengobatan.

H. Pemasangan lembar penurut / Tracer (out guide)

Lembaran kertas tebal atau karton plastik yg dipergunakan sebagai penunjuk dan
pengganti/mewakili rekam medis yg diambil/dipinjam dari rak penyimpanan. Dibuat dari
karton /plastik tebal awet tidak mudah kusut atau robek dengan lain (menyolok)

a. Bentuk-bentuk out guides :

Kertas tebal untuk mencatat No. RM, Tanggal keluar, tanggal masuk dan serta paraf
petugas saat pengembalian dokumen rekam medis.

19
 b. Fungsi Out Guides
Fungsi Out Guides adalah
a. Pengganti Berkas RM yang dikeluarkan dari tempat penyimpanan.
b. Tetap berada di tempat penyimpanan selama berkas digunakan/keluar dari tempat
penyimpanan.
c. Outgides berwarna sangat membantu untuk penelusuran file.
d. Lembaran kertas tebal atau karton yg dipergunakan sebagai penunjuk sekaligus
sekat/pemisah dalam penyimpanan RM
e. Dibuat dari karton tebal

I. Pengiriman berkas rekam medis

Pengiriman berkas rekam medis adalah mengantar kembali berkas rekam medis dari
tempat penerimaan pasien ke klinik-klinik atau ruangan-ruangan

J. Metode Pelatihan

Metode yang digunakan dalam pelatihan ini yaitu Metode off the job Simulation,
yaitu pelatihan suatu situasi atau kejadian yang ditampilkan semirip mungkin dengan
situasi yang sebenarnya, tetapi hanya merupakan tiruan saja dan para pelatihan harus
memberikan respon seperti dalam kejadian yang sebenarnya. Jadi simulasi merupakan
suatu teknik untuk mencontoh semirip mungkin terhadap konsep sebenarnya dari
pekerjaan yang akan dijumpai menggunakan situasi di luar pekerjaan.

20