1

BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)

Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Kabupaten Bandung Barat
dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Bandung Barat Nomor 9 Tahun
2016 Tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Darah Kabupaten Bandung
Barat, Dinas Komunikasi Informatika dan Statistik Kabupaten Bandung Barat dan
berdasarkan Peraturan Bupati Kabupaten Bandung Barat Nomor 62 Tahun 2016
tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Dinas
Komunikasi Informatika dan Statistik Kabupaten Bandung Bara, maka susunan
organisasi Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Kabupaten Bandung Barat
adalah sebagaimana Diagram 1 berikut ini :

Diagram 1

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 2

Struktur Organisasi Diskominfotik

KEPALA
DINAS
SEKRETARIS

JABATAN
FUNGSIONAL
KASUBAG UMUM
KASUBAG PENYUSUNAN
DAN
PROGRAM DAN
KEPEGAWAIAN KEUANGAN

KABID INFORMASI KABID APLIKASI

DAN KOMUNIKASI INFORMATIKA
PUBLIK PEMERINTAHAN

KASI INFORMASI KASI MANAJEMEN KASI

KASI
DAN KOMUNIKASI KASI KASI
INFRASTRUKTUR DATA DAN
PELAYANAN
PUBLIK STATISTIK PERSANDIAN PENGEMBANGAN
DAN TEKNOLOGI APLIKASI E-GOV

UPTD
Salah satu tugas dari Seksi Manajemen Data dan Pengembangan Aplikasi
adalah melaksanakan Layanan Pengembangan dan Pengelolaan Aplikasi Generik,
Spesifik, dan Suplemen yang terintegrasi di Kabupaten meliputi Layanan
Pengembangan Aplikasi Pemerintahan dan Pelayanan Publik yang terintegrasi,
Layanan pemeliharaan aplikasi epemerintahan dan publik.
Pemerintahan Berbasis Elektronik adalah Pemerintahan yang memanfaatkan
teknologi informasi dan komunikasi dalam proses manajemen pemerintahan untuk
meningkatkan efisiensi, efektivitas, transparansi, dan akuntabilitas
penyelenggaraan pemerintahan. Dalam proses pengembangan aplikasi terdapat
berbagai proses yang perlu dilakukan sebagai syarat untuk membuat sebuah
aplikasi yang telah terancang dengan baik, dan dikerjakan secara terstruktur. Proses
pengembangan aplikasi terdiri dari 5 (lima) tahap utama, walaupun di dalam setiap
tahap tersebut terdapat berbagai fase lainnya yang dapat dijalankan sesuai

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 3

kebutuhan pengembangan. Tahap tersebut antara lain : pengumpulan informasi,

perencanaan, pengembangan, penggunaan, dan perawatan / pemeliharaan.
Tahap – tahap tersebut perlu dilakukan, guna mendapatkan
sebuah software yang layak guna dan bertahan lama. Pengembangan tersebut
dilakukan oleh Diskominfotik sesuai dengan hasil koordinasi dengan Perangkat
Daerah pemilik bisnis proses sesuai dengan bidangnya.
Berkaitan dengan lanjutan Rencana Aksi Program Pemberantasan Korupsi
Terintegrasi pada Pemerintah Kabupaten Bandung Barat Tahun 2018, beberapa
target capaiannya adalah terintegrasinya sistem Aplikasi Perencanaan Kegiatan
(e-Planning) dengan Perencanaan Anggaran (e-Budgetting), penggunaan Aplikasi
Hibah Bansos Online dan penggunaan Aplikasi Perizinan Online.
Kegiatan Pengembangan Aplikasi di tahun 2019 diantaranya adalah
Pengembangan Aplikasi Presensi Absensi (e-Presisi), Aplikasi e-kinerja,
pembuatan aplikasi Audit (e-Audit). Aplikasi tersebut dibuat dan dikembangkan
oleh 3 (tiga) orang Tenaga Ahli Programmer di Dinas Komunikasi, Informatika
dan Statistik. Dengan berjalannya beberapa layanan yang disediakan oleh
Diskominfotik, sampai dengan Bulan Juni 2019 terdapat banyaknya aduan terkait
dengan penggunaan Aplikasi maupun penggunaan Jaringan internet
Diskominfotik, Aduan – aduan tersebut disampaikan langsung dari pengguna
layanan (Perangkat Daerah) kepada pegawai Diskominfotik melalui telepon atau
media sosial Whatsapp, sehingga laporan aduan banyak yang terlambat untuk
diperbaiki bahkan tidak terselesaikan karena aduan tidak tercatat dengan baik untuk
dikomunikasikan dengan Tenaga Ahli Porgrammer dan Jaringan.
Oleh sebab itu, diperlukan suatu layanan untuk menampung aduan/keluhan
terkait dengan adanya gangguan yang terjadi pada aplikasi maupun gangguan
jaringan untuk mendukung kinerja Perangkat Daerah sesuai dengan bidangnya serta
Program Pemberantasan Korupsi terintegrasi dari KPK (Komisi Pemberantasan
Korupsi) agar good governance dapat tercapai di Pemerintah Daerah Kabupaten
Bandung Barat.

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 4

Dari permasalahan-permasalahan tersebut diatas, peserta menetapkan

permasalahan yang dijadikan proyek perubahan adalah mengenai Aplikasi
Pengaduan Layanan Diskominfotik (PLASTIK).
Tabel 1
Tabel Area Perubahan
NO. KONDISI SAAT INI HARAPAN
1. Terdapat banyak aduan / keluhan terkait Aduan tercatat dengan baik, sehingga
Layanan Jaringan dan Aplikasi yang dapat diselesaikan dengan efektif dan
langsung menghubungi Pejabat / Pegawai efisien.
Diskominfotik melalui media sosial
(whatsapp), telepon dan sms sehingga
banyak aduan yang tidak tertangani karena
tidak tersampaikan langsung kepada tim
teknis jaringan dan aplikasi.

2. Kinerja tim teknis (tenaga ahli Terdapat alat untuk penjadwalan tenaga
programmer dan jaringan) tidak terukur ahli untuk urutan penugasan.
dari segi efisien dan efektivitas.
3. Aduan / keluhan terkait Layanan Jaringan Terdapat laporan untuk Kepala Dinas,
dan Aplikasi tidak tercatat dengan baik. sebagai pertimbangan pengambilan
keputusan kebijakan.

4. Pelapor tidak dapat mengetahui tindak Pelapor dapat memonitoring tindak

lanjut aduannya. lanjut aduannya berdasarkan tiket yang
diperoleh dari sistem sampai selesai.

B. TUJUAN
A. Tujuan Jangka Pendek :

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 5

Terbangunnya dan terimplementasinya Aplikasi Pengaduan Layanan

Diskominfotik (plastik).

C. MANFAAT
A. Internal
Bagi Organisasi (Diskominfotik)
- Peningkatan kinerja organisasi;
- Aduan tercatat dengan baik, sehingga dapat diselesaikan dengan efektif dan
efisien;
- Terdapat alat untuk penjadwalan tenaga ahli untuk urutan penugasan;
- Terdapat laporan untuk Kepala Dinas, sebagai pertimbangan pengambilan
keputusan kebijakan;
B. Eksternal
Bagi Perangkat Daerah Pemerintah Kabupaten Bandung Barat
- Pelapor dapat memonitoring tindak lanjut aduannya berdasarkan tiket
yang diperoleh dari sistem sampai selesai;
- Mewujudkan pelaksanaan good governance.
D. RUANG LINGKUP
Yang menjadi ruang lingkup perubahan adalah pengelolaan Pengaduan
Layanan Diskominfotik seperti Layanan Pemeliharaan Aplikasi dan Layanan
Jaringan Internet yang menjadi tugas dari Bidang Aplikasi Informatika
Pemerintahan. Adapun dari ruang lingkup proyek perubahan ini adalah kegitan-
kegiatan penting yang akan dilakukan seperti :

1) Melakukan analisa mekanisme penanganan pengaduan untuk kegiatan lebih

lanjut;
2) Mengadakan rapat dengan stakeholder;
3) Merancang alur proses pengaduan melalui Aplikasi Plastik;
4) Pembuatan Aplikasi Plastik;
5) Uji Coba Aplikasi Plastik;

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 6

6) Implementasi dan sosialisasi kepada Perangkat Daerah Pengguna layanan

Diskominfotik;
7) Memberdayakan staff yang ada untuk mendukung kegiatan yang diharapkan;
8) Evaluasi dan tindaklanjut

E. OUTPUT KUNCI (KEY PROJECT DELIVERABLES)

Output Kunci merupakan hasil yang akan dicapai dari solusi yang telah
dikembangkan oleh penulis. Adapun output kunci pada proyek perubahan
“Aplikasi Pengaduan layanan Diskominfotik (Plastik)” ini tampak seperti pada
tabel 2 berikut ini :

Tabel 2
Output Kunci (Key Project Deliverables)
No Nama Deskripsi
1. Terbentuknya rancangan Sebagai persiapan proyek perubahan
mekanisme pengaduan melalui meliputi Konsultasi Mentor,
Aplikasi Plastik Stakeholder dan penyusunan SK Tim
Efektif serta rancangan proses bisnis
pengaduan.
2. Terbangunnya Aplikasi Plastik Perancangan dan Pembangunan
Aplikasi Plastik.
3. Terimplementasinya Aplikasi Penyelenggaraan rapat sosialisasi yang
Plastik dihadiri tim teknis serta 6 (enam)
Perangkat Daerah Pengguna Layanan
Diskominfotik mengenai tata cara
Pengaduan melalui Aplikasi Plastik.

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 7

BAB II
DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

A. GAMBARAN UMUM (DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN)

Aplikasi Pengaduan Layanan Diskominfotik (Plastik) adalah Sistem

Informasi sebuah alat untuk menampung Pengaduan Layanan Diskominfotik.
Dengan adanya Aplikasi Plastik, Diskominfotik dapat memaksimalkan kinerja
organisasi terutama dalam penanganan yang terdapat pada layanan pemeliharaan
aplikasi dan pemeliharaan jaringan.

B. PENTAHAPAN (MILESTONES )

Untuk dapat mewujudkan tujuan, sasaran serta kriteria keberhasilan

sebagaimana yang disampaikan dalam lingkup area perubahan, maka ditetapkan
tahapan (milestone) Pelaksanaan proyek perubahan “Aplikasi Pengaduan
Layanan Diskominfotik (Plastik)” ini dilaksanakan dengan beberapa tahapan
(milestones). Secara garis besar dapat diuraikan tahapannya dalam tabel 3 sebagai
berikut :
Waktu Kegiatan/Bulan
No. Output Kunci Tahapan Kegiatan Agustus September
I II III IV I II III IV
A. Terbentuknya 1. Pembentukan 1. Rapat Persiapan
rancangan Tim Efektif 2. Penetapan Tim
mekanisme Efektif
pengaduan 3. Pembentukan dan
melalui penetapan Tim
aplikasi Efektif
Plastik 2. Konsolidasi Rapat dengan
dengan stakeholder internal

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 8

Waktu Kegiatan/Bulan
No. Output Kunci Tahapan Kegiatan Agustus September
I II III IV I II III IV
stakeholder
terkait
3. Terbentuknya Pembuatan alur proses
alur proses Aplikasi Plastik
Aplikasi
Plastik

B. Terbangunnya 1. Terbangunnya 1. Perancangan antar

aplikasi Aplikasi muka aplikasi
Plastik Plastik 2. Perancangan basis
data aplikasi
3. Pembuatan aplikasi
4. Uji coba aplikasi
5. Perbaikan aplikasi
2. Pembuatan Pembuatan panduan
panduan untuk aduan
aplikasi
C. Terimplement Rapat Sosialisasi 1. Rapat sosialisasi
asinya aplikasi untuk 6 PD pengguna
Plastik layanan
Diskominfotik.
2. Rapat sosialisasi
internal
Diskominfotik untuk
penanganan aduan

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 9

C. TATA KELOLA PROYEK

Struktur Tim Efektif (Tim Kerja) dalam rangka pelaksanaan proyek

perubahan “Aplikasi Pengaduan Layanan Diskominfotik (Plastik)”, adalah seperti
tampak pada diagram 2 berikut :

Diagram 2
Struktur Organisasi Proyek Perubahan

COACH SPONSOR
Drs. Suryana, M.Kes KEPALA BIDANG APLIKASI INFORMATIKA PEMERINTAHAN
BAMBANG WIJANARKO I, S.STP,M.Si

PROJECT LEADER
KASI MANAJEMEN DATA DAN PENGEMBANGAN APLIKASI
TIMMY SAMPURNA IRAWAN, ST, M.Si

TIM ADMINISTRASI TIM TEKNIS

1. Intan Vidia 1. Dena Jatnika, S.Kom
2. Tenaga Ahli Programmer
2. Lukman Suprapto

Adapun peran dari masing – masing dalam proyek perubahan, adalah sebagai
berikut :
Pengarah Internal / Coach :
Drs. SURYANA, M.Kes. ( Widyaiswara BPSDM Provinsi Jawa Barat )
Peran dan Tugas :
a. monitoring kegiatan project leader selama tahap taking ownership dan selama
tahap laboratorium kepemimpinan melalui media tatap muka & media
teknologi informasi.

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 10

b. Melakukan koordinasi dengan mentor untuk membantu project leader apabila

mengalami permasalahan selama tahapan taking ownership maupun tahapan
laboratorium kepemimpinan.
c. Memberikan masukan kepada project leader terkait usulan proyek perubahan
yang sedang dirumuskan selama tahap taking ownership dan tahap
laboratorium kepemimpinan.
d. Memberikan feedback terhadap laporan progress implementasi proyek
perubahan yang disampaikan peserta bimbingan minimal empat kali.
e. Mengembangkan instrumen monitoring dan perekaman terhadap progres yang
dilaporkan.
f. Mengkomunikasikan proses, kemajuan dan hasil coaching kepada
penyelenggara Diklatpim Tk.IV.
g. Menjadi counsellor pada saat peserta mengalami lack of motivation selama
proses pembelajaran atau menyusun proyek perubahan.

Mentor/Sponsor :
BAMBANG WIJANARKO I, S.STP, M.Si (Kepala Bidang Aplikasi
Informatika Pemerintahan)
Peran dan Tugas :
a. Bertindak sebagai pembimbing dan pengawas secara profesional serta
berperan sebagai inspirator.
b. Memberikan dukungan penuh dalam merancang proyek perubahan.
c. Membantu dalam memetakan agenda proyek yang akan dilaksanakan.
d. Membantu koordinasi kepada stakeholder.

Project Leader :
TIMMY SAMPURNA IRAWAN, ST, M.Si (Kepala Seksi Manajemen Data
dan Pengembangan Aplikasi)
Peran dan Tugas :

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 11

a. Mempersiapkan / Merencanakan (dokumen / instrumen / waktu) yang

diperlukan dengan baik sebelum pertemuan dengan mentor.
b. Mengambil inisiator dalam dialog dengan mentor.
c. Menggalang komunikasi, koordinasi, konsultasi dan kesepakatan dengan
stakeholder terkait.
d. Membuat laporan kegiatan tahap taking ownership.
e. Melakukan eksekusi keseluruhan tahapan yang telah dirancang dalam
rancangan proyek perubahan dengan mendayagunakan seluruh sumber daya
yang dimiliki.
f. Secara aktif melakukan diskusi dengan bertanya atau melaporkan progress
implementasi proyek perubahan kepada coach.
g. Mengacu rumusan milestone dalam dokumen pelaksanaan proyek perubahan
sebagai dasar pencapaian target perubahan.
h. Menggerakkan seluruh elemen stakeholder terkait dalam mendukung proyek
pada seluruh tahapan implementasi proyek perubahan. Melaksanakan
monitoring dan melakukan perekaman terhadap setiap progress yang
dihasilkan dalam proses implementasi proyek perubahan.
i. Menyusun laporan proyek perubahan.

Tim Administrasi
Tugas Tim Administrasi adalah membantu project leader dalam hal :
 Pelaksanaan kebutuhan administrasi seperti pembuatan surat undangan, surat
keputusan, nota dinas, notulen, dll;
 Penyusunan tahapan kegiatan;
 Penyusunan laporan;
 Pelaksanaan Dokumentasi kegiatan.

Tim Teknis
Tugas Tim Teknis adalah membantu project leader dalam hal :
 Pelaksanaan tahapan kegiatan;

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 12

 Merancang dan membangun Aplikasi Plastik;

 Sosialisasi Aplikasi;

D. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER
Stakeholder meliputi instansi / individu yang berkepentingan dan memiliki
pengaruh terhadap hasil akhir dari Proyek Perubahan. Pengaruh tersebut dapat
bersifat positif yang berarti mendukung Proyek Perubahan atau bersifat negatif
yang berarti menjadi sumber penghambat pelaksanaan Proyek Perubahan.
Identifikasi Stakeholder dapat dilihat dalam tabel 4 berikut :
Tabel 4
Identifikasi Stakeholder
STAKEHOLDERS INTERNAL
 Kepala Diskominfotik Kabupaten  Memberikan arahan dan
Bandung Barat dukungan terhadap proyek
perubahan
 Kepala Bidang Aplikasi Informatika  Memberikan arahan umum dan
Pemerintahan persetujuan proyek perubahan
 Kepala Seksi Infrastruktur dan  Memberikan dukungan teknis
Teknologi penanganan layanan
infrastruktur IT
 Kepala Seksi Layanan E-Government  Memberikan dukungan terkait
kebijakan dan sosialisasi
STAKEHOLDERS EKSTERNAL
 6 (enam) Perangkat Daerah Pengguna  Memberikan dukungan
Layanan Diskominfotik penggunaan aplikasi Plastik

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 13

Melakukan analisis terhadap stakeholder adalah memetakan posisi

stakeholder terhadap kegiatan yang akan dirancang / dijalankan. Melakukan
analisis terhadap stakeholder penting karena akan memberikan inspirasi tentang
bagaimana kita harus bekerja bersama dengan stakeholder dengan berbagai tingkat
kepentingan dan pengaruh yang berbeda.

RENCANA PEMETAAN STAKEHOLDER

LATENS
LATENS
LATENS PROMOTORS
 Sekda
 Sekda  Kepala Dinas Komunikasi,
 Kepala
 Kepala Bagian
Bagian Hukum
Hukum Informatika dan Statistik
 Kabid Aptika

APHATETICS DEFENDERS
 Kasi Infrastruktur dan Teknologi
 Kasi Layanan E-Government
 6 PD pengguna layanan
Diskominfotik

Stakeholder dalam Rancangan Proyek Perubahan ini dibedakan antara

stakeholder internal (masih dalam satu instansi) serta stakeholder eksternal yaitu
instansi lain/individu yang berpengaruh di luar instansi peserta.

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 14

Strategi komunikasi yang dilakukan terhadap stakeholder hasil pemetaan di

atas, dalam tabel 5 berikut ini :
Tabel 5
Rencana Strategi Komunikasi
RENCANA STRATEGI KOMUNIKASI
STRATEGI
NO STAKEHOLDERS PERANAN KOMUNIKASI
TEKNIK METODE
PROMOTORS
1. Kepala Memiliki potensi sangat Tatap muka Informatif
Diskominfotik mendukung dan dapat Presentasi
meningkatkan mutu Laporan
output proyek perubahan
2. Kabid Aptika Memiliki potensi sangat Tatap muka Informatif
mendukung dan dapat Presentasi
meningkatkan mutu Laporan
output proyek perubahan
LATENS
- - - - -
DEFENDERS
1. Kasi Infrastruktur Memiliki potensi untuk Tatap Muka Informatif
dan Teknologi memberikan masukan Koordinasi
dalam proyek perubahan
2. Kasi Layanan Memiliki potensi untuk Tatap Muka Informatif
E-Government memberikan masukan Koordinasi
dalam proyek perubahan
3. 6 (enam) Perangkat Memiliki kepentingan Sosialisasi Informatif
Daerah terkait penggunaan
aplikasi dan monitoring
tindak lanjut pengaduan
APHATETICS
- - - - -

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 15

BAB III
IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN

3. Capaian Proyek Perubahan

Keberhasilan dari pelaksanaan proyek perubahan Pembuatan Aplikasi
Layanan Pengaduan diskominfotik untuk dapat memaksimalkan kinerja
organisasi terutama dalam penanganan yang terdapat pada layanan
pemeliharaan aplikasi dan pemeliharaan jaringan yang telah dilaksanakan
selama Breaktrough II yaitu mulai tanggal 13 September 2018 hingga 15
Nopember 2018 akan dijelaskan berdasarkan tahapan Output kunci dan
milestone yang telah disusun sebagai berikut :

A. Rancangan mekanisme pembuatan aplikasi plastik

1. Pembentukan Tim Efektif
Sesuai dengan urutan milestones yang telah disusun, pentahapan
yang pertama adalan pembentukan Tim Efektif. Hal ini dilakukan
mengingat dalam pelaksanaan proyek perubahan diperlukan peran serta
dan dukungan sebuah tim kerja disusun sesuai kebutuhan untuk
membantu project leader dalam melaksanakan seluruh tahapan
implementasi proyek perubahan untuk mencapai tujuan yang
diinginkan. Agar dapat membangun sebuah tim yang efektif diperlukan
lebih dari sekedar mengumpulkan orang orang yang tepat, sebab tujuan
utama dari leadership sebenarnya adalah menciptakan lingkungan
dimana setiap individu anggota mau bekerjasama kooperatif dan
kolaboratif.
Pembentukan Tim Efektif ini melalui beberapa tahapan kegiatan,
diawali dengan berkonsultasi dengan mentor, melaksanakan rapat
pembentukan tim efektif, konsultasi dengan stakeholder internal, serta
menyusun dan menetapkan Surat Keputusan Pembentukan Tim Efektif.

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 16

Adapun rapat pementukan Tim Efektif sendiri dilaksanakan pada

hari Senin tanggal 17 September 2018 bertempat di ruang rapat Dinas
Komunikasi, Informatika dan Statistik Kabupaten Bandung Barat.
Rapat ini mengundang unsur pejabat dan Tenaga Ahli Programmer pada
yang dinilai memiliki kompetensi untuk menjadi Anggota Tim Efektif
proyek perbahan.

gambar 3.1 Rapat Pembentukan Tim efektif

gambar 3.2 Konsultasi dengan stakeholder Internal

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 17

gambar 3.3 Revisi Draft SK

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 18

gambar 3.4
Project Leader melakukan koordinasi tatap muka dengan Kepala sub bagian perundang-undangan
Sekretariat daerah Manusia Kabupaten Bandung Barat

Adapun hasil dari tahap awal ini adalah tersusunnya SK Tim

Efektif yang ditetapkan pada hari senin, 20 September 2017 dan
ditandatangai oleh Kepala Badan Perencanaan Pembangunan
Penelitian dan Pengembangan Daerah dengan Nomor SK
800/55/2018/Bappelitbangda.
( SK Tim Efektif Terlampir)

2. Tahap Konsolidasi dengan stakeholder terkait

Pentahapan selanjutnya pada output kunci .ini adalah
konsolidasi dengan stakeholder terkait dan rapat pendahuluan
dengan stakeholder eksternal, adapun Konsultasi dengan eksternal
bertujuan untuk memberikan gambaran umum mengenai manfaat
yang akan didapatkan dari proyek perubahan ini, serta dalam rangka
menggalang komitmen dan dukungan dan menggali informasi yang
dapat mendukung dan menunjang pelaksanaan proyek perubahan
sendiri.

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 19

Dalam pelaksanaanya project leader lebih sering melakukan

koordinasi dan konsultasi dengan stakeholder melalui proses tatap
muka langsung. Hal ini memberikan ruang yang lebih maksimal
dalam memyampaikan maksud dan tujuan gagasan proyek
perubahan sehingga stakeholder memahami dan memberikan
feedback dan dukungan yang diharapkan.

gambar 3.5
Project Leader melakukan
koordinasi tatap muka
dengan Kepala Badan
Kepegawaian
Pengembangan Sumber
daya Manusia Kabupaten
Bandung Barat

gambar 3.6
Mengumpulkan dukungan
dari stakeholder eksternal
Kepala Satuan Polisi
Pamong Praja dan
Pemadam Kebakaran

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 20

gambar 3.6
Mengumpulkan dukungan
dari stakeholder eksternal
Dinas Komunikasi
,informatika dan Statistik

3. Terbentuknya Alur Proses Modifikasi

Pada tahap ini

dimulai dengan
koordinasi
pengumpulan
data awal dengan
eksternal
bertujuan untuk
memberikan
gambaran umum
mengenai data
yang dibutuhkan
dari proyek
perubahan ini,
selanjutnya
dilakukan
penyusunan data

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 21

awal, FGD dan Rapat Koordinasi.

gambar 3.7
Project Leader melakukan
koordinasi tatap muka
dengan stakeholder
external

B. Pembuatan modifikasi aplikasi e-Planning

Setelah melakukan pengumpulan data selanjutnya project
leader mulai masuk pada output kunci berikutnya yaitu Tersususnnya
Aplikasi .dimana pada tahap ini kita melaksanakan pentahapan perumusan
aplikasi sesuai rancangan dengan berkoordinasi dengan tim efektif
terutama tim IT Diskominfo. Prosesnya sendiri memakan waktu hampir
tiga minggu yaitu dimulai dengan proses Koordinasi, verifikasi,
Pembahasan, Modifikasi aplikasi, Pengujian dan Implementasi.

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 22

gambar 3.8
Project leader Melakukan koordinasi tatap muka dengan programmer Diskominfotik

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 23

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 24

gambar 3.9
coding modifikasi

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 25

Pengujian Modifikasi aplikasi e planning

ALAMAT SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERENCANAAN,

PENGANGGARAN DAN PELAPORAN : http://simral.bandungbaratkab.go.id

ACCOUNT ADMIN SIMRAL

DIISI OLEH KASUBAG
PENYUSUNAN PROGRAM DI
PERANGKAT DAERAH

KLIK
RENSTRA
SKPD

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 26

KLIK
SASARAN

KLIK
TAMBAH DATA

KONDISI
AWAL
SASARAN
OLEH PD

KONDISI AWAL
SASARAN PEMDA
DIISI MANUAL

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 27

C. Pembuatan Flowchart dan tutorial penggunaan aplikasi e-Planning

Setelah proses pembuatan aplikasi hampir selesai, masuk pada output
selanjutnya yaitu penyusunan flowchart dan tutorial penggunaan aplikasi e-
Planning. dimulai dengan koordinasi penyusunan flowchart dan finalisasi
flowchart

FLOW CHART TUJUAN RENSTRA PERANGKAT DAERAH

KEGIATAN PELAKSANA
No. BAPPELITBANGDA PERANGKAT
DAERAH
1. MASUK KE APLIKASI SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN
PERENCANAAN
,PENGANGGARAN DAN
PELAPORAN ,PILIH RENSTRA
SELANJUTNYA TUJUAN

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 28

2. INPUT SASARAN KEMUDIAN

MENCOCOKAN DENGAN
KETERKAITAN MISI DAN
SASARAN DALAM RPJMD

FLOW CHART SASARAN RENSTRA PERANGKAT DAERAH

KEGIATAN PELAKSANA
No. BAPPELITBANGDA PERANGKAT
DAERAH
1. PILIH SASARAN

2. INPUT SASARAN
KEMUDIAN
MENCOCOKAN DENGAN
KETERKAITAN
KEBIJAKAN DAN
KEBIJAKAN STRATEGI

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 29

FLOW CHART STRATEGI RENSTRA PERANGKAT

DAERAH

KEGIATAN PELAKSANA
No. BAPPELITBANGDA PERANGKAT
DAERAH
1. PILIH STRATEGI

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 30

2. INPUT STRATEGI
KEMUDIAN
MENCOCOKAN
DENGAN KETERKAITAN
KETERKAITAN
KEBIJAKAN RPJMD

FLOW CHART KEBIJAKAN RENSTRA PERANGKAT

DAERAH

KEGIATAN PELAKSANA
No. BAPPELITBANGDA PERANGKAT
DAERAH

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 31

1. PILIH KEBIJAKAN

2. INPUT KEBIJAKAN
KEMUDIAN
MENCOCOKAN
DENGAN
KETERKAITAN
STRATEGI KEBIJAKAN
RPJMD

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 32

FLOW CHART PROGRAM RENSTRA PERANGKAT

DAERAH

KEGIATAN PELAKSANA
No. BAPPELITBANGDA PERANGKAT
DAERAH
1. PILIH PROGRAM

2. INPUT PROGRAM
KEMUDIAN
MENCOCOKAN
DENGAN
KETERKAITAN
KEBIJAKAN RPJMD

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 33

FLOW CHART KEGIATAN RENSTRA PERANGKAT

DAERAH

KEGIATAN PELAKSANA
No. BAPPELITBANGDA PERANGKAT
DAERAH
1. PILIH KEGIATAN

2. INPUT KEGIATAN
KEMUDIAN
MENCOCOKAN
DENGAN
KETERKAITAN
INDIKATOR
RENSTRA

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 34

D. Sosialisasi Aplikasi
Pentahapan pertama dalam output kunci sosialisasi Sosialisasi
pengoperasian e-Planning adalah pelaksanaan sosialisasi modifikasi
aplikasi e planning kepada para kepala sub bagian penyusunan program
dilingkup perangkat daerah Kabupaten Bandung Barat. Mengingat
dibutuhkan masukan bagi penyempurnaan modifikasi aplikasi e planning.

Milestones sosialisasi aplikasi ini diulai dengan menyusun

persiapan, serta melaksanakan sosialisasi kepada para Kasubbag Sungram
yang nantinya akan bertindak sebagai sub admin. Kegiatan sosialisasi
dilaksanakan pada hari kamis 5 Nopember 2018 bertempat di Hotel
Ahadiat Bandung.

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 35

gambar 3.9
Sosialisasi Optimalisasi Aplikasi e-Planning untuk
meningkatkan kualitas dokumen rencana strategis perangkat daerah

E. Pengumpulan dokumentasi pelaksanaan kegiatan

Setelah seluruh pentahapan/ milestones dan kegiatan selesai
dilaksanakan dan diperoleh hasilnya, maka langkah selanjutnya adalah
menyusun laporan proyek perubahan. Proses penyusunan proyek
perubahan ini dilakukan secara bertahap dari mulai mengumpulkan
dokumentasi dan output kegiatan baik berupa dokumentasi foto maupun
data pendukung kegiatan, sampai mengetik dan menyusun laporan akhir
proyek perubahan.

Tabel 3.1
Capaian Proyek Perubahan

No TAHAPAN DAN RENCANA REALISASI CAPAIAN

KEGIATAN
1 Rancangan mekanisme
modifikasi aplikasi e-
Planning
a Pembentukan Tim Efektif 3 7 300 %
b Konsolidasi Dengan 2 7 300 %
StakeHolder Terkait
c Terbentuknya alur proses 2 4 200 %
modifikasi

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 36

2 Pembuatan modifikasi
aplikasi e-Planning
a Tersusunnya Aplikasi 5 7 140 %
3 Pembuatan Flowchart
dan tutorial
penggunaan aplikasi e-
Planning
a FGD Penyusunan 1 1 100 %
Flowchart Aplikasi
b Finalisasi Flowchart dan 1 2 200 %
tutorial penggunaan
aplikasi e-Planning
4 sosialisasi
pengoperasian e-
Planning
a sosialisasi Aplikasi 2 2 100 %
5 Evaluasi dan Pelaporan

a evaluasi pelaksanaan 2 100 %

kegiatan

3.1 Kondisi Dan Strateginya

Pembangunan modifikasi e planning berdampak positif terhadap
peningkatan kinerja, secara eksternal proses penjagaan kualitas dokumen dapat
terwujud secara efektif dan efisien, adapun perubahan yang terjadi dalam tersebut
dijelaskan dalam tabel sebagai berikut :
Tabel 3.2
Kendala dan strategi Penanganan
KONDISI YANG
NO KONDISI SAAT INI
DIHARAPKAN
1 Perangkat Daerah dalam Perangkat Daerah dalam
menyusun dan melaporkan menyusun dan melaporkan

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 37

KONDISI YANG
NO KONDISI SAAT INI
DIHARAPKAN
dokumen perencanaan masih dokumen perencanaan sudah
dilakukan secara manual melalui sistem

2 Belum semua Perangkat Daerah adanya metode logical

memahami bisnis inti kegiatan framework sehingga program
yang harus dijalankan dalam dan kegiatan akan mengarah
rencana strategisnya kepada capaian target program
3 Evaluasi dari Kemenpan-RB terdapat konsistensi pelaksanaan
dimana konsistensi pelaksanaan program
program tidak ada

4 adanya momentum penyusunan terususnnya parameter indikator

RPJMD baru periode 2018-2023 sasaran dan program dalam
penyusunan rencana strategis
perangkat daerah.

3.2 Kendala dan Strategi

Dalam pelaksanaan proyek ini terdapat beberapa kendala yang

cukup mengganggu kelancaran proses pelaksanaan proyek perubahan
modifikasi aplikasi e planning untuk meningkatkan kualitas dokumen rencana
strategis perangkat daerah ini. Untuk menanggulangi permasalahan tersebut
diperlukan strategi untuk mengatasinya sehingga proyek perubahan bisa
berjalan dengan baik.

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 38

Adapun kendala dan strategi penangannya dijelaskan sebagai

berikut:

Tabel 3.3
Kendala dan strategi Penanganan
STRATEGI
NO KENDALA
PENANGANAN
1 belum semua perangkat daerah diberikan gambaran umum
memahami alur konsistensi dan informasi terkait ruang
perencanaan lingkup proses perencanaan
dalam aplikasi
2 belum semua perangkat daerah diberikan panduan pengisian
memahami tata cara pengisian aplikasi yang di arahkan oleh Dinas
e planning simral Komunikasi informatika dan
statistik
3 Kesulitan dalam mengatur jadwal Sebelum melakukan
bertatap muka terutama dengan pertemuan di buat janji
stakeholder level pimpinan karena bertemu; atau mengatur
kesibukan dalam melaksanakan tugas pertemuan disela sela kegiatan
kedinasan stakeholder berlangsung
4 Lambatnya penyusunan dokumen adanya momentum
rencana strategisoleh perangkat penyusunan RPJMD 2018-
daerah 2023 oleh tenaga konsultan
sehingga membantu perangkat
daerah dalam menyusun
rencana strategis nya

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 39

3.3 MANFAAT PROYEK PERUBAHAN

Proyek perubahan Optimalisasi aplikasi e Planning merupakan sebuah
aplikasi berbasis Website yang mudah diakses dan dimanfaatkan oleh seluruh
Perangkat Daerah dan dirancang untuk dapat memudahkan dan mempercepat
proses penyusunan dokumen perencanaan. Berdasrkan hasl implemetasi proyek
peruubahan maka manfaat dari proyek perubahan mengacu kepada tujuan jangka
pendek yang ditetpkan adalah seperti pada tabel berikut

Tabel 3.4
Manfaat Proyek Perubahan
NO SEBELUM SESUDAH
1 Penyusunan dokumen perencanaan Menerapkan teknologi informasi dalam
masih dilakukan secara konvensional, penyusunan dokumen perencanaan
dengan kata lain penyusunan sehingga memudahkan dalam
dilaksanakan dan dikumpulkan ke memanajemen dan mengakses data
Bappelitbangda dalam bentuk hard Perencanaan sesuai kebutuhan.
copy dan soft file (word, exel), sehingga
terhambatnya waktu dalam
pengumpulan data
2 adanya inkosistensi dalam menentukan terdapat indikator target dan sasaran
target dan sasaran rencana strategis dalam aplikasi e planning sehingga
perangkat daerah memudahkan penilaian SAKIP

3 Penyampaian dokumen perencanaan Penyampaian dokumen perencanaan

tidak tepat waktu sesuai ketentuan bisa dilakukan cepat dan tepat waktu
sehingga mempengaruhi proses tahapan yaitu pada saat sebelum proses
SAKIP selanjutnya penyusunan APBD

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 40

NO SEBELUM SESUDAH
4 Jarak tempuh dan wilayah antara Terdapat media yang dapat diakses
Perangkat Daerah Unsur Kewilayahan kapanpun dan dari manapun oleh setiap
yang cukup luas, menyulitkan pengguna di masing-masing perangkat
koordinasi penyusunan dan daerah unsur kewilayahan dengan
penyampaian dokumen perencanaan menggunakan jaringan internet
sehingga lebih efektif dan efisien dalam
pembinaan atau koordinasi.
5 Penyimpanan dan Keamanan Data Penyimpanan dan Keamanan Data
perencanaan masih belum tersimpan tersimpan dengan baik dan dilakukan
dengan baik, dan masih dilakukan back- back-up data secara otomatis dan
up data secara manual dan berkala atau berkala setiap ada
setiap ada pembaharuan/perbaikan data pembaharuan/perbaikan data dari
dari Perangkat Daerah. Perangkat Daerah.

3.4 Tindak Lanjut

Proses optimalisasi aplikasi e planning merupakan bagian dari proses
tindak lanjut dari Permendagri No.86 Tahun 2017 dimana tata cara penyusunan
dokumen perencanaan harus melalui aplikasi e-planning dan tindak lanjut dari
penilaian KmenPAN-RB mengenai implementasi Sistem Akuntabilitas Kinerja
Instansi Pemerintah (SAKIP), dimana terdapat hal tersebut sudah menjadi
kewajiban yang harus dipenuhi oleh Perangkat Daerah pada suatu Pemerintahan
Daerah Kabupaten/Kota yang sifatnya rutin setiap tahunnya.
Disinilah optimalisasi aplikasi e planning dibuat untuk menjawab arahan
Permendagri 86 Tahun 2017 dan arahan dari Kemenpan RB tersebut, projrct leader
memiliki keyakinan bahwa optimalisasi aplikasi e planning akan sangat berguna
dan diimplementasikan dalam penyusunan dokumen perencanaan di lingkup
pemerintah daerah Kabupaten Bandung Barat kedepan.

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 41

Selanjutnya sebagai jaminan untuk tindak lanjut proyek perubahan ini

ditunjang dengan adanya Peraturan Bupati No.9 Tahun 2017 tentang
pengembangan pemerintahan berbasis elektronik di lingkungan pemerintah daerah
dan adanya SOP pelaksanaan aplikasi e-Planning sebagai satu bagian yang tidak
terpisahkan.

BAB IV
PENUTUP
a. Kesimpulan
Inovasi yang dilakukan dalam Proyek Perubahan ini adalah
Optimalisasi aplikasi aplikasi e-Planning untuk meningkatkan kualitas
dokumen rencana strategis perangkat daerah
Output yang dihasilkan dari Proyek Perubahan ini adalah terbentuknya
modifikasi aplikasi e planning SIMRAL, dan terbangunnya sub system dalam
Aplikasi e-Planning SIMRAL untuk meningkatkan kualitas dokumen rencana
strategis yang terintegrasi dengan dokumen perencanaan lainnya seperti
RPJPD.
Outcome dari optimalisasi aplikasi e-Planning adalah untuk
Peningkatan kinerja Organisasi serta memudahkan untuk penginputan
dokumen perencanaan rencana strategis serta memudahkan evaluasi oleh
Kemenpan-RB untuk penilaian SAKIP ( Sistem Penilaian Akuntabiltas Kinerja
Instansi Pemerintah). Mewujudkan pelaksanaan good governance mendukung
mewujudkan Bandung Barat CERDAS
Proyek perubahan ini dapat terlaksana karena dukungan serta kerjasama
dari pihak pihak yang memiliki pengaruh atas keberhasilan proyek ini
b. Rekomendasi

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah
 42

Agar keberhasilan proyek perubahan ini berkesinambungan maka :

1. Membutuhkan dukungan, kerjasama dari para pihak terkait serta komitmen
dari pimpinan.
2. Perlu disempurnakan lagi e-Planning terutama berkaitan dengan sistem
Perjanjian Kinerja Berjenjang dan e-Planning harus bisa terintegrasi
dengan e-Budgeting dan e-Audit.

Optimalisasi Aplikasi e-Planning

Untuk Meningkatkan Kualitas
Dokumen Rencana Strategis Perangkat Daerah