Prosedur penerimaan tamu yang sudah reservasi

1. Tamu yang datang di hotel

Setelah kendaraan pengantar mereka memasuki lobby, maka akan disambut oleh seorang
doorman untuk membukakan pintu, menyampaikan selamat datang dan menawarkan untuk
menurunkan barang bawaannya dari bagasi mobil. Setelah ada tanda persetujuan dari tamu,
doorman akan meminta bellboy untuk menurunkan barang tamu dari mobil dan disimpan diatas
luggage trolley sampai ke depan pintu utama hotel atau ada yang menempatkan barang bawaan
tamu didekat reception counter sambil menanti tamu untuk melakukan registrasi. Dengan suatu
alasan bahwa tamu sering mencari barangnya, mulai dari passpor, tanda pengenal diri sampai
uang serta barang penting lainnya biasanya ada di salah satu tas yang dibawakan bellboy.

2. Bellboy mengarahkan atau mengantarkan tamu ke reception counter atau front desk . Sampai
di counter, tamu akan disambut oleh receptionis dengan ucapan selamat datang dan menawarkan
bantuan sambil tersenyum. di front office counter, receptionist akan menanyakan apakah tamu
sudah melakukan pemesanan kamar atau belum, pertanyaan selanjutnya adalah, apakah reservasi
yang dilakukan itu melalui perusahaannya atau travel agent. Jika tamu menyatakan telah
melakukan pemesanan kamar sebelumnya maka reception akan mencari data tentang pemesanan
yang telah dibuat untuk mempercepat proses check-in.

3. Jika tamu sudah melakukan pemesanan kamar, maka petugas reception akan memastikan
pemesanan kamarnya dan melihat metode pembayarannya jika pembayarannya menjadi
tanggungan perusahaan maka petugas akan menanyakan surat jaminan yang berupa guarantee
etter (GL), atau travel agent voucher.

4. Mengisi registration form dengan cara meminjam identitas tamu yangdapat berupa passpor,
KTP, SIM
5. Menyiapkan guest card dan key card, dan menerangkan check-out time dan beberapa fasilitas
penting
6. Memberikan kupon sarapan dan kupon lain serta menerangkan kegunaanya
7. Reception mengucapkan selamat beristirahat.
Prosedur check-in untuk tamu yang belum reservasi
1.Lokasi check-in bisa di lobby, di restoran atau di function room. Semua itu tergantung dari
besarnya tamu yang datang, juga tergantung dari fasilitas yang dimiliki hotel.

2.Pengantaran tamu ke kamar, tamu diantar kekamar serta menjelaskan bagian-bagian kamar.

3. Barang tamu, jika tamunya itu merupakan rombongan dari jauh dan membawa barang bawaan
yang cukup banyak, maka satu persatu harus dicocokkan dengan tour leader, dan dipastikan
bahwa tiap barang mempunyai luggage tag yang menunjukkan nama tamu dan kamar yang
ditempati. Hal itu untuk memudahkan pengiriman dan menghindari kehilangan barang atau
tertukar dengan tamu lain.
4.Terkadang ada juga rombongan yang barangnya datang beberapa jam sebelum tamunya
datang, karena mereka dari luar negeri atau tempat yang jauh sehingga bagasi barang di atur
terpisah dengan tamu yang datang. Jika ada kasus demikian, pihak concierge harus menyediakan
luggage store, untuk menyimpan semua barang tamu tersebut. Jika tempat penyimpanan barang
tidak muat maka barang akan di simpan di area dekat concierge counter/belldesk tetapi diberi
pembatas.
beJenis Kamar hotel biasanya dibagi dalam beberapa jenis menurut ukuran ruangannya. Kamar
paling kecil biasanya disebut standard-room, superior, deluxe, suite dan presidential. Tidak ada
ukuran baku tipe kamar hotel untuk tiap-tiap hotel, tapi biasanya ukuran kamar tidak jauh
berbeda untuk kelas yang sama pada hotel dengan rating yang sama. Kamar superior di semua
hotel bintang 5 memiliki ukuran yang hampir sama, tapi kamar superior di hotel bintang 3 bisa
jadi memiliki ukuran yang lebih kecil.
Jenis kamar hotel atau tipe kamar hotel yang biasanya digunakan :
Single Room. Inilah jenis kamar yang ditujuan hanya untuk satu orang. Berisi satu tempat tidur
kecil seukuran tempat tidur twin. Tidak semua hotel menyediakan kamar jenis ini, biasanya
hanya ada di budget hotel. Jika menginap sendiri Anda akan lebih hemat jika pilih kamar ini,
harga lebih murah dibanding standard room.
Standard Room. Inilah jenis kamar dengan ukuran paling kecil dengan fasilitas terbatas.
Biasanya hanya berisi tempat tidur, kamar mandi dengan shower, sepasang kursi dan meja kecil,
TV, dan meja rias kecil.
Run of House (ROH). Kamar jenis ini bisa diartikan kamar terakhir yang tersedia. Kamar jenis
ini memiliki view paling tidak menarik, jauh dari fasilitas hotel. Kamar ROH biasanya
ditawarkan dengan harga paling murah.
Superior Room. Kamar ini berukuran di atas Standard Room. Kamar mandi lebih luas dan
biasanya sudah dilengkapi dengan bath-up. Disamping fasilitas yang ada di kamar standar,
beberapa hotel masih menambahkan sofa, meja rias, pengering rambut, mesin pembuat kopi.
Deluxe Room. Dibandingkan Superior Room, kamar jenis ini hanya sedikit lebih luas dan
fasilitasnya cenderung sama dengan Superior Room.
Suite. Yang membedakan kamar ini adalah adanya ruangan lain disamping kamar tidur dan
kamar mandi. Ruangan lain ini seperti ruang tamu dengan beberapa kursi atau sofa. Nah karena
ada ruang tambahan ini maka luas kamar lebih besar dibandingkan Superior/Deluxe Room.
Beberapa hotel masih membagi lagi Suite Room menjadi Junior Suite, Business Suite atau
Executive Suite.
Presidential. Inilah kamar terluas dibandingkan dengan jenis kamar lainnya. Pada dasarnya ini
masuk kategori Suite Room dengan luas dan fasilitas paling lengkap. Kamar jenis ini hampir
menyerupai rumah. Tidak semua hotel memiliki kamar jenis ini, hanya hotel-hotel mewah
bintang 5 yang menyediakannya, itupun hanya beberapa unit saja. Beberapa hotel menempatkan
Presidential Suitenya dekat dengan fasilitas pendaratan helikopter (helipad) dan memiliki
pemenadangan terbaik yang dimiliki hotel.
Connecting rooms. Dua atau lebih kamar yang memiliki akses (pintu) satu sama lain, sehingga
penghuni kamar tidak perlu keluar koridor untuk memasuki kamar sebelahnya.
Adjoining Rooms. Kamar yang terletak bersebelahan tanpa dihubungkan pintu (connecting
door) di antara kamar.
Selain hotel juga dikenal istilah-istilah lainnya, yang biasanya dibedakan karena konsep
penginapannya, lokasi :
Guest House, sesuai namanya tempat ini menyerupai rumah dengan beberapa kamar. Beberapa
kamar disewakan dengan penggunaan bersama untuk dapur, ruang tamu dan ruang-ruang lainnya.
Pemilik rumah ada juga yang tinggal disini.
Villa atau Cottage. Secara fisik sebenarnya merupakan hotel dengan beberapa rumah dalam
satu kawasan. Bangunan rumah terpisah dari unit lainnya. Lokasinya biasanya tidak berada di
kawasan padat. Biasnya menawarkan suasana yang lebih tenang. Layanan kamar disediakan
seperti halnya hotel, bahkan untuk villa mewah disediakan petugas tersendiri untuk tiap-tiap unit
villa.
Homestay. Sebenarnya mirip dengan guest-house hanya biasanya pemilik rumah tinggak
bersama tamu. Homestay biasanya dimiliki pribadi.
Inn/Lodge. Merupakan penginapan sederhana dan terletak dipinggir kota atau tempat transit.
Tidak menyediakan banyak fasilitas.
Bed & Breakfast. Adalah hotel dengan fasilitas hanyalah untuk tidur dan sarapan saja. Istilah ini
masih kurang populer di Indonesia tetapi di luar negeri sudah banyak digunakan.
Budget Hotel. Adalah hotel dengan fasilitas terbatas dan biasanya berada di tengah kota.
Hostel. Hotel sederhana yang biasanya digunakan tamu rombongan. Satu kamar bisa diisi 4
orang bahkan lebih. Fasilitasnya sederhana dengan kamar mandi biasanya di luar kamar. Hostel
ini yang biasanya digunakan untuk rombongan study-tour.
Dormitory/Barak. Penginapan jenis ini biasanya terdiri dari ruangan besar dengan banyak
tempat tidur, bahkan bertingkat. Tamu akan berbagi fasilitas, baik kamar mandi, TV. Jika
memesan kamar jenis dorm/barak dihitung berdasarkan jumlah orang bukan per kamar lagi.
Dormitory ini sangat diminati oleh para backpackers karena biaya inap yang murah.
Dengan mengenali istilah-istilahnya kejadian salah kamar bisa dihindarkan. Istilah-istilah itu
juga biasa digunakan jika memesan kamar hotel melalui travel online. Happy Check-In.

rsaPramugraha harus mengetahui status setiap kamar tamu yang akan dibersihkan Kondisi dan
status kamar akan dicatat dengan kode atau simbol pada formulir pramugraha. Kode dan simbol
yang dipakai pada umumnya hampir sama disetiap hotel.

1. Vacant (V)
kondisi kamar yang tidak dihuni atau kosong.

2. Vacant Clean (VC)

vacant clean merupakan kamar kosong yang sudah dibersihkan dan siap untuk dijual. Kamar ini
perlu diperiksa ulang oleh supervisor.

3. Vacant Dirty (VD)

vacant dirty merupakan kondisi kamar kosong yang kotor dan belum siap untuk dijual. Kamar ini
perlu dibersihkan karena kotoran debu ringan.

4. Occupied (O)
kondisi kamar yang diisi oleh tamu.

5. Occupied Clean (OC)

occupied clean merupakan kamar yang berisi tamu menginap. Kamar ini dalam keadaan bersih.

6. Occupied Dirty (OD)

kondisi kamar dalam keadaan kotor dan belum siap untuk dipakai.

7. Out of Order (OO)

Out of order merupakan kamar yang tidak bisa dijual karena ada yang rusak atau dalam
perbaikan.

8. Do not Disturb (DD)

DD merupakan kamar yang berada dalam keadaan tidak boleh diganggu untuk sementara waktu
atau kamar-kamar yang tamunya tidak mau diganggu.

9. Occupied no Lugagge (ONL)

kondisi kamar yang tamunya tidak membawa barang bawaan (koper).

10. Sleep Out (SO)

kondisi kamar yang tamunya tidur diluar (tidak menempati kamar yang disewa).

11. Check Out (CO)

kondisi kamar kosong yang baru ditinggal oleh tamu tanpa membayar rekeningnya.

12. Double Lock (DL)

kondisi kamar yang dikunci dua kali sehingga tidak dapat dibuka dengan kunci kamar yang
bersangkutan (pass key).

13. Resident/Employee (R/E)

kondisi kamar yang ditempati oleh staf hotel atau pimpinan.

14. House Used (HU)

kondisi kamar yang dijadikan ruang kerja (kantor) oleh pihak manajemen. House use merupakan
kamar hotel yang dipakai oleh pimpinan atau staf hotel, tanpa dipungut biaya pemakaian, karena
terkait dengan kedinasan hotel.

15. Not Available For Sale (NAFS)

kamar yang di blok sementara oleh Front Office dengan tujuan tertentu, misalnya untuk tamu
VIP, general cleaning, room inspection, dan lain sebagainya. ma.