Alur Transaksi Pembelian

Pembelian adalah salah satu bagian/ divisi suatu perusahaan. Bagian pembelian harus memiliki
sinergi kinerja dengan bagian lainnya misalnya gudang. Bagaimana alur pembelian yang selalu
diterapkan?
Secara sederhana, pembelian menggambarkan transaksi barang atau jasa kepada pemasok yang
kemudian terjadi penerimaan barang/ jasa yang dimaksud. Agar kita dapat mengetahui
bagaimana alurnya, berikut ini uraiannya:
Dalam suatu alur transaksi pembelian ada salah satu tahap yang dinamakan dengan Pesanan
Pembelian (Purchase Order). Officer yang berkecimpung di bagian procurementsudah tentu
familiar dengan istilah ini. Purchase order biasanya diajukan setelah adanya permintaan
pengadaan oleh pihak gudang ke bagian pembelian menggunakan form yang dinamakan Material
Request (MR) atau Permintaan Barang. Form ini berisi pengajuan pengadaan barang jenis apa
saja dan berapa jumlah barang yang harus dipesan. Permintaan ini diketahui oleh manajer terkait
atau penanggung jawab gudang.
Setelah itu, terjadilah proses pembuatan PO oleh bagian pembelian. Proses yang terjadi dalam
PO seperti perintah penawaran untuk memilih pemasok/ tender termasuk kontrak, penerbitan PO
yang telah disetujui pihak berwenang, dan penyerahan/ pengiriman PO ke pemasok. PO bisa
dianggap juga sebagai surat jalan kepada pemasok yang ditunjuk sebelum terjadinya penerimaan
barang/jasa.
Setelah PO diproses oleh pemasok, terjadilah penerimaan barang/ jasa sesuai dengan pesanan
yang diajukan di dalam PO. Tahap penerimaan barang/ jasa ini berupa penerbitan surat tanda
terima barang kepada pemesan oleh pemasok, dan pengakuan adanya barang/ jasa masuk ke
dalam pembukuan pemesan.
Setelah barang/ jasa diterima, bagian pembelian menerima faktur (invoice) yang diterbitkan oleh
pemasok berisi perincian pembelian barang/jasa beserta nilai pajak dan diskon (jika digunakan),
dan jumlah bersih pembelian. Faktur ini juga digunakan sebagai tagihan atas pembelian yang
belum dibayar. Invoice harus cocok dengan PO, tanda terima barang, dan jumlah pengakuan
utang.
Selanjutnya adalah tahap pembayaran utang usaha oleh pembeli kepada pemasok sesuai dengan
invoice yang diterima sebelumnya. Pembayaran utang usaha dapat menggunakan metode tunai
atau giro.
Alur selanjutnya adalah retur. Sesungguhnya retur dapat saja dilakukan sebelum terjadinya
pembayaran dan retur pun dilakukan jika memang terdapat kesalahan kirim oleh pemasok atau
memang ada kecacatan barang atau ada alasan khusus lainnya. Retur ini akan mengakibatkan
berkurangnya jumlah barang yang telah diakui sebelumnya termasuk berkurangnya jumlah utang
usaha (jika utang masih bersaldo atau belum dibayar) atau bertambahnya jumlah kas (jika telah
ada pembayaran secara tunai).
Secara ringkas alur pembelian ini meliputi:
1. Permintaan Barang (Material Request)
2. Permintaan Penawaran Harga (Quotation)
3. Pemesanan Pembelian (Purchase Order)
4. Penerimaan Barang
5. Pembayaran
Retur Pembelian