CHAPTER 16 PROMOTING EFFECTIVE COMMUNICATION (MEMPROMOSIKAN KOMUNIKASI EFEKTIF).

 KOMUNIKASI DAN MANAJEMEN. Komunikasi adalah berbagi informasi antara dua atau lebih
individu atau kelompok untuk mencapai pemahaman bersama. Komunikasi yang baik diperlukan
untuk organisasi untuk mendapatkan keunggulan kompetitif. Komunikasi terjadi dalam proses
siklus yang melibatkan dua fase: transmisi (informasi dibagikan antara dua atau lebih individu atau
grup) dan umpan balik (pemahaman bersama dipastikan).
 Komunikasi yang baik sangat penting untuk mencapai masing-masing dari empat tujuan berikut
yaitu untuk meningkatkan efisiensi, kualitas, daya tanggap kepada pelanggan, dan inovasi dan
kesemuanya merupakan kebutuhan untuk mendapatkan keunggulan kompetitif.
 Ketika manajer dan anggota lain dari suatu organisasi adalah komunikator yang tidak efektif,
kinerja organisasi menderita dan segala keunggulan kompetitif yang mungkin dimiliki organisasi
akan hilang. Selain itu, komunikasi yang buruk kadang-kadang bisa sangat berbahaya dan bahkan
menyebabkan hilangnya nyawa manusia yang tragis dan tidak perlu.
 KEKAYAAN INFORMASI DAN MEDIA KOMUNIKASI. Kekayaan informasi adalah jumlah informasi
yang dapat dibawa oleh media komunikasi dan sejauh mana medium tersebut memungkinkan
pengirim dan penerima untuk mencapai pemahaman bersama. Empat kategori media
komunikasi, dalam urutan kekayaan informasi, adalah komunikasi tatap muka (termasuk
konferensi video), komunikasi lisan yang ditransmisikan secara elektronik (termasuk pesan suara),
komunikasi tertulis yang ditangani secara pribadi (termasuk email), dan komunikasi tertulis yang
impersonal (termasuk pengumuman peraturan, regulasi, kebijakan, informasi yang layak
diberitakan, perubahan prosedur).
 JARINGAN KOMUNIKASI. Jaringan komunikasi adalah jalur di mana informasi mengalir dalam
suatu organisasi. Empat jaringan komunikasi yang ditemukan dalam kelompok dan tim adalah
jaringan roda (informasi mengalir ke dan dari satu anggota pusat grup dan anggota kelompok lain
tidak perlu berkomunikasi satu sama lain, sehingga kelompok dapat mencapai tujuannya dengan
mengarahkan semua komunikasi ke dan dari anggota pusat), jaringan rantai (anggota
berkomunikasi satu sama lain dalam urutan yang telah ditentukan. Jaringan rantai ditemukan
dalam kelompok dengan saling ketergantungan tugas berurutan, seperti dalam kelompok jalur
perakitan.), jaringan lingkaran (anggota kelompok berkomunikasi dengan orang lain yang serupa
dengan mereka dalam pengalaman, kepercayaan, bidang keahlian, latar belakang, lokasi kantor,
atau bahkan di mana mereka duduk ketika kelompok itu bertemu), dan jaringan semua-saluran
(Jaringan semua saluran ditemukan dalam tim. Ini ditandai dengan tingkat komunikasi yang tinggi,
setiap anggota tim berkomunikasi dengan setiap anggota tim lainnya). Bagan organisasi
merangkum jalur komunikasi formal, tetapi komunikasi dalam organisasi sering bersifat informal,
seperti halnya komunikasi melalui selentingan (grapevine).
 TEKNOLOGI DAN KOMUNIKASI INFORMASI. Internet adalah sistem jaringan komputer global yang
digunakan manajer di seluruh dunia untuk berkomunikasi di dalam dan di luar perusahaan
mereka. World Wide Web adalah distrik bisnis multimedia di Internet. Intranet adalah jaringan
komunikasi internal yang dapat dibuat manajer untuk meningkatkan komunikasi, kinerja, dan
layanan pelanggan. Intranet menggunakan teknologi yang sama yang menjadi dasar Internet dan
World Wide Web. Groupware adalah perangkat lunak komputer yang memungkinkan anggota
grup dan tim untuk berbagi informasi satu sama lain untuk meningkatkan komunikasi dan kinerja
mereka.
 KETERAMPILAN KOMUNIKASI UNTUK MANAJER. Ada berbagai hambatan untuk komunikasi yang
efektif dalam organisasi. Untuk mengatasi hambatan ini dan berkomunikasi secara efektif dengan
orang lain, manajer harus memiliki atau mengembangkan keterampilan komunikasi tertentu.
Sebagai pengirim pesan, manajer harus mengirim pesan yang jelas dan lengkap, menyandikan
pesan dalam simbol yang dipahami penerima, memilih media yang sesuai untuk pesan dan
dipantau oleh penerima, menghindari penyaringan dan distorsi informasi, termasuk
mekanisme umpan balik dalam pesan, dan memberikan informasi yang akurat untuk
memastikan bahwa rumor yang menyesatkan tidak menyebar. Keterampilan komunikasi untuk
manajer sebagai penerima pesan termasuk memperhatikan (pesan yang diterimnya dari sender),
menjadi pendengar yang baik, dan bersikap empati (terhadap sender). Memahami gaya linguistik
juga merupakan keterampilan komunikasi yang penting bagi para manajer. Gaya linguistik dapat
bervariasi berdasarkan wilayah geografis (cara komunikasi antara orang jawa dan Sulawesi agak
berbeda), jenis kelamin (pria dan wanita terkadang memiliki cara komunikasi yang berbeda), dan
negara atau budaya. Ketika perbedaan-perbedaan ini tidak dipahami, komunikasi yang tidak
efektif dapat terjadi.