Operational Planning Perencanaan Operasi PDF
Operational Planning Perencanaan Operasi PDF
MAKALAH
Oleh:
Daftar Isi…………………………………………………………………………...i
BAB I PENDAHULUAN
1.3 Tujuan………………………………………………………………………..3
BAB II PEMBAHASAN
3.1 Kesimpulan………………………………………………………………....37
Daftar Pustaka…………………………………………………………………...38
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perencanaan meliputi pengaturan tujuan dan mencari cara bagaimana
untuk mencapai tujuan tersebut. Perencanaan telah dipertimbangkan sebagai
fungsi utama manajemen dan meliputi segala sesuatu yang manajer kerjakan.
Membuat keputusan biasanya menjadi bagian dari perencanaan karena setiap
pilihan dibuat berdasarkan proses penyelesaian setiap rencana. Perencanaan
penting karena banyak berperan dalam menggerakan fungsi manajemen yang
lain.
Perencanaan merupakan proses pengambilan keputusan sistematis yang
dilakukan secara sadar berkaitan dengan tujuan dan kegiatan yang hendak
dilakukan oleh seseorang, sebuah kelompok, unit kerja atau organisasi di
masa depan. Perencanaan bukanlah respon informal atau tiba – tiba terhadap
suatu krisis, melainkan suatu upaya yang dilakukan dengan sengaja yang
diarahkan dan dikendalikan oleh manajer dan sering kali memerlukan
pengetahuan dan pengalaman karyawan dari segala lapisan perusahaan.
Perencanaan menyediakan kepada individu maupun unit pekerja berupa
panduan yang jelas untuk diikuti dalam kegiatan mereka di masa mendatang
(Thomas Bateman dan Scott A. Snell. 2008 ).
Perencanaan dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu perencanaan
tujuan dasar organisasi ( perencanaan strategis) dan perencanaan operasional.
Perencanaan strategis adalah bentuk perencanaan jangka panjang atau jangka
menengah yang dilakukan untuk menentukan tujuan dan sasaran strategis
organisasi. Perencanaan operasional adalah penjabaran dari perencanaan
strategis dalam jangka pendek yang umumnya memuat target dan kegiatan
yang akan dilaksankan selama satu tahun. Perencanaan operasional
merupakan penjabaran dari perencanaan strategis yang umumnya mencakup
periode satu tahun. Tujuan perencanaan operasional adalah untuk merinci
tujuan dasar yang kemudian diikuti dengan aktivitas – aktivitas (I Gusti
Agung Rai. 2008).
2
1.3 Tujuan
a. Untuk mengetahui perencanaan operasional dan mengetahui
perbedaan perencanaan strategis dan perencanaan operasional
b. Untuk mengetahui metode five forces
c. Untuk mengetahui metode USG ( Urgent, Seriousness, Urgent )
d. Untuk mengetahui metode NGT ( Nominal Group Teknik)
e. Untuk mengetahui metode bottom up
4
BAB II
PEMBAHASAN
3. Anggaran (Budget)
Anggaran adalah pernyataan tentang sumber daya keuangan
(Financial Resource) yang disediakan untuk kegiatan tertentu dalam
waktu tertentu pula .Anggaran merupakan alat untuk mengendalikan
aktivitas suatu organisasi. Oleh karena itu, anggaran merupakan
komponen penting dari setiap program dan proyek. Anggaran
mendeskripsikan pendapatan dan biaya. Dengan demikian, anggaran
menentukan target aktivitas seperti hasil penjualan, biaya tiap bagian,
atau investasi baru.
Sedangkan Rencana tetap merupakan pendekatan yang sudah dilakukan
untuk menangani situasi yang terjadi berulang (repetitive) dan dapat
diperkirakan. Rencana tetap itu memberikan kesempatan kepada manajer
untuk menghemat waktu yang digunakan dalam perencanaan dan
pengambilan keputusan karena situasi yang serupa ditangani dengan cara
yang konsisten yang telah ditentukan sebelumnya. Bentuk utama rencana
tetap, antara lain sebagai berikut :
1. Kebijakan (Policy)
Kebijakan adalah suatu pedoman umum dalam pengambilan
keputusan. Kebijakan menentukan apakah keputusan dapat diambil
atau tidak dapat diambil. Yang berhak membuat keputusan dalam
suatu organisasi adalah manajer puncak (Top Manajer). Manajer
puncak membuat suatu kebijakan disebabkan hal-hal berikut :
a. Kebijakan tersebut akan meningkatkan efektivitas organisasi
b. Harapan bahwa beberapa aspek organisasi dapat mencerminkan
pula pribadi mereka.
c. Perlu menghilangkan adanya kontradiksi atau kekacauan yang
terjadi pada hierarki yang lebih rendah dalam organisasi yang
bersangkutan.
2. Prosedur standar (Standar Procedure)
Implementasi kebijakan dilakukan melalui garis pedoman lebih detail
yang disebut procedure standar atau metode standar. Suatu prosedur
7
1. pesaing industri
2. pemasok
3. pembeli
4. pendatang baru
5. produk pengganti
Kelima kekuatan tersebut menentukan kemampulabaan industri
karena mempengaruhi harga, biaya dan investasi perusahaan di dalam
industri. Kekuatan masing-masing dari lima kekuatan bersaing merupakan
fungsi struktur industri atau karakteristik ekonomi dan teknis yang
mendasari suatu industri. (Crown dirgantoro. 2007)
penyerapan anggaran yang tidak tercapai. Dengan kondisi ini maka nilai
growth (G) untuk masing-masing masalah adalah sebagai berikut:
Nilai
No. Permasalahan
Skor G
1. Tidak tercapainya target penerimaan pajak Semester I 5
2. Rendahnya penyerapan anggaran sampai dengan Semester I 3
3. Rendahnya image masyarakat mengenai pelayanan 4
4. Tingginya tingkat keterlambatan pegawai 4
Tabel 3 Penilaian growth
Setelah kita analisis masing-masing faktor U, S, dan G seperti pada
uraian di atas, selanjutnya kita dapat menggabungkan ketiga faktor
tersebut. Tabel di bawah ini mengikhtisarkan hasil penggabungan ketiga
faktor di atas.
Total Urutan
No. Permasalahan U S G
Skor Prioritas
Tidak tercapainya target
1. penerimaan pajak Semester I 5 5 5 15 I
tahun ini
Rendahnya penyerapan
2. anggaran sampai dengan 3 4 3 10 IV
Semester I tahun ini
Rendahnya image masyarakat
3. 4 4 4 12 II
mengenai pelayanan
Tingginya tingkat
4. 4 3 4 11 III
keterlambatan
Tabel 4 Penggabungan penilaian USG
Berdasarkan Tabel diatas, maka total skor masalah tidak tercapainya
target penerimaan pajak Semester I tahun ini sebesar 15, masalah
rendahnya penyerapan anggaran sampai dengan Semester I tahun ini
sebesar 10, masalah rendahnya image masyarakat mengenai pelayanan
sebesar 12, dan masalah tingginya tingkat keterlambatan pegawai
sebesar 11. Untuk menentukan masalah prioritas, kita ambil masalah yang
21
b. Peserta
Sebelum melakukan pemilihan atau seleksi untuk peserta, beberapa hal
yang perlu dijelaskan oleh pimpinan atau yang akan memimpin
pelaksanaan metode USG, yaitu:
1. Peserta yang akan bergabung dalam kelompok USG, adalah
karena kemampuan mereka untuk melakukan analisis dan
mempunyai kemampuan untuk menyelesaikan masalah.
2. Menekankan pentingnya tugas kelompok
3. Menekankan pentingnya sumbangan pikiran setiap peserta
4. Memberikan petunjuk kegunaan hasil pertemuan
5. Memberikan sambutan yang bersifat hangat dan ramah,
selanjutnya tentukan siapa yang akan diundang atau dilibatkan
dalam pertemuan untuk melakukan proses metode USG.
6. Jumlah peserta berkisar antara 7-10 peserta.
persidangan dapat diselesaikan dalan waktu sembilan puluh menit saja dan
tidak boleh lebih dari 3 jam. (Salusu, 2006)
Keuntungan dari teknik kelompok nominal adalah bahwa teknik
tersebut dengan mengizinkan kelompok untuk bertemu secara formal tetapi
tidak menghalangi pemikiran independen, seperti yang terjadi di kelompok
yang berinteraksi. Riset umumnya menunjukan bahwa kelompok nominal
mempunyai hasil yang lebih baik dibandingkan kelompok tukar pikiran.
(Salusu, 2006)
Metode untuk Menentukan Prioritas/Membuat Pilihan Nominal Group
Technique (NGT) adalah teknik yang digunakan untuk mengorganisir
berbagai ide yang muncul dalam proses partisipasi dengan memanfaatkan
metode keantitatif. Teknik ini sangat berguna ketika waktu pertemuan
sangat terbatas, sementara semua pendapat harus didengar. NGT dapat
dilakukan dalam waktu 60 menit saja. (Hetifaj Sj. dan Sumarto. 2003)
Paling baik jika NGT dilakukan dalam kelompok kecil (5-9 orang). Jika
jumlah kelompok besar, dapat dibagi dalam kelompok yang lebih kecil.
Fasilitator dibutuhkan untuk tiap kelompok, oleh sebab itu sangat penting
dalam proses persiapan untuk merekrut dan melatih fasilitator sesuai dengan
jumlah kelompok. (Hetifaj Sj. dan Sumarto. 2003)
Kondisi ruangan sangat penting untuk mendukung proses NGT.
Masing-masing kelompok sebaiknya memiliki ruang masing-masing.
Karena setiap kelompok akan berbicara, sulit bila semua kelompok berada
dalam satu ruangan yang sama. Bila mungkin kelompok besar bisa
berkumpul dalam ruangan besar pada awalnya, sebelum dipecah dalam
kelompok kecil. Setiap fasilitator membutuhkan flip-chart, spidol warna-
warni, isolasi, kartu indeks, dan kertas serta pensil/bollpoint untuk setiap
orang dalam kelompok. (Hetifaj Sj. dan Sumarto. 2003)
Sangat penting bagi panitia dan fasilitator untuk menyiapkan
pertanyaan yang harus dijawab kelompok. Pertanyaan harus sederhana
sehingga dapat mendorong munculnya ide-ide kreatif, tapi cukup spesifik
sehingga pikiran setiap orang disalurkan melalui arah yang sama. (Hetifaj Sj.
dan Sumarto. 2003)
25
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Perencanaan merupakan proses pengambilan keputusan sistematis yang
dilakukan secara sadar berkaitan dengan tujuan dan kegiatan yang hendak
dilakukan oleh seseorang, sebuah kelompok, unit kerja atau organisasi di
masa depan. Perencanaan menyediakan kepada individu maupun unit pekerja
berupa panduan yang jelas untuk diikuti dalam kegiatan mereka di masa
mendatang. Perencanaan dapat dibedakan menjadi dua yaitu perencanaan
strategis dan perencanaan operasional.
Perencanaan strategis menyusun keputusan awal dan kebijakan luas
untuk menerapkan mutu layanan yang tepat. Perencanaan strategis meliputi
komitmen manajemen puncak, penjaminan dukungan tambahan serta
dukungan struktur organisasi untuk penerapan mutu.
Metode yang dapat digunakan dalam perencanaan operasional,
contohnya adalah teknik Five Forces, USG, Bottom Up, dan NGT. Salah satu
metode yang digunakan untuk analisis masalah adalah Five Forces. Teknik
Five Forces memberikan gambaran mengenai bagaimana posisi bisnis di
dalam suatu industri. Untuk menganalisis permasalahan yang menjadi
prioritas, dapat menggunakan analisis matriks urgency, seriousness, and
growth atau yang seringdisingkat Matriks USG. Sedangkan NGT atau teknik
kelompok nominal yang dikembangkan oleh Delbecq dan Van de Ven pada
tahun 1968 dimaksudkan sebagai suatu cara untuk mengumpulkan pandangan
dan penilaian perorangan dalan suasana ketidakpastian dan ketidaksepakatan
mengenai inti persoalan suatu masalah, lalu mencari jalan penyelesaian yang
terbaik. Metode Bottom-Up adalah perencanaan dengan pendekatan yang
dilakukan pemimpin puncak dengan cara memberikan gambaran situasi dan
kondisi yang dihadapi organisasi termasuk mengenai misi, tujuan, sasaran dan
sumber daya yang dimiliki. Langkah selanjutnya adalah memberikan
kewenangan kepada manajemen di tingkat bawahnya untuk menyusun
rencana.
38
Daftar Pustaka