PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL

No. Dokumen: Revisi: Halaman:

SPO/QMR/002 01 1/2
Ditetapkan:
Direktur
Tanggal terbit:
Standar Prosedur
Operasional
02 Juli 2013

Pengertian Suatu proses pengendalian, pencatatan dan distribusi kebijakan atau prosedur yang
berasal dari luar Rumah Sakit ……., contohnya : Undang-Undang, Peraturan
Mentri, Surat Edaran dari dinas kesehatan propinsi & dinas kesehatan kota,
Keputusan Organisasi Profesi, Keputusan Organisasi Perumahsakitan.

Tujuan Untuk memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar Rumah Sakit .
dikendalikan untuk memastikan pemeliharaan dokumen menjadi efektif.

Kebijakan Kebijakan Direktur No. 020/KBJ/DIR/RSAB-BKS/XI/2012 tentang kebijakan

mengelola kebijakan dan prosedur.
Prosedur 1. Tanggung-jawab
Pengendali Dokumen untuk dokumen sistem manajemen mutu adalah QMR.

2. Sistem Penomoran dokumen

Sistem penomoran yang diberikan sesuai dengan standar yang diberikan oleh
QMR.

3. Identifikasi kebutuhan dokumen eksternal

Identifikasi kebutuhan dokumen eksternal yang dibutuhkan oleh RS Awal Bros
Bekasi dilakukan oleh masing-masing divisi secara aktif untuk mengupdate
dokumen eksternal terbaru dan didaftarkan ke bagian QMR untuk diberikan
identitas dokumen.

4. Standarisasi dokumen
Bentuk format kebijakan atau Prosedur dari luar Rumah Sakit.....terdiri atas :
 Nama Dokumen (ditulis sesuai dengan judul yang
ada)
 Nomor Dokumen (disesuaikan dengan sistem
penomoran)
 Revisi (merupakan histori dari perubahan
kebijakan atau prosedur dari luar Rumah Sakit)

5. Pengendalian distribusi Dokumen

Pengendalian distribusi dilaksanakan berdasarkan :
a. Dokumen yang di distribusikan merupakan salinan/copy
dari file asli.
b. Salinan yang terdistribusi harus di stempel ”CONTROLLED COPY”.
c. Salinan/copy yang telah di stempel ” CONTROLLED
COPY” dilarang untuk di fotocopy.
d. Seluruh hardcopy dokumen mutu yang di distribusikan ke
unit kerja harus mempunyai daftar dokumen.
e. Daftar Formulir dan Daftar Catatan Mutu unit harus
tersedia di setiap unit kerja.
f. Daftar dokumen mutu harus sesuai dengan perubahan atau
penambahan dokumen-dokumen mutu yang berlaku.
 PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL
No. Dokumen: Revisi: Halaman:
SPO/QMR/002 01 2/2

6. Pengendalian dokumen tidak aktif

a. Kategori dokumen tidak aktif adalah :
 Dokumen eksternal yang telah memiliki revisi terbaru,
 Dokumen yang telah ditarik pengunaannya.
b. Salinan seluruh dokumen tidak aktif harus ditarik dan dimusnahkan setelah
menjalani masa tegang waktu 2 bulan untuk sosialisasi dokumen baru
terhitung sejak tanggal terbitnya dokumen eksternal yang dikeluarkan.
c. Asli dokumen tidak aktif, di stampel ”OBSOLETE” dan disimpan pada map
terpisah/folder ”Obsolete Document”.

Unit terkait Seluruh unit