QUICK REFERENCE GUIDE

QUICK REFERENCE GUIDE

PEJABAT PENGADAAN
(PP)
 QUICK REFERENCE GUIDE – PP

MULAI APLIKASI SEBAGAI PEJABAT PENGADAAN (PP)

Ikuti panduan cepat ini untuk mempelajari bagaimana memulai belanja, mengirim kereta belanja sebagai penawaran harga (RFQ),
mengelola wishlist dan daftar favorit, maupun informasi lainnya yang dapat membantu Anda sebagai PP.

1 FUNGSI PP

2 MEMULAI BELANJA

3 MENGELOLA PENAWARAN HARGA (RFQ)

4 MENGELOLA WISHLIST

5 MENGELOLA DAFTAR FAVORIT

6 MEMBERIKAN RATING DAN KOMENTAR ITEM

7 MELACAK (TRACKING) PEMBELIAN

8 INFORMASI LAINNYA

9 PELAJARI LEBIH LANJUT

2
 QUICK REFERENCE GUIDE – PP
APA YANG DAPAT ANDA LAKUKAN SEBAGAI PP?
• Mencari item untuk melakukan pembelian.
• Menambahkan item kedalam kereta belanja.
• Mengelola kereta belanja.
• Membuat dan mengelola wishlist.
• Menambahkan item kedalam wishlist.
• Mengirimkan kereta belanja sebagai Penawaran Harga
(RFQ) kepada Penyedia.
Menu Cepat
3
• Menyetujui/menolak/mengembalikan Penawaran
Harga (RFQ) dari Penyedia
• Menambahkan item kedalam daftar perbandingan.
• Membuat dan mengelola daftar Favorit.
• Menambahkan item kedalam daftar Favorit.
• Memberikan rating dan komentar item.
• Melacak (tracking) pembelian.
Menu Utama
Pencarian Kilat
QUICK REFERENCE GUIDE – PP

MEMULAI BELANJA DALAM 5 LANGKAH:

1 : CARI ITEM SECARA KILAT

1. Masukkan kode produk atau nama item di

kotak filter pencarian kilat:

2. Tekan tombol Cari atau tekan <Enter>.

Hasil pencarian Anda akan ditampilkan di
halaman depan (Beranda).

2 : TAMBAH ITEM KE KERETA BELANJA

1. Pilih item-item yang akan dibeli dengan mengklik checkbox di kiri item.
2. Tekan tombol Tambahkan ke Kereta Belanja atau tekan <Enter>. Pastikan bahwa kereta belanja sedang atau
berisi item-item dari Penyedia yang sama.
3. Tekan tombol OK pada jendela pop-up konfirmasi. Item-item yang dipilih akan ditampilkan di halaman Kereta
Belanja.

4
 QUICK REFERENCE GUIDE – PP

3 : KELOLA KERETA BELANJA

Anda dapat menampilkan item-item dalam kereta belanja melalui menu utama Kereta Belanja. Di halaman ini Anda dapat
mengelola kereta belanja:
1. Untuk mengubah kuantitas pesanan item, masukkan jumlah kuantitas baru di kolom Kuantitas lalu tekan tombol Perbarui.
2. Untuk menghapus item dari kereta belanja, tekan tombol di kolom paling kanan dari item yang akan dihapus.
3. Untuk mengosongkan kereta belanja, tekan tombol Bersihkan kereta belanja.
4. Untuk menambahkan item ke dalam kereta belanja, tekan tombol Tambah item. Anda akan diarahkan ke halaman item-
item dari katalog yang sama dengan item-item di dalam kereta belanja.

4 : KIRIM KERETA BELANJA

Jika item-item didalam kereta belanja berasal dari

katalog Negosiasi (Price on Application), maka akan
muncul tombol Permintaan Penawaran Harga (RFQ).
Kereta belanja akan dikirimkan sebagai Penawaran
Harga (RFQ) dengan menekan tombol Permintaan
Penawaran Harga (RFQ) dan selanjutnya mengisi
informasi pembelian di jendela popup informasi
tracking.

Jika item-item didalam kereta belanja berasal dari

katalog Tanpa Negosiasi/dengan Distributor (Regular
Purchase), maka akan muncul tombol Kirim Kereta
Belanja. Kereta belanja akan dikirimkan sebagai Surat
Pemesanan (Rekuisisi) dengan menekan tombol Kirim
Kereta Belanja dan selanjutnya mengisi informasi
pembelian di jendela popup informasi tracking.

Jika item-item didalam kereta belanja berasal dari

katalog Tanpa Negosiasi/Tanpa Distributor (Direct
Purchase), maka akan muncul tombol Kirimkan Pesanan
Langsung. Kereta belanja akan dikirimkan sebagai
Pesanan Pembelian (Purchase Order) dengan menekan
tombol Kirimkan Pesanan Langsung dan selanjutnya
mengisi informasi pembelian di jendela popup informasi
tracking.

5
QUICK REFERENCE GUIDE – PP

5 : LENGKAPI INFORMASI PEMBELIAN

Anda diharuskan mengisi kolom-kolom informasi pembelian untuk keperluan pelacakan (tracking) pembelian. Di halaman ini
Anda dapat:
1. Mengisi kolom-kolom informasi pembelian yaitu ID Pembelian, Judul Pembelian, dan Kode SiRUP, lalu tekan tombol
Kirimkan.
2. Membatalkan pengiriman kereta belanja dengan menakan tombol Batalkan.

6
 QUICK REFERENCE GUIDE – PP

MENGELOLA PENAWARAN HARGA (RFQ)

Anda dapat mengirim Penawaran Harga (RFQ) baru yang berasal dari kereta belanja atau yang dikembalikan oleh PPK ke Penyedia
untuk memulai proses negosiasi. Selain itu, Anda dapat menerima atau menolak Penawaran Harga (RFQ) dari Penyedia, atau
mengubah Penawaran Harga (RFQ) dari Penyedia dan mengirimkannya kembali untuk melanjutkan proses negosiasi.

Daftar Penawaran Harga (RFQ) yang menunggu respon

dari Anda (setujui, tolak, kirim atau kembalikan ke
Penyedia) dapat Anda tampilkan melalui menu utama
Penawaran Harga, lalu klik Tampilkan penawaran
harga menunggu persetujuan/penerimaan. Klik ID dari
Penawaran Harga (RFQ) untuk menampilkan rinciannya.

1 : KIRIM PENAWARAN HARGA (RFQ)

Anda dapat melakukan hal-hal berikut sebelum
mengirim Penawaran Harga (RFQ) ke Penyedia:
1. Menambah item penawaran harga baru selain
dari item produk melalui tombol Tambah Item
Penawaran Harga.
2. Mengubah harga satuan penawaran di kolom
Unit Harga, lalu tekan tombol Perbarui.
3. Mengunggah berkas penawaran harga, dengan
memilih berkas dari komputer Anda melalui
tombol Browse..., tekan tombol Unggah
Berkas lalu tekan OK pada jendela pop-up
konfirmasi .
4. Jika sudah selesai Anda dapat mengirimkan
Penawaran Harga (RFQ) ke Penyedia dengan
menekan tombol Kirimkan.

Setelah menekan tombol Tambah item penawaran

harga, akan muncul jendela pop-up Tambah Item
Penawaran Harga. Masukkan nama item, deskripsi, pilh
mata uang dan masukkan harga dalam mata uang
tersebut. Tekan tombol Tambah Item Penawaran
Harga,maka item akan ditambahkan kedalam
penawaran harga tersebut.

2 : SETUJUI ATAU TOLAK PENAWARAN HARGA (RFQ)

Dari daftar penawaran harga menunggu
persetujuan/penerimaan, Anda dapat langsung
menyetujui suatu Penawaran Harga (RFQ) dengan
mengklik tombol atau menolaknya dengan
mengklik tombol di sebelah kanan dari Penawaran
Harga (RFQ) yang ingin disetujui/ditolak. Anda dapat
juga menolak Penawaran Harga (RFQ) dengan mengklik
tombol Tolak dari dalam rincian penawaran harga.

7
 QUICK REFERENCE GUIDE – PP

MEMBERIKAN RATING DAN KOMENTAR ITEM

Setelah melakukan pembelian, Anda mungkin ingin memberikan rating dan komentar terhadap item barang yang Anda terima.
Anda dapat memberikan rating dan komentar item sekali saja; hanya rating dan komentar item yang terakhir yang Anda masukkan akan
disimpan didalam sistem.

1 : BERI RATING DAN KOMENTAR

Anda dapat memberi rating dan komentar suatu

item melalui Rincian Item Aktif, lalu tekan tombol
Rate product, akan muncul jendela popup Rate
product.

Untuk memberikan rating dan komentar:

1. Klik pada bintang untuk memberikan rating
(5-star rating)
2. Masukkan komentar di kolom komentar.
3. Tekan Save (Simpan) untuk menyimpan
rating dan komentar Anda.
4. Tekan Cancel (Batalkan) untuk membatalkan.

2 : LIHAT RATING DAN KOMENTAR

Untuk melihat rating dan komentar item:

1. Agregat rating item dari seluruh pengguna terdapat di sebelah tombol Rate product dan di kolom Rating rata-rata pada hasil
pencarian cepat.
2. Rating dan komentar per pengguna ditampilkan di tab Komentar pada Rician Item Aktif.

8
 QUICK REFERENCE GUIDE – PP

MELACAK (TRACKING) PEMBELIAN

Anda dapat melacak (tracking) status pembelian (kereta belanja yang telah dikirim) oleh semua Pejabat Pengadaan (PP) didalam
orgainsasi (SKPD) Anda. Tergantung dari status pembelian, Anda mungkin hanya dapat melihat rincian pembelian atau melanjutkan
pembelian mulai dari status pembelian tersebut.

Anda dapat mencari pembelian yang telah dilakukan

oleh organisasi Anda melalui menu utama Pelacakan.

1 : CARI PEMBELIAN
Anda dapat mencari pembelian dalam organisasi
Anda:
1. Masukkan kriteria pencarian pembelian
berdasarkan ID Pembelian, Judul Pembelian,
Kode SiRUP atau Status Pembelian (kosongkan
dan pilih status “Semua” untuk menampilkan
semua pembelian) lalu tekan tombol Cari.
2. Tekan tombol Setel Ulang untuk
mengembalikan kriteria pencarian
sebelumnya.

2 : LIHAT RINCIAN & LANJUTKAN PEMBELIAN

Dari daftar hasil pencarian pembelian, Anda dapat langsung masuk melihat rincian pembelian dengan mengklik link
ID Pembelian yang Anda tuju. Tergantung dari status pembelian, Anda mungkin hanya dapat melihat rincian
pembelian atau melanjutkan pembelian mulai dari status pembelian tersebut.

9
 QUICK REFERENCE GUIDE – PP

MENGELOLA WISHLIST
Anda dapat membuat dan mengelola daftar wishlist untuk menyimpan item-item yang ingin dibeli di waktu mendatang. Wishlist dapat
juga dipergunakan untuk memperkirakan anggaran untuk suatu pengadaan. Anda dapat melihat dan mengelola wishlist yang dibuat oleh
Pejabat Pembuat Kebijakan (PPK) dan menggunakannya untuk melakukan pembelian.

1 : BUAT WISHLIST
1. Dari menu utama pilih Wishlist -> Buat
daftar wishlist.
2. Masukkan nama dan deskripsi wishlist.
3. Tekan tombol Buat daftar wishlist.
Wishlist akan ditampilkan dalam daftar
wishlist.
4. Tekan tombol Batalkan untuk
membatalkan pembuatan wishlist.

4 : HAPUS WISHLIST 2 : TAMBAH ITEM KE WISHLIST

1. Dari menu utama pilih Wishlist -> 1. Dari hasil pencarian kilat klik tautan kode
Tampilkan daftar wishlist. produk untuk melihat rincian item.
2. Untuk menghapus wishlist, tekan tombol 2. Pada dropdown Tambahkan ke wishlist
di kolom paling kanan dari wishlist pilih wishlist yang akan ditambahkan
yang akan dihapus. dengan item tersebut.
3. Tekan tombol OK pada jendela pop-up 3. Tekan tombol . Item akan
konfirmasi. Wishlist akan dihapus dari ditambahkan kedalam wishlist.
daftar wishlist.

3 : KELOLA WISHLIST

1. Dari menu utama pilih Wishlist ->

Tampilkan daftar wishlist.
2. Pilih wishlist yang akan dikelola dengan
mengklik tautan nama wishlist.
3. Untuk mengubah kuantitas item,
masukkan jumlah kuantitas baru di kolom
Kuantitas lalu tekan tombol Perbarui.
4. Untuk menghapus item dari wishlist, tekan
tombol di kolom paling kanan dari
item yang akan dihapus.
5. Untuk menghapus beberapa item dari
wishlist, pilih item-item dengan mengklik
checkbox di kirim item, lalu tekan tombol
Hapus.
6. Untuk menambahkan item ke kereta
belanja, tekan tombol di kolom paling
kanan dari item yang akan ditambahkan.
7. Untuk menambahkan semua item ke
kereta belanja, tekan tombol Tambahkan
semua ke kereta belanja.
8. Tekan tombol Export to CSVuntuk
menyimpan wishlist dalam format CSV ke
komputer Anda.

10
 QUICK REFERENCE GUIDE – PP

MENGELOLA DAFTAR FAVORIT

Anda dapat membuat dan mengelola daftar favorit untuk mempermudah pembelian yang sering dilakukan atau untuk mengingat item-item yang sering dibeli.

1 : BUAT FAVORIT
1. Dari menu utama pilih Favorit -> Buat
daftar favorit.
2. Masukkan nama dan deskripsi Favorit.
3. Tekan tombol Buat daftar favorit. Favorit
akan ditampilkan dalam daftar favorit.
4. Tekan tombol Batalkan untuk
membatalkan pembuatan Favorit.

4 : HAPUS FAVORIT 2 : TAMBAH ITEM KE FAVORIT

1. Dari menu utama pilih Favorit -> 1. Dari hasil pencarian kilat klik tautan kode
Tampilkan daftar favorit. produk untuk melihat rincian item.
2. Untuk menghapus Favorit, tekan tombol 2. Pada dropdown Tambahkan ke favorit
di kolom paling kanan dari daftar pilih Favorit yang akan ditambahkan
Favorit yang akan dihapus. dengan item tersebut.
3. Tekan tombol OK pada jendela pop-up 3. Tekan tombol . Item akan
konfirmasi. Favorit akan dihapus dari ditambahkan kedalam Favorit.
daftar favorit.

3 : KELOLA FAVORIT

1. Dari menu utama pilih Favorit ->

Tampilkan daftar favorit.
2. Pilih Favorit yang akan dikelola dengan
mengklik tautan nama Favorit.
3. Untuk menghapus item dari Favorit, tekan
tombol di kolom paling kanan dari
item yang akan dihapus.
4. Untuk menghapus beberapa item dari
Favorit, pilih item-item dengan mengklik
checkbox di kirim item, lalu tekan tombol
Hapus.
5. Untuk menambahkan item ke kereta
belanja, tekan tombol di kolom paling
kanan dari item yang akan ditambahkan.
6. Untuk menambahkan semua item ke
kereta belanja, tekan tombol di kolom
paling kanan dari daftar Favorit.

11
 QUICK REFERENCE GUIDE – PP

TAHUKAH ANDA BAHWA...?

ANDA DAPAT MEMBANDINGKAN BEBERAPA ITEM KEDALAM
DAFTAR PERBANDINGAN.
Sebelum Anda melakukan pembelian, Anda mungkin ingin
membandingkan beberapa item terlebih dahulu. Untuk
membandingkan beberapa item kedalam daftar perbandingan
langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1. Pilih item-item yang akan dibandingkan dari hasil pencarian
dengan mengklik checkbox di kiri item.
2. Tekan tombol Tambahkan ke daftar perbandingan.
Untuk melihat perbandingan item, pilih Daftar perbandingan
dari menu utama. Item-item yang dipilih akan ditampilkan dari kiri
ke kanan untuk mempermudah perbandingan. Tekan tombol
untuk menghapus item dari daftar perbandingan.

ANDA DAPAT MENGEKSPOR HASIL PENCARIAN.

Jika Anda membutuhkan hasil pencarian untuk keperluan
administratif, Anda dapat mengekspor hasil pencarian
kedalam format CSV dengan cara menekan tombol Export
to CSV di bawah hasil pencarian dan menyimpannya di
komputer Anda.

ANDA DAPAT MENGUNDUH SURAT PEMESANAN (REKUISISI)

DAN PESANAN PEMBELIAN (PURCHASE ORDER).
Anda dapat mengunduh Surat Pemesanan (Rekuisisi) atau
Pesanan Pembelian (Purchase Order) dalam format Microsoft
Excel 2003 dengan cara menekan tombol di kanan Surat
Pemesanan (Rekuisisi) atau Pesanan Pembelian (Purchase
Order) dan menyimpannya di komputer Anda.

ANDA DAPAT MENAMBAHKAN KEMBALI ITEM-ITEM KEDALAM

KERETA BELANJA.
Anda dapat menambahkan kembali item-iitem dalam Penawaran
Harga (RFQ) atau Surat Pemesanan (Rekuisisi) yang sudah ada
kedalam kereta belanja dengan cara menekan tombol di
kanan Penawaran Harga (RFQ) atau Surat Pemesanan
(Rekuisisi). Pastikan bahwa item-item tersebut tidak kedaluarsa
dan kereta belanja sedang kosong atau berisi item-item dari
Penyedia yang sama.

ANDA DAPAT MELIHAT RIWAYAT TRANSAKSI ITEM

Anda dapat melihat riwayat transaksi suatu item yang telah disetujui PPK dan
diterima oleh Penyedia.
Untuk melihat riwayat transaksi item, dari Rincian Item Aktif klik tab Riwayat
Harga. Riwayat transaksi item akan ditampilkan dengan urutan kronologis
terbalik.

ANDA DAPAT MELIHAT RIWAYAT PENAWARAN HARGA (RFQ).

Sebelum disetujui oleh PPK, Anda dapat melihat riwayat
penawaran harga selama proses negosiasi Penawaran
Harga (RFQ) berlangsung.
Untuk melihat riwayat penawaran harga, klik Tampilkan
Daftar Riwayat Penawaran Harga dari menu cepat di
rincian Penawaran Harga (RFQ). Riwayat penawaran harga
akan ditampilkan dengan urutan kronologis terbalik.

12
 QUICK REFERENCE GUIDE – PP

BUTUH BANTUAN?
PELATIHAN TAMBAHAN
Bila Anda ingin menambah kemampuan Anda sebagai Pejabat Pengadaan (PP), LKPP dapat
membantu Anda dengan berbagai jenis pelatihan yang ditujukan khusus untuk Anda, antara lain
Training Workshop, Computer-Based Training (CBT), Sesi WebEx One-on-One atau Mentor Visit,
dan materi pelatihan (berupa Manual, Q&A dsb.) yang dapat diunduh di e-katalog-
lokal.lkpp.go.id/info.

MENDAPATKAN BANTUAN TEKNIS

Dapatkan bantuan teknis seperti Questions & Answers (Q&A) di e-katalog-lokal.lkpp.go.id/info
atau hubungi staf helpdesk kami di e-katalog-lokal.lkpp.go.id/contact.
Ikuti kami di Twitter, Like Facebook kami atau bergabung dengan forum PP yang kami
selenggarakan untuk memberikan pertanyaan dan mendapatkan umpan balik dari pengguna
PP lainnya di seluruh Indonesia melalui forum:

http://forumpp.lkpp.go.id/

Kompleks Rasuna Epicentrum

Jl. Epicentrum Tengah Lot 11 B
Jakarta Selatan, DKI Jakarta – 12940
Tel: (021) 299 12 450
Fax: (021) 299 12 451
http://www.lkpp.go.id/

13