BERDASARKAN PERMENPAN & RB No.

35/ 2012

RUSTAN AMARULLAH, SP, MA, M.S.E

 Proses Reformasi Birokrasi
Asesmen
PROFIL BIROKRASI
Organisasi Saat Unggul 2025
Ini

RedefinisiVisi,
Akuntabilitas
Misi,Strategi StandarKinerja Penyusunan
KinerjaInstansi
danSasaran Organisasi IKU
Pemerintah
Organisasi

Penguatan Penguatan
Perbaikan Unit Kerja Unit Kerja PenetapanStandarPelayanan
Kewenangan/ Organisasi Pelayanan
Fungsi
Target KinerjaLayanan

Pendidikandan
Restrukturisasi Analisis Beban Perencanaan Rekrutmendan Pelatihan
Organisasi Kerja Pegawai Seleksi Berbasis
Kompetensi

Pengembangan
Pengembangan Asesmen
Standar
Model Kompetensi
Kompetensi
Kompetensi Individu
Jabatan

Pengembangan Pengembangan Database

Analisis
Indikator Karir Kepegawaian
Jabatan
KinerjaJabatan

Penilaian
Perbaikan Evaluasi Pemeringkatan
Kinerja
Tatalaksana/ Jabatan Jabatan
Pegawai
ProsesBisnis

Pengembangan Penetapan Pemberian

PerbaikanSOP e-Office dane- Tunjangan Tunjangan
Government Kinerja Kinerja

MANAJEMEN PERUBAHAN PENATAAN PERUBAHAN UU PENGUATAN PENGAWASAN INTERNAL

QUICK WINS
 Tahapan Penataan Ketatalaksanaan

Uraian Tugas

Analisis Jabatan

SKJ

SOP

Analisis Beban Kerja; AKD

 Istilah-Istilah Penting

• SPO : Standar Prosedur Operasi

• POS : Prosedur Operasional Standar
• SOB : Standar Operasional Baku
• Protap : Prosedur Tetap

• Istilah lain:
Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard
Working Procedures, Medic Procedures,

• SOP : Standar Operasional Prosedur

 Pengertian

Standar Operasional Prosedur

Administrasi Pemerintahan (SOP AP)

Standar operasional prosedur dari berbagai

proses penyelenggaraan administrasi
pemerintahan yang sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku
 Petunjuk
Tertulis yang
dibakukan

Menghindari
Miskomunikasi
dan konflik
Hakikat
SOP “semua orang
membaca
irama musik
yang sama”

Terbaik,
Tercepat, dan
Membantu
 SOP Berdasar Sifat Kegiatan

SOP Administratif
• Prosedur standar yang bersifat umum dan tidak
rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari
satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih
dari satu peran atau jabatan
SOP Teknis
• Prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan
yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau
pelaksana dengan satu peran atau jabatan
 SOP Makro
 Adalah
SOP yg mencakup bbrp SOP Mikro. Berisi
gambaran kegiatan scr tidak langsung.
 SOP Mikro
 AdalahSOP yg mrpk bagian dari sebuah SOP
Makro. Berisi pelaksanaan kegiatan sebenarnya.
 Contoh SOP Makro dan Mikro

SOP MAKRO SOP MIKRO

SOP Penyelenggaraan SOP Penyusunan Proposal
Penelitian Penelitian
SOP Penggalian Data Lapangan
SOP Penyusunan Laporan
Penelitian
SOP Pengelolaan Surat SOP Penanganan Surat Masuk
SOP Pemberian Tanggapan
terhadap Surat Masuk
SOP Pengiriman Surat
 Berdasar Kelengkapan
Kegiatan
• SOP Final
– Adalah SOP yg telah menghasilkan produk
utama yg paling akhir atau final.
• SOP Parsial
– Adalah SOP yg baru menghasilkan produk
antara/sementara.
 Contoh SOP Final dan Parsial

SOP FINAL SOP PARSIAL

SOP Penyelenggaraan Diklat SOP Pengusulan Kegiatan Diklat

SOP Pembentukan Panitia Diklat

SOP Pendaftaran Peserta Diklat

SOP Pembuatan Sertifikat Diklat

SOP Penyusunan Laporan

Kegiatan Diklat
Siklus Penyusunan SOP
Identitas SOP berisi data-data yang
menyangkut identitas SOP

Prosedur SOP berisi kegiatan, pelaksana,

mutu baku dan keterangan.

Flowchart berisikan gambar alur arah

kegiatan dan aktornya
 Tipe-Tipe Format SOP AP

 SOP FORMAT SIMPLE STEP

 SOP FORMAT HIERARCHICAL STEP
 SOP FORMAT GRAPHIC STEP
 SOP FORMAT FLOWCHARTS
Contoh 1 : Format Simple Step
Nomor PK-C05
Tanggal 4 Maret 2005
Standard Operating Procedure
Pengajuan Cuti Tahunan
Dasar hukum:
1. Pegawai yang akan mengajukan cuti tahunan, harus mengisi formulir cuti tahunan,
dan menyerahkan formulir yang telah diisi kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti
mengenai hak cuti yang tersisa;
2. Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir pengajuan dan
menyampaikan kepada atasan langsung yang bersangkutan dan pejabat yang
berwenang memberikan cuti untuk ditandatangani;
3. Atasan langsung menyerahkan kepada pegawai yang bersangkutan;
4. Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah
melaksanakan cuti.

Disahkan oleh:
Kepala
Contoh 2 : Format Hierarchical Step
Nomor PK-C05

Tanggal 4 Maret 2005

Standard Operating Procedure
Pengajuan Cuti Tahunan
Dasar hukum:
1. Mengisi formulir cuti tahunan:
 Formulir tersedia di Bagian Kepegawaian
 Isi formulir dan serahkan kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti mengenai hak cuti yang tersisa
 Formulir diserahkan kembali kepada pegawai yang mengajukan cuti setelah Bagian kepegawaian memberikan
pengesahan mengenai hak cuti yang akan diambil sesuai dengan sisa cuti yang tersedia
 Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir pengajuan dan menyampaikan kepada atasan langsung yang
bersangkutan;
2. Persetujuan atasan langsung dan pejawat yang berwenang memberikan cuti:
 Atasan langsung yang bersangkutan memberikan persetujuan dengan memberikan tandatangan pada formulir
pengajuan dan menyampaikan kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti
 Pejabat yang berwenang memberikan cuti memberikan persetujuan dengan menandatangani formulir pengajuan,
menyerahkan formulir kepada atasan yang bersangkutan untuk selanjutnya diserahkan kepada yang bersangkutan;
3. Pelaksanaan cuti:
 Pegawai yang mengajukan cuti, menyampaikan satu berkas formulir asli kepada Bagian Kepegawaian,
menyampaikan satu copy untuk Bagian Tata Usaha, menyimpan satu copy untuk dirinya sendiri untuk dokumentasi
 Pegawai yang mengajukan cuti melaksanakan cuti dengan kewajiban sebelum melaksanakan cuti melaporkan
kemajuan pekerjaan-pekerjaan yang menjadi tugasnya kepada atasan langsung;
 Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah melaksanakan cuti.
Disahkan oleh:
Kepala
Contoh 3 : Format Graphic Step

Standard Operating Procedure Nomor : PK-C05

Pengajuan Cuti Tahunan Tanggal : 4 Maret 2005

Isi formulir Persetujuan Cuti

1. Pegawai yang 1. Pegawai mengajukan 1. Pegawai yang

mengajukan cuti, kepada atasan langsung mengajukan cuti
mengisi formulir cuti 2. Atasan langsung menyampaikan
tahunan menandatangani dan formulir kepada
2. Serahkan formulir ke menyampaikan kepada Bagian Kepegawaian,
Bagian Kepegawaian pejabat yang berwenang copy untuk unit
memberikan cuti kerjanya dan copy
3. Bagian Kepegawaian untuk yang
meneliti ketersediaan 3. Pejabat yang berwenang bersangkutan
cuti bagi pegawai yang memberikan cuti
meng-ajukan dan menandatangani 2. Pegawai yang
menyerahkan kepada pengajuan dan mengajukan cuti
yang bersangkutan menyampaikan kembali wajib melaporkan
kepada atasan langsung kemajuan
4. Pegawai pekerjaannya
menandatangani formulir pegawai yang
bersangkutan sebelum cuti.
dan menyerahkan
kepada atasan langsung 4. Atasan langsung 3. Pelaksanaan cuti
menyampaikan kepada oleh yang
yang bersangkutan bersangkutan
Format Branching Flowchart
 BERAPA JUMLAH SOP AP
YANG AKAN DIBUTUHKAN ?
 Langkah-Langkah Penyusunan SOP AP

 Identifikasi Tugas
 Identifikasi Fungsi
 Identifikasi Sub-Fungsi
 Identifikasi Kegiatan
 Identifikasi Output
 Identifikasi Aspek;
 Merumuskan judul SOP-AP.

Identifikasi Identifikasi Merumuskan Menyusun

Judul Prosedur Format SOP AP Dokumen SOP
AP
 Identifikasi Judul

Identifikasi Kebutuhan SOP-AP pada hakekatnya adalah

mengidentifikasi output yang dihasilkan dari
pelaksanaan tugas dan fungsi yang dimiliki, berupa:
 Output dari Tugas Pokok;
 Output dari Tugas Tambahan;
 Output dari Tugas Lain-lain.
 POIN 1
Identifikasi Judul
Sub-Fungsi
No Tugas Fungsi Output Aspek Judul SOP
(Kegiatan)
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

A. Melaksanakan Melaksanakan a. Melaksanakan a) Laporan Pembuatan a) Pembuatan

urusan bag. urusan urusan Kehadiran Laporan
Kepe gawaian, kegiatan kegiatan Pegawai Kehadiran
& kepegawaian kepegawaian Pegawai
kesejahteraan, dan
b) Surat Usulan Pembuatan b) Pembuatan
pendidikan kesejahteraan.
Kenaikan Surat Usulan
dan pelatihan.
Pangkat Kenaikan
Pangkat
c) dll.

a) Daftar Gaji Pembuatan a) Pembuatan

Daftar Gaji
b. Melaksanakan
urusan b) Pembayaran
kegiatan Gaji Pegawai Pelaksanaan b) Pelaksanaan
kesejahteraan Pembayaran
c) dll, Gaji Pegawai
Format SOP AP
 Nomor SOP
PEMERINTAH KABUPATEN MUARA ENIM Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan oleh Kepala Badan Penanaman Modal dan Perizinan
Terpadu

Badan Penanaman Modal dan Perizinan Terpadu Nama SOP SURAT IZIN USAHA PERDAGANGAN (SIUP)

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

Peraturan Daerah Kabupaten Muara Enim Nomor 11 Tahun 2009 tentang Izin 1. Mengetahui tugas pokok dan fungsi BPMPT
Usaha Angkutan (Lembaran Daerah Kabupaten Muara Enim Tahun 2009 Nomor 4 2. Memiliki kemampuan / Memahami administrasi pemerintahan
seri B) 3. Memahami persyaratan perizinan
4. Dapat berkomunikasi dengan baik, benar dan lancar
5. Dapat mengoperasikan komputer dan jaringan internet

KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN
SOP Bidang yang terkait di lingkungan Badan Penanaman Modal dan Pelayanan 1. Formulir permohonan
Terpadu 2. Peralatan komputer yang dilengkapi jaringan internet dan program
office
3. Alat tulis kantor

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

Jika SOP tidak dilakukan, konsekuensi waktu penyelesaian perizinan tidak terpenuhi Penerbitan perizinan/ non perizinan harus diarsipkan/ didokumentasikan
secara baik dan benar
 Format SOP AP
 BRANCHING FLOWCHART
 Aktor dipisahkan dari aktivitas
 Aktor lebih dari satu
 HANYA MENGGUNAKAN 5 (LIMA) SIMBOL
 Kapsul :
mulai & berakhir
 Kotak :
proses/eksekusi
 Belah ketupat :
pengambilan keputusan
 Panah :
arah proses
 Segi lima :
penghubung antar
halaman
 Aktivitas ditulis dengan kata kerja tanpa subyek
 Dilengkapi identitas, mutu baku & keterangan
YA

TIDAK
 Catatan Penting.. (1)

• Menulis aktivitas bukan dalam kalimat kerja (awalan

. me-)

• Mencantumkan aktor dalam kolom aktivitas

.

• Tidak menuliskan opsi (ya/tidak) dalam flowcharts

. Decision

• Kolom peringatan tidak diisi dengan kalimat

peringatan

• Judul SOP belum menambahkan Aspek Manajemen

(Pelaksanaan, Penyusunan, Penerbitan, dll)
 Nomor SOP
PEMERINTAH KABUPATEN MUARA ENIM Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan oleh Kepala Badan Penanaman Modal dan Perizinan
Terpadu

Badan Penanaman Modal dan Perizinan Terpadu Nama SOP SURAT IZIN USAHA PERDAGANGAN (SIUP)

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

Peraturan Daerah Kabupaten Muara Enim Nomor 11 Tahun 2009 tentang Izin 1. Mengetahui tugas pokok dan fungsi BPMPT
Usaha Angkutan (Lembaran Daerah Kabupaten Muara Enim Tahun 2009 Nomor 4 2. Memiliki kemampuan / Memahami administrasi pemerintahan
seri B) 3. Memahami persyaratan perizinan
4. Dapat berkomunikasi dengan baik, benar dan lancar
5. Dapat mengoperasikan komputer dan jaringan internet

KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN
SOP Bidang yang terkait di lingkungan Badan Penanaman Modal dan Pelayanan 1. Formulir permohonan
Terpadu 2. Peralatan komputer yang dilengkapi jaringan internet dan program
office
3. Alat tulis kantor

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

Jika SOP tidak dilakukan, konsekuensi waktu penyelesaian perizinan tidak terpenuhi Penerbitan perizinan/ non perizinan harus diarsipkan/ didokumentasikan
secara baik dan benar
 Catatan Penting.. (2)

• First Act, First Write

.

• Pengisian kelengkapan dengan bahan yang

. diperlukan untuk pelaksanaan aktivitas

• Pengisian waktu dengan menggunakan satuan

. waktu dengan asumsi normal dan rasional

• Pengisian output dengan produk atau nilai tambah

dari kegiatan

• Kesesuaian Judul dengan aktivitas/ output

Contoh Pembuatan SOP Lembaga
Layanan Perempuan dan Anak..(1)

Judul SOP 1

Pelayanan Penanganan Identifikasi Judul

Pengaduan Secara
Langsung

Judul SOP 2 Judul SOP 4

Pelayanan Penanganan Pelayanan Penanganan

Pengaduan Secara Pengaduan Secara Langsung
Tidak Langsung. Dengan Intervensi Krisis

Judul SOP 3

Pelayanan Penanganan
Pengaduan Dengan
Jangkauan
 Contoh Pembuatan SOP Lembaga
Layanan Perempuan dan Anak..(2)
Identifikasi Prosedur

• Petugas Administrasi menerima pendaftaran korban Judul SOP 1

tindak kekerasan dan mencatat dalam agenda
• Petugas administrasi menyerahkan formulir Pelayanan
pendaftaran yang harus diisi oleh pelapor mengenai Penanganan
identitas diri korban/pelapor Pengaduan Secara
• Korban/Pelapor mengisi dan menyerahkan Formulir Langsung
yang sudah diisi kepada Petugas Identifikasi
• Petugas Identifikasi menerima formulir pendaftaran
dan mengidentifikasi kasus yang disampaikan oleh
korban/pelapor
• Dst...
• Sekretaris mendokumentasikan laporan penanganan
kasus
 Evaluasi Penerapan SOP AP
SOP AP (Nomor):
No. Penilaian
1 2 3 4 5 …
1 Mampu mendorong
peningkatan kinerja
2 Mudah dipahami
3 Mudah dilaksanakan
4 Semua orang dapat
menjalankan perannya
masing-masing
5 Mampu mengatasi
permasalahan yang
berkaitan dengan proses
6 Mampu menjawab
kebutuhan peningkatan
kinerja organisasi
7 Sinergi satu dengan
lainnya
…
SEMOGA BERMANFAAT