A.

GAMBARAN UMUM PEMROSESAN TRANSAKSI

1. SIKLUS TRANSAKSI

Terdapat tiga siklus transaksi yang memproses sebagian besar aktivitas ekonomiperusahaan, yaitu siklus
pengeluaran, siklus konversi dan siklus pendapatan. Siklus-siklus ini ada dalam semua jenis bisnis-baik
yang mencari laba maupun nirlaba.

2. SIKLUS PENGELUARAN

Aktivitas bisnis dimulai dengan pemerolehan bakan baku,properti dan tenaga kerjamelalui pertukaran
dengan kas-siklus pengeluaran. Kebanyakan transaksipengeluarkan didasarkan pada hubungan kredit
diantara mitra dagang. Pengeluarankas aktual didasarkan pada saat yang sama dengan penerimaan
barang/jasa.Berhari-hari bahkan berminggu-minggu dapat berlalu diantara kedua peristiwa ini.Jadi dari
perspektif sistem, transaksi ini memiliki dua bagian: komponen fisik (akuisisibarang) dan komponen
keuangan (pengeluaran kas ke pemasok).

3. SIKLUS KONVERSI

Sistem konversi terdiri atas dua subsistem utama, yaitu sistem produksi dan sistemakuntansi biaya.

Sistem produksi melibatkan perencanaa, penjadwalan danpengendalian produk fisik melalui proses
produksi. Sistem akuntansi biaya memantauarus informasi biaya yang berkaitan dengan produksi.
Informasi yang dihasilkan olehsistem ini digunakan untuk pengendalian persediaan, penganggaran,
pengendalianbiaya, pelaporan kinerja dan keputusan manajemen.

4. SIKLUS PENDAPATAN

Perusahaan menjual barang jadi ke pelanggan melalui siklus pendapatan, yangmelibatkan pemrosesan
penjualan tunai, penjualan kredit, dan penerimaan kassetelah penjualan kredit. Transaksi siklus
pendapatan juga memiliki komponen fisikdan keuangan, yang diproses terpisah.

B.PENCATATAN AKUNTANSI

1. Sistem Manuala.
a. Dokumen

Dokumen menyediakan bukti dari kegiatan ekonomi dan dapat digunakan untukmemulai perosesan
transaksi. Dalam bagian ini, ada tiga jenis dokumen:

1. Dokumen Sumber,yaitu dokumen yang diciptakan pada awal (sumber)transaksi. Dokumen

sumber digunakan untuk menangkap danmenformalisasi data transaksi yang diperlukan untuk
memproses siklustransaksi.
 2. Dokumen Produk, yaitu hasil daroi pemrosesan transaksi, bukandokumen yang memicu
mekanisme proses. Misalnya, cek pembayarangaji yang diberikan kepada karyawan adalah
dokumen produk dari dariisistem penggajian.
3. Dokumen Perputaran, adalah dokumen produk dari satu sistem yangmenjadi dokumen sumber
dari sistem lainnya. Dokumen perputaranberisi informasi penting tentang akun pelanggan untuk
membantusistem penerimaan kas memproses cek tersebut.

b. Jurnal

Jurnal adalah catatan ayat-ayat secara kronologis. Terdapat dua jenis jurnal:

1. Jurnal Khusus, digunakan untuk mencatat kelas transaksi khusus yangmuncul dalam volume
besar. Kebanyakan perusahaan menggunakanbeberapa jurnal khusus, diantaranya jurnal
penerumaan kas, jurnalpenerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal penggajian.
2. Jurnal Umum, digunakan untuk mencatat transaksi yang jarang terjadiatau yang tidak sama.
Misalnya, kita biasa mencatat depresiasi periodikdan ayat penutup di jurnal umum. Untuk
praktisnya kebanyakanperusahan telah mengganti jurnal umum mereka dengan
system,voucer jurnal.Voucer jurnal diggunakan untuk mencatat rangkuman transaksirutin,
transaksi nonrutin, ayat penyesuaian dan ayat penutup. Total voucer urnal yang diproses
dengan jurnal umum.

c. Buku Besar

Buku besar (ledger) adalah buku akun keuangan, yang mencerminkan pengaruhkeuangan dari transaksi
setelah dibukukan dari berbagai jurnal. Terdapat dua jenis buku besar:

1. Buku besar umum, yang berisi informasi akun perusahaan dalambentuk rangkuman dari akun
pengendali. Buku besar umummenyediakan nilai tunggal untuk setiap akun pengendali, seperti
utang,piutang, dan persediaan.
2. Buku besar pembantu, berisi perincian akun individual yang membentukakun pengendali
tertentu. Buku besar ini mencakup persediaan,utang,penggajian, dan piutang. Total saldoakun
dalam buku besar pembantuharus sama dengan saldo akun pengendali yang di buku besar.

2. Jejak Audit

Catatan akuntansi yang dijelaskan sebelumnya menyediakan jejak audit (audit trail) untuk menelusuri
transaksi dari dokumen sumber ke laporan keuangan. Diantaraberbagai tujuan dari jejak audit, yang
paling penting bagi akuntan adalah audit akhirtahun. Tanggung jawab auditor mencakup peninjauan
akun-akun dan transaksitertentu untuk menentukan validitas, akurasi, dan kelengkapan.
3.Sistem Berbasis Komputera.

a. Jenis File
Meskipun jejak audit dalam sistem berbasis komputer kurang bisa damatidaripada sistem manual
tradisional, jejak audit tetap ada. Catatan akuntansidalam sistem berbasis komputer disajikan dalam
empat jenis file magnetis yangberbeda.
1. File master (master file), umumnya berisi data akun. Buku besar umumdan buku besar
pembantu adalah contoh dari file master.File Transaksi adalah file sementara yang menyimpan
catatan transaksiyang akan digunakan untuk mengubah atau memperbaharui data dalamfile
master. Pesanan penjualan. Penerimaan persediaan, danpenerimaan kas adalah contoh-contoh
dari file transaksi.
2. File referensi, menyimpan data yang digunakan sebagai standar untukmemproses transaksi.
Misalnya, program penggajian dapat mengacu ketabel pajak untuk menghitung jumlah yang
sebenarnya dari pajak yangditahan untuk transaksi penggajian.
3. File arsip, berisi transaksi masa lalu yang dipertahankan untuk referensidi masa depan. File arsip
meliputi jurnal, informasi penggajian periodesebelumnya, daftar nama karyawan sebelumnya,
catatan tentang akunyang dihapus, dan buku besar periode sebelumnya.

b. Jejak Audit Digita

Sistem yang disajikan dalam figur dibawah mengilustrasikan bagaimana filekomputer menyediakan
jejak audit. Sama denga jejak kertas, jejak audit digitalmemungkinkan penelusuran transaksi.
Auditor yang berusaha untukmengevaluasi akurasi dari angka piutang yang dipublikasikan dalam
neraca,dapat melakukan langkah-langkah berikut (sesuai figur dibawah):

1. Bandingkan saldo piutang dagang dalam neraca dengan saldo akunpengendali piutang
dagang di file master
2. Rekonsiliasikan angka akun pengendali AR dengan total akun pembantu AR.
3. Pilih percontohan (sampel) dari ayat-ayat yang diperbaharui pada akun dibuku besar
pebantu AR dan telusuri transaksinya dalam jurnal penjualan(file arsip).
4. Dari ayat-ayat jurnal ini, identifikasi dokumen sumber spesifik yang dapatditarik dari file-file
ini dan diverifikasi. Jika perlu, auditor bisamengonfirmasikan akurasi dan ketepatan
dokumen sumber ini dengan caramenghubungi pelanggan-pelanggan yang dipertanyakan.
C.TEKNIK DOKUMENTASI

1. Diagram Arus Data dan Diagram Relasi Entitasa.

a. Diagram Arus Data

Diagram Arus Data (DFD) menggunakan simbol-simbol untuk menyajikan entitas,proses, arus
data, dan penyimpanan data yang berkaitan dengan suatu sistem.Entitas dalam DFD adalah
objek-onbjek eksternal dalam sistem yangdimodelkan. Entitas ini mewakili sumber dan tujuan
dari data. Proses dalam DFDharus dinamai dengan kata kerja yang deskriptif, misalnya kirim
barang,perbaruan catatan, atau terima pesanan pelanggan.
b. Diagram Relasi EntitasDiagram relasi entitas (ER) adalah teknik dokumentasi yang digunakan
untukmenyajikan relasi antara entitas. Entitas adalah sumber daya fisik (mobil, kasatau
persediaan), kegiatan (memesan persediaan, menerima kas, atau mengirimbarang), pelaku (staf
penjualan, pelanggan, atau pemasok) yang akan digunakanoleh organisasi untuk mendapatkan
data.
c. Hubungan antara Diagram Relasi Entitas dan Diagram Arus DataDiagram arus data dan diagram
relasi entitas mencerminkan berbagai aspek darisistem yang sama, namun saling berhubungan
dan dapat direkonsiliasi. DFDadalah model proses sitem dan model diagram ER yang digunakan
oleh datadidalam sistem atau dipengaruhi oleh sistem. Kedua diagram ini salingterhubung
melalui data; setiap data yang disimpan dalam DFDmewakili entitasdata diagram ER.
2.Bagan Alir

Bagan alir adalah representasi grafis dari sistem yang mendeskripsikan relasi fisikantara entitas-entitas
intinya. Bagan dokumen digunakan untuk menggambarkanelemen-elemen dari sistem manual,
termasuk catatan akuntansi, departemenorganisasional yang terlibat dalam proses, dan aktivitas yang
dilakukan dalamdepartemen tersebut. Bagan alir sistem menggambarkan aspek-aspek komputerdalam
sebuah sistem.

a. Bagan Alir Dokumen

Menata Letak Area Fisik dari AktivitasIngat bahwa bagan alir mencerminkan sistem fisik, yang
disajikansebagai kolom-kolom vertikal peristiwa dan tindakan yang dipisahkanoleh garis
pembatas. Secara umum, setiap area aktivitas merupakankolom terpisah dengan satu judul. Dari
fakta-fakta sistem di atas, dapatterlihat empat area aktivitas, yaitu departemen penjualan,
departemenkredit, gudang dan departemen pengiriman.
Menyajikan Fakta Tertulis ke dalam Format Visual Sekarang saatnya untuk mulai menyajikan
fakta-fakta sistem denganmenggunakan objek visual.
 Staf administrasi di departemen penjualan menerima pesananpelanggan melalui surat
dan menyiapkan empat salinanpesanan penjualan.
 Salinan 1 dari pesanan penjualan dikirim ke departemen kredituntuk persetujuan. Ketiga
salinan lainnya dan pesananpelanggan yang asli didimpan sambil menunggu
persetujuankredit.
 Staf administrasi departemen kredit menvalidasi pesananpelanggan dengan
mempertimbangkan catatan kredit yangtersimpan didepartemen kredit. Staf tersebut
menandatanganisalinan 1 untuk menuntukkan persetujuan danmengembalikannya ke
staf administrasi penjualan.
 Ketika staf administrasi penjualan menerima persetujuankredit, ia menyimpan salinan 1
dan pesanan pelanggan dalamfile departemen. Staf tersebut kemudian mengirimkan
salinan 2ke gudang, sedangkan salinan 3 dan 4 ke departemenpengiriman.
 Staf gudang mengambil produk tersebut dari rak, mencatattransfernya dalam catatan
stok, dan mengirimkan produktersebut serta salinan 2 ke departemen pengiriman.
 Departemen pengiriman menerima salinan 2 dan barang darigudang, melekatkan
salinan 2 sebagai slip pengemasan, danmengirim barang tersebut ke pelanggan.
Akhirnya staf tersebutmenyimpan salinan 3 dan 4 dalam file departemen pengiriman.b.

b. Pemrosesan Batch
Pemrosesan batch memungkinkan efisiensi manajemen untuk volume transaksidalam jumlah
besar. Batch adalah sekelompok transaksi yang serupa yangdiakumulasi sepanjang waktu dan
kemudian diproses bersama-sama. Terdapatdua keunggulan umum dari pemrosesan batch.
Pertama, organisasi bisameningkatkan efisiensinya dengan mengelompokkan sejumlah besar
transaksikedalam batch daripada memproses setiap peristiwa secara terpisah.
Kedua,pemrosesan batch memungkinkan pengendalian atas pemrosesan transaksi.
 c. Bagan Alir Sistem
 Menata Letak Area Fisik dari Aktivitas. Proses pembuatan bagan alirmulai dengan
membuat sebuah pola yang menggambarkan areaaktivitas serupa dengan bagan alir
dokumen. Satu-satunya pembedaadalah sistem ini memiliki departemen operasi
komputer dan tidakmemiliki departemen kredit.
 Menyajikan Fakta Tertulis ke dalam Format Visuald.

d. Bagan Alir Progran

Bagan alir sistem menunjukkan relasi antar dua program komputer, file yangdigunakan, dan
output yang dihasilkan. Akan tetapi, tikngkat dokumentasi initidak memberikan perincian
operasional yang kadang-kadang diperlukan.Misalnya,seorang auditor yang ingin menilai
kebenaran logika program edit tidakdapat melakukannya dari bagan alir sistem. Hal ini
memerlukan adanya baganalir program. Rangkaian simbol yang digunakan untuk bagan alir
programadalah:

operasi mulai dan

Proses logis akhir terminal

Operasi
Keputusan input/output
(baca dan tulis
record)

aliran proses logis

3.Diagram Tata Letak Record

Diagram tata letak record digunakan untuk mengungkapkan struktur internal recordyang membentuk
file atau tabel basis data. Diagram tata letak biasanya menunjukkannama, jenis data, dan panjang setiap
rambut dalam record. Informasi struktur datayang terperinci diperlukan untuk tugas-tugas seperti
identifikasi jenis-jenis tertentukegagalan sistem, analisis laporan kesalahan, dan desain uji logika
komputer untuktujuan audit dan debugging.
D.SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER1.

1. Perbedaan Antara Sistem Batch dan Real-Timea.

a. Jeda Waktu
Sistem Batch menyusun transaksi ke dalam kelompok-kelompok untukpemrosesan. Dalam
pendekatan ini, selalu terdapat jeda waktu antara terjadinyasuatu peristiwa ekonomi dan waktu
yang direfleksikan dalam akun perusahaan.Panjangnya jeda waktu tersebut tergantung pada
frekuensi pemrosesan batch.Sistem real-time memproses transaksi secara individual pada saat
peristiwaekonomi muncul. Karena record tidak dikumpulkan dalam batch maka tidakterdapat jeda
waktu antara munculnya peristiwa ekonomi dan pencatatannya.
b. Sumber Daya
Secara umum, sistem batch memerlkan lebih sedikit sumber daya (seperti biayapemrograman,
waktu komputer, dan pelatihan bagi pengguna) daripada sistemreal-time. Sistem real-time
menggunakan file akses langnsung yang memerlukanperalatan penyimpanannya yang lebih mahal.
Perbedaan sumber daya yangpaling signifikan adalah dibidang pengembangan sistem dan operasi
komputer.Karena sistem batch biasanya lebih sederhana daripada sistem real-time, sistembatch
cenderung memiliki periode pengembangan yang lebih pendek dan lebihmudah untuk dipelihara
oleh para pemrogram.
c. Efisiensi Operasional
Sistem pemrisesan real-time yang menangani sejumlah besar transaksi setiaphari dapat
menciptakan ketidakefisienan operasional. Satu transaksi dapatmemengaruhi berbagai akun.
Namun demikian, beberapa tugas untukmelakukan ini tidak perlu diperbaharui secara real-time.
Bahkan tugas untukmelakukan hal ini memerlukan banyak waktu, sehingg jika dikalikan
denganratusan atau ribuan transaksi, bisa menyebabkan penundaan pemrosesan yangsignifikan.
Namun demikian, pemrosesan batch dari akun yang nonkritismemperbaiki efisiensi operasional
dengan mengeliminasi aktivitas yang tidakdiperlukan pada saat penting dalam pemrosesan.
d. Efisiensi vs Efektifitas
Dalam memilih cara pemrosesan data, desainer harus mempertimbanganmasalah efisiensi dan
efektivitas. Misalnya, para pengguna sistem reservasipenerbangan tidak bisa menungguhingga 100
orang penunpang (ukuran batchyang efisien ) sebelum transaksi diproses. Jika akses segera
informasi saat inipenting bagi kebutuhan pengguna, maka pemrosesan real-time merupakan pilihan
yang logis. Ketika jeda waktu dalam informasi tidak memberikanpengaruh yang merugikan terhadap
kinerja pengguna, dan efisiensi operasionalbisa dicapai melalui pemrosesan secara batch, maka
batch merupakan pilihanyang paling tepat.

2. Pendekatan Pemrosesan data Alternatifa.

a. Sistem Warisan vs Sistem Modern

Tidak semua organissasi menggunakan sistem informasi modern. Beberapaperusahaan
mengggunakan sistem warisan untuk beberapa pemrosesan data.Ketika sistem warisan
digunakan untuk memproses transaksi yang signifikansecara keuangan, auditor perlu
mengetahui cara mengevaluasi dan mengujinya.Sistem warisan umumnya memiliki fitur sberikut
 ini: memiliki aplikasi mainframe,berorientasi pada batch, sistem warisan yang awal
menggunalan file datar untukpenyimpanan data, namun basis data hirarkis dan jaringan sering
berkaitandengan era sistem warisan yang lebih maju. Sistem modern cenderung berbasisklien
servis dan memproses transaksi secara real time. Meskipun ini merupakantren di banyak
organisasi, kita perlu menyadari bahwa banyak sistem mordernyang berbasis mainframe dan
menggunakan pemrosesan batch.
b. Pembaruan File Master dari TransaksiBaik pemrosesan batch maupun pemrosesan real time
yang digunakan,pembaruan record file utama mencakup pembaruan nilai dari satu atau
beberapafield untuk merefleksikan pengaruh dari suatu sistem transaksi.
c. Prosedur Pembuatan Cadabgan Basis dataSetiap record dalam file basis data memiliki lokasi
disket tertentu atau alamatyang ditentukan oleh nilai kunci primernya. Karena hanya satu lokasi
valid yangada untuk record, pembaruan record harus terjadi diteKarena hanya satu lokasivalid
yang ada untuk record, pembaruan record harus terjadi ditempatnya. Figurberikut menunjukkan
teknik ini :

3. Pemrosesan Batch dengan Menggunakan Pengumpulan Data Secara Real-TimePendekatan

pemrosesan data yang populer, khususnya untuk perusahaan besar,adalah menangkap secara
elektronik data transaksi pada sumbernya ketika terjadi.Dengan mendistribusikan kemampuan
input data ke pengguna, kesalahan transaksitentu bisa dicegah atau dideteksi dan dikoreksi
pada sumbernya. Hasilnya adalah filetransaksi yang bebsa dari kebanyakan kesalahan yang
sering terjadi pada sistemwarisan lama. File transaksi kemudian diproses dengan cara batch
untuk mencapaiefisiensi operasiona.

4. Pemrosesan Real-TimeSistem real-time memproses seluruh transaksi pada saat terjadi.sistem

semacam inimemiliki banyak potensi keuntungan, termasuk perbaikan produktivitas,
penguranganpersediaan, peningkatan perputaran persediaan, pengurangan jeda dalam
penagihanpelanggan, dan perbaikan kepuasan pelanggan. Pemrosesan real-time sesuaidengan
sistem yang memproses veolume transaksiyang rendah dan tidak salingberbagi record umum.
Sistem ini menggunakan teknologi local area network (LAN)dan wide area netrwork (WAN).