Rapat ke-3 Diklat

A. Agenda

1. Perkembangan tiap sie

2. Rapat selanjutnya

B. Pembahasan

1. Sekretaris
a. Persuratan yang sudah:
- Peminjaman alat fun rafting
- Pemasangan baliho
- Surat ijin videotron
- Izin pemasangan poster
- Pemberitahuan fun rafting
- Ucapan terima kasih alat
- Ucapan terima kasih instansi
b. Persuratan yang belum :
- Undangan pemateri (29/8)
- Terima kasih pemateri (29/8)
- Peminjaman alat diklat forum (29/8)
- Peminjaman alat diklat lapangan (29/8)
- Terima kasih alat diklat lapangan (29/8)
- Terima kasih alat diklat forum (29/8)
- Perijinan lokasi diklat lapangan (29/8)
- Pemberitahuan lokasi diklat lapangan (30/8)
- Pemeritahuan penyambutan ALB (29/8)
- Pemberitahuan longmarch (30/8)
- Permohonan maaf peminjaman alat mapala (2/9)
- Ijin pembukaan gerbang Jl. Veteran UM (2/9)
- Penutupan portal UKM (2/9)
- Kerjasama UKM (3/10)
- Peminjaman alat KSR forum (29/8)
- Peminjaman alat KSR Diklat Lapangan (29/8)
- Undangan upacara pemberangkatan pengurus (2/9)
- Undangan upacara pemberangkatan ALB (2/9)
- Undangan upacara pemberangkatan pak nurhadi (2/9)
- Ijin jam malam (3/10)
- Permohonan materi KSR (
- Terima Kasih materi KSR (

- Proposal diklat 39 (20/9)

- Presensi Diklat lapangan (3/10)
2. Admin

- Formulir terjual 165 formulir

- Yang sudah mengembalikan formulir 3 orang
- Yang sudah membayar lunas 2 orang
- Yang nyicil 1 orang Rp. 130.000, tapi belum mengembalikan formulir
- Fun climbing sudah terlaksana 2 kali
- Calon diklat sudah dibuatkan grup, panitia yg masuk ketupel, admin, forum
- Beberapa anak keluar grup karena ijin orang tua
- Jumlah anak yg ada di grup 139 orang
- Kendala admin : tidak semua calon anggota muncul di grup saat ada
pengumuman, tidak ada yamg back up admin

3. Bankes
- Surat sehat h-3 sebelum kegiatan
- Kerjasama dengan poliklinikUM h-3 diklat
- Pengurusan surat H-1 bulan diklat
- Kerjasama dg poliklinik hanya 1 hari
- Tes fisik masih nunggu dari korlap tentang klasifikasi anak yg boleh berangkat
diklat
- Fungsi surat sehat untuk jadi dokumen yg mengesahkan untuk memberangkatkan
anak diklat
- Saran : mengadakan kerjasama untuk melakukan check up yg profesional untuk
benar-benar mengecek penyakit/ kendala anak.
- Antisipasi biar gak kecolongan ada kendala, di formulir oprec selain minta surat
sehat, minta jg rekam medik
- Admin juga kalo bisa pas kegiatan fun climbing atau fun rafting tanya2 penyakit
ke peserta

4. Humas
- Sudah mengirim surat peminjaman aula saat demo ukm untuk diklat forum,
wawancara, dan briefing
- Sudah mengurus ijin baliho dan video tron
- Sudah menyebar poster di semua fakultas, selain FT,FIK, dan FIS. Di FT
kendalanya udah dikasi ke DMF dan ditindak lanjuti besok. Di FIS, sudah
menghubungi DMF, tapi belum ada respon. Di FIK DMF nya tutup dan disuruh
ke kasubag akademik, tapi masih rapat. Sekret DMF buka jam setengah 5 an, tapi
surat ijin dan poster belum ditempel . deadline 28-08
- Untuk mengubungi transportasi udah nanya2 ke mas jafar tapi belum fiks karena
belum tau jalur. Jalur perjanan : sekret MPA Jonggring Salaka-Dinoyo-
Landungsari-Batu-Pujon-Desa Pandesari
- Pemasangan baliho deadline 28-08
- informasi transportasi diklat lapangan, pick up buat barang2 pas pulang, satu
truck untuk peserta diklat 39, satu truck buat panitia DEADLINEnya pada rapat
selanjudnya
 - pick -up nya buat angkut barang pulang
- kendala tiap sie : kurang aktifnya anggota
- jarkoman rapat kurang masimal
- saran : menuliskan jadwal rapat di papan putih, di pc satu2, dan hasil rapat
ditempel di papan

5. Peralatan
- Peralatan diklat forum :
Geber 1 (STK-AK/ Samin)
Mic plus sound 1 (Mas kliwir/ Dany 37)
Karpet 6 (JS, Hampa, Himafo)
LCD 1 (Terbuat dari Banner sama rangka bambu)
Proyektor 1 (MPIK/ Tursina/ Kopma/ Dimpa)
Meja pemateri + taplak 1 (Anggota JS)
Kabel olor 3 (JS, Raihan, Mas afrin)
Papan tulis + ATK 1 ( JS)
Bendera 15 ( Merah putih, JS, angkatan)
Buku materi 50
Block note 50
Kompas 12 (JS, dan mapala lain)
Peta 6 (JS)
Protaktor 6 (JS)
Nesting 1 (JS)
Parafin 1 (JS)
Carrier 1 (JS)
Matras 1 (JS)
Ponco 1 (JS)

- Peralatan diklat lapangan :

HT 12 (JS, Dimpa, Mapalipma, Dany 37, Mapawika, RAPI
: Andika 34/Doren)
Peta 6 (JS)
Kompas 12 (JS, dan mapala lain)
Protaktor 6 (JS)
Webbing 20 (JS)
Scarf 50 (JS)
Kaos 50 (JS)
Flysheet 8 (anggota JS)
Kresek merah 1 pack besar (untuk sitaan , segel per hari)
Kresek sedang ( barang elektronik)
Spidol permanen 2 (JS)
Kertas stempel diklat 150 (Sie peralatan diklat)
Trashbag 1 pack (sie peralatan diklat)
Parang 4 (anggota JS)
Label nama kelompok
 Label nama peserta 6 (sie peralatan diklat)
Super stick
Lakban bening
Antena larson dan kabel

- Basecamp
Aki dan charnger 3 (anggota JS}
Kompor lapangan (anggota JS)
Gas butana 4 (sie peralatan Diklat)
Nesting (anggota JS)
Lilin 2 pak (sie peralatan diklat)
Rafia 1 bundel (sie peralatan)
Flysheet 1 (anggota JS)
Pisau tebas 2 (anggota JS)

- Peralatan Konsumsi lapangan

Kompor butana 25
Nesting 25
Gas butana 82
Jurigen 10
Tuperware besar 5
Piring + sendok 25
Cobek + ulekan 25
Pisau 15
Talenan 9
Teko 2
Gelas pelastik 15
Centong 5
Sendok sayur 5
Jampel 10

6. PDD
- Desain
Kaos (sudah)
Scarf (sudah)
Block note + buku materi (sudah)
Banner baliho 3x4 (sudah)
Stiker (sudah)
Video tron (sudah)
Poster fakultas (sudah)
Name tag (belum) deadline 01-09
Bendera (belum) deadline 23-09
- Jumlah kamera itu gak perlu nunggu plottingan tempat, tapi PDD sendiri yg
menentukan
 - Biar PDD gak buta arah ikut aja survei
- Kalo bikin stiker, atau cover buku, dikasi alamat sosmed dan logo UM

7. Konsumsi
- Sudah melist peralatan
- Sudah membuat menu makan forum dan diklat lapangan
- Belum membuat reng-rengan dana

8. Forum
- Sudah membuat rundown diklat forum + konsep (tinggal konfirmasi)
- Sudah membuat anggaran peserta diklat
- Sudah memplot pemateri dan follow-up
- Sudah memilih pembawa acara pada dikat forum
- Sudah mem-PJ kan ice breaking
- Sudah booking aula
- Form wawancara dan tertulis sudah dibuat dan sudah dikonsultasikan
- Sudah memplot tim wawancara
- Sudah merekap beberapa informasi dari calon anggota
- Sudah membuat presensi fun climbing, fun rafting, technical meeting,
wawancara, tes fisik, latfis, latker, dan diklat forum.
Anggaran dana forum :
- Buku materi 15.000
- Block note 3.000
- Makan 3x @10K 30.000
- Scarf 10.000
- Stiker 2.000
- Snack 8.000
- Kaos 50.000
- Transport 50.000
- Tiket masuk 15.000
- Bendera, id card, prusik 4.000
- Lain-lain 8.000
195.000
- Seharusnya bendahara udah bikin reng-rengan dana kira-kira total dana diklat
butuh berapa
- kalau bisa ada uang 1.5 juta yang diam buat jaga-jaga
Saran mass pras : kalau bisa konsumsinya di press lagi
Mbak tal : kalo bisa semua panitia juga ikut iuran
Mbak gina : kalo bisa biaya panitia di gratiskan
Rapat selanjutnya harga anggaran peserta (RAPAT KE 4)

- Perkembangan calon peserta :

Kendalanya masih tanggal tua jadi calon peserta masih belum bisa mengembalikan formulir.
Tetapi calon peserta aktif bertanya.
Rundown admin dan CO forum untuk stay di sekret untuk pengembanlian formulir calon
peserta.
Pewawancara : mas imam, mbak pet, mas galih, mbak Hilda (kondisional), ketupel
(kondisional), mbak anggun.
Nambah hari untk pengembalian formulir diizinkan.

9. Bendahara
Data Anggaran Tiap Sie :
- Sie PDD
Stiker 11x4k = 44k
Banner 2x168k = 336k
Poster 16x2.5k= 40k
Dekorasi demo ukm = 30k
Total 450k
- Sie Bankes
6 kotak + 6Oxycan
1 termos air
1 dragbag
Kain bidai
= 360k
- Lain-lain : 100k
= 460k
- Admin
Fc 120k
Kwitansi 5k
= 125k
- Sekretaris
Fc 200k
Print 50k
1 buah lem 3k
=253k
- Sie peraalatan
Total 4.230k
- Humas dan konsumsi
Total 5.518k
 Pengeluaran pra Demo UKM

- PDD
poster apro 25k
stiker bontax 24k
stiker 16k
stiker bontax 20k
lakban 9k
banner 50k

- Admin
Fc formulir 50k
= 194k

KorLap
Sudah survei 6 Kali
Sudah ngeFixkan tempat diklat
Sudah survei longmarch
Sudah Fix flying camp
Sudah memilih back up korlap (Febrian)

Belum survei komunikasi

Belum membuat silabus