RINGKASAN MATERI AKTUALISASI, MONITOR, CONTROL, EVALUASI, REPORTING

ORGANIZATION, TRAINING, MUTASI, TURN OVER, KINERJA DALAM ORGANISASI

DAN JOBS DESCRIPTION

A. Aktualisasi Diri
1. Pengertian

Menurut Goldstein, salah satu pengembang teori organismik menyatakan

bahwa aktualisasi diri adalah motivasi utama (dorongan utama individu) yang berarti
bahwa manusia terus menerus berusaha merealisasikan potensi-potensi yang ada pada
dirinya, dalam setiap kesempatan yang terbuka bagi dirinya. Berdasarkan pada tujuan
utama inilah yang nantinya mampu memberikan arah dan kesatuan pada kehidupan
seseorang. (Hall: 1993, 74).
Menurut Maslow, setiap orang harus berkembang sepenuh kemampuannya.
Kebutuhan manusia untuk bertumbuh, berkembang, dan menggunakan
kemampuannya disebut Maslow sebagai aktualisasi diri. Maslow juga menyebut
aktualisasi diri sebagai hasrat untuk makin menjadi diri sepenuh kemampuan sendiri,
menjadi apa menurut kemampuan yang dimiliki. Kebutuhan akan aktualisasi diri ini
biasanya muncul setelah kebutuhan akan cinta dan akan penghargaan terpuaskan
secara memadai (Goble, 1987: 77).
2. Kebutuhan akan Aktualisasi Diri

a. Kebutuhan fisiologis (physiological),

b. Kebutuhan keamanan dan keselamatan (safety),
c. Kebutuhan rasa memiliki sosial dan kasih sayang (social),
d. Kebutuhan terhadap penghargaan (esteem),
e. Kebutuhan aktualisasi diri (self actualization),
3. CIri-ciri orang yang mengaktualisasikan Diri
a. Mengamati Realitas Secara Efisien
b. Penerimaan Umum atas Kodrat Orang Lain dan Diri Sendiri
c. Spontanitas, kesederhanaan dan kewajaran
d. Focus pada Masalah-masalah di Luar Diri Mereka
e. Kebutuhan akan Privasi dan Independensi
f. Apresiasi yang Senantiasa Segar
g. Minat Sosial
h. Kreativitas
4. Daya Dorong untuk Aktualisasi
Maslow mengatakan daya penggerak yang mendorong seseorang untuk
mencapai aktualisasi diri disebut dorongan karena pertumbuhan atau memotivasi
 (disebut juga “being motivation atau B-motivation”). Awalan “meta” berarti sesudah
atau melampaui dan memotivation barati bergerak melampaui ide traditional tentang
dorongan.
5. Hambatan-hambatan dalam Aktualisasi Diri
a) Berasal dari individu itu sendiri yakni berupa ketidak tahuan, keraguan bahkan
bisa karena ketakutan yang dialami oleh individu itu sendiri.
b) Berasal dari luar atau masyarakat, biasanya berupa kecenderungan untuk
mendispersonalisasikan individu, kerepresian sifat-sifat, bakat, potensi.
B. Monitor
1. Pengertian

Monitoring didefenisikan sebagai siklus kegiatan yang mencakup

pengumpulan, peninjauan ulang, pelaporan, dan tindakan atas informasi suatu proses
yang sedang diimplementasikan (Mercy, 2005). Umumnya, monitoring digunakan
dalam checking antara kinerja dan target yang telah ditentukan.
2. Fungsi Monitoring
Pada dasarnya, monitoring memiliki dua fungsi dasar yang berhubungan,
yaitu compliance monitoring dan performance monitoring (Mercy, 2005).
Compliance monitoring berfungsi untuk memastikan proses sesuai dengan harapan.
Sedangkan performance monitoring berfungsi untuk mengetahui perkembangan
organisasi dalam pencapaian target yang diharapkan.
Umumnya out put berupa progress report process. Out put diukur secara
deskriptif maupun non-deskriptif. Out put monitoring bertujuan untuk mengetahui
kesesuaian proses telah berjalan. Output monitoring berguna pada perbaikan
mekanisme proses/kegiatan dimana monitoring dilakukan.
3. Efektivitas Sistem Monitoring

System monitoring akan memberikan dampak yang baik bila dirancang dan
dilakukan secara efektif (Mercy, 2005);
a) Sederhana dan mudah dimengerti (user friendly). Monitoring harus dirancang
dengan sederhana namun tepat sasaran.
b) Focus pada beberapa indicator utama. Indicator diartikan sebagai titik kritis dari
suatu scope tertentu.
c) Perencanaan matang terhadap aspek-aspek teknis. Tujuan perancangan system
adalah aplikasi teknis yang terarah dan terstruktur.
d) Prosedur pengumpulan dan penggalian data.
4. Tujuan Sistem Monitoring
Adapun tujuan dari system monitoring adalah (Amsler, dkk:2009) yaitu:
 1) Memastikan suatu proses dilakukan sesuai prosedur yang berlaku. Sehingga
proses berjalan sesuai jalur yang disediakan (on track)
2) Menyediakan probabilitas tinggi akan keakuratan data bagi pelaku monitoring.
3) Mengidentifikasi hasil yang tidak diinginkan pada suatu proses dengan cepat
(tanpa menunggu proses selesai)
4) Menumbuh kembangkan motivasi dan kebiasaan positif pekerja
5. Bentuk-bentuk Sistem Monitoring
Mengemukakan tujuh bentuk aktivitas dari system monitoring, yaitu (William,
1998):
1) Observasi proses kerja, misalnya dengan melakukan visit pada fasilitas kerja
2) Membaca dokumentasi laporan, berupa ringkasan kinerja dan progress repot
3) Melihat display data kinerja lewat layar computer
4) Melakukan inspeksi sampel kualitas dari suatu proses kerja
5) Melakukan rapat pembahasan perkembangan secara individual maupun grup
6) Melakukan survey klien/konsumen untuk menilai kepuasan akan produk atau
layanan jasa suatu organisai
7) Melakukan survey pasar untuk menilai kebutuhan konsumen sebagai pedoman
dalam tindak lanjut perbaikan
C. Evaluasi
1. Pengertian

Pendapat William N. Dunn, istilah evaluasi mempunyai arti yaitu: “Secara

umum istilah evaluasi dapat disamakan dengan penaksiran (appraisal), pemberian
angka (rating) dan penilaian (assessment), kata-kata yang menyatakan usaha untuk
menganalisis hasil kebijakan dalam arti satuan nilainya. Dalam arti yang lebih
spesifik, evaluasi berkenaan dengan produksi informasi mengenai nilai atau manfaat
hasil kebijakan” (Dunn, 2003:608).

2. Syarat Pelaksanaan Evaluasi

a. Kesahihan menggantikan kata validitas ( validity ) yang dapat diartikan sebagai
ketepatan evaluasi mengevaluasi apa yang seharusnya di evaluasi.
b. Keterandalan evaluasi berhubungan dengan masalah kepercayaan, yakni tingkat
kepercayaan bahwa suatu instrument evaluasi mampu memberikan hasil yang
tepat. Gronlund dalam Dimyati dan Mudjiono mengemukakan bahwa,
“keterandalan menunjukkan kepada konsistensi ( keajegan ) pengukuran yakni
bagaimana keajegan skor tes atau hasil evaluasi lain yang berasal dari pengukuran
yang satu ke pengukuran yang lain”.
c. Kepraktisan evaluasi dapat diartikan sebagai kemudahan-kemudahan yang ada
pada instrument evaluasi baik dalam mempersiapkan, menggunakan,
menginterpretasi/ memperoleh hasil, maupun kemudahan dalam menyimpannya.
3. Karakteristik Evaluasi
 a) Fokus nilai. Evaluasi berbeda dengan pemantauan, dipusatkan pada penilaian
menyangkut keperluan atau nilai dari sesuatu kebijakan dan program.
b) Interdependensi Fakta-Nilai. Tuntutan evaluasi tergantung baik ”fakta”
maupun “nilai”.
c) Orientasi Masa Kini dan Masa Lampau. Tuntutan evaluatif, berbeda dengan
tuntutan-tuntutan advokat, diarahkan pada hasil sekarang dan masa lalu,
ketimbang hasil di masa depan.
d) Dualitas nilai. Nilai-nilai yang mendasari tuntutan evaluasi mempunyai
kualitas ganda, karena mereka dipandang sebagai tujuan dan sekaligus cara.
(Dunn, 2003:608-609)
Table 1 Kriteria Evaluasi
Tipe Kriteria Pernyataan Ilustrasi
Efektivitas Apakah hasil yang diinginkan Unit pelayanan
telah dicapai?
Efisiensi Seberapa banyak usaha Unit biaya
diperlukan untuk mencapai Manfaat bersih
hasil yang diinginkan? Rasio biaya-manfaat
Kecukupan Seberapa jauh pencapaian Biaya tetap
hasil yang diinginkan (masalah tipe I)
memecahkan masalah? Efektivitas tetap
(masalah tipe II)
Perataan Apakah biaya dan manfaat Kriteria Pareto
didistribusikan dengan merata Kriteria kaldor-Hicks
kepada kelompok-kelompok Kriteria Rawls
tertentu?
Resposivitas Apakah hasil kebijakan Konsistensi dengan
memuaskan kebutuhan, survai warga negara
preferensi atau nilai
kelompok-kelompok tertentu?
Ketepatan Apakah hasil (tujuan) yang Program publik harus
diinginkan benar-benar merata dan efisien
berguna atau bernilai?

4. Fungsi Evaluasi
Evaluasi mempunyai beberapa fungsi yaitu :
a) Memberi informasi yang valid mengenai kinerja kebijakan, program dan
kegiatan, yaitu mengenai seberapa jauh kebutuhan, nilai dan kesempatan telah
dicapai.
b) Memberi sumbangan pada klarifiaksi dan kritik.
c) Memberi sumbangan pada aplikasi metode analisis kebijakan, termasuk
perumusan masalah dan rekomendasinya
D. Control/Pengawasan
1. Pengertian
Menurut seminar ICW pertanggal 30 Agustus 1970 mendefenisikan bahwa “
Pengawasan sebagai suatu kegiatan untuk memperoleh kepastian apakah suatu
pelaksaan pekerjaan / kegiatan itu dilaksanakan sesuai dengan rencana, aturan-aturan
dan tujuan yang telah di tetapkan”. Jika memperhatikan lebih jauh, yang menjadi
pokok permasalahan dari pengawasan yang dimaksud adalah, suatu rencana yang
telah di gariskan terlebih dahulu apakah sudah di laksanakan sesuai dengan rencana
semula dan apakah tujuannya telah tercapai.
Akan tetapi kalau di terjemahkan begitu saja istilah controlling dari bahasa
Inggris, maka pengertiannya lebih luas dari pengawasan yaitu dapat diartikan sebagai
pengendalian, padahal kedua istilah ini berbeda karena dalam pengendalian terdapat
unsur korektif. Istilah pengendalian berasal dari kata kendali yang berarti mengekang
atau ada yang mengendalikan. Jadi berbeda dengan istilah pengawasan, produk
langsung kegiatan pengawasan adalah untuk mengetahui sedangkan kegiatan
pengendalian adalah langsung memberikan arah kepada objek yang di kendalikan.
2. Prinsip Pengawasan
a) Objektif dan menghasilkan data.
b) Berpangkal tolak dari keputusan pimpinan.
c) Preventif.
d) Bukan tujuan tetapi sarana.
e) Apa yang salah
f) Membimbing dan mendidik.
3. Tujuan Pengawasan
a) Mengetahui lancar atau tidaknya pekerjaan tersebut sesuai dengan yang telah
direncanakan.
b) Memperbaiki kesalahan-kesalahan yang dibuat dengan melihat kelemahan-
kelemahan, kesulitan-kesulitan dan kegagalan-kegagalan dan mengadakan
pencegahan agar tidak terulang kembali kesalahan-kesalahan yang sama atau
timbulnya kesalahan baru.
c) Mengetahui apakah penggunaan fasilitas pendukung kegiatan telah sesuai dengan
rencana atau terarah pada pasaran.
d) Mengetahui hasil pekerjaan dibandingkan dengan yang telah ditetapkan dalam
perencanaan semula.
e) Mengetahui apakah segala sesuatu berjalan efisien dan dapatkah diadakan
perbaikan-perbaikan lebih lanjut sehingga mendapatkan efisiensi yang besar.
4. Jenis-Jenis Pengawasan
Saiful Anwar menyebutkan bahwa berdasarkan bentuknya pengawasan dapat
dibedakan sebagai berikut :
 a) Pengawasan internal yaitu pengawasan yang dilakukan oleh suatu badan atau
organ yang secara organisatoris/struktural termasuk dalam lingkungan
pemerintahan itu sendiri.
b) Pengawasan eksternal dilakukan oleh organ atau lembaga-lembaga yang
secara organisatoris/struktural berada di luar pemerintah dalam arti eksekutif.
Penyelenggaraan pengawasan dapat dilakukan berdasarkan jenis-jenis
pengawasan yaitu :
1) Pengawasan dari segi waktunya
2) Pengawasan dari segi sifatnya
Pengawasan ditinjau dari segi waktunya dibagi dalam dua kategori yaitu
sebagai berikut :
a) Pengawasan a-priori atau pengawasan preventif
b) Pengawasan a-posteriori atau pengawasan represif
Pengawasan dapat diklasifikasikan atas beberapa jenis, dengan tinjauan dari
beberapa segi. Antara lain:
a. Pengawasan ditinjau dari segi cara pelaksanaanya dibedakan atas:
1. Pengawasan Langsung
2. Pengawasan tidak langsung
b. Pengawasan ditinjau dari segi hubungan antara subjek pengawasan dan
objek yang diawasi. Ditinjau dari segi pengawasan yang dilakukan
oleh subjek pengawas, pengawasan ini masih dibagi atas beberapa
bagian antara lain:
1) Pengawasan intern.
2) Pengawasan ekstern.
3) Pengawasan dilihat dari segi kewenangan
c. Pengawasan yang melihat dari segi pelaksanaan pekerjaan masih .
dibagi atas beberapa bahagian yaitu:
1. Pengawasan preventif adalah pengawasan yang dilakukan
sebelum pekerjaan mulai dilaksanakan,
2. Pengawasan refresif
5. Tujuan Pengawasan
1) Diperolehnya data yang dapat diolah dan selanjutnhya dijadikan dasar bagi usaha
perbaikan kegiatan di masa yang akan datang dan meliputi berbagai aspek antara
lain : perencanaan, organisasi, bimbingan, pengarahan dan lainlain termasuk
kegiatan profesional.
2) Memperoleh cara bekerja yang paling efisien, tepat serta berhasil dengan cara
yang terbaik untuk mencapai tujuan.
3) Memperoleh data tentang adanya hambatan-hambatan dan kesukarankesukaran
yang dihadapi dapat dikurangi ataupun dihindari.
 4) Memperoleh data yang dapat dipergunakan untuk meningkatkan carakerja
aparatur pemerintah dalam berbagai bidang.
5) Agar mudah diketahui sudah sejauhmana tujuan yang hendak dicapai sudah
dapat direalisasikan
6) Untuk lebih meningkatkan pelayanan terhadap kepentingan masyarakat.
6. Sistem dan Proses Pengawasan
Dalam proses pengawasan secara umum menurut M.Manullang terdiri dari
tiga fase, yaitu :
a. Menetapkan alat pengukur/standard
b. Mengadakan penilaian
c. Mengadakan perbaikan

Laporan merupakan bentuk komunikasi yang dapat dilakukan secara

tertulis atau lisan mengenai sesuatu hal tertentu sesuai dengan tujuan
penulisannya.
Pelatihan adalah sesuatu proses pendidikan jangka pendek dengan
menggunakan prosedur yang sistematis dan terorganisir, sehingga karyawan
operasional belajar pengetahuan teknik pengerjaan dan keahlian untuk tujuan tertentu.
Mutasi atau perpindahan jabatan/pekerjaan merupakan fenomena yang biasa
terjadi pada suatu perusahaan. Perubahan posisi jabatan/pekerjaan disini masih dalam
level yang sama dan juga tidak diikuti perubahan tingkat wewenang, tanggung jawab,
status, kekuasaan dan pendapatannya, yang berubah dalam mutasi hanyalah bidang
tugasnya.
Turnover itu merupakan jumlah karyawan yang pergi atau keluar dari
perusahaan secara sukarela dan tidak sukarela dalam periode tertentu dan
memutuskan kerja dengan perusahaan secara permanen.
Kinerja dalam organisasi, merupakan jawaban dari berhasil atau tidaknya
tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Para atasan atau manajer sering tidak
memperhatikan kecuali sudah sangat buruk atau segala sesuatu jadi serba salah.
Terlalu sering manajer tidak mengetahui betapa buruknya kinerja telah merosot
sehingga perusahaan / instansi menghadapi krisis yang serius. Kesan buruk organisasi
yang mendalam berakibat dan mengabaikan tanda peringatan adanya kinerja yang
merosot.
Untuk bisa menerapkan motto "The Right Man on the Right Place at the Right
Time" ada beberapa hal yang harus diketahui. Dari sudut perusahaan, maka unsur
pertama yang harus diketahui adalah unsur "PLACE-" nya, sebab perusahaan sebagai
organisasi adalah wadah tempat manusia (MAN) bekerja. Tempat bekerja ini
seringkali secara lebih spesifik disebut sebagai JABATAN.