MAKALAH ENTERPRISE RECOURSE PLANNING (ERP)

SEJARAH ERP

FAUZIAH DWI YULIA (023 2017 0166)

FAKULTAS EKONOMI, AKUNTASI

UNIVERSITAS MUSLIM INDONESIA
2018/2019
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL........................................................................................................i
KATA PENGANTAR.....................................................................................................ii
DAFTAR ISI...................................................................................................................iii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang.........................................................................................................................1
1.2 Rumusan Masala.....................................................................................................................2
1.3 Tujuan Penelitian...................................................................................................................3
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian ERP (Enterprise Resource Planning)……………………………….........4
2.2 Konsep Dasar Enterprise Resource Planning (ERP)…………………………..........5
2.3 Karakteristik Enterprise Resource Planning (ERP)…………………………….......6
2.4 Modul – Modul Standar Enterprise Resource Planning (ERP)..........................7
2.5 Keuntungan Enterprise Resource Planning (ERP)..................................................8
2.6 Kerugian dan Kelemahan Enterprise Resource Planning (ERP)…………........9
2.7 Keberhasilan Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP)………………10
2.8 Kegagalan Enterprise Resource Planning (ERP) dan Cara Mengatasinya...11
2.9 Software Enterprise Resource Planning (ERP).......................................................12
2.10 Biaya Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP)………………….....13
2.11 Perusahaan Pengguna Enterprise Resource Planning (ERP)………………...14
BAB III LEMBAGA UMUM Enterprise Resource Planning (ERP)
3.1 Sejarah Perkembangan Enterprise Resource Planning (ERP)
BAB IV KESIMPULAN
 BAB 1
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Sejak 1990-an, Enterprise Resource Planning System (ERP System) telah banyak
digunakan oleh perusahaan-perusahaan di seluruh dunia menggantikan sistem
informasi yang telah dikembangkan sebelumnya (Parr and Shanks, 2000; Soffer et
al., 2005; Motwani et al., 2005; Chang dan Vichita, 2002). Menurut Lee (2000),
aplikasi ERP merupakan paket yang mengintegrasikan fungsi-fungsi bisnis yang
penting ke dalam satu sistem informasi melalui sharing database yang terintegrasi.
Sistem ERP dirancang untuk membantu organisasi didalam mengelola sumber daya
yang dimilikinya secara terintegrasi. Davenport dalam Hawking et al. (2004)
menyebutkan terdapat tiga manfaat utama implementasi sistem ERP yaitu
integrasi, optimisasi dan informasi.

Integrasi adalah manfaat ketika perusahaan mampu mengintegrasikan data dan

proses secara internal dan eksternal dengan pelanggan dan supplier. Optimisasi
adalah manfaat pada saat perusahaan mampu menstandarisasi proses bisnis
dengan best practice yang ada, sedangkan informasi adalah kemampuan untuk
menyediakan informasi yang kontekstual untuk mendukung pengambilan
keputusan yang efektif. Akan tetapi, Martin dalam Parr and Shanks (2000)
menyebutkan bahwa 90% dari proyek implementasi ERP ternyata terlambat atau
melebihi anggaran (over budget), bahkan beberapa proyek implementasi ERP
berakhir dengan kegagalan.

Untuk menghindari terjadinya kegagalan dalam implementasi ERP, Bancroft (1996),

Ross (1998) dan Markus and Tanis (1999) mengajukan model implementasi ERP
untuk memperoleh pemahaman yang mendalam mengenai proses ERP serta
memberikan panduan untuk kesuksesan implementasi ERP. Parr and Shanks (2000)
mengembangkan suatu model Project Phase Model (PPM) yang merupakan sintesis
dari model-model proses implementasi ERP yang sudah ada dan memfokuskan
pada proyek implementasi.

Deloitte dalam Hawking (2004) menyatakan bahwa proses untuk mencapai

manfaat tambahan dari implementasi sistem ERP disebut sebagai second wave
implementation. Deloitte meyakini bahwa terdapat sejumlah fase yang terjadi pada
post-project yaitu stabilize, synthesize dan synergize. Botta-Genoulaz et al. (2005)
menyebutkan bahwa adanya trap-trap yang muncul setelah proyek ERP go live.
Genoulaz melakukan penelitian terhadap 217 perusahaan di perancis yang telah
menerapkan sistem ERP. Trap yang muncul diantaranya karena perusahaan tidak
merencanakan post-project dengan baik. Trap ini ditemukan pada 13% dari jumlah
perusahaan tersebut. Namun demikian, penelitian-penelitian sebelumnya belum
memfokuskan pada langkah-langkah konkrit yang harus dilakukan perusahaan pada
fase postproject sistem ERP. Pada Penelitian ini akan dijelaskan pentingnya fase
postproject pada penerapan sistem ERP dan bagaimana aktivitas-aktivitas pada fase
post-project berkontribusi terhadap perolehan benefit.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang sudah dijelaskan¸ maka dirumuskan permasalahan

pada penelitian ini adalah bagaimanakah framework yang menjelaskan pengelolaan
post-project sistem ERP? Untuk menjawab pertanyaan tersebut maka perlu
dijabarkan sebagai berikut:
• Proses apa saja yang terjadi pada fase post-project sistem ERP?
• Aktivitas-aktivitas apa saja yang ada pada tiap-tiap proses?
• Bagaimana seluruh aktivitas pada tiap-tiap proses berkontribusi terhadap
perolehan benefit
1.3. Tujuan Penelitian

Dari rumusan permasalahan tersebut, maka pada penelitian ini akan dihasilkan
framework pengelolaan post-project sebagai acuan bagi perusahaan dalam
tahapan post-project sistem ERP.

1.4. Pembatasan Masalah

Untuk membatasi permasalahan, maka dilakukan pembatasan masalah yaitu: -

Penelitian ini dilakukan di dua perusahaan BUMN yaitu PT. Krakatau Steel dan PT
Telekomunikasi Indonesia, Tbk (PT Telkom) - Penelitian hanya dilakukan pada divisi
menerapkan modul-modul ERP (sistem sudah go-live) - Penelitian di PT Krakatau
Steel dilakukan pada Direktorat SDM dan Umum yang menerapkan Modul SAP
Human Resource (HR). - Penelitian di PT Telkom dilakukan pada Direktorat
Keuangan yang menerapkan Modul SAP Financial and Control (FICO).

1.5. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan tesis dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

Pendahuluan Bab ini membahas latar belakang penelitian, rumusan permasalahan,
tujuan penelitian , serta batasan dari permasalahan yang diteliti.
Tinjauan Pustaka Dalam bab ini dibahas teori-teori yang mendasari penelitian. Pada
penelitian ini tentu saja teori-teori utama adalah mengenai ERP system dan
bagaimana sistem dijalankan pada tahap post implementasi.
Metodologi Penelitian Bab ini membahas langkah-langkah penelitian dari awal
hingga akhir
Pengumpulan dan Pengolahan Data Bab ini membahas penjelasan teknik
secara rinci bagaimana data dikumpulkan beserta pengolahannya.
Analisis Dalam bab ini dilakukan analisa terhadap hasil penelitian
Kesimpulan dan Saran Bab ini memaparkan kesimpulan dari analisa penelitian serta
saran untuk penelitian lebih lanjut.
 BAB II
LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian ERP (Enterprise Resource Planning)

Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa
Inggris-nya Enterprise Resource Planning, adalah sistem informasi yang
diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan
mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan
aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan (Wikipedia,
2010).

Enterprise Resource Planning merupakan sebuah teknologi sistem informasi yang

terintegrasi dan digunakan oleh manufaktur kelas dunia dalam meningkatkan
kinerja perusahaan. ERP adalah suatu sistem, baik sebagai suatu sistem
perencanaan ,maupun sebagai sistem informasi (Indrajit dan Permono, 2005).
Menurut O’Leary, ‘ERP systems are computer based systems designed to process an
organization’s transactions and facilitate integrated and real-time planning
,production, and customer response. In particular ERP systems will be assumed to
have certain characteristic’ (Indrajit dan Permono, 2005).

Berdasarkan gambar.1, ERP (Enterprise resource Planning) adalah perkembangan

lebih lanjut dari MRP, closed-loop MRP dan MRP. Dari namanya dapat disimpulkan
bahwa ERP cakupannya lebih luas dari MRP II. Kedua-duanya menyangkut
perencanaan. MRP II adalah perencanaan yang sudah lebih luas dari pendahulunya,
yaitu MRP, karena mengintegrasikan perencanaan material dengan perencanaan
lain seperti perencanaan bisnis, perencanaan penjualan, perencanaan produksi dan
perencanaan keuangan.Namun MRP II sebagaimana namanya yaitu Manufacture
Resouce Planning, masih terfokus dengan perencanaan yang langsung berkaitan
dengan manufaktur, sedangkan ERP (EnterpriseRresoruce Planning) juga masih
mengenai perencanaan, tetapi mencakup hal yang lebih luas lagi tidak hanya
bersangkutan langsung dengan manufaktur, tetapi mencakup seluruh perusahaan.
2.2 Konsep Dasar Enterprise Resource Planning (ERP)
Berikut ini adalah konsep dasar tentang Enterprise Resource Planning (ERP), antara
lain:

 Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari

istilah bahasa Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem
informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa
yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang
berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di
perusahaan bersangkutan.
 ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan
bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem
ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan
pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship
Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

2.3 Karakteristik Enterprise Resource Planning (ERP)

Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:

 Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan

client-server baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.
 Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.
 Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.
 Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan
data.
 Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.

Sedangkan karakteristik ERP menurut Daniel E. O’Leary meliputi hal-hal sebagai

berikut :

 Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk
lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau
berbasis jaringan.
  Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.
 Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan.
 Sistem ERP menggunakan basis data perusahaan yang secara tipikal
menyimpan setiap data sekali saja.
 Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time)
 Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi
dan kegiatan perencanaan.

2.4 Modul – Modul Standar

Sedangkan modul-modul standar yang biasanya terintegrasi di dalam suatu sistem
ERP setidaknya minimal terdiri atas:

 Keuangan
 Akuntansi Finansial : Secara fungsional modul akuntansi finansial berfungsi
untuk mengumpulkan dan mengelola seluruh data finansial hingga mampu
menyajikan laporan dari hasil relasi data dari beberapa departemen.
 Kontrol : Modul kontrol ini berfungsi untuk mengelola data-data yang
terkait dengan antara lain akuntansi laba biaya, cost center, manajemen
proyek, dsb.
 Fixed Asset Management : Dalam menjalankan operasionalnya setiap
lembaga memiliki beban biaya yang dikeluarkan untuk investasi aktiva
tetap, sewa dan gedung. Dalam modul ini mendukung pekerjaan
pengadaan, pemeliharaan, penjualan/penghapusan, penarikan hingga
depresiasi nilai aktiva.
 Logistik
Modul logistik secara fungsional digunakan untuk memproses pengadaan,
penjualan dan distribusi logistik yang digunakan oleh perusahaan.
 Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia adalah asset terbesar perusahaan yang memerlukan
pengelolaan yang baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadualan dan
pemrosesan gaji.
Pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yang terkait sumber daya manusia seperti
pembayaran gaji, manajemen tugas, ongkos tugas luar kantor,
 bonus/kompensasi, perekrutan hingga perencanaan kebutuhan tenaga
kerja dapat dikelola oleh modul sumber daya manusia.
 Business Process Support
Setiap perusahaan selalu terkait dengan masalah manajemen arus kerja
dan solusi industri. Kedua hal tersebut digunakan sebagai kendali atas
setiap unit fungsi yang ada di dalam perusahaan.
 Rantai Pasokan (SCM = supply chain management)
SCM sebenarnya adalah modul yang menjadi fokus yang mutakhir dalam
pengembangan sistem ERP.
Penerapan SCM yang baik dengan memanfaatkan Internet adalah solusi
yang sangat efektif dalam penghematan biaya perusahaan. Proses
perencanaan hingga optimalisasi penyimpanan dan penggunaan logistik
sangat membantu dalam memperbaiki prediksi permintaan serta efisiensi
bagi perusahaan.
 Dukungan E-Commerce
Transaksi elektronik yang terintegrasi melalui media Internet adalah tren
masa kini yang mendorong terjadinya proses bisnis komersial yang efektif.
Dengan dukungan e-commerce yang baik maka produsen dapat langsung
berhadapan dengan pengguna akhirnya yang berakibat pada pemotongan
biaya yang cukup signifikan.

2.5 Keuntungan Enterprise Resource Planning (ERP)

Keuntungan dari implementasi ERP antara lain:
 Integrasi data keuangan. Oleh karena semua data disimpan secara terpusat,
maka para eksekutif perusahaan memperoleh data yang up-to-date dan
dapat mengatur keuangan perusahaan dengan lebih baik.
 Standarisasi Proses Operasi. ERP menerapkan sistem yang standar, dimana
semua divisi akan menggunakan sistem dengan cara yang sama. Dengan
demikian, operasional perusahaan akan berjalan dengan lebih efisien dan
efektif.
 Standarisasi Data dan Informasi. Database terpusat yang diterapkan pada
ERP, membentuk data yang standar, sehingga informasi dapat diperoleh
 dengan mudah dan fleksibel untuk semua divisi yang ada dalam
perusahaan.

Keuntungan diatas adalah keuntungan yang dapat dirasakan namun tidak dapat
diukur. Keberhasilan implementasi ERP dapat dilihat dengan mengukur
tingkat Return on Investment (ROI), dan komponen lainnya, seperti:

 Pengurangan lead-time
 Peningkatan kontrol keuangan
 Penurunan inventori
 Penurunan tenaga kerja secara total
 Peningkatan service level
 Peningkatan sales
 Peningkatan kepuasan dan loyalitas konsumen
 Peningkatan market share perusahaan
 Pengiriman tepat waktu
 Kinerja pemasok yang lebih baik
 Peningkatan fleksibilitas
 Penggunaan sumber daya yang lebih baik

2.6 Kerugian dan Kelemahan Enterprise Resource Planning (ERP)

Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan ERP antara lain adalah:

 Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan

pengembangannya
 Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
 Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang
baru
 Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik
 Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP
Beberapa kelemahan ERP juga perlu diperhatikan. Kelemahan-kelemahan dari ERP
adalah sebagai berikut (Jogiyanto, 2003) :

 Implementasi ERP sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi dan

organisasi harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ERP
ditambah dengan adanya resistance to change dari personil yang terkena
imbasnya akibat perubahan proses dari bisnis.
 Biaya implementasi ERP yang sangat mahal
 Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan ERP
tetapi tidak mempersiapkan personilnya untuk berubah
 Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani dengan
tanggung jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik mental
maupun keahliannya.

2.7 Keberhasilan Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP)

Ada beberapa hal yang sangat menentukan keberhasilan implementasi sebuah ERP:

 Bisnis proses yang matang.

Hal ini merupakan suatu syarat mutlak bagi sebuah perusahaan yang akan
melakukan implementasi ERP. ERP tidak akan dapat diimplementasikan di
sebuah perusahaan yang tidak memiliki bisnis proses yang jelas.
 Change Managementyang baik.
Tidak dapat dipungkiri, implementasi sebuah sistem akan selalu diikuti
dengan perubahan “kebiasaan” dalam perusahaan tersebut. Change
management sangat diperlukan untuk memberi pendidikan kepada
pengguna, operator atau siapa pun yang akan bersentuhan langsung
dengan sistem yang baru. Harus betul-betul dapat dijelaskan kenapa
perusahaan ini perlu mengganti sistemnya, seberapa efektif sistem baru ini
buat perusahaan, apa masalah-masalah di sistem lama yang dapat
dipecahkan oleh sistem baru.
 Komitmen
Sebuah implementasi ERP dalam perusahaan, pasti akan menyita banyak
waktu dan tenaga. Komitmen dari pimpinan perusahaan sampai pengguna
yang akan bersentuhan langsung dengan sistem, mutlak sangat diperlukan.
  Kerjasama
Kerjasama harus dilakukan dengan baik antara internal perusahaan
maupun antara perusahaan dengan konsultan yang melakukan
implementasi. Konsultan dan pengguna sudah betul-betul menyatukan visi
untuk keberhasilan implementasi ini
 Good Consultant
Pengalaman konsultan yang melakukan implementasi juga sangat
berpengaruh dalam sebuah implementasi.

2.8 Kegagalan Enterprise Resource Planning (ERP) dan Cara Mengatasinya

Beberapa faktor penyebab kegagalan implementasi ERP adalah :

 Manajemen perubahan dan training.

Biasanya kesulitan terbesar terletak pada perubahan praktek pekerjaan
yang harus dilakukan. Disamping itu training yang melibatkan banyak
modul seharusnya dilaksanakan seawal mungkin.
 Perencanaan yang buruk.
Perencanaan harus mencakup beberapa area seperti hal-hal bisnis dan
ketersediaan user untuk membuat keputusan pada konfigurasi sistem.
 Meremehkan keahlian IT.
Implementasi ERP membutuhkan keahlian staff ditingkatkan dengan baik.
 Manajemen proyek yang buruk.
Hanya sedikit organisasi yang mengimplementasi ERP tanpa melibatkan
konsultan. Namun sering kali konsultan melakukan perbuatan yang
merugikan kliennya dengan tidak membagi tanggung jawab.
 Percobaan-percobaan teknologi.
Usaha-usaha untuk membangun interface, merubah laporan-laporan,
menyesuaikan software dan merubah data biasanya diremehkan.
 Rendahnya keterlibatan Eksekutif.
Implementasi membutuhkan keterlibatan eksekutif senior untuk
memastikan adaya partisipasi yang terdiri dari bisnis dan IT dan membantu
penyelesaian konflik-konflik.
 Meremehkan sumber daya.
 Sebagian besar budget melebihi target terutama untuk manajemen
perubahan dan training user, pengujian integrasi, proses-proses pengerjaan
ulang, kustomisasi laporan dan biaya konsultan.
 Evaluasi software yang tidak mencukupi.
Organisasi biasanya tidak cukup memahami apa dan bagaimana software
ERP bekerja sampai mereka sepakat untuk membeli.

Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan, antara
lain:

 Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola

perubahan-perubahan yang terjadi dalam implementasi ERP.
 Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui
presentasi-presentasi untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan
implementasi sistem tersebut & melibatkan eksekutif dalam menyelesaikan
project yang sedang dijalankan.
 Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP. Merencanakan
pembentukkan / pengembangan project harus dengan perencanaan yang
matang.

2.9 Software Enterprise Resource Planning (ERP)

Berikut ini akan dibahas 3 software ERP yang ada pada saat ini.

 AXAPTA
Micfosoft Axapta yang saat ini dikenal dengan nama Micfosoft Dynamics Ax
adalah sebuah aplikasi bisnis yang dilengkapi banyak fungsi terpadu. Mulai
dari modul manufacturing, supply chain management, financial
management, sampai dengan business analysis. Sebagaimana software ERP
yang lain, Axapta dapat megintegrasikan berbagai bagian dalam
perusahaan dan mempercepat penerimaan informasi dari masing-masing
bagian sehingga dapat membantu manager dalam pengambilan keputusan.
Microsoft Dynamics Ax ini sangat cocok bila digunakan pada perusahaan
yang bergerak dalam bidang produksi dan akan sangat membantu bagi
perusahaan yang memiliki multi lokasi.
 Microsoft Dynamics AX terbagi kedalam berbagai kategori, yaitu : Modul
Financial ( buku besar, piutang, dan kewajiban ), Modul Distributon (
pesanan pembeli , persediaan, dan kebutuhan barang baku ), Modul Project
( manajemen proyek )
 ORACLE ERP
Basis data Oracle adalah basis data relasional yang terdiri dari kumpulan
data dalam suatu system manajemen basis data RDBMS. Perusahaan
perangkat lunak Oracle pertama kali dikembangkan pada tahun 1977 dan
hingga saat ini Oracle memasarkan jenis basis data yang dapat digunakan
pada berbagai jenis dan merk platform seperri Mac, LINUX dan Windows,
namun yang lebih ditekankan adalah platform menengah seperti UNIX dan
LINUX. Hingga saat ini Oracle telah mengeluarkan versi terbarunya yaitu
Oracle 11g.
Modul yang terdapat dalam Oracle adalah : Inventary, pembelian,
pengelolaan pesanan, BOM, WIP, penetapan biaya, ASCP, MRP, ODP, WMS,
AP, AR, GL, FA, CM.
 SAP
SAP adalah perusahaan software terbesar keempat di dunia yang berpusat
di Jerman dan berdiri sejak tahun 1972. SAP menawarkan solusi ERP
lengkap dengan modul yang terintegrasi untuk CRM dan SCM. Mereka
memiliki solusi yang komprehensif untuk mengatasi kebutuhan industry
terutama manufaktur. SAP dapat membantu pengguna dalam mengangani
Customer Relationship Management, ERP , Product Lifecycle, Supply Chain
Management, dan Supplier Relationship Management. SAP mengutamakan
produknya bagi perusahaan kelas menengah ke atas.

2.10 Biaya Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP)

Berikut merupakan komposisi biaya pada implementasi ERP

Dimana, Secara umum biaya implementasi bervariasi, sebagai berikut:

 Skala SME (Small-Medium) berkisar dari US$ 30.000 – US$ 700.000

 Skala Medium berkisar dari US$ 700.000 – US$ 3 juta
 Skala besar lebih dari US$ 3 juta
2.11 Perusahaan Pengguna Enterprise Resource Planning (ERP)
Gambar dibawah ini merupakan beberapa perusahaan yang menerapkan sistem
ERP.

STUDI KASUS
Penerapan ERP Pada Perusahaan (Sukses) contoh nya seperti PT.SEMEN GRESIK

IMPLEMENTASI ERP PADA PT. SEMEN GRESIK

Semen Gresik adalah perusahaan bergerak di industri semen, yang didirikan sejak
tahun 1957. Pada bulan Juni tahun 2001, ERP mulai diaplikasikan untuk mendukung
bisnis proses yang ada di Semen Gresik dengan penerapan pertama kali dilakukan
di bagian finansial. Dengan berjalannya waktu, implementasi dilakukan di bagian
penjualan dan kemudian di bagian manufakturing.
Ada beberapa hal yang melatar belakangi Semen Gresik untuk
mengimplementasikan ERP (Garside, 2004), yaitu :

 Kebutuhan ‘Back Bone System’ yang kuat dan mampu memberikan

informasi yang relevan dan tepat waktu.
 Kebutuhan integrasi sistem informasi Semen Gresik Group (SSG) guna
mendapatkan sinergi yang lebih optimal.

Faktor-faktor yang mendorong adanya kebutuhan integrasi tersebut diantaranya

adalah :

Bergabungnya Semen Tonasa dan Padang sebagai subsidiary Semen Gresik

(distributor) Semen Gresik tersebar di wilayah Jawa-Bali sehingga membutuhkan
sistem tersentralisasi untuk pengiriman ordernya agar order dapat segera diproses
dan dipenuhi.

Jaringan distribusi Semen Gresik memiliki dua pabrik, dua puluh tiga gudang
penyangga, seratus dua puluh distributor dan empat puluh Ekspeditur. Order dari
distributor dapat dipenuhi dari pabrik maupun gudang penyangga sehingga perlu
sistem informasi yang terintegrasi diantara pabrik, gudang dan distributor.
Jaringan pengiriman semen sangat kompleks dan melibatkan Ekspeditur untuk
menyelenggarakan jasa transportasi di Semen Gresik, menyebabkan kebutuhan
untuk mengintegrasikan informasi-informasi yang berkaitan dengan pengiriman
barang terutama dengan pihak Ekspeditur.

Semen Gresik sebenarnya telah menggunakan aplikasi buatan sendiri (in-house

development) berbasis program Foxbase dan database Sybase sejak 1989.
Sayangnya, aplikasi-aplikasi yang digunakan hanya untuk menunjang operasional
bisnis di tingkat departemen/bagian, dan belum terintegrasi antara satu
dan lainnya.Dalam perjalanannya, sistem tersebut tidak bisa mengakomodasi
kebutuhan perusahaan — khususnya para user — yang dari waktu ke waktu
terus berkembang.Jadi, perkembangannya di-drive oleh para user.Dan dalam
praktiknya, tenaga TI memang bisa mengembangkan sesuai kebutuhan
mereka.Karena itu, manajemen PT. Semen Gresik akhirnya memutuskan mencari
solusi baru yang lebih powerful dan bisa terintegrasi dari hulu ke hilir.Manajemen
Grup Semen Gresik sangat berkeinginan memiliki sistem informasi yang bisa dipakai
untuk menunjang aspek operasional, taktis bahkan strategis. Sistem itu juga harus
mampu menciptakan kemudahan, kecepatan dan kenyamanan bagi mata rantai
bisnis di lingkungan perusahaan: pemasok, pelanggan, tiap departemen dan unit-
unit di lingkungan Grup Semen Gresik, serta stakeholder lainnya. Untuk
merealisasikannya, pada Oktober 2000 dibentuklah Tim Proyek Sistem Informasi
Grup Semen Gresik.

PROSES IMPLEMENTASI ERP PADA PT. SEMEN GRESIK

Proses Implemetasi ERP

Berikut ini adalah tugas Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik :

1. Mendefinisikan rencana proyek yang realistis dan melaksanakan perubahan

proses bisnis sesuai tujuan perusahaan.
2. Melaksanakan tahap-tahap pengembangan dan penerapan sistem dengan
sebaik-baiknya, sesuai dengan target waktu yang ditentukan.
3. Mengusulkan penunjukan konsultan dan penetapan platform Sistem
Informasi Perusahaan.
 4. Menyusun rencana anggaran dan melaporkan realisasi biaya proyek.
5. Melaksanakan pengadaan barang dan jasa dalam batas-batas tertentu yang
ditetapkan oleh direksi.
6. Membuat laporan manajemen secara berkala dan menyusun dokumentasi
proyek.

Setelah melalui proses cukup panjang — memakan waktu hampir 1,5 tahun —
Semen Gresik akhirnya memutuskan memakai solusi ERP JD Edwards. Alasannya,
solusi ini merupakan solusi Best Practice, serta cukup fleksibel dan mudah
diimplementasikan. Bahkan, beberapa pemain semen terbesar di dunia
menggunakan solusi ini, seperti Lafarge, Cemplank, Argos, Cockburn Cement, Cruz
Azul, Calme Cementi, Ferrobeton.

Sebelum diimplementasi, Tim Proyek meneliti lebih jauh calon user (stakeholder
analysis) selama hampir empat bulan. Salah satu tujuannya: mengetahui sejauh
mana tanggapan dan apresiasi mereka terhadap sistem baru yang akan segera
diimplementasi. Hasilnya, beberapa calon user di sejumlah departemen memang
ada yang menunjukkan resistensi terhadap perubahan, namun secara umum
banyak yang menerima terhadap solusi ini.

Proses selanjutnya adalah perusahaan membeli beberapa perangkat hardware yang

mendukungnya. Pada saat yang hampir bersamaan, perusahaan membangun
jaringan LAN/WAN ke seluruh cabang hingga ke gudang-gudang yang tersebar di
beberapa lokasi dan proses ini saja memakan waktu hingga dua tahun.

Proses implementasi modul-modul ERP ini, dimulai pada November 2000. Modul
Maintenance, Inventory dan Purchasing bisa go live Oktober 2001. Menyusul
kemudian modul Finance pada Januari 2002, dan terakhir modul Sales Order &
Transportation bisa diselesaikan pada Juli 2002.

Proses impelementasinya dilakukan secara bertahap atas pertimbangan efektivitas.

Pada fase ini, Semen Gresik dibantu oleh konsultan Berca HardayaPerkasa dan
Praweda. Ada sekitar 60 orang yang terlibat pada fase ini: 10 tenaga TI, dan sisanya
terdiri dari para user dari berbagai departemen. Hal yang paling rumit terjadi
adalah pada saat implementasi modul Sales Order & Transportation karena untuk
modul ini, para user-nya tidak hanya dari kalangan internal, tapi juga berbagai mitra
bisnis, seperti para buyer (distributor), toko-toko, dan perusahaan
ekspeditur/transporter (pengangkut semen) yang jumlahnya sekitar 100 dan
tersebar dari Serang, Madura hingga Bali. Sehingga kendalanya justru terletak pada
sisi SDM-nya, bukan pada sistemnya. Oleh karena itu, sebelum implementasi,
dilakukan proses sosialisasi. Antara lain, dengan mengumpulkan seluruh distributor
dan memberikan briefing kepada mereka. Setelah proses implementasi selesai,
dilanjutkan dengan tahap internalisasi (bersifat teknis): tim TI Semen Gresik
mendatangi para distributor di tiap daerah satu per satu.

Semen Gresik harus mengeluarkan dana sekitar Rp 46 miliar lebih. Namun, biaya
sebesar itu tidak hanya diperuntukkan bagi pembangunan sistem dan infrastruktur
di Semen Gresik, tapi juga mencakup Semen Padang dan Semen Tonasa.
Anggaran Implementasi ERP di Grup Semen Gresik:

1. Perangkat lunak JD Edwards termasuk lisensi: Rp 7,3 miliar.

2. Perangkat keras (server & client), Database dan Jaringan: Rp 30 miliar.
3. Jasa Konsultan: Rp 5,2 miliar.
4. Pendidikan dan Latihan: Rp 2,9 miliar.
5. Umum & Administrasi: Rp 800 juta.
6. Tata Ruang: Rp 400 juta.

Dalam mengimplementasikan ERP di Semen Gresik, beberapa aspek teknis yang

dilakukan oleh departemen Information Technology (IT) diantaranya :

1. Mengimplementasikan sofware J.D.Edwards

2. Membangun sistem jaringan komputer (LAN/WAN)
3. Membangun infrastruktur server dan database
4. Membangun tata ruang sistem informasi
5. Menyusun dokumentasi sistem.
Sedangkan aspek non teknis yang dipertimbangkan oleh departemen IT pada
khususnya serta perusahaan pada umumnya dalam menyongsong implementasi
ERP adalah :

Komitmen manajemen agar implementasi berhasil sehingga yang dipertimbangkan

tidak lagi apakah Software tersebut yang ”The Best”.

Proses mapping dilakukan karena bisnis proses J.D.Edwards ternyata tidak sama
dengan bisnis proses yang dijalankan Semen Gresik. Dari proses mapping ini ada
dua kemungkinan yaitu bisnis proses semen Gresik mengikuti J.D.Edwards atau
sebaliknya. Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah mengkaji efek dalam jangka
panjang dan pendek terhadap pemilihan bisnis proses yang akan dipakai. Sebagai
contoh proses pengadaan barang diputuskan oleh Semen Gresik untuk mengikuti
bisnis proses J.D.Edwards.

Perubahan bisnis proses dan implementasi ERP menyebabkan perubahan-

perubahan dalam struktur organisasi berupa bertambahnya job discription dan
unit-unit kerja baru yang berfungsi untuk mendukung implementasi ERP.

Aplikasi ”Change Management” untuk mengelola perubahan-perubahan yang

terjadi dengan adanya implementasi ERP.

Kendala-kendala dalam Implementasi ERP

Beberapa kendala yang dihadapi oleh pihak Semen Gresik dalam implementasi
dikategorikan menjadi 3 aspek :

 Teknis, diantaranya masalah bahasa dan perubahan dari model hard copy
menjadi model display. Penggunaan Software ERP menuntut terminologi
istilah yang sama sehingga istilah-istilah dalam produksi, penjualan, dan
lain-lain yang digunakan di Semen Gresik harus dirubah sesuai istilah-istilah
dalam ERP yang berbahasa Inggris. Pengambilan keputusan yang dilakukan
oleh pihak manajemen secara tradisional dilakukan dengan menggunakan
model hard copy dimana Manajer menandatangani tumpukan kertas yang
 dimejanya dipaksa untuk membuka komputer karena proses Approval
dilakukan melalui media tersebut (model display).
 Budaya, implementasi ERP yang berbasis penggunaan teknologi menuntut
perubahan-perubahan yang harus dilakukan karyawan diantaranya harus
aware terhadap penggunaan software tersebut (sebagai contoh selalu
update data).
 Politik, kendala yang menghambat implementasi berasal dari dalam tubuh
departemen IT sendiri dan dari luar departemen.

Sebagian besar karyawan IT merasa pekerjaannya akan hilang karena digantikan

oleh sistem tersebut. Hal ini dikarenakan sebelum penerapan sistem ERP, bagian IT
inilah yang bertanggung jawab untuk membuat aplikasi-aplikasi sesuai dengan
kebutuhan user disemua departemen.Beberapa karyawan di luar departemen IT
juga merasa terancam dengan berkurangnya kekuasaan karena sebagian pekerjaan
akan dilakukan oleh software ERP.

Dengan alasan politis tertentu, beberapa unit kerja yang sebenarnya bisa dihapus
dengan penerapan J.D.Edwards tidak dapat dilakukan.

Keengganan user atau karyawan departemen lain pada saat diimplementasikan

software karena adanya unsur ”ketidakpercayaan” terhadap departemen IT.
Ketidakpercayaan tersebut timbul karena ketakutan bahwa data-data atau laporan-
laporan rahasia mereka akan diketahui oleh bagian IT selaku administrator.

Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan pihak
Semen Gresik :

 Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola

perubahan-perubahan yang terjadi dalam implementasi ERP.
 Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui
presentasi-presentasi untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan
implementasi sistem tersebut.
 Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP.
HASIL IMPLEMENTASI ERP
Dengan implementasi yang telah dilaksanakan di Semen Gresik ada beberapa
perbaikan yang diperoleh diantaranya :

 Mempercepat proses order dari distributor sehingga membantu

meningkatkan penjualan semen.
 Mempercepat waktu pembuatan laporan keuangan, dari sebelumnya per
tanggal lima belas menjadi tanggal lima sudah tercetak semua laporan.
 Meningkatkan keakuratan informasi
 Proses bisnis yang berlangsung di perusahaannya jauh lebih efisien. Semua
proses bisnis di berbagai departemen sudah bisa dilakukan secara cepat
dan tepat.
 Dari sisi produktivitas karyawan, terjadi peningkatan yang mengacu pada
survei internal perusahaan, setelah 6 bulan sistem baru itu go live,
umumnya user mengaku puas
 BAB III
LEMBAGA UMUM Enterprise Resource Planning (ERP)

3.1 Sejarah Perkembangan Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP berkembang dari manufacturing resouces planning (MRP II) dimana
MRP II sendiri adalah hasil evalusi dari material requirement planning (MRP) yang
berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses
manufaktur, logistik, distribusi persediaan (inventori), pengapalan, invois dan
akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu
mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen
persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.
Enterprise Resource Planning (ERP) dan pendahulunya, Manufacturing Resource
Planning (MRP II), memungkinkan terjadinya kemajuan yang sangat besar dalam
manajemen proses-proses manufakturing. ERP juga salah satu faktor penyumbang
pada performa ekonomi Amerika yang luar biasa pada era 1990-an. Tidak diragukan
bahwa ERP adalah tonggak sejarah dalam proses industri.

Berikut beberapa contoh bagus mengenai penerapan ERP di berbagai perusahaan :

 Enterprise Resource Planning membantu sebuah perusahaan menaikan

20% tingkat penjualannya di tengah industri yang sedang menurun.
 Enterprise Resource Planning membantu sebuah perusahaan Fortune 50
dalam mencapai penghematan biaya yang sangat besar dan mendapatkan
keunggulan daya saing yang signifikan.

Berikut ini tahapan evolusi ERP :

 Tahap I : Material Requirement Planning (MRP) : Merupakan cikal bakal dari

ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan material.
 Tahap II: Close-Loop MRP : Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya
terbatas pada MRP, terdiri atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas
dan adanya rencana yang dapat diubah atau diganti jika diperlukan.
 Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II) : Merupakan
pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu:
 perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi
analisis dari kebutuhan yang diperlukan
 Tahap IV: Enterprise Resource Planning : Merupakan perluasan dari MRP II
yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi
keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga
perusahaan dengan dilakukan secara mudah
 Tahap V: Extended ERP (ERP II) : Merupakan perkembangan dari ERP yang
diluncurkan tahun 2000, serta lebih konflek dari ERP sebelumnya.
 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Implementasi ERP di Semen Gresik jelas memerlukan perubahan-

perubahan budaya organisasi terutama dikaitkan dengan cara bekerja, misalnya
karyawan dituntut terus menerus untuk meng-update data karena informasinya
diberikan oleh sistem ini harus bersifat real time. Dengan berjalannya waktu
ternyata pihak Semen Gresik dapat melakukan perubahan budaya organisasi
sehingga user lebih siap dalam mengoperasikan sistem yang baru. Implementasi
ERP di Semen Gresik dapat dilihat bahwa perusahaan tersebut telah mengelola
perubahan-perubahan dengan cukup baik, terbukti dengan dilakukannya aktivitas
berikut :
 Mengelola perubahan-perubahan yang terjadi sebagai akibat implementasi
dengan mengadopsi CAP.
 Melakukan pendekatan-pendekatan kepada departemen yang akan
diimplementasi untuk mendapatkan komitmen. Komitmen ini sangat
penting untuk meyakinkan bahwa mereka akan menggunakan dan
mendukung sistem ERP.

Dari pembahasan diatas, ada satu faktor penting lagi yang membawa kesuksesan
implementasi ERP di Semen Gresik yaitu komitmen manajemen, dimana dari awal
pihak manajemen sudah mempunyai inisiatif untuk menerapkan sistem ini.

Dengan menerapkan ERP, maka perusahaan harus memilih antara merubah

bisnis proses yang dimilikinya untuk menyesuaikan dengan sistem ERP atau
sebaliknya. Agar dapat memilih, perusahaan yang akan mengimplementasikan ERP
tentunya harus sudah mempunyai bisnis proses sehingga dapat membandingkan
dengan bisnis proses dari sistem ERP. Dari perbandingan tersebut, jika bisnis proses
yang dimiliki perusahaan sudah matang maka tidak banyak perubahan yang
dilakukan. Semen Gresik memutuskan untuk beberapa bisnis proses ada yang
mengikuti sistem J.D.Edwards dan ada yang tidak.
 Dari pembahasan yang telah dilakukan, dapat disimpulkan beberapa faktor
kunci kesuksesan implementasi ERP di Semen Gresik, yaitu : bisnis proses yang
matang, manajemen perubahan yang baik, komitmen mulai dari level manajemen
sampai ke user, dan perubahan budaya organisasi. PT. Semen Gresik berhasil
mengintegrasikan perubahan dengan mempertimbangkan business process, people
dan IT

SARAN
Kedepan nya untuk lebih bagus lagi dan tetap menjadi yang terbaik tentunya
 DAFTAR PUSTAKA

(Parr and Shanks, 2000; Soffer et al., 2005; Motwani et al., 2005; Chang dan Vichita,
2002).