A.

KONSEPTUAL
Setiap pekerjaan dan kegiatan pada organisasi maupun perusahaan, baik di sektor
pemerintah maupun di sektor swasta pasti melaksanakan kegiatan tata usaha. Tata Usaha adalah
segenap aktifitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan
keterangan- keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi.
Suatu organisasi pemerintah maupun swasta dikatakan lancar dan baik apabila organisasi
tersebut memiliki kepengurusan administrasi yang baik. Dalam mengatur pelaksanaan
administrasinya diperlukan tata usaha yang baik agar berjalan dengan lancar dan memberikan
manfaat yang dibutuhkan organisasi yang bersangkutan.
Perkembangan teknologi yang semakin canggih telah mempengaruhi seluruh aspek
kehidupan, tidak terkecuali juga pada pelaksanaan kegiatan manajemen di suatu organisasi
kelembagaan. Pesatnya perkembangan teknologi menyebabkan peningkatan pada kebutuhan
informasi. Dalam organisasi kelembagaan, informasi merupakan kebutuhan mendasar penunjang
pelaksanaan kegiatan manajemen karena dalam setiap kegiatannya selalu membutuhkan
informasi yang berkaitan dengan kegiatan manajemen, baik secara langsung maupun tidak
langsung. Kebutuhan informasi yang berkaitan dengan kegiatan manajemen tersebut berupa
kebutuhan informasi substantif dan informasi fasilitatif. Informasi substantif merupakan
informasi yang berkaitan dengan kegiatan inti dari suatu organisasi dan sesuai dengan tujuan
utama yang akan dicapai oleh organisasi kelembagaan tersebut. Informasi fasilitatif adalah
informasi yang berkaitan dengan segala kegiatan pendukung dalam organisasi kelembagaan yang
secara tidak langsung memberikan pengaruh terhadap kegiatan manajemen.
Surat merupakan alat komunikasi yang penting dalam sebuah instansi. Setiap surat masuk yang
diterima dan surat keluar yang dikirim oleh suatu instansi, tidak hanya sekedar sebagai alat
komunikasi tetapi juga sebagai bukti otentik. Hal ini sekaligus dapat menunjukkan dinamika atau
kegiatan hidup suatu kantor atau organisasi. Oleh karena itu pengelolaan atau penanganan surat
masuk dan surat keluar harus dilakukan dengan tepatnya sehingga selalu dapat diikuti proses
perkembangannya.
Di Bagian Umum terdapat Subbagian Protokol dan Tata Usaha Pimpinan yang
merupakan salah satu bagian dari kerangka tubuh Bagian Umum Sekretariat Daerah (Setda) yang
sangat berpengaruh penting dalam menunjang kelancaran jalannya pengelolaan surat. Salah satu
fungsi dari bagian ini adalah melakukan korespondensi. Tugas korespondensi dalam subbagian
protokol dan tata usaha pimpinan antara lain menangani surat masuk dan surat keluar, yang
mencakup aktivitas antara lain mengumpulkan surat masuk, mengagendakan dan
mendistribusikannya. Sedangkan untuk penanganan surat keluar, yang mencakup aktivitas antara
lain pemberian nomor surat, pengagendaan, dan pendisposisian surat. Dari hasil observasi yang
penulis lakukan, masih banyak kinerja subbagian protokol dan tata usaha pimpinan kurang
efisien karena masih menerapkan sistem pengagendaan yang konvensional yakni dengan cara
ditulis dalam buku agenda. Sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam pengagendaan,
pencarian data, dan pembuatan laporan surat masuk dan surat keluar bahkan yang lebih ironisnya
banyak surat yang rusak atau hilang.
Berdasarkan latar belakang di atas, diperlukan suatu sistem informasi administrasi surat.
Dengan adanya teknologi informasi yang saat ini telah menyebar hampir di semua aspek
kehidupan dan profesi, sudah seharusnya sistem administrasi di sekretariat daerah (Setda)
Kabupaten Purwakarta terjamah penerapan sistem informasi. Sistem informasi ini diharapkan
dapat membantu untuk mempercepat penggunaan dalam memperoleh kebutuhan informasi dan
mewujudkan sistem administrasi yang sistematis. Untuk itu di butuhkan suatu sistem yang lebih
baik dan mampu mengatasi permasalahan tersebut, maka pengembangan sistem informasi
administrasi ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, ketepatan dan keamanan dokumen yang
diterima. Adapun inovasi pengadministrasian surat ini yaitu “Sistem Informasi
Pengadministrasi pada Sekretariat Daerah Purwakarta”. Diharapkan dengan adanya
sistem informasi admnistrasi bebasis teknologi ini, dapat merubah sistem kinerja subbagian
protokol dan tata usaha pimpinan dalam proses pengadministrasian surat masuk dan surat keluar
menjadi lebih efektif dan efisien. Oleh karena itu pengembangan sistem informasi dititik
beratkan pada pemenuhan kebutuhan subbagian tata usaha sehingga dihasilkan sistem informasi
administrasi surat masuk dan surat keluar yang memenuhi syarat.

B. ANALISIS
Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang dipergunakan dalam suatu
organisasi. Surat sebagai salah satu media dalam berkomunikasi, mempunyai sasaran kegiatan
pada pengumpulan bahan-bahan keterangan, baik tertulis, terekam, tercetak maupun tergambar.
Surat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari aktivitas manusia pada zaman modern pada
saat ini. Didorong oleh tuntutan kebutuhan ekonomi dan sosialnya manusia menjalin hubungan
yang semakin luas dengan berbagai individu , baik yang berada disekitarnya maupun ditempat
lain. Surat menurut Barthos (2009 : 36) adalah suatu alat komunikasi tertulis yang berasal dari
satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta. Selain itu menurut
Djoko Purwanto (2011:178) pengertian surat adalah “sarana komunikasi yang digunakan untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan
bisnis maupun non bisnis”.
Secara umum salah satu tujuan organisasi adalah berkembang, agar mampu berkembang
maka organisasi sebagai suatu sistem kerja yang terbentuk dari berbagai ragam aktivitas harus
saling bekerja sama untuk mewujudkan tujuan yang ingin dicapai. Suatu organisasi dan lembaga
apapun jenisnya baik besar maupun kecil pasti mempunyai tujuan yang akan dicapai. Untuk
mencapai tujuan tersebut setiap organisasi ataupun lembaga tidak lepas dari kegiatan
administrasi. Kegiatan administrasi ini dilakukan untuk memberikan pelayanan kepada unit-unit
kegiatan di dalam organisasi guna mencapai tujuan yang telah ditentukan. Aktivitas pelayanan
dalam organisasi baik dalam bentuk struktur maupun mekanisme kerjanya akan sangat berperan
dalam rangka pencapaian mutu dan kelancaran kegiatan pelayanan. Dalam upaya memberikan
pelayanan, setiap instansi dituntut untuk dapat bertindak cepat dan akurat. Instansi harus dapat
mengelola secara cermat, tepat dan menghasilkan informasi yang dapat digunakan dalam
pengelolaan administrasi organisasi.
Dalam pelaksanaan kegiatan administrasi, kantor diarahkan kepada pencapaian efisiensi
dan efektivitas kerja. Salah satu pendukung keberhasilan pencapaian tujuan organisasi atau
lembaga secara efektif dan efisien adalah kelancaran dan ketertiban dalam bidang administrasi.
Untuk mendukung ketertiban dan kelancaran dalam bidang administrasi harus tersedia
lingkungan kerja yang tepat yaitu lingkungan kerja yang memungkinkan untuk melaksanakan
pekerjaan dengan nyaman. Alokasi terhadap waktu, biaya dan tenaga dalam mekanisme kerja
harus diperhitungkan. Banyak organisasi atau lembaga yang kurang memperhatikan keberadaan
surat dalam lingkungannya. Surat-surat yang masuk sering kali menumpuk dalam ruangan tanpa
adanya pengelolaan yang baik. Surat yang menumpuk dan tidak tertata akan mengganggu
kegiatan organisasi atau lembaga. Selain itu surat yang tidak dikelola dengan baik akan tercecer,
rusak atau bahkan hilang. Masih banyak orang yang beranggapan pengelolaan surat merupakan
tugas dan tanggung jawab dari unit tata usaha saja. Sehingga orang tidak peduli terhadap
pengelolaan surat. Suatu organisasi atau lembaga yang memiliki aktivitas yang padat sering
dihadapkan pada persoalan-persoalan administrasi khususnya dalam bidang surat menyurat.
Persoalan yang sering terjadi antara lain keamanan surat yang kurang terjamin, banyak surat
yang hilang atau rusak. Pengurusan surat memakan waktu yang lama, prosedur pengurusan surat
kurang jelas dan lain sebagainya.
Berdasarkan observasi penulis lakukan, pengelolaan surat di Sekretariat Daerah
Purwakarta belum dilaksanakan dengan baik. Hal ini disebabkan oleh faktor-faktor yang
mempengaruhi pengelolaan surat di kantor tersebut, belum diperhatikan dengan serius. Agar
seluruh kegiatan yang dilaksanakan dapat berjalan lancar, perlu adanya usaha pembenahan dan
penyempurnaan dalam pengelolaan surat sehingga berbagai informasi yang diperlukan dapat
ditemukan dengan waktu yang singkat. Sekretariat Daerah Purwakarta merupakan salah satu
lembaga pemerintahan yang dirasa kurang dalam pengelolaan surat, terbukti masih banyak
ditemukan surat-surat yang berceceran dan tidak terawat. Hal itu sangat mengganggu baik dari
segi visual ataupun kenyamanaan bagi orang yang melihat. Selain kondisi lingkungan dalam
kantor yang tidak enak dilihat, juga mengakibatkan suasana kerja yang risih, sehingga dapat
mengakibatkan terhambatnya kinerja pegawai apalagi dalam bidang administrasi itu sendiri.
Seperti yang telah diketahui bersama bahwa pengelolaan surat yang tidak beres dalam kegiatan
administrasi dapat menimbulkan kelambanan dan bahkan menyebabkan kegagalan dalam
pencapaian tujuan organisasi.
Dalam pelaksanaanya proses pengadministrasian surat masuk dan surat keluar,
Sekretariat Daerah Purwakarta masih dilakukan secara manual yaitu setiap surat masuk dan
keluar hanya diagendakan dan dicatat di dalam buku. Adapun proses pengadministrasian surat
masuk dan keluar yang saat ini sedang berjalan, sebagai berikut :

1. Prosedur pengurusan surat masuk

Prosedur pengelolaannya menggunakan buku agenda, formulir Kartu Kendali Surat
Masuk dan juga lembar disposisi. Lembar disposisi digunakan untuk mengintruksikan atau
mengkonfirmasikan isi surat dinas. Sedangkan untuk undangan yang ditujukan kepada Bupati
maupun Wakil Bupati ditulis dalam lembar disposisi undangan Bupati atau Wakil Bupati. Surat
masuk yang sering diterima di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Purwakarta adalah
surat bentuk resmi, adapun yang dimaksud dengan surat resmi adalah surat yang masuk dan
memerlukan tindak lanjut dan pengarahan dari pimpinan adalah surat-surat dinas penting yang
perlu diketahui, apabila dimintakan pengarahan agar secepatnya dimintakan pengarahan agar
segera terselesaikan. Contoh dari surat resmi diantaranya adalah surat tugas, surat dinas dll.
Semua surat yang ditujukkan untuk bagian yang dibawahi Sekretariat Daerah Kabupaten
Purwakarta diterima dibagian umum yang kemudian diolah dan didistribusikan ke bagian yang
dituju. Ada kalanya di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Purwakarta surat yang
masuk bentuknya tidak hanya surat resmi saja akan tetapi surat tidak resmi, surat-surat tersebut
biasanya berupa suara dari warga Purwakarta yang yang berupa pengaduan kepada Bupati
maupun kepada Pemda Purwakarta. Adapun alur pengelolaan surat masuk di Sekretariat Daerah
Kabupaten Purwakarta saat ini sebagai berikut :

Penerimaan Pemeriksaan Pemberian

Surat Surat kode klasifikasi

Pencatatan
Pengarahan Pendisposisian
Surat

pendistribusian Penyimpanan

2. Prosedur pengurusan surat keluar

Untuk surat keluar sendiri pengelolaannya menggunakan Kartu Kendali Surat Keluar,
apabila surat keluar yang bersifat intern (antar bagian) ditulis juga dalam agenda surat intern.
Tetapi untuk surat perintah perjalanan dinas dan surat tugas selain dicatat dalam KKSK juga
menggunakan menggunakan buku agenda. Adapun surat keluar yang biasa dibuat adalah surat
untuk perjalanan dinas, surat tugas dll. Surat keluar yang dikelola disini bukan hanya surat keluar
yang dibuat oleh bagian umum saja, akan tetapi surat yang berasal dari Bagian lain misalnya dari
Bagian Hukum, Bagian Pemerintah Otonomi Daerah maupun yang lainnya yang membutuhkan
tanda tangan dari Bupati, Wakil Bupati ataupun Sekda Kabupaten Purwakarta. Adapun alur
pengelolaan surat keluar di Sekretariat Daerah Kabupaten Purwakarta saat ini sebagai berikut :

Perintah
Penyiapan Pengetikan
pembuatan
konsep surat surat
surat

Penanda
Penelitian dan
Penomoran tanganan dan
persetujuan
cap

Pencatataan Pengiriman

3. Penyimpanan surat masuk dan surat keluar

sistem penyimpanan surat merupakan suatu sistem yang dipergunakan pada penyimpanan
dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang
sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu-waktu
dibutuhkan. Dalam penyimpanan surat-surat/arsip, Sekretariat Daerah Purwakarta menggunakan
sistem tanggal untuk mempermudah dalam penyimpanan dan pencarian, dikarenakan saat
pencarian yang ditanya pertamakali adalah tanggal surat. Akan tetapi tidak ada tempat khusus
yang digunakan untuk menyimpan surat/arsip. Tempat yang digunakan saat ini untuk
menyimpan surah hanyalah satu lemari. Hal ini tentu tidak sebanding dengan banyaknya surat
yang diterima Sekretariat Daerah Purwakarta setiap harinya, sehingga untuk penyimpanannya
sendiri masih kurang rapih, selain kurang rapih surat sering mengalami kerusakan dan
kehilangan karena belum adanya penyimpanan yang baik untuk surat-surat yang ada.
 Dari penjelasan yang telah dipaparkan sebelumnya dapat disimpulkan bahwa Sekretariat
Daerah Kabupaten Purwakarta merupakan salah satu organisasi kelembagaan yang menerapkan
pengadministrasian surat secara manual. Pengelolaan administrasi surat secara manual
dihadapkan pada keterbatasan fasilitas yang mana fasilitas tersebut memiliki peran dan fungsi
sebagai penunjang serta pendukung dalam proses pengelolaan arsip. Pada dasarnya,
pengadministrasian surat yang dilakukan secara konvensional memerlukan waktu yang lama
dalam proses pengelolaan dan penyebaran informasi dari surat tersebut. Pengelolaan surat yang
bersifat konvensional tidak mampu mendukung kebutuhan informasi yang cepat, tepat, dan
akurat, serta tidak mampu mengimbangi tingginya dinamika dan aktivitas dalam suatu
organisasi. Sistem dan proses penyimpanan arsip yang kurang sistematis dapat menyebabkan
penumpukkan surat, terselip di tempat yang tidak semestinya, atau bahkan hilang. Hilangnya
surat berarti juga kehilangan data, informasi, dan bukti tentang suatu hal atau kegiatan dalam
suatu organisasi. Selain itu, penataan dan penyimpanan arsip yang tidak baik dapat menyebabkan
tersebarnya informasi kepada pihak-pihak yang tidak berkepentingan atau yang tidak
bertanggung jawab atau yang memiliki maksud dan tujuan yang tidak baik terhadap suatu
organisasi.
Berdasarkan uraian singkat diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem pengadministrasian
pada Subbagian Protokol dan Tata Usaha Pimpinan di Bagian Umum Setda Kabupaten
Purwakarta masih menggunakan cara atau sistem yang belum terkomputerisasi atau dikatakan
manual, sehingga hal ini menimbulkan beberapa masalah yang muncul diantaranya yaitu:
1. Kurangnya efisiensi dalam pengagendaan surat masuk dan surat keluar pada
Sekretaria Daerah Kabupaten Purwakarta.
2. Sulit dalam pencarian informasi surat masuk dan surat keluar, karena administrasi
surat masuk dan surat keluar belum menggunakan program aplikasi yang mendukung
dan masih menggunakan cara manual yaitu ditulis atau diagendakan pada buku
agenda.
3. Penyimpanan surat masih belum layak karena tempat yang di gunakan hanya sebuah
lemari besi, hal ini tidak sebanding dengan surat yang setiap harinya di terimah oleh
Sekretariat Daerah Purwakarta
C. STRUKTURAL
Pengolahan data yang dilakukan secara manual sudah mulai dihilangkan dan dirubah
menjadi sistem yang terkomputerisasi untuk memudahkan proses sehingga bisa dilakukan
dengan cepat dan tidak membutuhkan waktu yang cukup lama. Selain itu, pengolahan dan
pengaksesan data yang tidak menggunakan system yang biasanya hanya dilakukan di satu tempat
saja sehingga bisa menghambat kinerja dari instansi tersebut. Sebagai salah satu instansi
pemerintah daerah yang memiliki kewenangan membantu Kepala Daerah dalam menyusun
kebijakan dan mengkoordinasikan perangkat daerah maka dibentuklah Sekretariat Daerah.
Berangkat dari kondisi yang sebelumnya sudah dipaparkan penulis, maka inovasi yang di
usulkan adalah Sistem Informasi Pengelolaan Persuratan. Inovasi ini disusun dalam rangka
menjawab berbagai kebutuhan terutama tuntutan untuk penataan administrasi surat dan
pengarsipan/naskah dinas berbasis Teknologi Informasi sesuai Peraturan Menteri Pendayagunaan
Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 6 tahun 2010 tentang Pedoman Umum Tata
Naskah Dinas Elektronik. Peraturan Menteri tersebut merujuk pada Undang - undang Nomor 11
Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik yang diuraikan lebih lanjut melalui
Peraturan Pemerintah Nomor 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Sistem Transaksi
Elektronik. Surat Edaran Kementrian tersebut diatas dimaksud untuk mempercepat penerapan
pengelolaan tata naskah dinas secara elektronik yang dikembangkan dalam sistem administrasi
perkantoran secara elektronik yang terintegrasi dan tujuan yang ingin dicapai adalah terwujudnya
birokrasi modern yang efektif dan efisiensi instansi pemerintah.
SIPP (Sistem Informasi Pengelolaan Persuratan) sendiri merupakan aplikasi yang
digunakan untuk memudahkan dalam pengelolahan dan pengarsipan surat masuk dan surat
keluar dalam instansi yang terkait. SIPP membantu menyimpan dan melakukan pencatatan arsip
surat masuk ataupun surat keluar secara digital (terkomputerisasi). Selain itu SIPP juga
mempermudah dalam distribusi surat masuk ke pegawai dalam Sekretariat Darah Purwakarta,
atau yang biasa disebut dengan disposisi surat. Dengan adanya SIPP diharapkan pengolahan
persuratan bisa dilakukan secara tepat, cepat, dan akurat. Selain itu dengan adanya bantuan
teknologi informasi, proses persuratan yang menggunakan sistem komputerisasi bisa dilakukan
di berbagai tempat yang berbeda sehingga bisa lebih efektif dan efisien.
Untuk memaksimalkan inovasi Sistem Informasi Pengelolaan Persuratan pada Sekretariat
Daerah Kabupaten Purwakarta, akan dilaksanakan melaui 3 (tiga) tahapan dengan kurun waktu
sebagai berikut :
1. Persiapan
a. Pembentukan TIM Pembentukan tim dilakukan dalam kurun waktu 1 bulan. Pembentukan
tim dipimpin oleh Kabag Umum dan kepegawaian dengan melibatkan seluruh pegawai di
lingkungan Bagian Umum dan kepegawaian. Pelaksanaan pembentukan tim melalui rapat
yang dihadiri oleh seluruh pegawai. Mekanismenya melalui undangan dan disertai
pengisian daftar hadir serta dilengkapi dengan dokumen foto. Hasil kegiatan ini adalah
terbentuknya tim SIPP. Hal-hal yang dibahas dalam rapat pembentukan tim antara lain:
1. Penerapan SIPP dalam mengelola persuratan.
2. Penyimpanan arsip menggunakan E-Kearsipan secara digital.
3. Meningkatkan sistem kearsipan dalam menyusun surat masuk dan surat keluar
dengan
Kemudian partisipasi peserta rapat antara lain mengemukakan hal-hal sebagai berikut:
1. Peserta rapat masing-masing mengemukakan tentang permasalahan pengelolaan
Persuratan.
2. Peserta menghendaki adanya studi banding tentang pengelolaan surat.
3. Pimpinan rapat menegaskan tentang peran dan fungsi untuk berbagai kepentingan
baik internal maupun eksteranal.
4. Pimpinan menyampaikan tentang hakekat pengelolaan surat secara elektronik, hal
ini untuk memberikan kemudahan dan kecepatan dalam penanganannya.
b. Pembuatan SK
Pembuatan SK merupakan bagian dari tahapan proyek yang bertujuan untuk menyusun,
menentukan struktur dan tim pelaksana sehingga SIPP bisa berjalan dengan baik. Struktur
pelaksana proyek yang telah terbentuk selanjutnya ditentukan pembagian tugas dan job
deskripsi masing-masing. Penetapan dan pengesahan tim pelaksana dilakukan oleh
Sekretaris Daerah. Beberapa persoalan yang dibahas dan ditetapkan dalam tahapan
pembuatan Surat Keputusan pelaksana SIPP dibahas dan dibicarakan dalam satu forum
rapat. Hal-hal yang dibicarakan antara lain:
1. Bagian Umum dan Kepegawaian ingin membuat tim persuratan.
 2. Ketika ingin menggunakan SIPP diharapkan bukti fisik atau bukti otentik untuk
meyakinkan arsip asli juga stempel basah.
3. Bagian Umum dan Kepegawaian merencanakan membuat aplikasi elektronik untuk
disosialisasikan.
Hal ini dimaksudkan untuk mempertegas tugas dan kewajiban anggota tim. Pelaksanaan
pembuatan SK tim dilaksanakan dalam waktu 1 bulan. Hasil kegiatan ini adalah SK tim
yang ditanda tangani oleh pimpinan sekretariat daerah yaitu Sekretaris daerah.

c. Revisi Anggaran
Langkah untuk menentukan pembiayan proyek adalah langkah merancang ulang dan
melakukan revisi anggaran pembiayaan. Revisi anggaran dilakukan oleh ketua tim dengan
melibatkan bagian keuangan. Pelaksanan revisi anggaran diharapkan dapat dilakukan
dalam jangka waktu 1 bulan. Tujuan revisi anggaran adalah untuk merancang biaya proyek
sehingga biaya proyek sesuai dengan anggaran yang sudah diplot sebelumnya.
Permasalahan yang dibahas dalam revisi anggaran antara lain:
1. Besaran anggaran yang diperlukan SIPP.
2. Keterbatasan dana dalam penganggaran SIPP.
3. Pengalokasian anggaran sesuai dengan kebutuhan proyek.
Dalam kenyataanya penentuan anggaran perbaikan sangat rumit dilakukan karena
menyangkut perhitungan dan estimasi ulang terhadap alokasi biaya yang diperlukan.
Strategi yang dilakukan adalah memplot kembali berdasarkan program dan rencana
kegiatan yang baru. Langkah praktis yang dilakukan adalah dengan mengkoordinasikan
dengan cermat semua bagian dan kegiatan yang sudah direncanakan sebelumnya. Hasil
revisi anggaran adalah anggaran biaya proyek perubahan yang sudah disesuaikan dengan
tingkat kebutuhan riil pada pelaksanaan proyek perubahan. Semoga melalui revisi
anggaran kegiatan akan memberikan dampak terhadap pelaksanaan kegiatan tersebut.
2. Tahapan Pelaksanaan

NO TAHAPAN WAKTU PROSES BIAYA

1 Jangka 1 bulan – Membangun komitmen Rp. 1.000.000,-
Pendek melalui melalui
peningkatan kualitas SDM
– Melakukan koordinasi
dengan stakeholder
– Mengintergrasikan SIPP
2 Jangka 1 bulan – Pemasangan scanner pada Rp. 3.000.000,-
menengah ruangan yang menangani
persuratan
– Melaksanakan pelatihan Rp. 7.000.000,-
bagi operator
– Pengawasan dan monitoring
3 Jangka 1 tahun – Penerapan tata pengelolaan
Panjang persuratan bebasis digital
– Pemasangan infrastruktur Rp. 20.000.000,-
pendukung aplikasi SIPP
– Monitoring dan Evaluasi

3. Tahapan Evaluasi
Tahapan evaluasi dilaksankan dalam jangka waktu 1 tahun. Tahapan ini dilaksanakan dengan
tujuan untuk melihat efisiensi, efektivitas, permasalahan, dan kendala dan rintangan yang
dialami selama proses pelaksanaan kegiatan. Hasil tahapan Evaluasi ini, antara lain Instrumen
monitoring, analisis hasil evaluasi dan monitoring. Selanjutnya evaluasi juga memotret
tentang kelayakan pengembangan sistem aplikasi menggunakan analisa sederhana yang
merujuk pada model analisa diungkap oleh Ida Ayu Putu Ari Krisnayanti (Ayu & Ari, 2014)
Instrumen analisa diambil dari indikator sebagai berikut ; Kecepatan, Ketepatan, Keamanan,
Manfaat sistem, Dampak sistem.
 Adapun stakeholder yang terkai dalam pelaksanaan Sistem Informasi Pengelolaan

Persuratan (SIPP) yaitu :

1. Stakeholder Primer
a. Kepala Bagian Umum dan Kepegawaian.
b. Sekretaris Daerah.
2. Stakeholder Sekunder
a. PT. Telkom Indonesia.
b. PT. PLN Purwakarta
3. Stakeholder Kunci
a. Bupati Purwakarta
b. Badan Keuangan dan Aset Daerah (BKAD)

4. Potensi kendala
Pada proses pelaksanaan SIPP ada beberapa potensi kendala yang akan dihadapi, antara lain
sebagai berikut :
1. Terbatas nya sumber daya yang tersedia. Jumlah pegawai pada satuan kerja tidak
sebanding dengan beban kerja yang harus dijalani, mengakibatkan terhambatnya
beberapa pekerjaan pokok.
2. Sifat program substantif yang dikerjakan bukanlah bidang keseharian yang
dialami, sehingga memerlukan waktu yang cukup lama untuk bisa memahami
konteksnya.
3. Keterbatasan sumber dana yang memadai untuk terus mengembangkan program
perubahan ini.
4. Belum adanya regulasi yang tegas dalam mengatur program-program yang
sifatnya baru.

5. Strategi Mengatasi Kendala

Adapun kendala atau hambatan tersebut harus dicarikan solusinya dalam pelaksanaan
proyek perubahan dan harus disikapi serta dicari strateginya untuk dapat
menimplementasikan inovasi ini dapat berjalan dengan lancar sesuai dengan target yang
 telah ditentukan sesuai dengan perencanaan. Strategi yang digunakan untuk mengatasi
kendala tersebut adalah sebagai berikut :
1. Diusahakan seringnya komuikasi dan koordinasi sesama staf secara persuasif;
2. Membuat jadwal khusus untuk focus mengerjakan inovasi diluar jam kerja;
3. Membuat Tim bayangan sebagai cadangan jika Tim yang sudah ada mengalami
gangguan.
4. Terbatasnya sumber daya yang tersedia. Jumlah pegawai pada satuan kerja tidak
sebanding dengan beban kerja yang harus dijalani, mengakibatkan terhambatnya
beberapa pekerjaan pokok strategi yang dilakukan dengan cara menentukan skala
prioritas dan mengangkat tim teknis untuk menyelesaikan bagian pekerjaan.
5. Sifat program substantif yang dikerjakan bukanlah bidang keseharian yang
dialami, sehingga memerlukan waktu yang cukup lama untuk bisa memahami
konteksnya, strategi yang dilakukan adalah melalui pelatihan dan pemantapan
bidang substantif yang masih kurang.
6. Belum adanya regulasi yang tegas dalam mengatur program-program yang
sifatnya baru, strateginya adalah membuat aturan dan membuat keputusan untuk
menetapkan aturan-aturan yang diperlukan.

D. SOSIAL
Pengolahan surat masuk dan surat keluar adalah pekerjaan surat menyurat yang harus
dilakukan secara tertata dan berurutan dengan kegiatan yang utama yaitu mengelola, mengatur,
dan mengurus surat menyurat agar dapat memperlancar administrasi intansi tersebut. Apabila
pengurusan surat masuk dan surat keluar pada suatu instansi atau kantor dapat dilakukan dengan
baik dan tersusun secara rapi maka penyebaran informasi kepada bagian-bagain lain yang
bersangkutan tidak mengalami kendala dan juga akan memudahkan dalam penemuan kembali
arsip apabila suatu saat diperlukan. Dengan adanya sistem informasi admnistrasi bebasis
teknologi ini, dapat merubah sistem kinerja subbagian protokol dan tata usaha pimpinan dalam
proses pengadministrasian surat masuk dan surat keluar menjadi lebih efektif dan efisien.
Apabila dalam implementasi dari Sistem Informasi Pengelolaan Surat (SIPP) berjalan dengan
baikm lancar dan sesuai perencanaan, hasil yang akan di dapatkan antara lain :
1. Tersedianya Sistem Persuratan elektronik menjamin tersedianya arsip yang
autentik dan terpercaya sebagai alat bukti sah serta menjamin terwujudnya
pengelolaan pengelolaan surat yang handal dan pemanfaatnanya sesuai dengan
ketentuan perundang undangan.
2. Terciptanya pegawai yang terampil dan profesioanl dalam pengelolaan kearsipan
dan sangat membantu bagi fungsional tertentu yaitu Arsiparis
3. Sistem Informasi Pengelolaan Persuratan maka pencarian surat akan lebih mudah
dan cepat untuk dilakukan.
4. Sistem Informasi Pengelolaan Persuratan dapat menjamin keamanan dan
kerahasian dari surat.
5. Dalam pengarsipan surat tidak membutuhkan ruangan khusus karena surat
tersebut tersipan di dalam aplikasi dan juga dapat dilihat sewaktu –waktu apabila
diperlukan.