LPJ KEGIATAN SIE HUMAS

Job Desc :

1. Mengirimkan surat undangan dan susunan acara (rundown) ke pembicara

2. Mengirimkan surat undangan ke ketua himpunan , ketua jurusan , dan dosen dosen dilingkungan
fakultas mipa
3. Berkoordinasi dengan sie acara tentang CV dan materi dari pembicara
4. Membuat form pendaftaran
5. Merekap hasil pendaftaran dari masing masing hmj
6. Mengkonfirmasi undangan dan pembicara pada saat hari H

Kendala :

1. Pada saat mengirimkan surat ke dosen dosen banyak dosen yang mengeluh tentang
mendadaknya surat yang dikirimkan
2. Pada saat mengkonfirmasi pembicara maupun undangan , ada beberapa undangan yang
merespon untuk hadir tetapi pada saat hari H tidak hadir
3. Pada saat mengirimkan surat ke pembicara , ternyata surat yang dikirimkan pembicara tidak
diterima oleh pembicara , sehingga menyebabkan pembicara tidak tau jalannya acara pada saat
hari H dan rundown pada saat hari H menjadi kacau
4. Pada saat mengirimkan surat undangan yang diberikan tidak langsung pada orang yang ditujukan
, melainkan ke TU ataupun pegawai lainnya sehingga undangan atau pembicara merasa tidak
menerima surat tentang pelaksanaan kegiatan pada hari tersebut
5. Terjadi banyak miskomunikasi , pada pembicara yang sudah merespon untuk mengirimkan surat
ke tempat tertentu , surat tersebut tidak sampai pada pembicara

Saran :

1. Untuk sie humas berikutnya diharapkan untuk benar benar mengkonfirmasi undangan dan
pembicara ataupun yang lainnya , konfirmasi dengan cara telepon dan sms , lalu pada saat
konfirmasi benar benar sangat ditekankan hal hal yang menjadi utama dari acara seperti konsep
dan jam pembukaan dari acara , agar berikutnya tidak terjadi kesalahan yang sama
2. Untuk surat sebaiknya dikirimkan tidak dekat dekat hari H sehingga surat dosen bisa sampai
dengan cepat
3. Untuk surat sebaiknya dierima langsung oleh yang bersangkutan agar tidak terjadi kesalahan
dalam mengkonfirmasi undangan yang merasa tidak menerima undangan
4. Sebaiknya jika seorang undangan memberikan saran untuk mengirimkan undangan ke tempat
tertentu harus dikonfirmasi atau diingatkan untuk mengambil surat tersebut agar tidak terjadi
masalah tentang mengkonfirmasi undangan lagi
5. Untuk humas berikutnya agar lebih komunikatif tidak malu malu dalam menghadapi undangan
dosen dan pembicara , bisa menjelaskan konsep acara karena humas adalah sumber info dari
kegiatan