PROSEDUR PENGAMBILAN BERKAS REKAM MEDIS

No. Dokumen : No. Revisi Halaman

440/019/MKI/RSUD 01 1/2

Tanggal Terbit Ditetapkan Oleh

STANDAR 1 Oktober 2013 Direktur RSUD Kab. Buleleng,
PROSEDUR
OPERASIONAL

dr. Gede Wiartana, M.Kes

Nip. 19620204 198711 1 002
Pengertian  Berkas rekam medis yang telah disimpan pada rak file tidak
boleh diambil/dikeluarkan tanpa alasan yang tepat, berkas–berkas
tersebut adalah dokumen pasien yang harus dijaga dari segi
kerusakan, kerahasiaan dan keamanannya;
 Hanya petugas rekam medis yang boleh mengambil berkas
rekam medis;
 Berkas rekam medis boleh diambil dari rak penyimpanan
dengan alasan/pertimbangan :
 Berkas rekam medis akan dipergunakan oleh staf medis/para
medis RSUD Kabupaten Buleleng untuk riset, dipergunakan
instansi kesehatan diluar RSUD Kabupaten Buleleng atas izin
dari pimpinan RSUD Kabupaten Buleleng;
 Berkas rekam medis akan dipergunakan oleh dokter untuk
follow-up pasien di Poliklinik atau sebagai reference jika
pasien masuk rumah sakit kembali;
 Berkas rekam medis akan dipergunakan oleh pengadilan untuk
dipergunakan sebagai bukti dalam penyelesaikan tuntutan
pasien/keluarganya;
 Berkas rekam medis akan dipergunakan oleh dokter atau
petugas tenaga kesehatan di RSUD Kabupaten Buleleng untuk
keperluan evaluasi, audit medik dsb;
 Berkas rekam medis akan dipergunakan oleh dokter untuk surat
keterangan medis.
Tujuan  Untuk mencegah kehilangan berkas rekam medis pasien sekecil;
 Untuk memudahkan pencarian kembali berkas rekam medis
apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Kebijakan 1) Permenkes No. 749a/Menkes/Per/XII/1989 tentang Rekam
Medis/Medical Record;
2) SK Dirjen Yanmed No.78/Yanmed/RS.Um.Dik/YMU/I/91.
Prosedur  Menerima surat/bon peminjaman berkas rekam medis pasien :
 Jika bon berasal dari ruangan surat pengantarnya berupa bon
berkas rekam medis;
 Jika permintaan berasal dari TPP Rawat jalan umum, eksekutif
maupun rawat darurat, surat permintaanya berupa print out
registrasi + tracer.
 Semua permintaan dibuatkan tracer sesuai format yang ada
dengan lengkap dan jelas;
 PROSEDUR PENGAMBILAN BERKAS REKAM MEDIS

No.Dokumen : No. Revisi Halaman

440/019/MKI/RSUD 01 2/2

Prosedur  Berdasarkan tracer berkas rekam medisnya diambil pada lokasi

berkas dibawah nomor yang bersangkutan, kemudian berkas rekam
medisnya dikeluarkan dari rak penyimpanan;
 Berkas rekam medis yang tidak ada pada rak penyimpanan
berdasarkan nomor rekam medisnya dapat dicari dengan cara :
 Cek pada komputer, tanggal dan layanan terakhir yang dikunjungi;
 Dari layanan dan tanggal kunjungan terakhir yang diperoleh dari
computer di cek lagi pada buku ekspedisi dari masing-masing
ruangan atau poliklinik apakah sudah disetor atau masih di bon;
 Kalau masih di bon ruangan maupun poli langsung dihubungi dan
informasikan untuk membawa berkas rekam medisnya langsung
dibawa ke poli yang dikunjungi atau ke Sub Bag Rekam Medis;
 Kalau berkas rekam medisnya sudah disetor di cek kembali pada
buku pengendalian penyimpanan dari petugas yang bertugas pada
hari itu, untuk memastikan apakah sudah disimpan atau belum, kalau
sudah tercatat dalam buku pengendalian berarti sudah disimpan
tetapi salah simpan, ini perlu dicari lebih lanjut sampai ketemu dan
dicatat dalam buku monitoring penyimpanan untuk dibuatkan
laporan selanjutnya.
 Rekam medis yang sudah ketemu selanjutnya dimasukkan ke dalam rak
sortir untuk dipisahkan sesuai dengan poli yang dituju;
 Rekam medis didistribusikan ke poli oleh petugas penyimpanan setiap
10 menit.
Unit Terkait Prosedur ini berlaku di Sub Bag Rekam Medis