PENDAHULUAN
Sistem kesehatan nasional adalah keadaan sehat, baik secara fisik, mental,
spiritual maapun sosial yang memungkinkan setiap orang hidup produktif secara
sosial dan ekonomis. Pembukaan Undang-Undang Dasar 1945. Dalam Sistem
Kesehatan Nasional (SKN) 2009, disebutkan pembangunan kesehatan adalah
upaya yang dilaksanakan oleh semua komponen bangsa yang bertujuan untuk
meningkatkan kesadaran, kemauan, dan kemampuan hidup sehat bagi setiap orang
agar peningkatan derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya dapat
terwujud.
1
Menurut WHO di negara berkembang, biaya obat sebesar 24-66% dari
total biaya kesehatan. Belanja obat yang demikian besar tentunya harus dikelola
dengan efektif dan efisien. Perencanaan merupakan kegiatan dasar dari
pengelolaan obat untuk menentukan kebutuhan obat dan merupakan salah satu
fungsi yang menentukan keberhasilan kegiatan selanjutnya di instalasi farmasi
yang nantinya akan bermanfaat bagi kelancaran pelayanan di Puskesmas. Untuk
mewujudkan perencanaan tersebut adanya kegiatan pelaksanaan pada tahap ini
dilakukan pengadaan obat untuk memenuhi kebutuhan obat yang telah ditetapkan
dalam perencanaan. Apabila terjadi kesalahan pada suatu tahap akibatnya akan
mengacaukan siklus secara keseluruhan yang menimbulkan dampak seperti
pemborosan, tidak tersedianya obat, tidak tersalurnya obat, obat rusak, dan lain
sebagainya.19
Pada data sekunder yang diperoleh dari Puskesmas Muara Dua, pada tahun
2018 selama periode Januari-Desember 2018 terdapat jenis obat yang mengalami
kekosongan. Informan menyebutkan bahwa pada gudang farmasi, kekosongan
terjadi diakibatkan oleh peningkatan jumlah pasien yang secara otomatis
mempengaruhi jumlah permintaan obat dari setiap bulannya. Jika pada bulan ini
disediakan sekitar 100-500 stok obat dengan jenis tertentu, di bulan selanjutnya
stok obat tersebut ditambahkan jika dirasa perlu. Namun belum tentu dapat
memenuhi kebutuhan obat sebab peningkatan jumlah pasien sewaktu-waktu dapat
berubah.
2
Berdasarkan hal tersebut penulis tertarik untuk mengetahui bagaimana
gambaran pengelolaan peresediaan obat di Puskesmas Muara Dua Kota
Lhokseumawe”.
3
1.4.2 Bagi Instansi
Sebagai bahan masukkan untuk pengembangan sistem pengelolaan obat di
Puskesmas Bakunase.
4
BAB II
TINJAUAN TEORITIS
5
c. Penggerakan (Actuating)
Penggerakan (actuating) yaitu untuk menggerakan organisasi agar
berjalan sesuai dengan pembagian kerja masing-masing serta
menggerakan seluruh sumber daya yang ada dalam organisasi agar
pekerjaan atau kegiatan yang dilakukan bisa berjalan sesuai rencana dan
bisa mencapai tujuan.
d. Pengawasan (Controlling)
Pengawasan (controlling) yaitu untuk mengawasi apakah gerakan dari
organisasi ini sudah sesuai dengan rencana atau belum. Serta
mengawasi penggunaan sumber daya dalam organisasi agar bisa
terpakai secara efektif dan efisien tanpa ada yang melenceng dari
rencana.
6
Kegiatan logistik di Rumah Sakit dilakukan berdasarkan siklus yang
berlangsung terus menerus secara berkesinambungan untuk kepentingan
produksi jaya pelayanan kesehatan yang bermutu. Fungsi-fungsi tersebut
tergambar dalam suatu siklus manajemen logistik yang satu sama lain saling
berkaitan dan sangat menentukan keberhasilan kegitaan logistik dalam
organisasi20.
Perencanaan &
Peramalan Kebutuhan
Penghapusan Penganggaran
Pengendalian dan
Persediaan
Penganggaran
Pemeliharaan dan
Pendistribusian
Penyimpanan
7
di dalam satu periode (misalnya 1 tahun) sebesar kurang lebih 1.000 unit,
tetapi direncanakan sebesar 10.000 unit. Akibatnya akan mengacaukan suatu
siklus manajemen logistik secara keseluruhan mulai dari pemborosan dalam
penganggaran, membengkaknya biaya pengadaan dan penyimpan, tidak
tersalurkannya obat atau barang tersebut sehingga barang bisa rusak,
kadaluarsa yang bagaimanapun baiknya pemeliharaan di gudang, tidak akan
membantu sehingga perlu dilakukan penghapusan yang berarti kerugian8.
Oleh sebab harus dilakukan pengendalian pada setiap fungsi tersebut.
Menurut Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor
1197/MENKES/SK/X/2004 tentang standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit,
pengelolaan perbekalan farmasi berfungsi untuk11 :
a. Memilih perbekalan farmasi sesuai kebutuhan pelayanan rumah sakit.
b. Merencanakan kebutuhan perbekalan farmasi secara optimal.
c. Mengadakan perbekalan farmasi berpedoman pada perencanaan yang telah
dibuat sesuai ketentuan yang berlaku.
d. Memproduksi perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pelayanan
kesehatan di rumah sakit
e. Menerima perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan ketentuan yang
berlaku.
f. Menyimpan perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan persyaratan
kefarmasian.
g. Mendistribusikan perbekalan farmasi ke unit-unit pelayanan di Rumah
Sakit.
8
Obat adalah paduan bahan-bahan yang siap untuk digunakan untuk
mempengaruhi atau menyelidiki sistem fisiologi atau keadaan patologi dalam
upaya penetapan diagnosis, pencegahan, penyembuhan, pemulihan,
peningkatan kesehatan dan kontrasepsi6.
Apabila obat digunakan sbagaimana mestinya, sesuai dengan resep dan
anjuran dokter, atau anjuran Apoteker Pengelola Apotek (APA), maka obat
yang digunakan akan sangat bermanfaat utuk menciptakan pola kehidupan
yang sehat, terhindar dari penyakit sekaligus menyembuhkan berbagai jenis
penyakit uang mendera masing-masing individu, terlebih obat-obatan yang
ada di apotek sekarang dapat dikategoikan obat-obatan modern.
Obat hanya akan berfungsi sebagai alat perantara untuk menyembuhkan
atau membebaskan masing-masing individu dari berbagai jenis penyakit yang
mendera keberadaannya jika digunakan secara tepat, baik secara waktu
maupun dosis dari obat itu sendiri. Sebaliknya, obat akan menjadi racun bagi
tubuh masing-masing individu jika dosis yang digunakan melampaui batas
sewajarnya.
Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
merupakan suatu siklus kegiatan, dimulai dari pemilihan, perencanaan kebutuhan,
pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pemusnahan dan penarikan,
pengendalian, dan administrasi yang diperlukan bagi kegiatan Pelayanan
Kefarmasian. Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai harus dilaksanakan secara multidisiplin, terkoordinir dan menggunakan proses
yang efektif untuk menjamin kendali mutu dan kendali biaya. Dalam ketentuan Pasal
15 ayat (3) Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit menyatakan
bahwa Pengelolaan Alat Kesehatan, Sediaan Farmasi, dan Bahan Medis Habis Pakai
di Rumah Sakit harus dilakukan oleh Instalasi Farmasi sistem satu pintu. Alat
Kesehatan yang dikelola oleh Instalasi Farmasi sistem satu pintu berupa alat medis
habis pakai/peralatan non elektromedik, antara lain alat kontrasepsi (IUD), alat pacu
jantung, implan, dan stent.15
9
Sistem satu pintu adalah satu kebijakan kefarmasian termasuk pembuatan
formularium, pengadaan, dan pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai yang bertujuan untuk mengutamakan kepentingan pasien
melalui Instalasi Farmasi. Dengan demikian semua Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan,
dan Bahan Medis Habis Pakai yang beredar di Rumah Sakit merupakan tanggung
jawab Instalasi Farmasi, sehingga tidak ada pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai di Rumah Sakit yang dilaksanakan selain
oleh Instalasi Farmasi.
Dengan kebijakan pengelolaan sistem satu pintu, Instalasi Farmasi sebagai satu-
satunya penyelenggara pelayanan kefarmasian, sehingga Rumah Sakit akan
mendapatkan manfaat dalam hal:
1. Pelaksanaan pengawasan dan pengendalian penggunaan Sediaan Farmasi,
Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai;
2. Standarisasi Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai;
3. Penjaminan mutu Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai;
4. Pengendalian harga Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai;
5. Pemantauan terapi Obat;
6. Penurunan risiko kesalahan terkait penggunaan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai (keselamatan pasien);
7. Kemudahan akses data Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai yang akurat;
8. Peningkatan mutu pelayanan Rumah Sakit dan citra Rumah Sakit; dan
9. Peningkatan pendapatan Rumah Sakit dan peningkatan kesejahteraan
pegawai.
10
2.3 Fungsi-Fungsi Pengendalian Persediaan Obat Di Puskesmas
2.3.1 Perencanaan
2.3.2 Permintaan
2.3.3 Penerimaan
2.3.4 Penyimpanan
11
c. Perencanaan/penyimpanan dan pengoperasian alat-alat pembantu
pengaturan barang (material handling equipment)
d. Tindakan-tindakan keamanaan dan keselamatan
12
Penyimpanan obat harus diberikan tempat yang layak agar sediaan
tidak mudah rusak, bila sediaan rusak maka akan menurunkan mutu obat dan
memberikan pengaruh buruk pada pengguna obat. Menurut Dirjen Bina
Kefarmasian dan Alat Kesehatan (2010) ketentuan mengenai sarana
penyimpanan obat antara lain :
a. Gudang atau tempat penyimpanan
kering tidak lembab. Terdapat ventilasi agar cahaya dapat masuk dan
terjadi perputaran udara hingga ruangan tidak lembab ataupun panas.
Lantai harus di tegel/semen yang tidak memungkinkan bertumpuknya
debu dan kotoran, jangan ada lantai yang bersudut dan sebisa mungkin
dinding gudang dibuat licin agar debu tidak menempel. Lemari untuk
narkotika dan psikotropika harus selalu terkunci dan memiliki kunci
ganda. Sebaiknya gudang penyimpanan sediaan diberi pengukur suhu
ruangan.
b. Kondisi Penyimpanan
Untuk menghindari udara lembab maka perlu dilakukan :
1) Terdapat ventilasi pada ruangan atau jendela dibuka
2) Pasang kipas angin atau AC, dikarenakan semakin panas udara di
dalam ruanagan maka semakin lembab ruangan tersebut
3) Biarkan pengering tetap dalam wadah tablet/kapsul
4) Jangan sampai terdapat kebocoran pada atap
13
keluar/sering dibutuhkan akan diletakkan di dekat pintu keluar agar
mudah dalam pengambilannya.
b. Arus U
Sistem pengambilan dan penyimpanan dengan arus U, apabila
posisi gudang berkelok-kelok maka barang yang lama keluar akan
diletakkan di dekat pintu penerimaan barang, sedangkan untuk barang
yang cepat keluar diletakkan di dekat pintu keluar
c. Arus L
Lokasi gudang dengan tipe arus L tidak berbelok-belok dan
pengambilan mudah terjangkau. Barang yang sering dibutuhkan/cepat
keluar harus diletakkan didekat pintu keluar, sedangkan untuk barang
yang lama pengeluarannya diletakkan dekat pintu masuk.
14
dan kadaluarasa, menjaga tetelitian pencatatan, menggunakan metode
distribusi yang efisien, dengan memperhatikan peraturan perundangan dan
ketentuan lain yang berlaku, menggunakan sistem informasi manajemen.
2.3.6 Pengendalian
15
Kengendalian merupakan kegiatan untuk tercapainya sasaran yang
diinginkan sesuai dengan program yang sudah ditetapkan agar tidak terjadi
kelebihan dan kekurangan/kekosongan obat di puskesmas. Pengendalian
persediaan adalah upaya untuk mempertahankan persediaan pada waktu
tertentu dengan mengendalikan arus barang yang masuk melalui peraturan
sistem pesanan/pengadaan (schedule inventory dan perpetual inventory),
penyimpanan dan pengeluaran untuk memastikan persediaan efektif dan
efisiensi atau tidak terjadi kelebihan dan kekurangan/kekosongan, kerusakan,
kedaluarsa dan kehilangan serta pengembalian pesanan sediaan farmasi.24
15
1) Buku harian pengeluaran barang
Dokumen yang memuat catatan pengeluaran baik tentang data
obat, maupun dokumen catatan obat
d. Pelaporan
1) Laporan mutasi barang
Laporan berkala mengenai mutasi barang dilakukan triwulan,
persemester ataupun pertahun.
16
tetapi cenderung sebagai suatu alat yang hanya menilai situasi khusus tertentu
saja yang memerlukan suatu analisis sendiri.17
a. Tahap Perencanaan
1) Macam Indikator :
a) Perencanaan dana yang tersedia dengan keseluruhan dana yang
sesungguhnya dibutuhkan, tujuannya untuk Mengetahui
seberapa jauh persediaan dana. Perhitungannya dengan
persamaan X= kebutuhan berdasar metode konsumsi,
epidemiologi. Y = dana yang tersedia. Z = Y/X x 100%
b) Perbandingan antara jumlah item yang ada dalam perencanaan
dengan jumlah item obat dalam kenyataan, tujuannya untuk
mengetahui seberapa jauh ketepatan perkiraan dalam
perencanaan. Perhitungannya dengan persamaan X = jumlah
item obat dalam kenyataan. Y = jumlah item obat dalam
perencanaan Z = Y/X x 100%
b. Tahap Pengadaan
1) Macam Indikator :
a) Frekuensi pengadaan tiap item obat, tujuannya untuk
mengetahui berapa kali obat tersebut dipesan tiap bulannya.
Perhitungannya dengan mengambil 100 kartu stok obat
berdasarkan kendali diketahui berapa kali obat dipesan tiap
tahun.
17
b) Frekuensi kesalahan faktur, tujuannya untuk mengetahui
berapa kali petugas melakukan kesalahan. Perhitungannya
dengan mengambil 100 lembar SP, lalu cocokkan dengan nota
faktur.
c) Frekuensi tertundanya pembayaran terhadap waktu yang
disepakati, tujuannya untuk mengetahui kualitas pembayaran
rumah sakit. Perhitungannya dengan mengambil daftar
hutang, cocokkan dengan daftar pembayaran.
c. Tahap Penyimpanan
1) Macam Indikator :
a) Kecocokan antara barang dan kartu stok, tujuannya untuk
mengetahui ketelitian petugas. Perhitungannya dengan
mengambil 100 kartu stok obat (A), cocokkan dengan barang
yang ada (B), teliti apakah A=B, atau A≠B
b) Turn Over Ratio, tujuannya untuk mengetahui berapa kali
perputaran modal dalam satu tahun. Perhitungannya dengan
HPP satu tahun (A), nilai persediaan rata-rata (B), TOR = A/B
c) Sistem Penataan Gudang, tujuannya untuk menilai sistem
penataan obat di gudang, standarnya adalah FIFO dan FEFO.
Perhitungannya dengan mengambil 100 kartu stok, cocokkan
dengan keadaan barang dalam no batch dan kadaluarsa dan
tanggal pembelian
d) Persentase nilai obat yang kadaluarsa dan atau rusak, tujuannya
untuk mengetahui besarnya kerugian. Perhitungannya dari
catatan obat yang ED dalam satu tahun, Hitung nilainya = X,
nilai stok opname = Y, nilai kerugian = X/Y x 100%
e) Persentase stok mati, tujuannya untuk mengetahui item obat
selama tiga bulan tidak terpakai. Perhitungannya dengan
Jumlah item obat selama tiga bulan tidak terpakai (X), jumlah
item obat yang ada stoknya (Y), Z = X/Y x 100%
18
f) Persentase nilai akhir stok obat, tujuannya untuk mengetahui
nilai akhir stok obat. Perhitungannya dengan Nilai persediaan
stok akhir (X), nilai total persediaan (Y). Z=X/Y x 100%
19
f) Persentase penulisan resep sesuai dengan formularium,
tujuannya untuk mengukur derajat kepatuhan dokter terhadap
formularium. Perhitungannya dengan mengambil 100 lembar
resep tiap bulan. Jumlah total pada lembar resep (X), jumlah
total sesuai FRS (Y). Z = X/Y x 100%.
20
promotif dan preventif, untuk mencapai derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-
tingginya di wilayah kerjanya. Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota adalah satuan kerja
pemerintahan daerah kabupaten/kota yang bertanggung jawab dalam
menyelenggarakan urusan pemerintahan dibidang kesehatan di kabupaten/kota. Stok
barang di puskesmas di pasok oleh Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota sesuai dengan
yang sudah diajukan dan direncanakan.
21
BAB III
KERANGKA PENELITIAN
1. Perencanaan
2. Permintaan
3. Penerimaan
Gambaran Pengelolaan
4. Penyimpanan
Persediaan Obat di
Puskesmas Muara Dua Kota 5. Pendistribusian
Lhokseumawe 6. Pengendalian
7. Pencatatan, Pelaporan dan
Pengarsipan
22
2.2 Definisi Operasional Variabel Penelitian
23
6. Pengendalian Kegiatan dalam menjaga Pedoman Informasi Ordinal
ketersediaan obat Wawancara mengenai kegiatan
sehingga tidak terjadi Dokumen yang dilakukan
kelebihan dan oleh SDM gudang
kekurangan/kekosongan farmasi dalam
obat di PKM menjaga
ketersediaan obat
sehingga tidak
terjadi kelebihan
7. Pencatatan dan Rangkaian kegiatan dalam Pedoman Informasi Ordinal
Pelaporan rangka penatalaksanaan Wawancara mengenai
obat –obatan secara tertib, Dokumen pencatatan dan
baik obat-obatan yang di pengeluaran obat
terima, disimpan, dan cara merekap
didistribusikan dan di setiap bulannya
gunakan di PKM Muara dalam buku
Dua persediaan obat.
Pelaporan
dilakukan agar
persediaan sealu
memenuhi
kebutuhan di PKM
24
BAB IV
METODE PENELITIAN
4.3.2 Sampel
Sampel dalam penelitian adalah pasien rawat jalan yang mendapatkan
layanan kefarmasian di Puskesmas Muara Dua Kota Lhokseumawe yang
memenuhi kriteria inklusi. Penjaringan sampel menggunakan teknik
purposive sampling, yaitu pengambilan sampel berdasarkan “penilaian”
(judgment) peneliti mengenai siapa-siapa saja yang pantas (memenuhi
persyaratan) untuk dijadikan sampel dan mampu memberikan informasi
yang berkaitan dengan topik penelitian, yang terdiri dari :
1. Kepala Puskesmas Muara Dua Kota Lhokseumawe
25
2. Dokter Poli Puskesmas Muara Dua Kota Lhokseumawe
3. Kepala Tata Usaha Puskesmas Muara Dua Kota Lhokseumawe
4. Penanggung Jawab Farmasi di Puskesmas Muara Dua
26
4.5.3 Analisa Data
Analisis data kualitatif dilakukan secara simultan dengan proses
pengumpulan data, interpretasi data dan dibuat matriks untuk
mempermudah dalam melihat data secara lebih sistematis.(12)
Proses pengolahan data yaitu;
1. Editing
Yaitu melakukan pengecekan terhadap hasil pengisian kuisioner
yang meliputi kelengkapan identitas dan jawaban yang diberikan oleh
responden.
2. Transfering
Yaitu data yang telah dikoreksi dikumpulkan dan dilakukan tabulasi
dalam bentuk tabel distribusi frekuensi memindahkan (transfer)
data/informasi ke table analisis tersebut (yang telah dibuat).
3. Narasi
Yaitu menyajikan informasi dalam bentuk teks tertulis.
1. Tabel Data
27
2. Landasan Teori
28
DAFTAR PUSTAKA
1. Al-Hijrah, M.F., Hamzah, A., dan Darmawansyah, 2013. Studi Tentang Pengelolaan
Obat Di Puskesmas Mandai Kabupaten Maros Tahun 2013. Administrasi Kebijakan
Kesehatan Fakultas Kesehatan Masyarakat, .
2. Aditama, Tjandra Yoga. 2007. Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Edisi 2. UI-
Press. Jakarta.
5. Dahlan, S.M. Statistik untuk kedokteran dan kesehatan, Selemba Medika, Jakarta.
Tahun 2010.(15).
7. Depkes RI. 2006. Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah
Sakit di Indonesia. Jakarta: Depkes RI
29
10. Kemenkes RI, 2011, Modul Penggunaan Obat Rasional, Bina Pelayanan
Kefarmasian, Jakarta.
14. Permenkes., 2014, Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 30 Tahun 2014 Tentan
Standar Pelayanan Kefarmasian di Puskesmas, Jakarta Departemen Kesehatan RI.
15. Permenkes Nomor 72 Tahun 2016, Pelayanan Kefarmasian Di Rumah Sakit, Jakarta,
Menteri Kesehatan Republik Indonesia.
16. Palupiningtiyas, Retno. 2014. Analisis Sistem Penyimpanan Obat di Gudang Farma
si Rumah Sakit Mulya Tangerang Tahun2014. Skripsi. FKIK UIN. Jakarta.
18. Quick, J.D., et al., 1997, Managing Drug Supply, The Selection, Procurement,
Distribution and Use of Pharmaceutical,2nd, edition, Management Science fot
Health, Kumarin Press, USA, pp : 250 -305
19. Sasongko, H., 2014. 'Evaluasi Distribusi Dan Penggunaan Obat Pada Pasien Rawat
Jalan Di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta',
Tesis. Universitas Gadjah Mada, Yogyakarta.
20. Seto, S, dkk. 2004. Manajemen Farmasi, Edisi kedua. Airlangga University Press. S
urabaya.
21. Siagian, S.P. 2009. Manajemen sumber daya manusia. Bumi Aksara. Jakarta.
30
22. Sugiyono. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R & D. Alfabeta. Bandung.
2009(17).
24. Wirawan, Arif Surya., 2015, Evaluasi Penyimpanan Sediaan Farmasi Di Gudang
Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Banyumas, skripsi, Fakultas Kedokteran dan
Ilmu Kesehatan Universitas Muhammadiyah, Yogyakarta.
31