PROSES PENULISAN PESAN BISNIS

MAKALAH

OLEH :
KELOMPOK 2
RIRI ANGGRIANIGSIH
NPM 1701270048
RIRIN SURYANI PUTRI
NPM 1801270012

Perbankan Syariah III A2 Sore

DOSEN :
Dr. Hj. Siti Mujiatun, SE, MM

MATA KULIAH :
Komunikasi Bisnis Syariah

FAKULTAS AGAMA ISLAM

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SUMATERA UTARA
TA. 2019/2020
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan ke Hadirat Allah SWT karena berkat limpahan Rahmat dan
Hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyusun makalah ini tepat pada waktunya. Makalah
ini membahas tentang Proses Penulisan Pesan Bisnis pada mata kuliah Komunikasi Bisnis.

Dalam penulisan makalah ini, penulis banyak mendapatkan tantangan dan hambatan akan
tetapi dengan bantuan dari berbagai pihak tantangan itu bisa teratasi. Oleh karena itu penulis
mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam
penyusunan makalah ini, semoga bantuannya mendapatkan balasan yang setimpal dari Allah
SWT.

Penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan baik dari bentuk
penyusunan maupun materinya. Kritik dan saran dari pembaca sangat penulis harapkan untuk
penyempurnaan makalah selanjutnya.

Akhir kata semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi para pembaca sekalian. Terima kasih.

Medan, November 9, 2019

Penulis
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para
bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang
disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki.
Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan
akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi
audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi
tantangan bagi komunikator.
Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian
tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu
keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan
mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Dalam hal ini, perencanaan pesan-pesan bisnis
lebih difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis.
Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan yang baik sebagai
berikut: Subjek dan tujuan harus jelas, semua informasi harus berhubungan dengan subjek
dan tujuan, ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis, semua
informasi yang penting harus sudah tercakup.
Revisi dalam organisasi atau perusahaan sangat diperlukan agar pesan-pesan bisnis
yang telah direncanakan dan dibuat tersebut dapat ditinjau ulang atau disempurnakan untuk
menghindari terjadinya kesalahan ketik atau kekurangan lainnya, sehingga sesuai dengan
maksud dan tujuan yang dikehendaki. Menulis pesan-pesan bisnis sangat berbeda dengan
menulis pesan-pesan yang bersifat pribadi. Dalam menulis pesan-pesan bisnis yang baik
diperlukan proses pemikiran, tenaga, dan waktu yang cukup. Akan berbahaya apabila
penyampaian pesan-pesan bisnis cenderung dilakukan secara asal-asalan dan ceroboh, baik
dari sisi substansi isi pesan maupun format penulisannya.
Keterampilan dalam merevisi pesan-pesan bisnis sangat diperlukan oleh para pelaku
bisnis agar maksud dan tujuan yang dikehendaki bisa sesuai dengan apa yang direncanakan.
Pemilihan kata yang tepat dan pengembangan paragraf yang efektif sangat diperlukan dalam
pembuatan revisi pesan-pesan bisnis yang efektif.

B. Rumusan Masalah
1. Proses penyusunan pesan-pesan bisnis.
2. Penentuan tujuan pesan-pesan bisnis
3. Bagaimana cara menganalisis audience
4. Penentuan ide pokok.
5. Pemilihan saluran dan media.
6. Bagaimana cara pengorganisasian pesan bisnis
7. Bagaimana keterampilan merevisi pesan bisnis
8. Bagaimana pemilihan kata yang tepat dalam revisi pesan-pesan bisnis
9. Bagaimana cara memproduksi pesan
C. Tujuan Penulisan
1. Memahami bagaimana proses penyusunan pesan-pesan bisnis.
2. Mampu mengetahui penentuan tujuan pesan-pesan bisnis.
3. Mengetahui cara menganalisis audience.
4. Mampu menentukan ide pokok.
5. Mampu memilih saluran dan media yang digunakan dalam komunikasi bisnis.
6. Mengetahui cara pengorganisasian pesan bisnis
7. Mengetahui bagaimana keterampilan merevisi pesan-pesan bisnis.
8. Mengetahui pemilihan kata yang tepat dalam revisi pesan-pesan bisnis.
9. Mendeskripsikan cara memproduksi pesan.
 BAB II
PERENCANAAN PESAN BISNIS

A. Pemahaman Proses Komposisi

Dalam organisasi bisnis, berbagai kegiatan komunikasi terjadi setiap hari, baik lisan
maupun tulisan. Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah
dipahami memerlukan kreativitas. Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap
proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis bersifat fleksibel. Tidak ada
proses penyusunan pesan bisnis yang terbaik. Walaupun demikian, sejumlah langkah umum
dalam menyusun pesan bisnis yang efektif perlu diperhatikan. Proses penyusunan pesan
bisnis umumnya terdiri atas 3 tahan sederhana, yaitu:

1. Perencanaan
Dalam fase perencanaan, dirancang hal-hal yang cukup mendasar, seperti maksud/tujuan
komunikasi, audience yang akan menerima pesan, ide pokok pesan yang disampaikan, dan
saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan. Di samping itu,
intonasi juga perlu diatur.
Pada dasarnya, proses perencanaan meliputi 3 tahapan penting yang perlu diperhatikan, yaitu
mendefiniskan tujuan, menganalisis audience, dan memilih saluran dan media komunikasi
yang akan digunakan.

2. Pengorganisasian
Mengorganisasikan ide-ide dan dituangkan dalam bentuk draf. Dimulai dengan merangkai
kata, kalimat, paragraph, dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok
bahasannya.
Proses pengorganisasian meliputi 2 tahapan yaitu mengorganisasi pesan dan
memformulasisasikan pesan. Perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat,
dan paragraph yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si
penerima pesan.

3. Revisi
Perlu ditelaah kembali isi pesan dan maksud pesan dari sisi substansi pesan yang ingin
disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan, dan
bagaimana tingkat pemahamannya.
Jika belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan seperlunya,
sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.
Proses merevisi meliputi beberapa tahapan yaitu menyunting pesan, menulis ulang,
memproduksi pesan, dan mencetak pesan

B. Penentuan Tujuan Pesan Bisnis

Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud dan
tujuan komunikasi. Sebelum memutuskan untuk menyampaikan pesan bisnis kepada pihak
lain, anda perlu terlebih dahulu menjawab tiga pertanyaan penting, yaitu apakah tujuan
tersebut realistis, apakah waktunya sudah tepat dan apakah tujuannya dapat diterima
organisasi tersebut. Untuk dapat melakukan hal itu, pertama Anda harus menentukan tujuan
yang jelas dan dapat diukur, sesuai dengan tujuan organisasi.

1. Mengapa Tujuan Harus Jelas?

Tujuan yang jelas akan membantu mencapai tujuan yang dikehendaki. Di samping itu,
penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan
keputusan antara lain :

 Keputusan untuk meneruskan pesan

 Keputusan untuk menanggapi audience
 Keputusan untuk memutuskan isi pesan
 Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan

2. Tujuan Komunikasi Bisnis

Proses berlangsungnya komunikasi bisa dijelaskan seperti berikut :
1. Komunikator (sender) yang mempunyai maksud berkomunikasi dengan orang lain
mengirimkan suatu pesan kepada orang yang dimaksud. Pesan yang disampaikan itu bisa
berupa informasi dalam bentuk bahasa ataupun lewat simbol-simbol yang bisa dimengerti
kedua pihak.
2. Pesan (message) itu disampaikan atau dibawa melalui suatu media atau saluran baik secara
langsung maupun tidak langsung. Contohnya berbicara langsung melalui telepon, surat, e-
mail, atau media lainnya.
3. Komunikan (receiver) menerima pesan yang disampaikan dan menerjemahkan isi pesan
yang diterimanya ke dalam bahasa yang dimengerti oleh komunikan itu sendiri.

Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu member informasi, melakukan
persuasi, dan melakukan kolaborasi dengan audience.

 Memberi Informasi : tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan

informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.
 Melakukan Persuasi : tujuan kedua dalam komunikasi bisnis adalah melakukan
persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan
benar. Hal ini sering dilakukan terutama berkaitan dengan negoisasi antara seseorang
dengan orang lain dalam bisnis.
 Melakukan Kolaborasi : kerja sama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui
jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerja
sama bisnis, baik dengan perusahaan domestic maupun perusahaan asing. Seseorang
dapat menggunakan berbagai media telekomunikasi yang ada, seperti telepon biasa,
faksimile, telepon genggam, internet, email dan telekonferensi.
 3. Cara Menguji Tujuan
 Apakah Tujuan Tersebut Realistis?
Tujuan yang disampaikan hendaknya realistis, dalam arti bahwa ide-ide atau gagasan yang
hendak disampaikan sesuai dengan kemampuan yang ada. Seperti kemampuan financial,
manajerial, sumber daya dan teknis operasional.

 Apakah Waktunya Tepat?

Dalam menyampaikan suatu idea tau gagasan, hendaknya dipertimbangkan ketepatan waktu.

 Apakah Orang Yang Mengirimkan Pesan Sudah Tepat?

Ketidaktepatan dalam menentukan siapa yang layak menyampaikan suatu pesan akan
berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian suatu pesan.

 Apakah Tujuannya Selaras Dengan Tujuan Organisasi Perusahaan?

Tujuan penyampaian suatu pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi secara
keseluruhan.

C. Analisis Audiens
1. Cara Mengembangkan Profil Audiens
Dalam hai ini, komunikator perlu melakukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka
dengan beberapa cara, yaitu:
 Menentukan Ukuran dan Komposisi Audiens
Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh jumlah
audiens. Untuk audiens yang jumlahnya kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan
sederhana kemudian dipresentasikan atau dibagikan. Untuk audiens yang jumlahnya besar,
materi sebaiknya dikemas dalam suatu makalah atau laporan dengan gaya pengorganisasian
dan format penulisan yang lebih formal.
 Siapa Audiens
Komunikator perlu mengidentifikasi siapa di antara mereka yang memegang posisi
kunci/posisi paling penting. Biasanya orang yang memegang posisi kunci adalah mereka
yang memiliki status organisasional tinggi.
 Reaksi Audiens
Jika komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis,
presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran-saran, karena jika
diajak berdiskusi, reaksi mereka diduga kurang positif.
 Tingkat Pemahaman Audiens
Ketika menyampaikan pesan, latar belakang audiens seperti tingkat pendidikan, usia, dan
pengalaman perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audiens memiliki latar belakang yang
jauh berbeda, perlu diperhatikan terlebih dahulu seberapa jauh audiens tersebut harus dididik.
 Memenuhi Kebtuhan Informasi Audiens
Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima. Memenuhi kebutuhan
informasi audiens merupakan salah satu kunci suksesnya pesan bisnis.
  Hubungan Komunikator Dengan Audiens
Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens, audiens harus dapat
diyakinkan sebelum penyampaian suatu pesan dilakukan. Struktur pesan yang akan
disampaikan dan nada suara komunikator saat menyampaikan pesan dapat menunjukkan
tingkat hubungan komunikator dengan audiens.

2. Cara Memuaskan Audiens Akan Kebutuhan Informasi

Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens, dan
selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan.

 Temukan/cari apa yang diinginkan audiens

 Mempertimbangkan sudut pandang lain
 Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
 Berikan semua informasi yang diperlukan
 Pastikan bahwa informasinya akurat
 Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens
 Meminta masukan dari penerima pesan atau audiens

3. Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens

Pemberian motivasi ini sering kali mengalami hambatan/kendala. Hal ini disebabkan oleh
adanya kecenderungan dari audiens untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal
yang baru. Bagaimana mengatasi kendala itu? Salah satu caranya yaitu dengan mengatur
pesan sedemikian rupa sehingga informasi yang disampaikan dapat diterima audiens dengan
mudah.Pendekatan yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang
bersifat regional, dan menggunakan pendekatan emosi audiens.

D. Penentuan Ide Pokok

Topik dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang
lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang menjelaskan isi
dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audiens. Ada beberapa teknik
yang memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji
berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fakta yang ada. Beberapa
teknik curah pendapat yang dapat digunakan antara lain :

 Storyteller’s Tour : telaah pesan-pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan

berkomunikasi, teliti dan berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suatu pesan dapat
ditemukan dengan mudah.
 Random List : menulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran selanjutnya pelajari
hubungan antara ide yang satu dengan lainnya.
 CFR (Conclusions, Findings, Recommendation) worksheet : jika subjeknya mencakup
pemecahan masalah, gunakan suatu lembar kerja yang akan membantu menjelaskan
hubungan antara temuan, kesimpulan, dan rekomendasi yang akan diberikan.
 Journalistic Approach : menggunaka pertanyaan 5W+1H akan dapat menjelaskan ide-
ide pokok.
 Petunjuk Atasan : dalam organisasi yangmenganut senioritas, para pelaksana
cenderung meminta petunjuk atasan.
E. Pemilihan Saluran Media
1. Media Lisan
Salah satu kebaikannya adalah kemampuannya memberikan umpan balik dengan segera.
Saluran ini digunakan apabila pesan yang disampaikan sederhana, tidak diperlukan catatan
permanen, dan audiens dapat dibuat lebih nyaman. Kelebihan lain adalah sifatnya yang
ekonomis. Bermanfaat apabila yang disajikan informasi kontroversial, karena reaksi audiens
dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka.
Komunikasi lisan antara lain seperti wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil, seminar,
lokakarya, program pelatihan, pidato formal, dan presentasi penting lainnya. Semakin sedikit
jumlah audiens, semakin baik interaksi diantara mereka. Presentasi formal seringkali
diadakan di auditorium. Dan kemajuan teknologi sering digunakan untuk memberi daya tarik
bagi suatu presentasi. Kelemahan dari media lisan adalah media lisan tidak menyediakan
rekaman komunikasi yang permanen dan dapat dibuktikan, tanpa alat perekam tertentu dan
media lisan sering kali mengabaikan kemungkinan untuk memperbaiki kemungkinan atau
mengedit kata-kata yang diucapkan.

2. Media Tertulis
Salah satu kelebihan komunikasi tertulis adalah bahwa penulis mempunyai kesempatan untuk
merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Kelebihan lainnya adalah media tulis
dapat meredam setiap komponen emosional yang tidak pantas. Dibutuhkan catatan permanen
untuk referensi di masa yang akan datang, dan jumlah audiens besar dan menyebar.
Biasanya untuk metode-metode penelitian yang dilakukan di pedesaan dalam bentuk jurnal
banyak menggunakan media tertulis seperti Koran dan media elektronik seperti radio.
Terdapat berbagai macam bentuk seperti surat, memo, proposal, dan laporan. Salah satu
kelebihannya adalah penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan
mengendalikan pesan-pesan mereka. Komunikasi tertulis juga memiliki beberapa kelemahan
diantaranya adalah:
 Banyak media tulis tidak kondusif untuk umpan balik yang cepat
 Media tulis sering kali membutuhkan waktu lebih lama dan lebih banyak sumber daya
untuk membuat dan mendistribusikannya
Menurut sebuah penelitian berdasarkan jurnal berjudul “Analisis Strategi Perencanaan Pesan
Pada Akun Instagram E-Commerce @Thekufed” bahwa perkembangan internet terbilang
fenomenal. Baik dari jumlah pengguna maupun jumlah komputer induknya (host computer).
Jumlah pengguna Internet dunia pada Bulan Juni tahun 2016 ini terhitung sebesar
7.340.093.980, bahkan di Indonesia sendiri, Asosiasi Penyelenggara Jasa Internet Indonesia
(APJII) mengungkapkan jumlah pengguna internet di Indonesia mencapai 88 juta orang
hingga akhir tahun 2014. Dikarenakan banyaknya pengguna internet, banyak juga perusahan
atau organisasi yang menggunakan media tulisan digital sebagai alat menyalurkan pesan-
pesan bisnis mereka.

3. Media Elekronik
Jika ingin membuat impresi yang kuat pada para penyedia, pelanggan, investor, dan lainnya,
media eketronik dapat meningkatkan kesenangan dan daya tarik visual dengan animasi
computer, video, bahkan dengan adanya music. Beberapa media elektronik yang digunakan
adalah: telepon, voice mail, videotape/DVD, dokumen elektronik, fax, E-mail, situs web, dan
lainnya.
Alat utama yang sering digunakan oleh perusahaan dapat dijelaskan sebagai berikut:
a. Periklanan, yang dapat dilakukan dengan media apapun.
b. Promosi penjualan, juga dapat melalui media apapun tetapi biasanya menggunakan media
elektronik dan media tulisan
c. Penjualan personal, biasanya lebih banyak menggunakan media lisan dan elektronik
d. Hubungan masyarakat, yaitu membangun hubungan baik dengan berbagai publik
perusahaan untuk memperoleh publisitas yang menguntungkan, membangun citra perusahaan
yang baik, dan menangani isu yang tidak menguntungkan. Biasanya menggunakan media
lisan.
 BAB II
PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS

A. Hal-hal Yang Menyebabkan Pesan Tidak Terorganisasi Dengan Baik

Tidak terorganisisnya pesan-pesan dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai
berikut :
1) Bertele-tele
2) Memasukan bahan-bahan yang tidak relevan
3) Menyajikan ide-ide secara tidak logis
4) Informasi penting kdang kala tidak tercakup dalam pembahasanan
Cara mencapai pengorganisasian pesan yang baik dapat dilakukan dengan cara menetapkan
ide/gagasan pokok dan mengelompokkan ide/gagasan pokok tersebut.

B. Pentingnya Pengorganisasian Yang Baik

Hal yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian pesan-pesan :
1) Subjek dan tujuan haruslah jelas
2) Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan
3) Ide-ide harus dikelompokan dan disajikan dengan cara yang logis
4) Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.
Keuntungan terorganisasinya pesan bisnis secara baik antara lain :
1) Membantu audiens menerima suatu pesan
2) Membantu audiens memahami suatu pesan
3) Menghemat waktu
4) Mempermudah pekerjaan komunikator

C. Pengorganisasian Pesan-pesan Melalui Outline

Pengorganisasian pesan-pesan bisnis melalui outline dapat dilakukan melalui dua tahap yaitu:

1. Mendefinisikan dan mengelompokan ide-ide

Apabila menyusun pesan yang panjang dan kompleks, outline sangat diperlukan dan menjadi
penting artinya. Hal ini karena dangan adanya outline akan membantu untuk
memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dangan bagian yang lainnya. Selain itu
outline juga dapat mengomunikasikan ide-ide secara lebih sistematik, efesien, dan efektif.
Penyusunan outline tahap satu adalah sebagai berikut:
- Mulailah dengan ide pokok
- Nyatakan poin-poin pendukung yang penting
- Ilustrasi dengan bukti-bukti

2. Menentukan urutan ide melalui perencanaan organisasi

Untuk dapat menentukan urutannya ada dua pendekatan penting adalah sebagai berikut:
- Pendekatan langsung
Pendekatan langsung sering juga disebut dengan istilah pendekatan deduktif.
Ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti0bukti pendukungnya.
Biasanya pendekatan ini digunakan bila reaksi audiens cenderung positif dan
menyenangkan.
- Pendekatan tidak langsung
Pendekatan tidak langsung sering disebut juga dengan istilah pendekatan
induktif, dimana bukti-bukti muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan
ide pokoknya. Biasanya pendekatan tidak langsung ini digunakan bila reaksi
audiens cenderung negative dan tidak menyenangkan.
Setelah memilih suatu pendekatan umum, selanjutnya memilih rencana organisasional yang
paling cocok sebagai berikut:

a. Direct request
Jenis/tipe pesan bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian yang langsung
pada poin yang dituju. Direct request dapat berbentuk surat meupun memo. Permintaan
langsung menggunakan pendekatan langsung, karena langsung pada poin yang dituju.
b. Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill
Memberikan informasi rutin sebagai bagian dari bisnis tetap, audiens kemungkinan akan
menjadi netral. Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok dengan
menggunakan pendekatan langsung.
c. Pesan-pesan bad news
Jika mempunyai berika yang kurang menyenangkan, cobalah menempatkannya pada bagian
pertengahan surat dengan menggunakan bahasa yang halus.
d. Pesan-pesan persuasive
Bila audiens sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang disampaikan, pesan-pesan
persuasif dapat digunakan dan pendekatannya adalah dengan cara tak langsung. Perlu
membuka pikiran audiens dengan melakukan persuasi sehingga mereka dapat memahami
fakta yang ada.

3. Memformulasikan pesan bisnis

Ketika menyusun naskah untuk pertama kali, hal-hal yang harus diperhatikan adalah gaya
dan nada. Walaupun dapat diperhalus dalam tahap revisi, gaya dan nada sebaiknya ditentukan
sejak awal untuk menghemat waktu penulisan ulang.

a. Mengendalikan gaya dan nada

Gaya adalah cara menggunakan kata-kata untuk mencapai nada atau kesan secara
keseluruhan. Gaya dan nada yang sopan dan bersahabat memungkinkan jalur komunikasi
tetap terbuka. Untuk mencapai nada yang hangat dan praktis, hendaknya tidak terlalu
menunjukkan keakraban atau keintiman, humor digunakan dengan sangat hati-hati, tidak
menggurui, dan tidak menggunakan bahasa berlebihan agar terkesan sombong. Komunikasi
yang efektif memegang peranan penting dalam bisnis. Komunikasi bisnis tertulis dikatakan
efektif apabila memenuhi karakteristik sebagai berikut:
 Sopan santun
 Tepat dan benar
 Ringkas
 Jelas
 Lengkap
Berdasarkan jurnal yang berjudul “Kemampuan Presentasi Dalam Memasarkan Produk
Usaha” penyaluran pesan bisnis yang dilakukan dengan metode presentasi, seorang
pengusaha harus memiliki kemampuan presentasi dalam memasarkan produk usaha.
Presentasi tersebut terdiri dari: menyiapkan materi presentasi tertulis, spontan, dan membuat
headline. Penyajian pesan presentasi terdiri dari: pengantar, isi, dan simpulan.
Presenter juga harus memiliki kemampuan dalam menyampaikan presentasi dengan
artikulasi kata yang teratur serta jelas. Unsur pendukung presentasi, presenter menggunakan
demonstrasi produk atau jasa yang melibatkan kesaksian pelanggan dan penggunaan video
serta foto. Pengusaha mengelola bahasa tubuh yang digunakan untuk melengkapi presentasi
antara lain dengan kontak visual, ekspresi wajah, dan gerakan tubuh (wajah dan tangan).

b. Mengembangkan paragraf yang logis

Paragraf adalah satu unit pemikiran. Setiap paragraf menupakan bagian penting dari
keseluruhan pesan. Paragraf umumnya terdiri atas tiga unsure, yaitu kalimat topic, kalimat
pendukung topic, dan unsur peralihan. Paragraf bias dikembangkan dengan banyak cara.
Terdapat 5 teknik yang paling umum dipergunakan untuk mengembangkan paragraf, yaitu :
 Ilustrasi
 Perbandingan atau kontras
 Sebab akibat
 Klasifikasi
 Masalah dan penyelesaian
 BAB III
REVISI PESAN BISNIS

A. Ketrampilan Merevisi
Menulis pesan-pesan bisnis sangatlah berbeda dengan dan tidaklah semudah menulis
pesan-pesan yang bersifat pribadi (personal), seperti penulisan surat kepada orang tua,
saudara sekandung, paman, atau kawan akrab. Penulisan surat-surat pribadi dapat ditulis
tanpa konsep atau draf dan dapat menggunakan bahasa apa pun termasuk bahasa gado-gado
atau campuran sesuai dengan tujuan surat tersebut. Oleh karena itu, menulis pesan-pesan
bisnis tidak bisa sekali jadi.
Dalam pembuatan pesan-pesan bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran, tenaga dan
waktu yang cukup. Berbahaya bila penyampaian pesan-pesan bisnis cendrung dilakukan
secara asal-asalan dan ceroboh, baik dari sisi substansi isi pesan maupun format
penulisannya.
Pesan-pesan bisnis diketahui mencakup pesan-pesan bisnis tertulis dan pesan-pesan
bisnis yang disampaikan secara lisan. Kedua bentuk pesan-pesan tersebut memiliki
persamaan dan perbedaan dari sisi format penulisan, gaya penulisan (writing style), maupun
cara penyampaiannya.

1. Pesan-pesan Bisnis Tertulis

Proses penulisan pesan bisnis tertulis dimulai dari penulisan draft, kemudian dilakukan
penelaahan lebih lanjut dari sudut substansi suatu pesan maupun pengorganisasian, gaya
(style) bahasa yang digunakan, susunan kalimat, mekanik, format dan tata letak (layout)
penulisannya.

 Mengedit Isi, Pengorganisasian, dan Gaya Penulisan

Untuk mengevaluasi efektifitas suatu pesan-pesan bisnis secara menyeluruh dokumen pelu
terlebih dahulu dibaca dengan cepat (Skimming). Saat melakukan evaluasi ada beberapa hal
yang pelu mendapatkan perhatian antara lain: substansi suatu pesan, pengorganisasian pesan,
dan gaya penulisannya.
Pada tahap awal pengeditan, perhatikan secara seksama pesan-pesan awal dan akhir, karena
pesan-pesan tersebut mempunyai pengaruh besar terhadap audiens. Perhatikan pembuka surat
atau memo, apakah sudah relevan menarik dan mengundang reaksi pembaca. Pada pesan
yang lebih panjang, beberapa paragraf pertama mencakup subjek, maksud, dan organisasi
bahan.
Setelah yakin dengan isi dan pengorganisasian suatu pesan bisnis, perhatikan gaya
penulisannya. Apakah pesan-pesan yang dibuat telah mengandung kata atau frase yang
mampu menghidupkan suatu pesan sehingga semakin menarik bagi audiens. Kemudian disaat
yang sama pastikan bahwa pesan-pesan yang disampaikan sudah jelas, tidak
membingungkan, dan mudah dipahami. Di samping itu, agar audiens lebih mudah
menangkap pesan-pesan yang dibuat, perlu dibuat judul, sub-sub judul, identansi, huruf tebal,
garis bawah, huruf miring, huruf bewarna, tabel, gambar, dan sejenisnya.

 Mengedit Mekanik/Teknis Penulisan

Langkah yang dilakukan berikutnya adalah melakukan pemgeditan dari sudut mekanik atau
teknis penulisan suatu pesan-pesan bisnis yang mencakup antara lain:
o Susunan kalimat yang digunakan, sesuai atau tidak dengan kaidah kebahasaan yang
ada, sehingga mudah dipahami.
o Penggunaan kapitalisasi secara tepat.
 o Penulisan tanda baca secara benar.
o Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna kalimat teresbut dapat
dipahami dengan mudah.
o Perhatikan terjadinya pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat.
Kesalahan mekanik dalam penulisan pesan-pesan bisnis dapat mengganggu pemahan maksud
dan tujuan penulisan pesan-pesan bisnis tersebut, bahkan dapat berdampak pada memudarnya
kepercayaan dan citra suatu organisasi. Kesalahan Mekanis secara ekonomis berdampak pada
pemborosan waktu, tenaga, dan dana yang diperlukan untuk memperbaikinya.

 Mengedit Format dan Layout

Langkah terakhir dalam mengedit pesan bisnis adalah mengedit format dan layout secara
keseluruhan. Di samping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan-
kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh diabaikan begitu saja.

2. Pesan-pesan Bisnis Lisan

Pesan-pesan bisnis yang disampaikan dalam bentuk lisan pun memerlukan pengecekan ulang,
perbaikan atau pengeditan seperlunya, sehingga suatu pesan bisnis dapat dipahami dengan
baik.
Meskipun pesan-pesan bisnis disampaikan secara lisan, namu diperlukan juga kerangka dasar
(outline) tentang substansi pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan. Kegiatan pengeditan
pesan-pesan bisnis lisan mencakup antara lain substansi pesan yang disampaikan,
pengorganisasiannya, dan gaya bahasa yang digunakan.
 Substansi Pesan
Langkah pertama dan utama dalam melakukan pengeditan (editing) pesan-pesan bisnis adalah
mengedit substansi pesan yang akan disampaikan pada audiens.
o Apakah substansi (inti) pesan yang ingin disampaikan telah tercantum didalamnya?
o Apakah data pendukung (tabel, grafik, bagan, gambar, audio, audiovisual) juga sudah
tercantum di dalamnya?
 Pengorganisasian Pesan
Pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan secara lisan mencakup tiga poin
penting, yaitu:
o Pembuka (Misalnya, salam pembuka, perkenalan diri)
o Penyampaian substansi pesan (misalnya, pengantar pesan dilanjutkan dengan
substansi pesan)
o Penutup (misalnya, kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi)
 Gaya Bahasa
Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan-pesan bisnis secara lisan lebih menarik
dan dinamis daripada yang berbentuk tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai,
luwes, dan tidak monoton. Di samping itu, melalui penyajian secara lisan penerima pesan
akan lebih mudah memahami maksud dan tujuan suatu pesan yang ditunjukkan dengan
penyampaian pesan-pesan secara langsung, pesan-pesan nonverbal yang didukung dengan
tampilan kata, huruf, gambar, bagan, dan tabel dalam format animasi yang dinamis.

B. Pemilihan Kata yang Tepat

Pemilihan kata yang tepat adalah penggunaan kata-kata tertentu untuk mencurahkan ide
atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat yang
disampaikan kepada orang lain dengan mudah dapat dimengerti, maka harus menggunakan
kata-kata dengan baik.
1. Pilihlah kata yang sudah familiar/dikenal
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis, gunakanlah kata-kata yang sudah dikenal, umum
dan lazim sehingga mudah dipahami oleh audiens. Jangan menggunakan kata-kata atau istilah
yang nampaknya mentereng, bombastis, tetapi justru hanya membuat audiens bingung.

2. Pilihlah kata-kata yang singkat

Anda perlu juga memilih kata-kata yang singkat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis.
Kata-kata yang singkat, selain efisisen, juga mudah dipahami oleh audiens. Meskipun
pemilihan kata yang disingkat diperlukan, harus tetap diperhatikan berbagai kaidah penulisan
bahasa yang baik dan benar.

3. Hindari kata-kata yang bermakna ganda

Kata-kata yang memiliki berbagai pengertian harus dihindari dalam penyampaian pesan-
pesan bisnis. Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan terjadinya penafsiran yang
bermacam-macam. Akibat selanjutnya adalah kemungkinan tidak tercapainya maksud
penyampaian pesan-pesan bisnis.

C. Membuat Kalimat yang Efektif

Penyusunan kata yang efektif mempermudah pembaca mengerti isi pesan. Ada tiga hal
yang perlu diperhatikan untuk menyusun kalimat, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan
dan kelogisan.

1. Tiga Jenis Kalimat

 Kalimat Sederhana: Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan
predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek
baik langsung maupun tidak langsung
 Kalimat Majemuk: Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan
tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan klausa yang dapat
berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen
adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang
utuh.
 Kalimat Kompleks: Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau
lebih klausa dependen sebagian anak kalimat.

2. Cara Mengembangkan Paragraf

Secara umum ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk mengembangkan paragraf
yaitu pendekatan induktif dan deduktif. Pendekatan yang akan Anda pilih sangat tergantung
pada subjek Anda, maksud audiens dan maksud suatu pesan.
 Ilustrasi
Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi atau contoh yang
dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum. Pemberian contoh
terhadap topik bahasan yang relevan akan memberikan gambar yang lebih jelas dan
mudah dipahami oleh audiens.
 Perbandingan (Persamaan dan Perbedaan)
Mengembangkan suatu paragraf dapat dilakukan dengan cara membandingkan persaman
atau perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain. Cara
pengembangan seperti ini tentunya memerlukan wawasan berpikir yang luas bagi
penyampai pesan-pesan bisnis.
  Pembahasan Sebab-Akibat
Ketika mengembangkan suatu paragraf, Anda harus memfokuskan perhatian pada sebab-
akibat suatu masalah.
 Klasifikasi
Pengembangan paragraf dengan cara pengelompokan ide-ide umum kedalam ide-ide
khusus (klasifikasi) akan mempermudah pemahaman bagi pengirim pesan maupun
penerima pesan.
 Pembahasan Pemecahan Masalah
Maksud dari pembahasan pemecahan masalah adalah menyajikan masalah kemudian
menjelaskan cara pemecahan masalah tersebut. Cara ini mampu memberikan latihan
analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan
penting bagi suatu organisasi.

D. Menulis Ulang Pesan

Ernest Hemingway pernah menyatakan bahwa “tidak ada yang disebut menulis yang ada
hanya menulis ulang” Pada kenyataannya, pelaku bisnis banyak melakukan kesalahan
berikut:
1. Hanya memindahkan kata-kata dan tidak benar-beanr memperbaikinya
2. Tidak melakukan penulisan ulang karena dianggap membuang waktu
3. Mengirim dokumen pada saat-saat terakhir dibutuhkan.

Setelah penulisan ulang dilakukan dengan baik dokumen bisnis kemungkinan akan
menjadi berjumlah separuh dari rencana semula. Dokumen yang ditulis ulang umumnya lebih
ringkas, mantap dan kuat. Namun perhatian dan waktu yang digunakan untuk melakukan
perbaikan kata dan kalimat hendaknya disesuaikan dengan batasan waktu (dead line).
Ketika menulis ulang, perhatian ditunjukkan pada setiap kata yang memberikan
kontribusi pada kalimat yang efektif dan pengembangan kalimat agar menjadi paragraph
yang bertaliansecara logis. Banyak dokumen bisnis membengkak karena menggunakan kata-
kata dan ungkapan yang tidak perlu. Bagian-bagian yang mengganggu sebaiknya dihilangkan
atau dihapus, tentunya setelah terlebih dahulu menyimpan arsip versi sebelumnya. Setelah
penulisan ulang dilakukan dengan baik dokumen bisnis kemungkinan akan menjadi
berjumlah separuh dari rencana semula. Dokumen menjadi lebih ringkas, mantap dan kuat.

E. Memproduksi Pesan
Setelah puas memproduksi pesan, organisasi, gaya, kemudahan dibaca, pilihan kata,
pengembangan paragraf dan menulis ulang pesan, proses pembuatan pesan belum selesai.
Draft ditulis ulang dengan baik atau diketik secara manual atau elektronis. Pada masa
sekarang ini, sebagian besar dokukmen bisnis dipsroduksi menggunakan computer. Berbagai
aplikasi bisa dipergunakanuntuk membuat desain agar pesan lebih menarik. Misalnya Ms.
Word, desktop publishing, photoshop, dan lain-lain.
Desain pesan yang efektif akan member pedoman kepada pembaca dalam menyimak seluruh
isi dokumen. Desain yang menarik belum tentu efektif. Oleh karena itu, desain yang menarik
dan efektif menjadi sasaran penting dalam memproduksi pesan.
Agar desain pesan bisnis efektif, perlu diperhatikan hal-hal berikut:
 Konsistensi
Pemakaian desain yang konsisten dalam seluruh isi dokumen untuk elemen desain yang
muncul berulang-ulang. Misalnya, penggunaan margin, jenis huruf, besar huruf, spasi dan
garis.
 Seimbang
Supaya desain terlihat menyenangkan,perlu dijaga keseimbangan ruang antara teks,
gambar dan ruang kosong.
 Terkendali
Desain diusahakan sederhana. Terlalu banyak elemen desain atau terlalu banyak sentuhan
dekoratif akan menyebabkan dokumen terlihat kacau.
 Rincian
Desain yang baik akan memberi kemudahan bagi pembaca untuk mencari rincian pesan.
Rincian pesan ingin ditampilkan akan mempengaruhi desan.

F. Mencetak Pesan
Setelah menyusun pesan dari awal sampai akhir, langkah terakhir adalah mencetak pesan.
Tekhnologi layar computer saat ini memang sudah WYSWYG (What you see is what you
get). Namun, mencetak dokumen diatas kertas perlu dilakukan untuk memastikan marjin,
penampilan, kebenaran nomor halaman, judul, gambar, dan rincian lainnya.
Mencetak dokumen yang belum final (Proof sheet) dengan printer dapat dilakukan
menggunakan pilihan print quality yagn lebih rendah (economode) untuk menghemat toner
atau tinta. Membaca cetakan percobaan (proof reading) dilakukan untuk memeriksa
kebenaran seluruh isi pesan, organisasi, penulisan, format, dan desain. Setelah puas, pesan
dicetak kembali dengan pilihan best quality dan selanjutnya didistribusikan kepada penerima.
 BAB IV
PENUTUP

A. Kesimpulan
Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian
tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu
keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan
mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Dalam hal ini, perencanaan pesan-pesan bisnis
lebih difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis.
Pesan-pesan bisnis merupakan salah satu hal yang sangat vital dalam proses pelaksanaan
bisnis, karena di dalamnya terkandung informasi-informasi yang dapat dijadikan sumber
referensi perusahaan dalam melaksanakan aktivitas bisnisnya. Tak jarang bentuk pesan bisnis
tersebut terjadi kesalahan atau ketidaksesuaian sehingga menimbulkan banyak hambatan
informasi. Oleh karena itu, bertindak untuk merevisi pesan-pesan bisnis tersebut adalah cara
yang terbaik untuk dilakukan. Revisi merupakan langkah terakhir dalam mengembangkan
pesan-pesan bisnis secara efektif. Setiap pesan bisnis perlu diedit baik menyangkut masalah
isi dan pengorganisasiannya, gaya penyampaiannya, maupun format penulisannya.
Gaya penulisan yang efektif dimulai dengan pemilihan kata yang tepat. Dalam
memilih kata perlu diperhatikan antara lain memilih kata yang sudah familliar/sudah dikenal
secara umum,singkat, dan hindarkan kata yang memiliki pengertian ganda. Penulisan pesan-
pesan bisnis yang paling efektif akan mencangkup keseimbangan pemilihan terhadap ketiga
jenis kalimat yaitu kallimat sederhana,majemuk,kompleks. Kalimat-kalimat yang singkat dan
menggunakan kalimat aktif akan mempermudah audiens anda dalam memahami maksud dan
tujuan suatu pesan-pesan bisnis.
Dalam mengembangkan suatu paragraf dapat dilakukan dengan berbagai macam cara
antara lain dengan menggunakan ilustrasi, perbandingan, pembahasan mengenai sebab akibat,
melakukan klasifikasi, dan pembahasan mengenai pemecahan masalah (problem solving).
Pusatkan perhatian pada ide tunggal dan usahakan untuk setiap paragraf singkat saja.

B. Saran
Sebaiknya dalam melakukan revisi pesan bisnis dan tata cara penulisan pesan bisnis,
harus lebih memperhatikan poin-poin pentingnya sehingga ketika pesan bisnis telah di revisi
dan penulisan formatnya dapat mudah dipahami oleh pihak-pihak yang terlibat atau yang
berkepentingan dalam bisnis, sehingga kita bisa mendapatkan respon dari para pembaca
berupa jawaban pertanyaan, pengiriman barang atau jasa, atau suatu tindakan yang lain.
 DAFTAR PUSTAKA

Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis, Jakarta: Erlangga

Dewi, Sutrisna. 2007. Komunikasi Bisnis, Yogyakarta: Andi Offset

Bovee; Thill. 2007. Komunikasi Bisnis. Edisi kedelapan, Jakarta: Indeks

Hamdan, Yusuf; Ratnasari, Anne. (2016). Kemampuan Presentasi Dalam Memasarkan

Produk Usaha. Jurnal Penelitian Komunikasi, 19(no. 2), 109-122

Widya Putri, Dhita; De Mormes, Maulida. (2017). Analisis Strategi Perencanaan Pesan
Pada Akun Instagram E-Commerce @Thekufed. The Messenger, 9, (no. 1), 70-78

Saufi Rizal, Gusti; Jarmie, M. Yunus; Anhar, Deli. (2015). Efektivitas Pesan
Pembangunan Melalui Bagian Humas Pemerintah Daerah Barito Kuala Dalam Mempercepat
Pembangunan Di Bumi Ije Jela (Selidah) Kabupaten Barito Kuala. Jurnal Komunikasi Bisnis
dan Manajemen, 2, (no. 4)

Megawati; Nuringwahyu, Sri; Krisdianto, Dadang. (2019). Penerapan Komunikasi Bisnis

Dalam Meningkatkan Penjualan Pada Produk Alat Kesehatan (Studi Kasus Pada Pt. Risky
Putra Kasih). Jiagabi, 8, (No. 3), 141-147

H. Wijayati, Primardiana. (2009). Evaluasi Penyampaian Pesan Dalam Komunikasi.

Jurnal Bahasa Dan Seni, (No. 2), 158-169