SK : Surat Keputusan.
SP : Surat Pengesahan.
SM : Surat Mandat.
ST : Surat Tugas.
C. KELENGKAPAN ADMINISTRASI
a). Buku daftar inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat
barang/aset/inventaris organisasi.
b). Buku daftar inventaris dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom, sebagai
berikut:
a). Buku notulen adalah buku catatan resmi tentang pembicaraan, kesepakatan atau
keputusan yang diambil dalam pertemuan, rapat-rapat atau diskusi-diskusi.
b). Buku notulen juga merupakan bahan pertimbangan, peringatan dan evaluasi setiap
menyelenggarakan pertemuan, rapat dan diskusi pada tahap-tahap berikutnya.
b). Buku tamu dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
(6). alamat;
(7). keperluan;
a). Buku daftar hadir adalah buku yang digunakan untuk mencatat kehadiran peserta
rapat, diskusi, lokakarya, pelatihan atau pertemuan-pertemuan lain.
b). Buku daftar hadir dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai
berikut:
(3). jabatan;
(4). alamat;
c). Di setiap halaman buku daftar hadir ditulis nama, hari/tanggal dan agenda pertemuan.
b). Buku daftar kegiatan dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai
berikut:
(6). penyelenggara;
(7). Keterangan: mencatat hal-hal yang penting, seperti adanya makalah, dsb.
a). Buku keuangan adalah buku pembukuan keuangan, baik pemasukan maupun
pengeluaran anggaran organisasi.
b). Buku keuangan dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
(5). Debit
(6). Kredit
(7). Jumlah
c). Buku agenda surat keluar dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom
sebagai berikut:
(7). keterangan.
d). Buku agenda surat masuk dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom
sebagai berikut:
(4). Pengirim
(7). Terusan
8). Pengarsipan
a). Pengarsipan adalah dokumentasi surat-surat simpanan keluar dan surat masuk.
b). Pengarsipan dimaksudkan sebagai suatu sistem administrasi yang berguna untuk
mengevaluasi dan menentukan tindakan-tindakan selanjutnya.
(1). pembuktian/pembukuan;
(2). korespondensi;
(5). dokumentasi.
d). Pengarsipan dilakukan dengan brief odner atau map untuk menyimpan seluruh arsip-
arsip surat sesuai dengan kode indeks
e). Surat-surat yang diarsipkan harus disusun rapi sesuai dengan nomor urut keluar atau
diterimanya surat masuk
f). Dalam mengarsipkan surat-surat yang terjadi karena perubahan susunan kepengurusan,
harus dipisahkan antar-periode
g). Pengarsipan juga berlaku untuk dokumen-dokumen organisasi selain surat, seperti
peraturan, siaran dan lain sebagainya
D. PERLENGKAPAN SEKRETARIAT