Tugas Pokok dan Fungsi Sekretariat DPRD

Sekretariat DPRD Kabupaten merupakan unsur pelayanan terhadap DPRD yang dipimpin oleh
seorang Sekretaris Dewan yang secara teknis operaional berkedudukan di bawah dan
bertanggungjawab kepada Pimpinan DPRD dan secara administratif bertanggung jawab kepada
Bupati melalui Sekretaris Daerah.
Tugas Pokok dan Fungsi Sekretariat DPRD adalah :

1. Sekretariat DPRD Kabupaten mempunyai tugas menyelenggarakan administrasi

kesektretariatan, administrasi keuangan, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD,
dan menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga ahli apabila diperlukan oleh DPRD sesuai
dengan kemampuan keuangan daerah.

2. Sekretariat DPRD dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
menyelengarakan fungsi :

a. Penyelenggaraan administrasi kesekretariat DPRD;

b. Penyelenggaraan administrasi keuangan DPRD;
c. Penyelenggaraan rapat-rapat DPRD;
d. Penyediaan dan pengkoordinasian tenaga ahli apabila diperlukan oleh DPRD dalam
melaksanakan fungsinya sesuai dengan kemampuan keuangan daerah.

1. Tugas Pokok dan Fungsi Sekretaris DPRD

a. Tugas Pokok
Sekretaris DPRD mempunyai tugas memberi Pelayanan Administratif kepada Anggota DPRD
Kabupaten Mukomuko dalam menyelenggarakan Sidang-sidang, Urusan Rumah Tangga dan
Keuangan Dewan.

b. Fungsi
- Memfasilitasi Rapat;
- Menyelenggarakan Urusan Rumah Tangga dan Perjalanan Dinas Anggota DPRD Kabupaten
Mukomuko; dan
- Mengelola Tata Usaha DPRD Kabupaten Mukomuko.

c. Uraian Tugas
- Melaksanakan koordinasi dan membina kerjasama, mengintegrasikan dan mengsinkronisasikan
seluruh penyelenggaraan tugas Sekretariat Dewan;
- Melaksanakan Perencanaan dan Koordinasi dalam perumusan kebijakan Pimpinan DPRD;
- Melaksanakan Kegiatan Pembinaan Adminstrasi dalam Lingkungan Sekretariat DPRD;
- Menyelenggarakan Persidangan dan Pembuatan Risalah yang diselenggarakan oleh DPRD;
- Memelihara dan menjaga ketentraman dan ketertiban di Lingkungan Sekretariat DPRD; dan
Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan.

2. Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Persidangan dan Risalah

a. Kepala Bagian Persidangan dan Risalah, Bertugas.:
- Mengatur dan mempersiapan kegiatan pelaksanaan rapat-rapat DPRD;
- Mengatur dan mempersiapkan pelaksanaan kegiatan-kegiatan DPRD;
- Mengatur semua kelengkapan administrasi dan ruangan yang digunakan dalam rapat-rapat DPRD;
- Mengatur kegiatan penyambutan dan penerimaan tamu-tamu dalam undangan DPRD;
- Mengatur dan menyusun kegiatan dan risalah rapat-rapat DPRD;
- Menyiapkan dan menyusun bahan pidato dan makalah Pimpinan DPRD;
- Menyiapkan dan menyusun Surat Keputusan dan Laporan Hasil Penyelenggaraan Rapat-rapat
DPRD; dan
- Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan.

b. Kepala Sub. Bagian Persidangan, Bertugas.:

- Mempersiapkan semua keperluan dan kelengkapan dalam pelaksanaan rapat-rapat DPRD;
- Menyelenggarakan kegiatan kelengkapan adminstrasi dan ruangan yang digunakan dalam rapat-
rapat DPRD;
- Menyelenggarakan kegiatan dalam penyembutan dan penerimaan tamu-tamu dan undangan
DPRD;
- Menyiapkan dan menyusun Surat Keputusan dan Laporan Hasil Kunjungan Kerja dan rapat-rapat
DPRD; dan
- Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan.

c. Kepala Sub. Bagian Risalah, Bertugas.:

- Menyelenggarakan penyusunan risalah rapat-rapat DPRD;
- Mempersiapkan dan menyusun bahan pidato dan makalah Pimpinan DPRD;
- Menyiapkan dan menyusun Surat Keputusan dan Laporan Hasil Kunjungan Kerja DPRD; dan
- Melaksanakan tugas-tugas yang diberkan oleh atasan.

d. Kepala Sub. Bagian Perlengkapan Persidangan, Bertugas.:

- Mempersiapkan semua keperluan dan kelengkapan dalam pelaksanaan rapat-rapat DPRD;
- Menyelenggarakan kegiatan kelengkapan adminstrasi dan ruangan yang digunakan dalam rapat-
rapat DPRD;
- Menyiapkan dan menyusun Surat Keputusan dan Laporan Hasil Kunjungan Kerja DPRD; dan
Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan.

3. Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Umum

a. Kepala Bagian Umum, Bertugas.:
- Mengatur pelaksanaan urusan rumah tangga, rumah jabatan dan seluruh bangunan di Lingkungan
Sekretariat DPRD;
- Mengatur pengurusan Kendaraan Dinas dan Barang-barang Inventaris Kantor serta
menyelenggarakan kegiatan keamanan di Lingkungan Sekretariat DPRD;
- Mengatur kegiatan ketatausahaan di Lingkungan Sekretariat DPRD;
- Mengatur Urusan Adminstrasi Kepegawaian Sekretariat DPRD;
- Menyiapkan konsep-konsep Surat yang berhubungan dengan adminstrasi Sekretariat DPRD; dan
- Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan.

b. Kepala Sub. Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian, Bertugas.:

- Menyelenggarakan urusan administrasi kepegawaian Sekretariat DPRD;
- Menyelenggarakan kegiatan ketatausahaan di Lingkungan Sekretariat DPRD;
- Menyiapkan konsep Surat yang berhubungan dengan Sekretariat DPRD; dan
- Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan.
c. Kepala Sub. Bagian Urusan Dalam, Bertugas.:
- Melaksanakan urusan rumah tangga, rumah jabatan dan menginventariskan seluruh barang dan
bangunan di Lingkungan Sekretariat DPRD;
- Melaksanakan Perawatan dan Penataan Kelengkapan Kendaraan Dinas di Lingkungan Sekretariat
DPRD dan Kendaraan Dinas milik Unsur Pimpinan dan Anggota DPRD;
- Menyelanggarakan kegiatan ketertiban dan ketentraman dalam Lingkungan Sekretariat DPRD; dan
- Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan.

d. Kepala Sub. Bagian Perencanaan, Bertugas.:

- Menyusun rencaana kerja dan program
- Melaksanakan koordinasi penyusunan rencacana dan program kerja dengan sub ‘ unit kerja lain di
lingkungan Badan.
- Menyusun rencana strategis Badan.
- Menyusun sistem Infrmasi Badan
- Menyusun laporan kegiaytan /kinerja badan ; dan Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh
atasan.

4. Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Keuangan

a. Kepala Bagian Keuangan, Bertugas.:
- Merencanakan dan Melaksanakan Kegiatan Anggaran Pengeluaran Sekretariat DPRD dan Unsur
Pimpinan beserta Anggota DPRD;
- Mengatur dan menyiapkan Perjalanan Dinas Unsur Pimpinan beserta Anggota DPRD;
- Menyelenggaran kegiatan adminstrasi keuangan untuk keperluan Unsur Pimpinan beserta Anggota
DPRD dan Sekretariat DPRD;
- Menyelenggaran kegiatan adminstrasi keuangan dan pelaporan;
- Menyiapkan konsep yang berhubungan denga keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD; dan
- Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan.

b. Kepala Sub. Bagian Anggaran, Bertugas.:

- Merencanakan dan menyusun anggaran pengeluaran dan keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD;
- Menyusun pelaporan dan adminstrasi keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD;
- Menyelenggarakan kegiatan adminstrasi keuangan di Lingkungan DPRD dan Sekretariat DPRD;
dan
- Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan.

c. Kepala Sub. Bagian Pembukuan & Verifikasi, Bertugas.:

- Merencanakan seluruh kebutuhan pembiayaan pengeluaran Sekretariat Dewan dan DPRD;
- Merencanakan dan mengurus pembayaran untuk keperluan Unsur Pimpinan beserta Anggota
DPRD dan Sekretariat DPRD;
- Melaksanakan kegiatan pembayaran untuk pengeluaran di Lingkungan Kantor DPRD; dan
- Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan.

d. Kepala Sub. Bagian Perbendaharaan, Bertugas.:

- Melaksanakan pengelolaan administrasi dan piñatausahaan keuangan dibidang perbendaharaan
pada DPRD dan Sekretariat DPRD;
- Pelaksaan perencanaan dibidang perbendaharaan;
- Pelaksanaan administrasi dan penatausahaan keuangan dibidang perbendaharaan;
- Pelaksanaan tugas pengkoordinasiaan guna kelancaran tugas perbendaharaan DPRD;
- Pelaksanaan evaluasi pelaporan bidang perbendaharaan dan Pelaksanaan tugas lain yang diberikan
oleh kepala bagian keungan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

5. Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Humas dan Protokoler

a. Kepala Bagian Humas dan Protokoler, Bertugas.:
- Melaksanakan penyusunan fungsi dan petunjuk teknis pembinaan dan penyelenggaraan kegiatan
kehumasan dan protokoler DPRD;
- Mementau dan mengikuti semua kegiatan kehumasan dan protokoler DPRD;
- Menyelenggarakan koordinasi dan komunikasi yang berhubungan dengan operasi kehumasan dan
protokoler DPRD dengan masyarakat;
- Menyelenggarakan koordinasi dengan Dinas/Instansi mengenai kehumasan DPRD; dan
- Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan.

b. Kepala Sub. Bagian Humas, Informasi dan Protokoler, Bertugas.:

- Melaksanakan urusan kehumasan, informasi dan protokoler di Sekretariat Dewan, DPRD dengan
masyarakat;
- Mempersiapkan Personil Of Ceremony (MC) tertib acara den mengatur piñata pelaksana;
- Mempersiapkan penyambutan tamu dan pengamanannya serta member bantuan keprotokoler
kepada Instansi yang membutuhkan; dan
- Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan.

c. Kepala Sub. Bagian Dokumentasi, Bertugas :

- Melaksanakan penyimpanan, perawatan dokumen dan kearsipan di Lingkungan Sekretariat
Dewan;
- Menyiapkan catalog dan buku-buku yang dibutuhkan di Lingkungan Sekretariat Dewan;
- Melaksanakan pendataan dan perawatan terhadap produk hokum dan perundang-undangan di
Lingkungan Sekretariat Dewan;
- Melaksanakan pengelolaan terhadap perpustakaan dan referensi Sekretariat Dewan; dan
- Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan.

d. Kepala Sub. Bagian Perpustakaan, Bertugas.:

- Menyusun program kerja tahunan sub bagian perpustakaan;
- Membagi tugas kepada bawahan agar pelaksanaan tugas dapat berjalan lancar;
- Menyelengarakan perpustakaan guna melayani kebutuhan pimpinan dan anggota DPRD;
- Penetapan norma, standar dan pedoman penyelengaaran kearsipan dilingkungan sekretariat Dewan
berdasarkan kebijakan kearsipan nasional;
- Menyelenggarakan koordinasi kerjasama dan konsultasi dengan apartur pemerintah dalam rangka
membina terhadap kegiatan dibidang pengembangan dan pembinaan perpustakaan, pengolahan,
pelestarian dan pelayanan perpustakaan, dokumentasi dan referensi;
- Mengevaluasi pelaksanaan tugas dan mengientarisasi permasalahan di sub bagian perputakaan
serta mencari alternatif pemecahannya;
- Mendelegasikan tugas dan wewenang kepada bawahan agar pelaksanaan tugas dapat berjalan
lancar;
- Menilai hasil kerja bawahan dengan memonitor dan mengevaluasi hasil kerjanya untuk bahan
pertimbangan pengembangan karir;
- Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan.
2.1.2 Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Kabupaten Mukomuko
Struktur organisasi Sekretariat DPRD Kabupaten Mukomuko ditetapkan berdasarkan Peraturan
Daerah Nomor 07 Tahun 2009 Tentang Pembentukan Sekretariat DPRD Kabupaten Mukomuko,
dengan penjabaran sebagai berikut :
a. Sekretaris DPRD
b. Bagian Umum
1. Kasubag Tata Usaha/Kepegawaian
2. Kasubag Urusan Dalam
3. Kasubag Perencanaan
c. Bagian Keuangan
1. Kasubag Perbendaharaan
2. Kasubag Anggaran
3. Kasubag Pembukuan dan Verifikasi
d. Bagian Persidangan dan Risalah
1. Kasubag Risalah
2. Kasubag Persidangan
3. Kasubag Perlengkapan Pers
e. Bagian Humas
1. Kasubag Humas, Informasi dan Protokoler
2. Kasubag Dokumentasi
3. Kasubag Perpustakaan