Jakarta, 27 Agustus 2019

Materi Meeting Inventory Control

1. Fungsi Inventory Control / Control Persediaan

 Menghilangkan resiko barang yang di beli rusak / reject
 Memberikan pelayanan costumer dengan tersedianya barang yang diperlukan
 Menjaga fluktuasi permintaan yang tidak diperlukan agar tidak terlalu banyak
barang yang berada di gudang.

2. Kebijakan-kebijakan inventory

Kebijakan Umum inventory :

a. Barang yang diterima dan keluar harus dicatat ke dalam sistem secara real time
dan transaksi persediaan yang terjadi dalam periode berjalan harus ditutup pada
akhir bulan. Saldo akhir dari periode berjalan akan menjadi saldo awal periode
berikutnya. .
b. Store keeper bertanggung jawab atas penerimaan, pengeluaran dan
penyimpanan persediaan, perlindungan terhadap kehilangan dan kerusakan,
pengawasan dan pelaporan dan juga pengelolaan identifikasi fisik persediaan
untuk semua gudang yang berada didalam perusahaan.
c. Penambahan master dan kode barang disusun oleh Purchasing Departement.
d. Setiap persediaan didalam gudang memiliki kode persediaan yang unik (struktur
kode yang sama dalam perusahaan) Store keeper tidak diperkenankan merubah,
menambah ataupun mengurangi kode yang telah ada.
e. Storekeeper bertanggung jawab untuk menindaklanjuti setiap masalah /
kerusakan / kehilangan di area gudang dan berkoordinasi aktif dengan pihak-
pihak terkait untuk memecahkan masalah tersebut.
f. Penyimpanan persediaan diluar gudang harus memperoleh persetujuan dari Site
Manager.

3. Kebijakan Penerimaan Persediaan

a. Tidak diperkenankan menerima barang tanpa disertai dengan bukti , dokumen

pendukung dari Supplier (DO dll). Dan internal order yang sebelumnya telah
diinformasikan ke lokasi.
b. Informasi PO dan Internal Order harus ada pada Store keeper saat menerima
barang diwajibkan by email.
c. Surat Tanda Terima Barang Packing List / Wave adalah dokumen wajib dan
dianggap sebagai bukti barang yang diterima.
d. Store keeper harus memastikan bahwa jumlah yang tercatat dalam Surat Tanda
Terima Barang harus sesuai dengan jumlah barang yang diterima. Jika jumlahnya
 berbeda dengan Surat Jalan dari Supplier, maka Surat Jalan dari Supplier harus
direvisi dan ditandatangani oleh kedua pihak.

4. Kebijakan Pengeluaran Persediaan

a. Storekeeper mencatat setiap pengeluaran barang dalam system dan mencetak

from pengeluaran barand ( Surat Return Barang ) dan ditanda tangani oleh Tim
Store dan Ekspedisi.
b. Store keeper harus memastikan bahwa jumlah yang tercatat dalam Surat Return
Barang yang sudah diterima oleh pihak Quiksilver Indonesia harus sesuai dengan
jumlah barang yang di kirimkan. Jika jumlahnya berbeda dengan Surat Return
Barang dari dari Warehouse, maka pihak store wajib check artikel yang selisih
tersebut dan ditandatangani oleh kedua pihak.

5. Permasalahan Barang yang tidak bisa di post pada Mobiz

Salah satu penyebab barang yang tidak bisa terpost adalah status open.
a. Status Open pada Mobiz
 Qty barang tidak mencukupi
 ID Pemasok tidak ada
 Item vendor tidak ada
 Cogs Qty tidak update
 Sub group barang tidak ada

6. Kebijakan Rewards dan Uniform

Rewards dan uniform didapatkan berdasarkan achievment terget sales yang telah
terlampai sesuai dengan Target perusahaan , maka dari itu harus dilakukan
pengecekan terhadap rewards dan uniform diantaranya adalah ,

 Rewards dan uniform wajib didata by excel sesuai dengan item id / sku yang di
inginkan oleh pihak store.
 Rewards dan uniform wajib di tanda tangani oleh store leader, coordinator area
dan site Manager.
 Dokumen Asli yang sudah lengkap ( Store leader, Coordinator Area dan Site
Manager ) wajib dikumpulkan di Head office dan di arsip sesuai dengan tanggal
pengambilan.

7. Kebijakan Kehilangan Barang / Missing Item

Kehilangan barang di store setelah dilakukan stock opname Mandiri atau dengan
Team Inventory kehilangan tersebut ditanggung oleh team store. Untuk mengurangi
kehilangan barang perlu dilakukan pengecekan diantaranya :

a) Reconsile data Head Office dan Store

Reconsile data ini dimaksudkan untuk memastikan kesesuaian antara inputan
store dan headoffice
 Contoh :
No. Perhtgn.
Note Persd. HO store diff Note1 Note2 Note3
adjin adj/19/07/0001 544 544
adjin Total 544 544
PLin 200025139 11 11 compare
PLin 2000252139 11 -11 compare
PLin 200028810 29 29 compare
PLin 2000288810 29 -29 compare
PLin 200030044 26 26 Compare
PLin 2000300444 26 -26 Compare
benar
PLin 2000248489 317 317 GIT Git PLin terkirim
benar
PLin 2000252945 55 55 Git Git PLin terkirim
PLin 2000260432 12 -12 compare
2000260432 TGL
PLin 31 12 12 compare
PLin 2000261887 47 -47 compare
2000261887 TGL
PLin 31 47 47 compare
PLin 2000275688 10 -10 compare
PLin 8002291877 10 10 compare
PLin 2000275764 42 -42 compare
PLin 8002303238 42 42 compare
PLin 2000278628 6 5 -1 benar ho
PLin 2000281595 77 53 -24 benar store
PLin 2000282961 242 212 -30 benar ho
PLin 2000283008 15 14 -1 benar ho
PLin 2000294798 210 209 -1 benar ho
-
PLin 2000301930 282 47 235 compare
PLin 2000302083 47 282 235 compare
PLin 2000302240 22 -22 ini brg terjual di store
PLin 2000302895 4 4 ini baru dtg Git PLin
PLin 2000302975 22 22 ini baru dtg Git PLin
PLin 2000304620 33 33 ini baru dtg Git PLin
PLin 2000304644 29 29 ini baru dtg Git PLin
PLin 2000304791 33 33 ini baru dtg Git PLin
PLin 8003640119 40 40 ini baru dtg Git PLin
PLin Total 9420 9874 454
Tabel 1.1 Data Reconsile Mutasi Qs Ska Pekanbaru 05.07.2019
b) Pengeluaran Persediaan barang
Pengeluaran Persedian Barang yang tidak di input pada Mobiz mengakibatkan
minus secara data hal ini banyak terjadi setelah team inventory mengkroscek
data hasil Reconsile Mutasi . hal ini terjadi dikarenakan Head office dan store
tidak menginput data barang keluar, maka dari itu perlu lebih ketelitian dan lebih
rapi dalam administrasi data.

c) Stock Internal
Leader Store wajib mengetahui barang yang ada di store, dari Qty barang, Status
Barang ( 2017,2018 dll ). Dan diwajibkan untuk stock opname internal secara
periodik perbulan