SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

RPS 8

“PROSES BISNIS PENGELOLAAN PESANAN PELANGGAN SECARA TUNAI

DAN KREDIT”

Dosen Pengampu: I Made Pande Dwiana Putra, S.E., M.M., Ak.

Oleh:

Kelompok 7

I Gusti Agung Oka Sudeva 1707532083

Kadek Heni Vitrya Sari 1707532091

Made Ayu Bintang Cyntia Dewi 1707532092

Ngakan Putu Wahyu Pandu Dewanata 1707532100

Ni Luh Putu Katrin Edelwis 1707532106

PROGRAM STUDI S1 AKUNTANSI REGULER DENPASAR

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS UDAYANA
BALI
2019
1. PROSES BISNIS PENGELOLAAN PESANAN PELANGGAN
1.1. Tinjauan
Permintaan informasi dan pembuatan kontrak adalah aktivitas pilihan, karena
terkadang aktivitas ini terjadi atau diperlukan dalam proses bisnis pengelolaan pesanan
pelanggan pada beberapa organisasi, tetapi pada beberapa organisasi aktivitas ini tidak
penting. Proses bisnis pengelolaan pelanggan terdiri dari:
a. Permintaan Informasi
Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan sering dimulai dengan suatu pemintaan
informasi dan pelanggan atau permintaan suatu quotation. Quotation adalah sebuah
dokumen yang disiapkan dan dikirimkan ke pelanggan potensial guna memberikan
informasi mengenai produk, harga, ketersediaan produk dan informasi pengiriman.
Quotation disiapkan ketika pelanggan potensial meminta secara khusus informasi
secara rinci mengenai pesanan potensialnya.

b. Pembuatan Kontrak
Kontrak adalah suatu perjanjian untuk menyediakan barang atau jasa kepada
pelanggan. Kontrak biasanya menyebutkan kuantitas dan jadwal waktu
pengirimannya. Kontrak yang berisi perjanjian mengenai penyediaan suatu barang
pada periode tertentu disebut blanket order.

c. Memasukkan Pesanan
Memasukkan pesanan atau order entry menyiapkan dokumen pesanan penjualan.
Penerimaan pesanan biasanya berisi penentuan harga dan pemeriksaan ketersediaan
barang. Penentuan harga suatu pesanan yaitu mengetahui harga terkini dari produk
atau jasa, biaya tambahan, diskon taupun biaya pengiriman. Sistem
informasi enterprise resource planning (ERP) memungkinkan implementasi prosedur
penentuan harga yang canggih dan fleksibel antara pelanggan dan barang spesifik.

d. Pengiriman
Aktivitas pengiriman diawali dengan penyiapan dokumen pengiriman yang disebut
delivery. Dokumen delivery dibuat untuk mengatur pengiriman barang ke pelanggan.
Semua informasi yang dibutuhkan untuk menyiapkan dan mengirimkan barang
kepada pelanggan ada di dalam delivery. Delivery biasanya disiapkan di lokasi
produksi atau distribusi. Beberapa dokumen disiapkan selama aktivitas pengiriman.
Daftar pengambilan disiapkan sebagai petunjuk aktivitas pengambilan. Daftar

2
 pengepakan disiapkan untuk setiap pengiriman dan tembusnnya diikutkan dalam
pengiriman. Bill of lading disiapkan sebagai dokumen untuk pengangkutan barang ke
kendaraan angkutan sampai ke pelanggan. Personel pengiriman akan memposting
goods issue notice ketika barang sudah dikirimkan. Shipping advice adalah sinonim
dari goods issue notice.

e. Penagihan
Dokumen delivery dimasukkan dalam jadwl penagihan dan difakturkan. Faktur untuk
pengiriman disiapkan dan diberikan kepada pelanggan. Pembuatan faktur ini adalah
aakhir dari proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan. Faktur akan dilanjutkan ke
bagian piutang dagang untuk menunggu pembayaran dari pelanggan.

1.2. Ilustrasi ERP (Entreprise Resource Planning)

Sistem ERP mampu menyimpan dan memproses sejumlah informasi yang sangat
besar yang berkaitan dengan proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan. Ilustrasi data yang
disimpan dan diproses menggunakan SAP (System Application and Product in data
processing) R/3. Ilustrasinya adalah sebagai berikut:
a. Record Master Pelanggan
Record master pelanggan berisi semua informasi yang berkaitan dengan pelanggan.
Record master pelanggan dibuat sebelum proses pesanan penjualan data R/3 karena
informasi di dalamnya digunakan dalam proses pesanan penjualan. SAP R/3
membutuhkan empat macam record master:

a) Record penjualan ke pelanggan

b) Record pengiriman ke pelanggan
c) Record penagihan ke pelanggan
d) Record pembayaran ke pelanggan
Ketika record master penjualan ke pelanggan dibuat, ketiga record master yang lain
akan secara otomatis dibuat dengan menggunakan informasi yang sama. R/3 perlu
tahu bagaimana hierarki pelanggan terlebih dahulu sebelum membuat record master.
Hierarki pelanggan adalah representasi dari struktur organisasi pelanggan yang
menentukan informasi harga yang digunakan dalam R/3. Hierarki pelanggan terdiri
dari saluran distribusi, jenis industri, dan lokasi geografis.

b. Field Data

3
 Layar input Create Customer pada input fasilitas R/3 menggunakan list box dan
fasilitas pencarian. List box digunakan oleh pengguna untuk memilih item dari daftar
yang ada. Item-item biasanya ditunjukkan dalam bentuk teks dan input dikodekan
dengan angka oleh R/3 ketika pengguna memilih item dalam daftar.fasilitas pencarian
memungkinkan pengguna memasukkan kata atau frase dan R/3 akan menemukan
kode yang dibutuhkan. Layar Input Create Customer pada SAP R/3 adalah sebagai
berikut:

Initial Screen Payment Transactions

Customer Address Correspondence

Control Data Insurance

Marketing Sales

Payment Transactions Shipping

Unloading Points Billing

Foreign Trade Taxes

Contact Person Output

Account Management Partner Functions

c. Pelanggan Satu-Waktu
Pembuatan record master pelanggan R/3 bersifat kompeks, maka dari itu R/3
memungkinkan untuk membuat record master secara dummy untuk pelanggan satu
waktu atau pelanggan yang tidak rutin. Semua pelanggan awalnya melalui record
pelanggan yang tidak rutin atau satu waktu. Record master memiliki informasi yang
minimum. Kemudian dilakukan suatu proses agar mengamankan masalah dalam
pembuatan record secara rinci untuk pelanggan yang tidak rutin.

1.3. Standar Pemrosesan Pesanan pada SAP R/3

Standar pemrosesan pesanan adalah istilah yang menjelaskan proses bisnis
pengelolaan pesanan yang pesanan pelanggan dimasukkan dari persediaan barang jadi.

4
Standar pesanan umum diterima melalui telpon, fax, bagi penjualan atau voice mail. Pertama-
tama diterbitkan sebuah quotation untuk pelanggan. Jika ada quotation maka pesanan akan
dibuat jika pelanggan memerlukan pengiriman barang atau jasa. Standar pesanan penjualan
berisi informasi mengenai harga, jumlah, dan tanggal (tanggal pengiriman yang diminta,
tanggal penyerahan, dsb).
Sesudah suatu pesanan dibuat dan diproses dokumen delivery dibuat R/3 menghitung
tanggal pengiriman yang diharapkan menggunakan tanggal pengiriman dan waktu transit ke
pelanggan. Data tersedia dalam record master pelanggan.
a. Membuat pesanan penjualan
Record master pelanggan harus ada sebelum pesanan penjualan dibuat. R/3 dapat
menyalin informasi dari record master kedalam pesanan penjualan,jika diperlukan.
Hal yang dilakukan dalam membuat suatu pesanan penjualan adalah:

a) Create sales order: layar awal, yakni digunakan untuk memasukkan

informasi untuk wilayah penjualan. Ada 3 field yang harus ada, yaitu field
organisasi penjualan mengidentifikasikan unit yang bertanggung jawab
terhadap penjualan, field jalur distribusi mengklasifikasikan pesanan
seperti penjualan langsung,eceran atau penjualan besar, dan field kode
divisi digunakan untuk mengidentifikasi satu subgroup dalam organisasi
penjualan.
b) Layar create sales order, memiliki dua bagian, yaitu header dokuman dan
wilayah untuk data item dan field sold to party mengumpulkan kode
pelanggan.
b. Fitur database
Setiap aktifitas pada proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan (quatation,
pesanan, pengiriman, faktur dan sebagainya) untuk menghasilkan suattu dokumen.
Fitur arus dokumen pada SAP R/3 memungkinkan untuk melihat dan melacak
dokumen-dokumen tersebut.

2. PENGENDALIAN SIKLUS TRANSAKSI PADA PEMROSESAN PESANAN

Pengendalian siklus transaksi didasarkan pada fungsi yang dipisahkan dalam suatu
proses bisnis. Fungsi-fungsinya adalah sebagai berikut:

2.1. Memasukkan Pesanan

5
 Fungsi memasukkan pesanan (order entry) memulai proses pesanan pelanggan dengan
cara menyiapkan dokumen pesanan penjualan. Pesanan penjualan berisi penjelasan
mengenai produk yang dipesan, harganya dan data deskriptif mengenai pelanggan seperti
nama, alamat pengiriman dan jika diperlukan alamat penagihan. Apabila waktu antara
penerimaan pesanan dengan pengiriman sesungguhnya signifikan, maka pemberitahuan
akan dikirimkan kepada pelanggan untuk memberitahu bahwa pesanan telah diterima dan
sedang dalam proses.
2.2. Kredit
Kredit pelanggan yang masih ada sebaiknya diverifikasikan terlebih dahulu ke bagian
pengiriman barang. Untuk pelanggan regular, pemeriksaan kredit meliputi menentukan
jumlah total kredit yang disetujui tidak melebihi otorisasi dari manajemen secara umum
atau khusus. Unuk pelanggan baru, pemeriksaan kredit diperlukan untuk menentukan
jangka waktu penjualan kepada pelanggan.
2.3. Barang Jadi
Barang jadi diambil sesuai dengan yang ada pada picking list. Picking list disiapkan dari
dokumen pengiriman yang disiapkan dengan database pesanan untuk memproses
pesanan yang telah disetujui.
2.4. Pengiriman
Bagian pengiriman menerima perintah pengiriman setelah cocok dengan pesanan yang
ada pada picking list bersama dengan barang yang dipesan seperti yang ada pada daftar
pengepakan barang. Informasi pesanan yang ada pada daftar pengepakan disiapkan
secara independen, karena didasarkan pada pesanan yang disiapkan oleh fungsi order
entry dan disetujui oleh fungsi kredit.
2.5. Penagihan
Penagihan merupakan proses terakhir dari proses pesanan dengan menyiapkan faktur
untuk pesanan yang tampak pada daftar penagihan. Bagian penagihan melakukan
verifikasi pesanan dan kemudian menyiapkan faktur. Faktur berisi total pembayaran
untuk jumlah kuantitas yang dikirimkan, biaya angkut (jika ada) dan pajak (jika ada).
Faktur dikirim ke pelanggan.
2.6. Piutang Dagang dan Buku Besar
Perbedaan antara penagihan dan piutang dagang penting untuk mempertahankan
pemisahan fungsi. Bagian penagihan bertanggung jawab untuk membuat faktur pesanan
secara individual dan piutang dagang menangani informasi rekening pelanggan dan
secara periodik mengirimkan laporan piutang dagang kepada pelanggan.

6
3. PROSES BISNIS MANAJEMEN AKUN PELANGGAN

Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan mencakup pemrosesan piutang dagang

sampai pengumpulan pembayaran pelanggan pada rekening, membahas secara singkat proses
bisnis penjualan tunai karena kerap kali terintegrasi dengan proses pengumpulan pembayaran
pelanggan.

3.1. Piutang dagang

Piutang dagang mewakili uang yang dimiliki oleh pelanggan untuk barang dan jasa
yang telah dijual yang dimasukkan dalam rekening,karena kebanyakan bisnis dilakukan
secara kredit,pitang dagang sering kali mewakili sejumlah besar modal kerja organisasi yang
sangat penting pada proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan. Ada dua pendekatan dasar
pada aplikasi piutang dagang yaitu

a. Proses Open Item, pada pemrosesan ini pencatatan terpisah dikelola pasa sistem
piutang dagang untuk setiap faktur yang belum dibayar oleh pelanggan,jika
pembayaran pelanggan diterima maka akan dibandingkan dengan faktur yang belum
dibayarkan.
b. Proses balance forward, pembayaran dari pelanggan dibandingkan dengan total saldo
pelanggan yang masih ada dan bukan dibandingkan dengan faktur pelanggan secara
individu. Banyak bisnis menggunakan siklus perencanaan penagihan (cycle billing
plan). Dimana rekening piutang dagang dibagi secara alphabet atau berdasarkan
nomor rekening. Idenya adalah mendistibusikan laporan yang disiapkan selama hari
kerja pada setiap bulan.

4. PENGENDALIAN TRANSAKSI PADA PROSES BISNIS PIUTANG DAGANG

4.1. Penerimaan kas
Slip pembayaran pelanggan dilanjutkan ke piutang dagang untuk diposting dari
penerimaan kasir, piutang dagang tidak punya akses ke kas atau memeriksa pembayaran
pelanggan
4.2. Penagihan
Faktur, memo kredit dan penyesuaian faktur yang lainnya di rutekan ke piutang dagang
untuk diposting ke rekening pelanggan . hal ini menjaga pemisahan fungsi-fungsi yang
ada. Penagihan tidak punya akses langsung ke pencatatan piutang dagang.
4.3. Piutang dagang

7
 Piutang dagang bertanggung jawab untuk mengelola buku pembantu piutang dagang,
rekening control dikelola oleh departemen buku besar. Debit dan kredit dipostingkan ke
rekening pelanggan dari bukti pembayaran, faktur, dan dokumen lain yang diterima dari
penagihan dan penerimaan kas. Hal ini menjaga pemisahan fungsi-fungsi yang ada.
4.4. Kredit
Fungsi departemen kredit meliputi menyetujui retur dan potongan penjualan dan
penyesuaian lainnya untuk rekening pelanggan, dan memulai memo (dokumen)
penghapusan untuk membebani rekening dengan kerugian piutang.
4.5. Buku besar
Buku besar mengelola rekening pengendali piutang dagang. Debit dan kredit diposting
ke rekening pengendali piutang dagang dari jurnal dan hasil pencocokan dengan total
pengendali yang diterima dari penagihan dan penerimaan kas.
4.6. Retur dan potongan penjualan
Retur dan potongan penjualan memerlukan pengendalian yang hati-hati. Potongan
penjualan terjadi karena ada barang dagangan yang rusak, kekurangan dalam pengiriman,
kesalahan klerikal atau adanya perjanjian antara pelanggan dengan penjual untuk
mengurangi jumlah yang dipunyai pelanggan. Jumlah potongan di negosiasikan antara
pelanggan dan departeman penerimaan pesanan penjualan (atau penjualnya).
4.7. Penghapusan piutang dagang
Hal pokok dalam penghapusan adalah analisis rekening yang telah jatuh tempo
sebelumnya. Ini biasanya dilakukan dengan menggunakan laporan saldo umur piutang.

5. PROSES BISNIS KAS YANG DITERIMA PADA REKENING

5.1. Tinjauan
Proses bisnis kas yang diterima pada rekening digunakan ketika pelanggan masih
memiliki saldo. Penerimaan kas pada rekening biasanya berasal dari pengiriman surat atau
dibayarkan seseorang ke kasir pusat atau cash window. Hal pokok yang diilustrasikan adalah
pemisahan fungsi-fungsi berikut:
a. Mailroom, pembayaran pelanggan yang diterima di mailroom dalam berbentuk cek
dan diberikan daftar pembayaran.
b. Penerimaan kas, cek diterima dari mailroom yang bersamaan dengan penerimaan kas
dari penjualan tunai (jika ada) dan slip setoran disiapkan.

8
 c. Piutang dagang, piutang dagang akan diposting ke rekening piutang dagang dan total
piutang dagang akan diposting ke buku besar. Kontrol total dicocokkan dengan daftar
pembayaran.
d. Buku besar, jurnal dari penerimaan kas dan kontol total diterima dari rekening piutang
dagang kemudian dibandingkan, dan jumlahnya diposting ke buku besar.
e. Bank, bank menerima setoran dan melakukan validasi tembusan slip setoran.
Tembusan slip setoran yang telah divalidasi kemudian dikembalikan kepada audit
internal.
f. Audit internal, yaitu menerima laporan dari bank secara periodik. Dilakukan
rekonsilisasi bank berjalan secara independen, agar pengendalian pada proses
penerimaan kas mendapatkan hasil yang sesuai.

6. PROSES BISNIS PENJUALAN TUNAI

Perbedaan signifikan antara proses bisnis penjualan tunai dan proses bisnis kas yang
diterima pada rekening adalah tidak adanya pencatatan asset sebelumnya (saldo rekening
pelanggan) pada proses bisnis penjualan tunai.

Audit pelanggan merupakan istilah umum yang digunakan untuk menjelaskan

prosedur dimana tindakan pelanggan sebagai pengendalian pada dokumentasi awal transaksi.

Supervise bertugas mengobservasi kinerja stafnya. Supervise langsung dari pekerjaan

klerikal merupakan hal yang biasa dilakukan seperti dalam mailroom dimana penerimaan kas
dibuka. Teknik supervise mencakup penggunaan profesional shopper, yaitu orang yang
disewa untuk membeli barang pada perusahaan eceran dengan tujuan mengobservasi
pencatatan transaksi.

Teknik imprest digunakan untuk menendalikan penerimaan kas dengan cara yang
sama tetapi biasanya kurang akurat yang digunakan dalam pengendalian pengeluaran kas
kecil. Petugas klerikal diberi sejumlah tiket bernomor urut dan harus mempertanggung
jawabkan nilai penjualannya atau tiket yang dimilikinya. Pemborong eceran harus
mempertanggungjawabkan nilai eceran barang yang dimilikinya.

Pengendalian persediaan pada penjualan ini diaplikasikan dengan mengunakan

metode laba kotor atau metode analisis penjualan eceran untuk mengestimasi tingkat
persediaan. Walaupun pengendalian seperti ini tidak begiru efektif untuk menghilangkan
kemungkinan manipulasi namun cara ini dapat mengurangi kecurangan.

9
 DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, G.H., dan W.S. Hopwood. 2004. Accounting Information System. Ninth Edition.
Pearson Education Asia Pte. Ltd. Terjemahan Julianto Agung. 2006. Sistem Informasi
Akuntansi. Edisi Kesembilan. Penerbit Andi. Yogyakarta.

Fanani, Zaenal, Rheny Afriana Hanif, dan Bambang Subroto. 2008. Pengaruh Struktur Audit,
Konflik Peran, dan Ketidakjelasan Peran Terhadap Kinerja Auditor. Jurnal Akuntansi
dan Keuangan Indonesia. Desember, Vol. 5, No. 2, hlm. 139-155.

Themistocleous M et al. 2001. ERP Problems and Application Integration Issues: An

Empirical Survey. Di dalam: Proceeding of the 34th Hawaii International Conference
on System Sciences.

Hernoko, Agus Yudha. "Asas Proporsionalitas Dalam Kontrak Bisnis: Upaya Mewujudkan
Hubungan Bisnis dalam Perspektif Kontrak yang Berkeadilan." Jurnal Hukum Bisnis
29 (2010).

10