Manual Book

PBRS0002 Registrasi Poliklinik

Implementasi Pelayanan Operasional Medical
Information System ( IPO MEDIS)

PT Nusantara Sebelas Medika

1 Fungsi Modul Registrasi Poliklinik ini

digunakan unutk mengelola proses
pendaftaran pasien Poliklinik
Release 01
2016
0002 – Registrasi Poliklinik

PENDAHULUAN

Sebelum memulai mengoperasikan aplikasi, perlu diketahui identifikasi dan familiar terhadap setiap
elemen dari di layar aplikasi sistem IPO MEDIS.

 Login
Tugas : Log in pada sistem
Deskripsi : Menggunakan tampilan depan sistem aplikasi untuk log in

Login ini digunakan sebagai fasilitas pengguna untuk dapat mengakses ke dalam
sistem, pada menu login ini user harus memasukan User ID yaitu nama user dan
password (kata kunci) yang telah terdaftar dalam Sistem Aplikasi.

Jika belum terdaftar bisa menghubungi Pengelola Sistem Aplikasi yaitu Sistem
Administrator/bagian TI (bagian penanggung jawab sistem komputerisasi) bisa dilakukan Registrasi
User.
0002 – Registrasi Poliklinik

Isi keterangan user id dan password setelah itu “ klik” untuk memasuki modul
yang akan di tuju, setelah “klik” submit maka secara automatis modul yang diinginkan akan terbuka
dan opsi “klik” untuk batal.

 Layar Utama
Tugas : Familiar terhadap layar utama sistem dalam modul
Deskripsi : Identifikasi dan familiar setiap elemen dalam layar sistem aplikasi

Setelah melakukan login pada sistem, sistem akan menampilkan tampilan utama. Setiap modul yang
dipilih akan menampilkan menu yang berbeda. Tetapi tampilan utama akan tertera seperti gambar
berikut. Detail akan di deskripsikan di bawah ini :

Menu Bar

 Dashboard akan menampilkan presentasi grafis status saat ini (snapshot) dan tren yang dikelola
sebagai informasi yang mencakup keseluruhan modul
 Profil merupakan deskripsi singkat terkait aplikasi rumah sakit maupun klinik serta sekilas profil
perusahaan.
 Ganti Password merupakan fasilitas yang ditujukan untuk user yang ingin mengganti password
(kata sandi) akun yang dimilikinya.
 Log out merupakan menu untuk keluar dari sistem
0002 – Registrasi Poliklinik

Akses Menu Modul

Pada setiap modul terdapat beberapa menu yang mempunyai fungsi dapat
memberikan informasi yang akan dibutuhkan secara cepat dan akurat sesuai
dengan kebutuhan.

 Aktivitas Praktis Sistem

Tugas : Familiar terhadap konsep akses menu dan kode aktivitas
Deskripsi : Menjalankan aktivitas praktis dengan dua cara pada sistem aplikasi

Terdapat dua cara dalam aktivitas praktis dalam sistem , yakni:

Akses Menu
Menu ini memiliki fungsi dapat memberikan informasi yang akan dibutuhkan
secara cepat dan akurat sesuai dengan kebutuhan.

Kode Aktivitas
Kode aktivitas digunakan untuk menunjukan proses dalam sistem aplikasi. Kode aktivitas juga
merupakan alat bantu untuk memunculkan dan mencari kode-kode lain dan opsi-opsi navigasi.
Keterangan:
Penggunaannya adalah klik “tanda ” untuk halaman awal, klik “tanda ” unutk halaman
sebelumnya, ”tanda ” untuk ke halaman selanjutnya, klik “tanda ” untuk ke halaman terakhir,
jika ingin mengetahui langsung halaman yang dituju dapat memasukan no. halaman
yang diinginkan.
Kemudian penggunaan drop down merupakan menu yang jika
kita mengarahkan kursor ke menu tersebut maka akan muncul menu lainya yang memanjang
kebawah, seperti contoh pemilihan Dokter rujukan di bawah ini :
0002 – Registrasi Poliklinik

Berikut merupakan lambang sering ditemukan dalam sistem aplikasi :

atau “Edit” merupakan fasilitas untuk pengeditan Bagian,
proses, jenis proses atau komponen.
“Hapus” merupakan fasilitas untuk menghapus bagian
proses, jenis proses atau komponen.
“Print” merupakan fasilitas untuk melakukan cetak,
biasanya untuk melakukan cetak Tracer.
Merupakan simbol yang munucul di sisi kanan kolom entry
(*) data yang menunjukan bahwa kolom tersebut wajib diisi
(mandatory)
“Calendar” merupakan fungsi untuk mempermudah
pemilihan tanggal untuk mengisi field tanggal.
Merupakan lambang untuk melihat detail di dalam suatu
bagian, detail tersebut akan muncul dilayar baru

 Log Out
Tugas : Log out pada sistem
Deskripsi : Menggunakan tampilan depan sistem aplikasi untuk log out (keluar)

Log out digunakan sebagai fasilitas pengguna untuk dapat keluar dari sistem aplikasi menuju tampilan
depan sistem aplikasi.
0002 – Registrasi Poliklinik

MODUL REGISTRASI POLIKLINIK

Fungsi Modul Registrasi Poliklinik ini digunakan unutk mengelola proses pendaftaran pasien Poliklinik.
Di dalam proses tersebut akan dicatat identitas pasien dan maksud kunjungan pasien. Fungsi Modul
Registrasi Poliklinik dalam pelaksanaannya akan dimanfaatkan oleh bagian penerimaan/pendaftaran
pasien Poliklinik.

002 – 1 Mencari Data Pasien

Tugas : Mencari data pasien
Deskripsi : Mencari data pasien yang sudah terdaftar sebelumnya

Modul Registrasi →Pendaftaran Pasien  Klinik  Cari

Pada menu Submenu Klinik berfungsi untuk melakukan pendaftaran pasien yang akan melakukan
transaksi pada Poliklinik. Terdapat menu Pencarian Pasien ini berfungsi untuk mencari daftar nama
pasien Klinik yang datanya telah masuk ke dalam database yang dapat dilakukan dengan cara memilih
Alamat, KTP dan Tlp setelah itu klik “Cari” maka informasi yang dibutuhkan akan berfungsi secara
otomatis.
0002 – Registrasi Poliklinik

Hasil Pencarian

Setelah Informasi yang dicari ditampilkan di layar monitor, maka petugas registrasi dapat langsung
mencari daftar nama pasien yang akan mendaftar ke Poliklinik caranya dengan mengklik “MR, MR
Lama, Nama, Nasabah, Alamat, Tgl Lahir, KTP, Tlp”.

Data Umum

Setelah memilih pasien yang dicari, pada Tab Data Umum berfungsi untuk menampilkan identitas
pasien lengkap dan terdiri fasilitas untuk mengedit Note, Data Penanggung, PDF, Cetak Kartu, Cetak
Identitas dan Edit data pasien.
0002 – Registrasi Poliklinik

 Note
Fasilitas ini berfungsi untuk menginputkan note pasien yang berisi keterangan pasien

 Penanggung
Fasilitas ini berfungsi untuk menginput mengenai data penanggung yang berisi keterangan
tentang Nama Penanggung dan Hubungan Penanggung dengan pasien.

 Cetak Kartu PDF

0002 – Registrasi Poliklinik

Fasilitas ini berfungsi untuk melakukan pencetakan kartu pasien yang diserahkan kepada
pasien dengan PDF pada aplikasi dengan mengklik “Cetak Kartu PDF”

 Cetak Kartu
Fasilitas ini berfungsi untuk melakukan pencetakan pasien yang sedang menjalankan
pemeriksaan dan akan selalu dibawa pada saat melakukan pemeriksaan.

 Cetak Identitas
Fasilitas ini berfungsi untuk mencetak identitas pasien tersebut dengan mengklik “Cetak
Identitas”.

 Edit
Fasilitas ini berfungsi untuk melakukan pengeditan kesalahan pada inputan sebelumnya
atau ada pembaruan data pasien tersebut.
0002 – Registrasi Poliklinik

Cara Penggunaan:
Isi keterangan yang telah disediakan dalam aplikasi setelah selesai klik “submit” maka data
yang mengalami kesalahan akan teredit sesuai dilakukan oleh user.

002 – 2 Mendata Pasien Umum Baru

Tugas : Input pasien baruumum / swasta
Deskripsi : Input data umum pasien baru unruk dewasa / bayi

002 – 2.1 Entry Pasien baru

Pada inputan data ini dibagi menjadi 2 (dua), yaitu pendaftaran untuk Dewasa dan untuk
Bayi yang lahir di luar.
a. Dewasa
Modul Registrasi →Input Pasien Baru  Input Data Umum  Entry Pasien baru
(Dewasa)
0002 – Registrasi Poliklinik

Setelah klik “Submit” pasien dapat langsung didaftar ke instalasi sesuai tujuan pasien
kemudian klik “Daftar”.

b. Bayi
Modul Registrasi →Input Pasien Baru  Input Data Umum  Entry Pasien baru
(Bayi)
0002 – Registrasi Poliklinik

Setelah klik “Submit” pasien dapat langsung didaftarkan ke instalasi sesuai tujuan
pasien kemudian klik “Daftar”

Setelah Klik Daftar maka data masuk pada antrian poli yang dituju.

002 – 2.2 Entry Pasien Bayi RS

Modul Registrasi →Input Pasien Baru  Input Data Umum Entry Pasien Bayi RS

Pada Entry Pasien Bayi RS adalah Bayi yang lahir di RS dan di daftarkan untuk memiliki
nomor MR.
0002 – Registrasi Poliklinik

Klik nama Pasien (ibu dan bayi) dan input data bayi kemudian klik “Submit”.

Setelah selesai “Submit” Maka akan terdaftar dan memiliki no MR bayi yang mengikuti
no MR Ibu dari bayi

002 – 3 Membuat Kartu Pasien

Tugas : Cetak Identitas dan Kartu Pasien umum
Deskripsi : Digunakan untuk pencetakan identitas pasien sesuai kebutuhan RS/ Klinik dan untuk pemeriksaan

002 – 3.1 Cetak Identitas Pasien

Submenu Cetak Identitas Pasien digunakan untuk melakukan pencetakan identitaas
pasien untuk kebutuhan klinik/ RS.
Modul Registrasi →Input Pasien Baru  Cetak Identitas Pasien
0002 – Registrasi Poliklinik

Klik salah satu nama pasien yang dibutuhkan identitasnya, setelah itu akan muncul
tampilan identitas pasien tersebut seperti tampilan di bawah ini :
0002 – Registrasi Poliklinik

002 – 3.2 Cetak Kartu PDF

Fasilitas ini berfungsi unutk melakukan pencetakan kaertu yang diserahkan kepada
pasien dengan format PDF pada aplikasi dengan mengklik “Cetak Kartu PDF”
Modul Registrasi →Pendaftaran Pasien  Gawat Darurat  Data Umum  Cetak Kartu
PDF
0002 – Registrasi Poliklinik

003 – 3.3 Cetak Kartu

Fasilitas ini berfungsi untuk melakukan pencetakan pasien yang sedang menjalankan
pemeriksaan dan akan selalu dibawa pada saat melakukan pemeriksaan.
Modul Registrasi →Pendaftaran Pasien  Gawat Darurat  Data Umum Cetak Kartu
0002 – Registrasi Poliklinik

002 – 4 Mencari Data Pasien BPJS

Tugas : Mencari data pasien PBJS
Deskripsi : Mencari data pasien BPJS yang sudah terdaftar sebelumnya

Modul Registrasi →Pendaftaran Pasien  Klinik  Cari

Terdapat menu Pencarian Pasien ini berfungsi untuk mencari daftar nama pasien BPJS Klinik yang
datanya telah masuk ke dalam database yang dapat dilakukan dengan cara memilih BPJS setelah itu
input nomer BPJS pasien klik “Cari” maka informasi yang dibutuhkan akan berfungsi secara otomatis.
0002 – Registrasi Poliklinik

Hasil Pencarian

Setelah Informasi yang dicari ditampilkan di layar monitor, maka petugas registrasi dapat langsung
mencari daftar nama pasien BPJS yang akan mendaftar ke Poliklinik.

002 – 5 Input Nomer BPJS Pasien

Tugas : Input nomer BPJS Pasien
Deskripsi : Memverifikasi pasien BPJS terdaftar sebagai pasien PBJS aktif

Modul Registrasi →Input Pasien Baru  Input Data Umum  Entry Pasien Baru BPJS

Untuk pasien BPJS yang baru melakukan pendaftaran, petugas registrasi melakukan verifikasi
keanggotaan pasien PBJS dengan melakukan input nomer BPJS. Masukan nomer bpjs ataupun nomer
KTP (jika tidak bawa kartu bpjs) ke Tab Nomer BPJS / NIK . Klik “Cari”.

Setelah itu akan muncul informasi umum pasien dan status pasien BPJS, kemudian klik tab fungsi
Daftar untuk mendaftarkan pasien ke poli.
0002 – Registrasi Poliklinik

Kemudian akan muncul dialog box untuk memastikan pasien BPJS atas nama pasien akan
didaftarkan untuk ke poliklinik

002 – 6 Mendata Pasien BPJS

Tugas : Input pasien baru BPJS
Deskripsi : Input data umum pasien BPJS

002 – 6.1 Entry Pasien baru BPJS

Pada inputan data ini dibagi menjadi 2 (dua), yaitu pendaftaran untuk Dewasa dan untuk
Bayi yang lahir di luar.
a. Dewasa
Modul Registrasi →Input Pasien Baru  Input Data Umum  Entry Pasien baru BPJS
(Dewasa)
0002 – Registrasi Poliklinik

Setelah klik “Submit” pasien dapat langsung didaftar ke instalasi sesuai tujuan pasien
kemudian klik “Daftar”.

b. Bayi
Modul Registrasi →Input Pasien Baru  Input Data Umum  Entry Pasien baru
BPJS (Bayi)
0002 – Registrasi Poliklinik

Setelah klik “Submit” pasien dapat langsung didaftarkan ke instalasi sesuai tujuan
pasien kemudian klik “Daftar”

Setelah klik “Submit” pasien dapat langsung didaftar ke instalasi sesuai tujuan pasien
kemudian klik “Daftar”.

002 – 7 Membuat Kartu Pasien BPJS

002 – 7.1 Cetak Identitas Pasien
Submenu Cetak Identitas Pasien digunakan untuk melakukan pencetakan identitaas
pasien untuk kebutuhan klinik/ RS.
Modul Registrasi →Input Pasien Baru  Cetak Identitas Pasien
0002 – Registrasi Poliklinik

Klik salah satu nama pasien yang dibutuhkan identitasnya, setelah itu akan muncul
tampilan identitas pasien tersebut seperti tampilan di bawah ini :
0002 – Registrasi Poliklinik

002 – 7.2 Cetak Kartu PDF

Fasilitas ini berfungsi unutk melakukan pencetakan kaertu yang diserahkan kepada
pasien dengan format PDF pada aplikasi dengan mengklik “Cetak Kartu PDF”.
Modul Registrasi →Pendaftaran Pasien  Gawat Darurat  Data Umum  Cetak Kartu
PDF
0002 – Registrasi Poliklinik

003 – 7.3 Cetak Kartu

Fasilitas ini berfungsi untuk melakukan pencetakan pasien yang sedang menjalankan
pemeriksaan dan akan selalu dibawa pada saat melakukan pemeriksaan.
Modul Registrasi →Pendaftaran Pasien  Gawat Darurat  Data Umum Cetak Kartu
0002 – Registrasi Poliklinik

002 – 8 Mencetak Tracer

Tugas : Mencetak Tracer
Deskripsi : Bagian RM mencetak bukti pasien telah melakukan pendaftaran poliklinik

Modul Registrasi →Pendaftaran Pasien  Klinik  Pendafataan Umum  Submit  Cetak Tracer

Pasien yang sudah melakukan registrasi dan masuk dalam antrian di bagian Poliklinik perlu membawa
RM yang telah terdaftar. Bagian Rekam Medis akan mendapat notifikasi untuk mencetak tracer
sebagai bukti.
0002 – Registrasi Poliklinik
0002 – Registrasi Poliklinik

Petugas registrasi memberikan notifikasi untuk bagian rekam medis untuk segera mencetak tracer
yang mana agar segera mencetak RM.

002 – 9 Mencetak SEP

Tugas : Mencetak SEP
Deskripsi : Mencetak surat yang menandai pasien secara aktif terdaftar sebagai pasien BPJS

Modul Registrasi →Pendaftaran Pasien  Klinik  Pendafataan Umum  Submit  Cetak BPJS

Surat Eligibilitas Pasien (SEP) merupakan surat atau bukti pasien secara aktif terdaftar sebagai pasien
BPJS. SEP dibawa atau ditunjukan pasien sebelum melakukan pelayanan di instalasi poliklinik, rawat
jalan maupun rawat inap.

Keterangan :
 Untuk mendaftarkan pasien ke bagian poliklinik yang dituju ataupun hemodialisa dan
kemoterapi, maka proses selanjutnya ialah Poli (Modul Registrasi →Pendaftaran Pasien
 Klinik  Pendafataan Umum  Submit), proses bisnis yang berlaku selanjutnya yakni
Proses bisnis Poli akan dijelaskan pada Manual book PBRS0051.