NOTULENSI RAPAT PELANTIKAN KEPENGURUSAN

UNIT KEGIATAN MAHASISWA ISLAM (UKMI) AR-RAHMAN

UNIVERSITAS NEGERI MEDAN
PERIODE 2020

Direncanakan
16.15 WIB
Pukul
Hari/ Tanggal KAMIS/20 FEBRUARI 2020 Tempat Lorong Surga
Dilaksanakan
17.00 WIB
Pukul
Hadir Alasan Tidak Hadir
No Personel Agenda
Jam Kedatangan Keterlambatan Alasan
1 Muhammad husni roza 1 KONSOLIDASI
2 Bayhaqi ahmad 2 PERKEMBANGAN DARI PER BIDANG NYA
3 Muhammad febrilian 3 HYB
4 Hamzah maulana 4
5 Putrako sijoya bangun 5
6 Rhido al amin Hal-Hal Penting
7 Feri hidayat purba - Channel untuk masukan proposal ke
8 Muhammad alwi aliansi lainnya yaitu humanity ( PKPU)
ghifari hasibuan
9 Fares boyanul idrak
10 Septian faruqi siagian
11 Gusma indrawan
12 Muharram
13 Rizky ananda hasibuan
14 Muhammad hanafi
siregar
15 Zulfikar wahyudi
16 Indah nurdila kacaribu
17 Riny febriani danur
18 Hayyu rahma
19 Inggri fitria gunawan
20 Suaida syaputri
21 Rana salsabila
22 Muthia indriani
syaputri
23 Berta trimuria
24 Kurnia wasi
25 Sastri handayani
26 Sulisma sinaga
27 Nila sari
28 Nuri zannah elisa
29 Intan suhariani
30 Dwina muhartanti
sinaga
31 Ummiatul habibah
32 Tri ananda girsang
33 Lili sartika
34 Nia khairani
35
Putri fauziahari
Rincian Pembahasan
Dimulai Pukul: 17.00
2. perkembangan dari per bidang nya
 Bidang acara
 ) Konsep Acara
{Rundown }
1. Pembukaan (pukul 08.00-08.05)
2.Tilawah (pukul 08.05-08.15)
3. Lagu (indonesia raya, plus mars ukmi) (pukul 08.15-08.30)
4. Kata sambutan Ketum 2019 (pukul 08. 30-08.45)
Kata sambutan pembina ukmi (pukul 08.45-09.05)
5. Do'a (pukul 09.05-09.15)
6. Taujih (pukul 09.15-10.00)
7. Pelantikan (pukul 10.00-10.45)
8. Kata sambutan ketum baru (pukul 10.45-11.00)
9. Pemutaran video fakultas (pukul 11.00-12.00)
10. Penutup
) Pembahasan Pj acara
- Tilawah: haddad
- Mc: farhan dan dimas prayuda/prasetyo
- Dirjen: zulfahdilla
- Doa: feri
) Taksasi dana
- Print: Rp 50.000
- Biaya tak terduga Rp 20.000

) Catatan penting
- Pemateri yang disarankan (Pak Zulherman)
- Tempat duduk dipisahkan antara perempuan dan laki2
- Masing-masing memastikan dirinya stya ditempat saat acara berlangsung
- Menentukan (pj operator)
 Saran dan masukan
1. bidang acara belum mengkonfirmasi kepada bapak Zulherman untuk mengisi
taujih di acara pelantikan nanti
2. pembina UKM nanti ada 3
3. rondown nya kali ini pelantikan dulu baru setelah itu taujih dari bapak
Zulherman
4. video fakultas dikumpulkan ke bidang acara deadline nya tanggal 27 februari
2020 dan maximal nya video berdurasi 3 menit
5. pesan dari PSDM di dalam video tidak dibenarkan menampilkan gambar akhwat
kecuali anime kartun akhwat
6. time keeper dan operator segera di tetapkan pj nya siapa
7. backsound jangan lupa dipersiapkan dengan sebaik-baik mungkin

 Bidang ADM Kesek

Membuat Absensi Kepanitiaan maupun Peserta
2. Mempersiapkan bad-name, sertifikat, bingkisan pemateri, souvenir.
3. Membuat surat peminjaman tempat dan bekerja sama dengan Sekretaris Panitia.
4. Surat menyurat seperti undangan LDJ, UKM, LDK yang dibatasi maksimal 2 orang
5. Membuat surat peminjaman tempat
-Sertifikat: hanya ada satu pemateri dirangkap dengan tauji yaitu pak Zulherman
-Souvenir: berupa gantungan kunci atau notes, tawaran souvenir yaitu ganci ukmi buka (15
orang) panitia -dan 15 orang peserta.
-Absensi: dibagi menjadi tiga yaitu peserta, tamu dan panitia
- Bed nama: panitia dan peserta dengan warna bed dibedakan dan dikonfirmasikan dengan sekpan
berapa jumlah panitia dan pesertanya.
- surat peminjaman tempat apabila dibutuhkan, konfirmasi dahulu dengan sekretaris panitia

B. Pembagian PJ dan deadline

Pembagian PJ
1. PJ Bednama yaitu Nanda dan ummiatul
2. PJ absensi dan sertifikat yaitu Fauziah
3. PJ surat peminjaman dan undangan yaitu Wasi
4. PJ souvenir yaitu Monica
5. PJ spanduk dan bingkai yaitu Ikhwan

Pembagian deadline
1. Absensi deadline di hari H-1
2. Undangan LDK ditawarkan ke grup untuk diisi LDK mana saja yang akan diundang
3. Undangan peminjaman tempat masih akan dikonfirmasi dengan sekretaris panitia
4. Souvenir dan bed nama deadline tanggal 28/02/2020
5. Sertifikat deadline tanggal 27/ 02 /2020

Fiksasi dana Kasar

Spanduk ukuran 4 * 1 = 60000

Print sertifikat 1 = 5000
print absensi dan surat undangan = 10.000
Souvenir harga 3.000 * 30 = 90.000
Karton untuk bednama = 50.000
Bingkai 1 = 25.000
 Saran dan masukan
1. kolom untuk absen tamu undangan ditambahkan untuk no HP
2. adapun LDK yang akan di undang yaitu: UKMI AD DAKWAH USU, UKMI AL
IZZAH UINSU dan ROHIS STIPAP
3. untuk masalah surat menyurat silahkan tim ADM mengkonfirmasi akh ilham
 Bidang PDD
*JOBDESK DAN PJ BIDANG PDD*

1. Spanduk(PJ. @⁨@h.s_putra⁩) *deadline 24/02/2020*

2. Flyer coming soon (PJ. Lili) *deadline 20/02/2020*
3. Video coming soon (PJ. @⁨Fadli Spk⁩) *deadline 21/02/2020*
4. Flyer hari H (PJ. Lili) *deadline 23/02/2020*
5. Panitia pengumpulan video (PJ. Ikhwan) *deadline 27/02/2020*
6. Dokumentasi (PJ. @⁨Intan 2⁩dan @⁨Fadli Spk⁩) *deadline hari H*
7. Dekorasi (PJ. ALL PDD) *deadline 28/02/2020*
9. Hand lettring (PJ. @⁨Kak Novi P⁩)
19. Live streaming (PJ. @⁨Akh Edi⁩) *deadline hari H*

*Taksasi Dana bid. Pdd*

1. Kardus 6: 8k
2. Kertas manila biru 2: 8k
3. Double tip 1: 5k
4. Kertas karton hitam 2: 8k
5. Cat poster warna: 30k
6. Cuter : 2k
7. Balon biru 40: 48k
8. Origami 2: 15k

*Total: 176k*
 Saran dan masukan
1. pengumpulan video fakultas sebaiknya di kumpul ke bidang acara
 Bidang konsumsi
Konsumsi VIP: 5 (orang) X 10.000 = kue majestik, dkk
Lee mineral sedang: 1 kotak (150000)
Konsumsi Non VIP:
~ kader = 147 orang
~ wajihah= 6 orang
~ ADKP= 5 orang
~ Ldk= 8 orang
~ UKM= 24 orang
~ kader yang diluar SK panitia= ??
Total sementara 190 orang.
Uang transaksi blom diketahui:??
CS= Nasi bungkus 10 orang X 9k = 90.000
 Saran dan masukan
1. kue VIP dan nasi kotak hanya untuk dosen pembina dan yang memberi taujih
2. untuk UKM lain dan tamu undangan kue nya disamakan saja seperti peserta
namun untuk minuman nya di bedakan yaitu le mineral
3. konsumsi diberikan ketika registrasi untuk para peserta dan tamu undangan
 namun untuk tamu VIP konsumsi diberikan menggunakan nampan
4. untuk ADKP mungkin paling banyak 5 orang
5. jangan lupa sediakan konsumsi untuk CS (cleaning service)
6. untuk peserta di sarankan bawa tumbler nya masing-masing agar mengurangi
sampah plastik
7. di dekat rumah akh hanafi ada kue atau gorengan yang harganya 2500(3 kue)
8. di sekret ada kotak untuk kue
 Bidang perlengkapan
 Qodarullahnya digilib sudah di pakai luan sama ukm pers kreatif jadi tawaran nya
untuk tempat pelantikan yaitu:
1. VIP room di digilib namun berbayar 400.000
2. jikalau tim pers kreatif siang sudah selesai pakai tempatnya kita lanjut setelah
mereka
3. DISPORA
4. aula fmipa
5. auditorium
 Bidang dana dan usaha
 Sampai sekarang belum di tentukan kontribusi yang ditetapkan untuk panitia dan
sc dikarenakan bidang dana masih belum menerima tansaksi dana dari beberapa
bidang
 Jika ingin buat proposal harus selesaikan seluruh tansaksi dana yang sudah ada
 Yang baru menyerahkan tansaksi dana yaitu pdd,adm kesek, perlengkapan dan bidang
acara

Berakhir Pukul:+ 18.10

Tilawah oleh: Infaq (Kas) Pengumuman Tugas/Catatan Sekretaris/Notulen Nama

QS. :
Tausiyah DWINA MUHARTANTI
Dari :- Tanda Tangan
Isi :-

Koordinator/Ketua Nama

Tanda Tangan PUTRAKO SIJOYA BANGUN

Jadwal - selasa 25 februari 2020

- Syuro’ lanjutan pembahasan pelantikan kepengurusan UKMI AR RAHMAN UNIMED 2020
Agenda
-
Pertemuan Selanjutnya
- jobdesk-jobdesk yang di buat dan dikerjakan sudah mulai rampung untuk persiapan acara pelantikan
Keterangan kepengurusan 2020
-