PEMERINTAH KABUPATENREMBANG

DINAS KESEHATAN
UPT PUSKESMAS PANCUR
Jl. Jatirogo KM.05 Kecamatan Pancur Kabupaten Rembang
Telp (0295) 5391283 - Kode Pos 59262
Email: pkm.pancur@yahoo.co.id

PANDUAN

PENDAFTARAN

UPT PUSKESMAS PANCUR

LOKET PENDAFTARAN

TAHUN 2017
 DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN
A. Definisi
B. Sasaran
C. Ruang Lingkup
BAB II STANDAR KETENAGAAN
A. Kualifikasi sumber daya manusia
B. Distribusi ketenagaan
BAB III STANDAR FASILITAS
A. Denah ruang
B. Standar fasilitas
BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN
A. Lingkup Kegiatan
B. Metode dan Langkah Kegiatan
BAB V PENUTUP

2
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Dalam Undang – Undang nomor 36 tahun 2009 tentang kesehatan, disebutkan bahwa
tujuan pembangunan kesehatan adalah meningkatkan kesadaran, kemauan dan kemampuan
hidup sehat bagi setiap orang agar terwujud kesehatan masyarakat yang setinggi – tingginya
sebagai investasi bagi pembangunan sumberdaya manusia yang produktif secara social dan
ekonomi dalam mencapai derajat kesehatan yang optimal.
Puskesmas merupakan ujung tombak terdepan dalam pembangunan kesehatan
dan mempunyai peran besar dalam upaya mencapai tujuan pembangunan kesehatan di
atas. Upaya kesehatan yang diselenggarakan di Puskesmas terdiri dari pelayanan kesehatan
perorangan primer dan pelayanan kesehatan masyarakat primer. Pelayanan pendaftaran
adalah mencatat data sosial atau mendaftar pasien untuk mendapatkan pelayanan kesehatan
yang dibutuhkan dan mencatat hasil pelayanannya di puskesmas pancur.

B. Sasaran

Sasaran dari pedoman ini adalah tenaga loket pendaftaran dan tenaga kesehatan
lainnya yang terkait dengan pelayanan kesehatan di UPT Puskesmas Pancur.

Sasaran dari kegiatan pelayanan loket pendaftaran adalah meminimalkan kartu status
rekam medis terselip belum diambilkan dan salah masuk ruangan maksimal 6 status rekam
medis per bulan.

C. Ruang Lingkup

Ruang lingkup pendaftaran pasien dapat melakukan akses untuk mendapatkan perawatan:

1. Rawat jalan atau ruang pelayanan

2. Gawat darurat atau PONED

3
 BAB II

STANDAR KETENAGAAN

A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia untuk bagian loket pendaftaran sesuai dengan Keputusan
Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.377/MENKES/SK/III/2007 Tentang Standar
Profesi Perekem Medis dan Informasi Kesehatan mempunyai persyaratan :

1. SMA dengan keterampilan/sertifikat tambahan mengenai rekam medis

2. Diploma 3 (D3) rekam medis dan informasi kesehatan

Jabatan Fungsi Kualifikasi
Koordinator loket Mengkoordinir tugas loket  SMA ++++ keahlian
pendaftaran/rekam pendaftaran dan rekam rekam medis
medis medis  D3 Rekam Medis
 SMA + ++ sertifikat
Staf loket pendaftaran/ Melaksanakan tugas loket rekam medis
rekam medis pendaftaran/rekam medis

B. Distribusi Ketenagaan

Distribusi jumlah tenaga yang ada di loket pendaftaran sebanyak 2 orang, terbagi
di pendaftaran 2 orang (pendaftaran Balita/ibu Hamil dan Pendaftaran lebih dari 5
tahun/Dewasa)

C. Jadwal Kegiatan

Pelayanan loket pendaftaran di mulai dari :

 Senin – Kamis, pukul 07:30 – 12:00

 Jumat, pukul 07:30 – 10:00

 Sabtu, pukul 07:30 – 11:00

Untuk pelayanan 24 jam, jadwal kegiatan loket pendaftaran dilaksanakan oleh petugas
(Perawat / Bidan) jaga IGD/PONED.

4
 BAB III

STANDAR FASILITAS

A. Denah Ruang

Ruangan loket pendaftaran ada di dekat pintu masuk puskesmas. Untuk ruangan
loket pendaftaran di UPT Puskesmas Pancur di fasilitasi dengan ruang tunggu, baik itu di
depan loket pendaftaran maupun di depan ruang pelayanan, juga disediakan televisi dan
kipas angin untuk kenyamanan di ruang tunggu pasien.

Denah Loket pendaftaran/Rekam Medis

RUANG TUNGGU PASIEN PINTU MASUK

C
L A BORAT B
A
KAMAR MANDI

RUANG ASI PENDAFTARAN PENDAFTARAN PONED

D

E F J

RUANG REKAM MEDIK RUANG RUANG GIGI

G PEMERIKSAAN UMUM I
H

Letak ruang loket pendaftaran untuk unit pelayanan 24 jam ada dekat pintu masuk
unit pelayanan 24 jam. Dimana petugas loket pendaftaran adalah dokter / perawat / bidan
jaga yang juga merangkap petugas kasir juga.

Keterangan denah ruang loket pendaftaran/rekam medis yaitu :

Ruang/denah/bagian Keterangan
A Laboratorium
B Ruang Tunggu Pasien
C Pintu Masuk
D Kamar Mandi
E Ruang ASI
F Pendaftaran Rawat Jalan
G Ruang Rekam Medis
H Ruang pemeriksaan Umum
I Ruang gigi
J Pendaftaran PONED

5
B. Standar Fasilitas

Prasarana dan sarana yang harus dimiliki puskesmas untuk meningkatkan kualitas
pelayanan loket pendaftaran dan ruang rekam medis adalah sebagai berikut :

1. Meja tulis dan kursi untuk administrasi pendaftaran, kegunaannya untuk merapikan status
rekam medis yang berobat

2. Komputer dan printer untuk proses pendaftaran yang sudah terhubung dengan internet
dan jaringan lokal

3. Server, Hub (jaringan dan UPS untuk database simpustronik dan jaringan internet di
seluruh ruangan puskesmas)

4. Kipas angin untuk pendingin ruangan di pendaftaran dan penyimpanan status

5. Lemari rak penyimpanan status rekam medis, tersusun rapi dan muat untuk lalu lalang
petugas mengambil dan menyimpan kartu rekam medis

6. Lemari untuk menyimpan alat tulis kantor keperluan loket pendaftaran dan blanko
pendaftaran, alat tulis kantor, dan lainnya

7. Papan nama loket dan rekam medis.

8. Papan pengumuman, televisi dan ruang tunggu yang nyaman di depan loket pendaftaran

No Nama Alat Jumlah Keterangan

Server dan
1 1 Baik
perlengkapannya
2 Personal Komputer 1 Baik
3 Printer 1 Baik
4 Televisi 1 Baik
5 Lemari Rak Status 1 Baik
6 Kursi 2 Baik
7 Meja Panjang 1 Baik
8 Meja komputer 1 Baik
9 Kipas angin 1 Baik

6
 BAB IV

TATA LAKSANA PELAYANAN

A. Pendaftaran

Menurut Depkes RI (1994) pengertian rekam medis sebagai suatu sistem

penyelenggaraan rekam medis adalah merupakan proses kegiatan yang dimulai pada saat
diterimanya pasien di rumah sakit, diteruskan kegiatan pencatatan data medis pasien selama
pasien itu mendapatkan pelayanan medik di rumah sakit, dan dilanjutkan dengan
penanganan berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan penyimpanan serta
pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani permintaan atau peminjaman
dari pasien atau untuk keperluan lainnya. Pelaksanaan pendaftaran dilakukan seperti
dibawah ini:

1. Mempersiapkan alat alat pendaftaran seperti dibawah ini :

 Server, Komputer, Printer yang sudah memiliki jaringan internet dan lokal jaringan

 Aplikasi soft ware SIMPUSTRONIK

 Alat tulis kantor

 Power on komputer dan sudah log in aplikasi SIMPUSTRONIK dan PCARE

 Petugas yang terampil dan cekatan

2. No. antrian yang sudah disiapkan di tempat nomor antrian

3. Membuka situs https://pcare.bpjs-kesehatan.go.id pada mozilla untuk cek kepersertaan

BPJS/ASKES.

4. Komputer dengan aplikasi SIMPUSTRONIK dan internet yang harus sudah login
dengan memasukkan Username dan Password terlebih dahulu.

5. Persiapan peralatan ; Kartu kunjungan dan alat tulis kantor

6. Petugas memanggil no antrian secara urut.

7. Petugas menanyakan keluhan pasien dan meminta KK/KTP, ASKES/BPJS.

8. Petugas mengklik menu kunjungan pasien di SIMPUSTRONIK.

9. Bagi pasien baru petugas harus mencek terlebih dahulu nama pasien dan nama KK
dengan menginputnya terlebih dahulu secara bergantian, apabila tidak ditemukan, klik
pasien baru.

7
10. Bila pasien lama, petugas menginput no. KK/ NIK KTP pasien, contoh 01.0001.00
tanyakan kembali nama kk, nama pasien yang berobat dan alamat pasien untuk
mencocokkan kesamaan data dan untuk yang berbeda alamat maupun tanggal lahir
langsung mengedit alamat dan tanggal lahir yang salah penginputan

11. Untuk pasien baru : input nomor KK/NIK KTP mencocokkan dengan data pasien, input
jenis pelayanan dan pembiayaan, tanyakan kembali ruang tujuan.

12. Untuk pasien lama yang tidak membawa KK/KTP dan tidak ditemukan data di
SIMPUSTRONIK maka klik pasien baru, dengan petunjuk penginputan sama seperti
pasien baru.

13. Untuk pasien lama, petugas menginput no KK/NIK KTP pasien sebanyak 02036,
tanyakan nama pasien, apabila tertera di monitor nama pasien, jenis pembiayaan, jenis
pelayanan dan ruang tujuan, dan input no. bpjs/askes, lalu save.

14. Petugas menulis di sampul map family folder rekam medis, nama pasien, tanggal lahir,
nama kk dan alamat, dan nomor JKN bila ada.

15. Petugas mencek No. BPJS/ASKES pada aplikasi PCARE, apabila ada tunggakan,
pasien di haruskan membayar tunggakan baru bisa berobat dengan menggunakan kartu
BPJS nya (pasien membayar). Apabila tidak ada tunggakan, pasien dipersilahkan
menunggu di no kamar yang disebutkan petugas

16. Jika dalam pengecetakan no. BPJS/ASKES di PCARE, hasilnya tertera PPK
BPJS/ASKES bukan tertulis di Pancur, pasien diberitahukan agar rujukan di ambil di
tempat yang tertulis di PCARE dan pasien dilayani sebagai pasien umum (membayar)

Prosedur penerimaan pasien

a. Penerimaan pasien rawat jalan

1) Pasien Baru

Setiap pasien baru di terima di loket pendaftaran, dan akan diwawancarai oleh petugas
guna mendapatkan informasi mengenai data identitas sosial pasien yang harus diinput
dalam SIMPUSTRONIK. Setiap pasien baru akan memperoleh nomor pasien yang
akan digunakan sebagai kartu kunjungan berobat, yang harus dibawa pada setiap
kunjungan berikutnya ke puskesmas. Setelah selesai proses pendaftaran pasien baru,
pasien dipersilahkan menunggu di ruang yang dituju, sementara petugas loket
menyiapkan map family folder. Selanjutkan rekam medis akan didistribusikan di ruang
yang dituju.

8
 Setelah mendapatkan pelayanan yang cukup dari ruangan, ada beberapa kemungkinan
dari setiap pasien :

a) Pasien boleh langsung pulang

b) Pasien diberikan pengantar ke laboratorium

c) Pasien dirujuk ke rumah sakit

Semua rekam medis yang telah selesai berobat harus kembali ke loket pendaftaran
sebelum selesai jam pelayanan.

2) Pasien Lama

Pasien lama atau pasien yang pernah datang berobat ke puskesmas, maka pasien
mendatangi loket pendaftaran dengan menunjukkan KK/KTP nomor rekam medis dan
BPJS/JKN jika punya. Data pasien akan diinput pada menu kunjungan dalam
SIMPUSTRONIK. Setelah selesai proses pendaftaran pasien lama pasien
dipersilahkan menunggu, sementara petugas loket menyiapkan map family folder.
Selanjutkan kartu status akan didistribusikan di ruang yang dituju. Semua rekam medis
yang telah selesai berobat harus kembali ke loket pendaftaran sesudah jam pelayanan
di hari yang sama.

b. Penerimaan pasien rawat bersalin

Pasien datang ke loket pendaftaran jika datang pada saat jam pelayanan dan bila pasien
datang diluar jam pelayanan maka pasien didaftar oleh petugas jaga IGD (dokter /
perawat/ bidan). Jika ada indikasi dokter pasien harus dirawat, maka pasien dimasukkan
keruang perawatan, dan petugas jaga IGD melakukan registrasi rawat inap.

B. Proses Penyampaian Informasi

a) Hak dan Kewajiban Pasien

1. Petugas loket memperkenalkan diri kepada pasien
2. Petugas loket mengutarakan maksud dan tujuan kegiatan
3. Petugas loket menjelaskan bahwa dibelakang nomor antrian ada hak dan kewajiban
pasien
4. Petugas loket membagikan lefleat/brosur tentang pelayanan yang ada di puskesmas
5. Petugas loket menjelaskan isi lefleat/brosur
6. Petugas loket memberikan waktu dan kesempatan kepada pasien untuk bertanya
apabila ada yang kurang jelas dan dimengerti.
7. Petugas loket menjelaskan pertanyaan pasien tentang informasi yang disampaikan.
8. Petugas menutup penyampaian informasi.
9. Hak dan kewajiban pasien.

9
 a. Hak untuk mendapat pelayanan yang bermutu.
b. Hak untuk mendapatkan informasi pelayanan.
c. Hak untuk mendapatkan informasi tentang informasi RM bila diperlukan
d. Hak untuk memperoleh nasehat dan pengobatan berdasarkan kaidah yang sesuai
kebutuhan pasien.
e. Hak untuk menerima atau menolak tindakan.
f. Hak untuk menyampaikan masukan demi perbaikan pelayanan Puskesmas.
10. Kewajiban pasien
a. Berkewajiban mematuhi tata tertib yang berlaku di sarana kesehatan Puskesmas
Pancur, antara lain
 Setiap berobat ke Puskesmas Pancur harus selalu membawa kartu berobat
 Mengambil nomor urut pendaftaran
 Bagi pasien yang mempunyai kartu BPJS wajib menunjukkannya saat
mendaftar, kecuali peserta BPJS yang terdaftar didokter keluarga, dan peserta
BPJS luar wilayah, wajib membayar retribusi yang berlaku
b. Berkewajiban memberikan informasi yang lengkap dan jujur tentang kondisi
kesehatan, penyakit-penyakit sebelumnya, semua alergi dan informasi lain yang
dibutuhkan petugas kesehatan
c. Berkewajiban menghargai hak sesama pasien dan para petugas kesehatan
d. Pada kasus pasien yang tidak mampu ditangani di Puskesmas, pasien dan
keluarga menindaklanjuti ke sarana kesehatan yang lebih berwenang
e. Setiap berobat ke Puskesmas Pancur, pasien harus datang sendiri atau
didampingi keluarga, kecuali dalam keadaan tertentu (misal pasien jiwa)
b) Penyampaian informasi lainnya
1. Petugas loket menemui pasien yang dating ke puskesmas
2. Petugas loket menanyakan maksud dan tujuan pasien dating ke puskesmas
3. Petugas loket menanyakan atau mendengarkan keluhan dan kesulitan pasien
4. Petugas menyampaikan informasi secara lengkap dan runtut sesuai dengan apa yang
dibutuhkan pasien dengan menggunakan bahasa yang mudah diterima dan dipahami
pasien.

C. Pendistribusian rekam medis

Pendistribusian kartu rekam medis dilakukan secara manual, dilakukan setelah

administrasi rekam medis selesai dilakukan, yaitu dengan memilah status rekam medis
berdasarkan ruang tujuan, lalu mengurutkan nomor antrian panggilan dari nomor terkecil ke
nomor terbesar. Lalu didistribusikan ke ruang tujuan.

10
D. Pencatatan dan Pelaporan Kunjungan

Rincian kegiatan yang dilakukan pada tahap pencatatan dan pelaporan kunjungan
pasien adalah :

1. Petugas dari unit pelayanan klinis mengembalikan kartu rekam medis pasien

2. Petugas rekam medis melakukan pemeriksaan kelengkapan dan ketepatan isi dari kartu
rekam medis

3. Petugas loket pendaftaran melakukan perhitungan jumlah kartu rekam medis yang keluar
harus sama jumlahnya dengan kartu rekam medis yang kembali.

4. Petugas mengentry hasil pemeriksaan di SIMPUSTRONIK

5. Petugas melakukan print out register dari SIMPUSTRONIK

E. Proses Penyimpanan Kembali Kartu Rekam Medis

Proses penyimpanan kembali kartu rekam medis sebagai berikut adalah :

1. Petugas memilah kartu rekam medis pasien sesuai dengan nomor rekam medis
2. Menata kartu rekam medis dimap family folder
3. Petugas rekam medis mengembalikan map family folder di rak sesuai dengan nomor
rekam medis.

F. Pelaporan

Pelaporan pada UPT Puskesmas Pancur terbagi dua yaitu, pelaporan internal dan
pelaporan eksternal. Pelaporan internal ada setiap hari dan bulanan di kerjakan, untuk
laporan harian rekapan jumlah pasien harian, untuk laporan bulanan internal laporan jumlah
kunjungan pasien perbulan yang dimasukkan dalam kinerja harian karyawan.

11
 Alur Pendaftaran

PASIEN
DATANG

AMBIL NO ANTRIAN

MENUNGGU PANGGILAN

PASIEN
DIDAFTAR
TIDAK BAWA KIB LAMA BARU

CARI DI BUKU BANTU BAWA KIB DITANYA IDENITAS

TANYA IDENITAS YANG AKAN BEROBAT DIBUATKAN KIB

DIDAFTAR DENGAN SIMPUS DIDAFTAR DENGAN SIMPUS

DITANYA RUANG TUJUAN DITANYA RUANG TUJUAN

MENYERAHKAN KIB PADA PASIEN MENYERAHKAN KIB PADA PASIEN

MENCARI RM MELENGKAPI FORM RM

MENCATAT IDENTITAS DI BUKU EKSPEDISI

TULIS TANGGAL DAN RUANG TUJUAN

RM DIDISTRIBUSIKAN KE POLI TUJUAN

12
 BAB V

PENUTUP

Panduan ini sebagai acuan bagi tenaga kesehatan dalam menjalankan pelayanan loket
pendaftaran di UPT Puskesmas Pancur, Kecamatan Pancur, Kabupaten Rembang.
Keberhasilan kegiatan pelayanan kesehatan tergantung pada komitmen yang kuat dari semua
pihak terkait terutama tenaga kesehatan yang bekerja dengan profesional.

Mengetahui
Kepala UPT Puskesmas Pancur Koordinator UKP

dr. Trianovi Puspasari dr. Yuwanita Nurhayati

NIP. 19751112 200501 2 004 NIP. 19890123 201412 2 002

13