BAB I

DEFINISI

1. Penerimaan (Rekrutmen) pegawai adalah suatu proses pencarian atau

mengundang calon-calon tenaga kerja yang mempunyai kemampuan sesuai
dengan rencana dan kebutuhan organisasi diwaktu tertentu untuk melamar
(Mondy, 2008)
2. Penerimaan (Rekrutmen) pegawai adalah suatu usaha untuk mencari dan
mendapatkan calon-calon pegawai yang melamar jabatan yang lowong/kosong
guna mendapatkan sebanyak mungkin calon/pelamar yang memenuhi syarat-
syarat menurut job description dan analisa yang diminta untuk jabatan yang
lowong, pada suatu organisasi, untuk dipilih calon-calon yang terbaik dan cakap
di antara mereka ( Musanet, 1984)
3. Persyaratan calon pelamar adalah, Persyaratan yang harus dipenuhi setiap orang
yang mau melamar menjadi pegawai RS Kartini Kupang :
4. Persyaratan dokumen lamaran kerja adalah, dokumen-dokumen yang harus
dilengkapi/dipenuhi oleh calon pelamar
5. Proses seleksi adalah proses memilih dari para pelamar melalui tahapan – tahapan
tes hingga diperoleh sejumlah pelamar yang memenuhi kriteria yang ditetapkan
dan dinyatakan diterima.
6. Seleksi administratif adalah proses mengkaji/ menelaah dokumen-dokumen
lamaran kerja dari pelamar sesuai kriteria/persyaratan yang telah ditetapkan
7. Wawancara adalah merupakan percakapan formal dan mendalam yang dilakukan
untuk mengevalusikan hal dapat diterimanya atau tidak (acceptablity) dari seorang
pelamar.
1. Tes kesehatan adalah serangkaian pemeriksaan kondisi kesehatan yang dilakukan
untuk mengetahui tingkat kesehatan pelamar disesuaikan dengan bidang atau unit
yang dilamar.

Panduan Penerimaan Pegawai RS

Page 1
 8. Psikotest adalah serangkaian tes untuk mengukur aspek individu pelamar secara
psikis. Tes dapat berbentuk tertulis, visual, atau evaluasi secara verbal yang
teradministrasi untuk mengukur fungsi kognitif dan emosional dari pelamar.
Dilakukan oleh tenaga psikolog profesional.
9. Tim penguji/ seleksi adalah, tim yang ditetapkan dengan SK Direktur yang
ditugaskan untuk melaksanakan proses seleksi dan penerimaan pegawai
10. Materi ujian/seleksi adalah materi yang digunakan oleh tim penguji/ seleksi
dalam melakukan test penerimaan pegawai.
11. Pengumuman, adalah kegiatan menyampaikan hasil seleksi penerimaan pegawai
melalui media masa atau media lainnya yang tersedia agar diketahui oleh
masyarakat umum.
12. Penempatan, adalah proses penempatan pegawai baru pada unit yang dibutuhkan,
ditetapkan dengan surat keputusan direktur.

BAB II

Panduan Penerimaan Pegawai RS

Page 2
 RUANG LINGKUP

Panduan penerimaan pegawai ini untuk dipergunakan para pejabat pembina kepegawaian dan
para pembuat kebijakan RS. Isi panduan meliputi :
I. Penerimaan yang terdiri dari:
a. Persyaratan calon pelamar
b. Persyaratan dokumen lamaran kerja
c. Proses seleksi yang terdiri dari tahap-tahap:
o Seleksi administratif
o Wawancara / test tulis pengetahuan umum sesuai profesi
o Test Kesehatan
o Psikotest
o Test keterampilan
o Tim penguji/seleksi
o Materi ujian/seleksi
d. Pengumuman
II. Penempatan

BAB III

Panduan Penerimaan Pegawai RS

Page 3
 TATA LAKSANA

I. Penerimaan
A. Persyaratan Pelamar :
Persyaratan yang harus dipenuhi setiap orang yang mau melamar menjadi pegawai RS
Warga Negara Indonesia, dan atau Warga Negara Asing yang mendapat ijin tinggal
dan bekerja di wilayah Negara Indonesia.
1. Sehat jasmani dan rohani.
2. Memenuhi persyaratan pekerjaan ketika penerimaan.
3. Tidak terikat dalam hubungan kerja dengan pihak lain.
4. Tidak terikat dalam kegiatan/keanggotaan partai/organisasi yang terlarang.
5. Bersedia mentaati peraturan-peraturan dan ketentuan yang berlaku dalam
perusahaan.
B. Persyaratan dokumen lamaran kerja :
1. Setiap pelamar harus mengajukan surat lamaran yang ditulis dengan huruf latin
dengan tulisan tangan sendiri kepada instansi yang bersangkutan.
2. Surat lamaran harus dilengkapi dengan lampiran sebagai berikut :
- Daftar Riwayat Hidup
- Salinan foto copy STTB / Ijasah Perguruan Tinggi yang disahkan oleh pejabat
yang berwenang (IPK)
- STR/SIK yang masih berlaku khusus untuk tenaga kesehatan
- Transkrip Nilai yang disahkan oleh pejabat yang berwenang (IPK)
- Pas foto ukuran 4x6 cm 2 lembar
3. Kelengkapan surat-surat lainnya harus dipenuhi apabila diperlukan
C. Proses Seleksi
1. Penerimaan Pegawai dilaksanakan apabila:
a. Atas permintaan kepala unit berdasarkan Analisis Beban Kerja (ABK) dan
Analisis Jabatan (ANJAB) sebagai dasar permintaan kebutuhan tenaga dan
diteruskan ke HRD
b. Bila terjadi kekosongan tenaga pada unit pelayanan yang disebabkan karyawan
mengundurkan diri/mutasi/ diberhentikan
c. Bila ada perluasan pelayanan/pengembangan jenis pelayanan baru di RS
2. Kepala HRD mengusulkan secara kolektif kebutuhan tenaga ke Direktur.
3. Setelah mendapat persetujuan dari Direktur RS, Bagian HRD melakukan publikasi
melalui media cetak/ elektronik mengenai pengadaan pegawai di lingkungan RS
Kartini Kupang sesuai dengan formasi kebutuhan tenaga.

Panduan Penerimaan Pegawai RS

Page 4
 4. Calon pegawai yang mendaftar akan melalui beberapa tahapan seleksi antara lain
Administrasi, wawancara/ tes pengetahuan umum (tulis).
5. Seleksi Administratif
a. Setiap surat lamaran yang masuk diperiksa dengan teliti apakah telah
memenuhi syarat-syarat yang ditentukan dalam pengumuman
b. Surat lamaran yang memenuhi syarat-syarat disusun dan didaftar secara tertib
untuk memudahkan pemanggilan
6. Seleksi dilakukan oleh panitia/tim seleksi, dengan anggota panitia minimal 3 orang,
yang akan ditunjuk oleh Direktur.
7. Peserta yang lulus wawancara dan ujian tulis akan dilanjutkan dengan Psikotes, test
Kesehatan, dan Keterampilan.
8. Calon-calon yang telah lulus seleksi, akan diumumkan di papan pengumuman Bagian
HRD dan atau melalui Website Rumah Sakit.
9. Khusus untuk tenaga kesehatan (dokter, perawat/bidan, dan tenaga kesehatan lainnya)
sebelum menerima surat penugasan akan dilakukan proses kredensial
10. Selanjutnya panitia/Tim seleksi melaporkan hasil seleksi pada Direktur RS
11. Bagian HRD selanjutnya membuat surat perjanjian kontrak kerja untuk karyawan
baru, yang dinyatakan lulus, ditandatangani oleh karyawan yang bersangkutan dan
pihak Rumah Sakit diwakilkan oleh kepala HRD. dan disampaikan ke Bagian
Keuangan sebagai tembusan

D. Tim Penguji/ Seleksi :

1. Untuk melaksanakan ujian, maka dibentuk Tim Penguji /Seleksi dengan Keputusan
Direktur RS, dengan ketentuan sekurang-kurangnya 3 (tiga) orang terdiri dari:
 HRD
 Kepala Bidang/Unit bersangkutan
 Staf administrasi/sekretaris

2. Tugas pokok Tim Penguji/Seleksi :

o Menyiapkan bahan ujian/seleksi
o Menentukan pedoman pemeriksaan dan penilaian
o Menentukan tempat dan jadwal ujian/seleksi
o Menyelenggarakan ujian/seleksi
o Memeriksa dan menentukan hasil ujian/seleksi
o Melaporkan hasil seleksi kepada direktur
Panduan Penerimaan Pegawai RS

Page 5
E. Materi Ujian/seleksi :
Bahan ujian disusun sedemikian rupa sehingga pelamar yang akan diterima benar-
benar mempunyai kecakapan dan keterampilan yang diperlukan, meliputi:
2. Tes tertulis: tes ini merupakan tes secara tertulis untuk mengetahui
kemampuan/penguasaan calon karyawan tersebut sesuai dengan bidang /unit
pekerjaan yang dituju.
3. Tes lisan: tes lisan/secara langsung yang berisi tentang hal-hal praktis yang
berkaitan dengan bidang pekerjaan yang dituju.
4. Wawancara HRD: berisi tentang pertanyaan-pertanyaan yang berhubungan
dengan kehidupan dan cara pandang si pelamar.

F. Pengumuman :
1. Penerimaan pegawai di umumkan melalui media masa atau media lainnya yang
tersedia agar diketahui oleh umum.
2. Pengumuman dilakukan sekurang-kurangnya 1 minggu sebelum tanggal penutupan.
3. Dalam pengumuman dicantumkan antara lain :
- Jumlah dan jenis lowongan
- Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh setiap pelamar seperti yang dikemukakan
diatas
- Alamat tempat lamaran yang diajukan
- Batas waktu pengajuan surat lamaran
- Dan lain-lain untuk dipandang perlu

II. Proses Penempatan

1. Setelah menerima surat penugasan dan menandatangani surat perjanjian kontrak kerja,
maka bagian HRD membuat surat penempatan sesuai dengan usulan kebutuhan dari
masing-masing unit pelayanan, atau sesuai dengan rencana pengembangan pelayanan
RS, dan atas persetujuan direktur.
2. Surat Penempatan, setelah dikonsep bagian HRD, di paraf terlebih dahulu oleh Kabid
pelayanan Medik & Keperawatan untuk tenaga kesehatan, dan oleh Kabid Keuangan
Panduan Penerimaan Pegawai RS

Page 6
 dan Umum untuk tenaga Non Kesehatan. Selanjutnya diteruskan ke Direktur untuk
ditandatangani.
3. Setiap surat Penempatan dibuat tembusan dan disampaikan kepada :
a. Tenaga kesehatan : Komite Medik/ Komite Keperawatan/ Komite Tenaga
Kesehatan lainnya, dan kepala ruangan/ kepala unit
b. Tenaga non kesehatan: Kepala unit/ Kepala ruangan

BAB IV
DOKUMENTASI

1. Pendokumentasian permohonan lamaran pekerjaan serta semua dokumen persyaratan

lamaran dari pelamar disimpan di bagian HRD berdasarkan jenis pekerjaan/ profesi

2. Pendokumentasian, hasil seleksi administrasi, wawancara/ ujian tulis, tes kesehatan,

dan psikotest dari calon pegawai disimpan di bagian HRD dan disampaikan kepada
direktur dalam bentuk laporan.

3. Laporan Hasil akhir seleksi penerimaan pegawai baru, disampaikan kepada direktur
dan arsip disimpan di bagian HRD

Panduan Penerimaan Pegawai RS

Page 7
DAFTAR PUSTAKA

1. Wahyudi, Drs. Bambang. (1991). Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung :

Sulita
2. Simamora, Henry, (1999). Manejemen Sumber Daya Manusia, Edisi kedua , cetakan
kedua. Penerbit STIE YKPN, Yogyakarta
3. S.P. Hasibuan, Drs. H. Malayu (2000). Manejemen Sumber Daya Manusia. Jakarta :
PT. Bumi Aksara
4. T. Hani. Handoko (2001). Manajemen Personalia dan Manajemen Sumber Daya
Manusia, cetakan ke duabelas. Yogyakarta : BPFE
5. Umar, Husein, (2002). Riset Sumber Daya Manusia, cetakan keempat. Jakarta :
Gramedia Pustaka Utama
6. S. P. Hasibuan, Drs. H. Malayu (2006). Majanemen SDM. Jakarta : PT. Bumi Aksara
7. P. Siagian, Prof. Dr. Sondang. (2007). MPA : Manajemen Sumber Daya Manusia.
Jakarta : PT.Bumi Aksara
8. S.P. Hasibuan, Drs. H. Malayu (2008). Manajemen Dasar, Pengertian, Masalah.
Jakarta: PT. Bumi Aksara

Panduan Penerimaan Pegawai RS

Page 8