Document No.

:
REK-HSE-PRO-001
PROSEDUR KONTROL DOCUMEN
Rev. : 1 Date : 20/11/2010
PT. REKANANDA Page 1 of 5

APPROVAL SHEET

Prepared by : Reviewed by : Approved by :

20/11/2010 22/11/2010 23/11/2010

Rudi / HSE Coordinator ARIFIN H. / HSE Manager RIDWAN/ DIREKTUR

DESCRIPTION OF CHANGES HISTORY

REV. DATE RESPONSIBLE PERSON DESCRIPTION OF CHANGE

0 N/A ARIFIN H. Prosedur baru

1 20/11/2010 ARIFIN H. Perubahan format prosedur

 Document No. :
REK-HSE-PRO-001
PROSEDUR KONTROL DOCUMEN
Rev. : 1 Date : 20/11/2010
PT. REKANANDA Page 2 of 5

1. TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua dokumen manajemen sistem K3L:
 Dipersiapkan menjadi dokumen yang konsisten dan sesuai standar
 Direview oleh pihak operation untuk disetujui oleh Management.
 Diletakkan dibawah revisi yang sesuai dan distribusi pengendalian untuk memastikan
pemeliharaan yang efektif.

2. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup : semua dokumentasi sistem manajemen K3L yang ada di PT
REKANANDA, termasuk didalamnya :
Level 1 : Pedoman K3L, Kebijakan K3L
Level 2 : Prosedur Kerja
Level 3 : Standart Prosedur Operasi
Level 4 : Formulir yang berhubungan dengan K3L, dan dokumen lainnya yang
mendukung

3. ACUAN
3.1. UU no 1 tahun 1970 tentang Kesehatan dan Keselamatan Kerja
3.2. Per. 05/Men/1996 tentang Sistem Manajemen Kesehatan, Keselamatan Kerja dan
Lingkungan.
3.3. Manual Sistem Manajemen K3L PT REKANANDA
3.4. Permintaan Pelanggan

4. PENANGGUNG JAWAB
4.1. Penanggung jawab dari prosedur ini adalah Operational Manager.
4.2. Pelaksana dari prosedur ini adalah bagian pengendalian dokumen / DC (Document
Controller).
4.3. Bagian pengendalian dokumen (DC) memiliki tanggung jawab untuk
mempersiapkan, meminta persetujuan, merevisi, dan mendistribusi dokumen ke
semua bagian terkait.
 Document No. :
REK-HSE-PRO-001
PROSEDUR KONTROL DOCUMEN
Rev. : 1 Date : 20/11/2010
PT. REKANANDA Page 3 of 5

5. PROSEDUR
5.1. Persiapan, Review dan Persetujuan Dokumen
Bagian pengendalian dokumen akan membuat master list dari semua dokumen
sistem manajemen K3L, dan dimasukkan ke Form Daftar Induk Dokumen K3L.
Format dari dokumen ini merupakan tanggung jawab dari Bagian pengendalian
dokumen.
Format dan gaya dokumen terdiri atas:
 Konsisten dengan seluruh format yang dipakai pada seluruh dokumen HSE
 Penggunaan flow chart atau diagram dalam melakukan penjelasan
Semua dokumen sistem manajemen K3L menggunakan kode dengan aturan
sebagai berikut:
1. Pedoman sistem manajemen WIN – MAN – K3L
2. Prosedur manajemen WIN – HSE – PRO - XXX
3. Standar Prosedur Operasi WIN – HSE – SOP - XXX
4. Formulir manajemen WIN – HSE – FORM - XXX
(tanggal-bulan-tahun)
Dimana :
XXX = nomor dokumen, 001,002, dll
Dokumen K3L : Prosedur, Intruksi Kerja, Dokumen lainnya yang sudah dibuat harus
diperiksa oleh HSE Manager dan disetujui oleh Presiden Direktur.Dokumen
eksternal seperti peraturan-perundangan dimasukkan dalam Form Daftar Induk
Dokumen K3L Eksternal.

5.2. Revisi dan Pengendalian Distribusi

5.2.1. Hasil fotocopy harus di-stempel (dalam warna merah) 'CONTROLED' untuk
internal, dan untuk pihak luar di stempel “UNCONTROLED”
5.2.2. Bagian pengendalian dokumen akan memiliki semua master dari semua
dokumen tersebut.
5.2.3. Revisi untuk mengendalikan dokumen hanya dapat dibuat oleh Bagian
pengendalian dokumen dan semua revisi yang dibuat harus disetujui oleh
Presiden Direktur.
 Document No. :
REK-HSE-PRO-001
PROSEDUR KONTROL DOCUMEN
Rev. : 1 Date : 20/11/2010
PT. REKANANDA Page 4 of 5

5.2.4. Apabila perlu dilakukan perubahan bagian pengendalian dokumen yang akan
melakukan revisi pada dokumen tersebut dengan persetujuan dari pemilik
proses.
5.2.5. Bagian pengendalian dokumen akan mendistribusikan versi terbaru dari
dokumen tersebut dan menarik dokumen yang lama.
5.2.6. Bagian pengendalian dokumen harus menyimpan semua revisi dari master
dokumen sebagai arsip revisi. Arsip revisi akan disimpan sebanyak 3 kali
revisi atau paling lama 2 tahun. Dokumen dan data dengan revisi
sebelumnya harus ditarik dan diberi stempel “KADALUARSA”.

6. LAMPIRAN
6.1. Form Daftar Induk Dokumen K3L
6.2. Form Daftar Induk Dokumen K3L Eksternal
 Document No. :
REK-HSE-PRO-001
PROSEDUR KONTROL DOCUMEN
Rev. : 1 Date : 20/11/2010
PT. REKANANDA Page 5 of 5

7. FLOWCHART
DOKUMEN /
KEGIATAN CATATAN K3L

Mulai

DCC
Terima
Pembuatan /
perubahan /
penambahan
dokumen

DCC

Membuat / Revisi Daftar Induk Dokumen

master list
dokumen K3L

DCC
Identifikasi
kebutuhan
dokumen dan data

DCC
Butuh ? Tdk Beritahukan
peminta
Ya
DCC Selesai
Gandakan
dokumen dan data

DCC
Stempel dokumen .
dan data

DCC
Distribusikan
dokumen dan data

DCC
Tarik revisi
sebelumnya

Selesai