SIAP A – R4 - G2

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DAN PENGENDALIAN

The Expenditure Cycle
Part I: Purchases and Cash Disbursements Procedures
Part II: Payroll Processing and Fixed Asset Procedures
Dr. Paulus Th. Basuki Hadiprajitno, MBA., MS.Acc., Ak., CA.

Disusun Oleh :
Maradewi Ayu Kumalasari (12030119410008)
Reguler 41 A – Corporate

PROGRAM STUDI MAGISTER AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
UNIVERSITAS DIPONEGORO
2020
 SIAP A – R4 - G2

CHAPTER 5
The Expenditure Cycle
Part I: Purchases and Cash Disbursements Procedures

5.1. SISTEM KONSEPTUAL

TINJAUAN UMUM KEGIATAN PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS
1. Prosedur Proses Pembelian
a) Memonitori Catatan Persediaan
Perusahaan mengurangi persediaan melalui transfer bahan baku ke dalam proses
produksi (siklus konversi) dan menjual barang jadi (siklus pendapatan).
b) Persiapan Pesanan Pembelian
Departemen persiapan pesanan pembelian menerima permintaan pembelian. Salinan
pesanan pembelian dikirim ke vendor (pemasok).
c) Penerimaan Barang
Barang yang diterima akan dilakukan perhitungan fisik dan diperiksa kualitasnya.
d) Perbarui Catatan Persediaan
Perusahaan yang menggunakan sistem biaya standar akan mencatat persediaannya
dengan nilai standar yang telah ditetapkan berapapun harga sesungguhnya yang dibayar
ke pemasok.
e) Departemen Hutang Usaha (AP)
Dept hutang usaha menerima dan menyimpan sementara berbagai salinan permintaan
pembelian dan laporan penerimaan. Sistem voucher hutang sebagai alternatif dari
prosedur AP, melalui bukti kas keluar dan membuat nomor register voucher.
f) Departemen Buku Besar
Petugas dept buku besar ini mencatat dari voucher jurnal ke akun persediaan dan
rekening pengendalian AP, serta merekonsiliasi pengendalian persediaan dengan
ringkasan buku besar pembantu persediaan.

2. Sistem Pengeluaran Kas

a) Identifikasi Hutang Jatuh Tempo
Setiap hari, petugas AP meninjau file hutang terbuka atau file voucher AP untuk setiap
item yang akan jatuh tempo dan mengirim voucher dan dokumen pendukung ke dept
pengeluaran kas.
 SIAP A – R4 - G2

b) Persiapan Pengeluaran Kas

Untuk setiap pengeluaran, Petugas menyiapkan cek dan mencatat nomor cek, jumah
uangnya, serta data lain yang terkait dalam daftar cek, yang juga disebut sebagai Jurnal
pengeluaran Kas.
c) Perbarui Catatan Hutang Usaha
Setelah menerima paket voucher, petugas AP menghilangkan AP dengan mendebet
rekening buku besar pembantu AP.
d) Departemen Buku Besar
Departemen buku besar menerima voucher jurnal pengeluaran kas dan ringkasan akun
dari dept AP. Voucher menunjukkan total pengurangan hutang perusahaan dan
rekening kas sebagai akibat dari pembayaran kepada pemasok.

5.2. SISTEM FISIK

1. Teknologi Dasar Silklus Pengeluaran
a) Teknologi Dasar Sistem Pemrosesan Pembelian
 Pengendalian Persediaan
Ketika persediaan turun ke titik pemesanan kembali, petugas mencetak permintaan
membelian dengan mengakses file permintaan pembelian.
 Departemen Pembeliaan
Setelah menerima permintaan pembelian, mereka memilah dan menambahkan
catatan ke digital Open File pesanan pembelian (PO).
 Penerimaan
Petugas Dept penerimaan menerima barang dan slip pengemasan dari vendor dan
merekonsiliasi barang dengan tembusan dari PO. Petugas menambahkan catatan
digital ke file laporan penerimaan dan mencetak hard copy.
 Departemen Hutang Usaha
Ketika faktur pemasok tiba, petugas AP merekonsiliasi faktur, PO, dan Laporan
penerimaan dan mempersiapkan paket AP.
 Departemen Buku Besar Umum
Petugas buku besar merekonsiliasi dan posting ke akun persediaan dan pengendalian
AP.
 SIAP A – R4 - G2

b) Teknologi Dasar Sistem Pengeluaran Kas

 Departemen Hutang Usaha
Setiap hari, petugas AP meninjau paket AP dalam file AP terbuka untuk item jatuh
tempo, dan mengirimkan dokumen pendukung ke departemen petugas pengeluaran
kas.
 Departemen Pengeluaran Kas
Cek dengan dokumen pendukung dibawa ke manajer dept pengeluaran kas untuk
ditandatangani. Bagian cek nego dikirimkan kepada pemasok.
 Departemen Hutang Usaha
Akhirnya, petugas mengirimkan ringkasan AP ke departemen buku besar.
 Departemen Buku Besar Umum
Berdasarkan voucher jurnal dari pengeluaran kas dan ringkasan rekening dari AP,
petugas buku besar menggunakan departemen PC untuk posting ke rekening
pengendalian buku besar dan file dokumen.

2. Teknologi Dasar Pengendalian Internal Siklus Pengeluaran

Pengendalian Fisik
a) Otorisasi Transaksi
 Subsistem Pembelian
Pengendalian persediaan secara formal mengotorisasi pengisian dengan permintaan
pembelian. Hal ini berdampak pada kelebihan atau kehabisan persediaan.
 Subsistem Pengeluaran Kas
Dept AP mengotorisasi pengeluaran kas melalui paket AP.
b) Pemisahan Tugas
 Pemisahan Pengendali Persediaan Dari Gudang
Pengendali persediaan membuat catatan rinci tentang aset, sedangkan gudang
memiliki hak asuh aset.
 Pemisahan Buku Besar Dan Hutang Usaha Dari Pengeluaran Kas
Aset yang berisiko dalam subsistem pengeluaran kas adalah uang tunai.
c) Pengawasan
Pada siklus pengeluaran, departemen penerimaan adalah daerah yang terbesar yang
membutuhkan manfaat pengawasan.
 SIAP A – R4 - G2

d) Pencatatan Akuntansi
Tujuan pengendalian catatan akuntansi adalah untuk mempertahankan jejak audit yang
memadai untuk melacak transaksi dari dokumen sumbernya atas laporan keuangan.
e) Akses Pengendalian
 Akses Langsung
Pengendalian akses langsung termasuk kunci, alarm, dan akses terbatas ke daerah-
daerah yang mengandung persediaan dan uang tunai.
 Akses Tidak Langsung
Sebuah perusahaan harus membatasi akses ke dokumen yang mengendalikan aset
fisik.
f) Verifikasi Independen
 Verifikasi Independen Dari Hutang Usaha
Dept hutang usaha memainkan peran penting dalam verifikasi dari pekerjaan lain
dalam sistem pengeluaran kas.
 Verifikasi Independen Dari Departemen Buku Besar Umum
Dept buku besar memberikan verifikasi independen yang penting dalam sistem.

Aplikasi Pengendalian Informasi Teknologi

a) Pengendalian Input
Pengendalian input adalah pengeditan yang berfokus pada integritas data transaksi yang
dimasukkan ke dalam aplikasi.
b) Pengendalian Proses
Pengendalian proses adalah pengendalian atas logika aplikasi.
c) Pengendalian Output
Dalam sistem teknologi dasar ini, pengendalian output berkaitan terutama dengan
voucher jurnal dan ringkasan akun yang dihasilkan oleh program komputer di berbagai
departemen.

3. Teknologi Canggih : Siklus Pengeluaran

a) Sistem Proses Pembelian Terpadu
 Operasi Kompter
Sistem membaca file pembelian permintaan, hard-copy pesanan pembelian dikirim
ke vendor, record ditambahkan ke PO file yang terbuka dan daftar transaksi digital
PO dibuat.
 SIAP A – R4 - G2

 Departemen Penerimaan
Ketika barang tiba, petugas penerimaan mengakses salinan blind file PO terbuka
secara real time dengan memasukkan nomor PO yang diambil dari kemasan slip.
 Departemen Hutang Usaha
Ketika petugas AP menerima faktur pemasok, petugas mengakses sistem dan
menambahkan catatan ke file faktur vendor.

b) Sistem Pengeluaran Kas Terpadu

 Teknologi Canggih Pengendalian Siklus Pengeluaran
Bagian ini meninjau bagaimana profil pengendalian internal berubah ketika
teknologi canggih yang digunakan.
 Persetujuan Pembelian Otomatis
Atribut kunci yang dibutuhkan untuk melaksanakan logika ini berasal dari file
permintaan pembelian dan file Vendor valid.
 Tiga Cara Pencocokan Dan Persetujuan Pembayaran Otomatis
Ketika petugas AP menerima faktur pemasok, petugas mengakses sistem dan
menambahkan catatan ke file faktur vendor.
 Keamanan Multilevel
Dua metode untuk mencapai keamanan bertingkat adalah access control list (ACL)
dan role-based access control (RBAC).
 Otomatis Memindahkan Rekening Ke Buku Besar Pembantu dan Buku Besar
Umum
Manfaat otomatisasi tergantung pada fungsi aplikasi komputer yang melakukan
tugas-tugas akuntansi. Sebuah kesalahan program yang tidak terdeteksi dapat
mempengaruhi ribuan atau bahkan jutaan transaksi dengan konsekuensi yang
menghancurkan terhadap laporan keuangan.
 SIAP A – R4 - G2

CHAPTER 6
The Expenditure Cycle
Part II: Payroll Processing and Fixed Asset Procedures

6.1. KONSEPTUAL SISTEM PENGGAJIAN

a) Departemen Personalia
Departemen personalia menyusun dan menyampaikan bentuk tindakan personil untuk
departemen persiapan penggajian.
b) Departemen Produksi
Karyawan produksi menyiapkan dua jenis catatan waktu: Tiket pekerjaan dan kartu
absensi. Akuntansi biaya menggunakan dokumen jam kerja aktual untuk mengalokasikan
biaya tenaga kerja langsung untuk akun barang-dalam-proses (WIP). Kartu absensi dikirim
ke departemen persiapan penggajian untuk menghitung jumlah gaji karyawan.
c) Perbarui Akun WIP
Setelah akuntansi biaya mengalokasikan biaya tenaga kerja ke akun WIP, biaya
dirangkum dalam ringkasan distribusi tenaga kerja dan diteruskan ke departemen buku
besar.
d) Mempersiapkan Penggajian
Departemen penggajian kemudian menyiapkan register gaji, memasukkan ke dalam
catatan penggajian karyawan, menyiapkan cek gaji karyawan, mengirim cek gaji ke
departemen distribusi cek gaji dan menyimpan kartu absensi, formulir tindakan personel,
dan salinan gaji register.
e) Mendistribusikan Cek Gaji
Jika karyawan yang valid tidak mengklaim gaji, juru bayar mengembalikan cek kepada
penggajian. Alasannya cek beredar yang tidak diklaim dapat diselidiki.
f) Mempersiapkan Utang Usaha
Petugas mencatat voucher di register voucher dan menyerahkan paket voucher ke
pengeluaran kas. Salinan voucher pengeluaran dikirim ke departemen buku besar.
g) Mempersiapkan Pengeluaran Kas
Setelah menerima paket voucher, departemen pengeluaran kas mempersiapkan cek
tunggal untuk seluruh jumlah gaji dan menyimpan dalam rekening penggajian persekot.
h) Update Buku Besar
Departemen buku besar menerima ringkasan distribusi tenaga kerja dari akuntansi biaya,
voucher pengeluaran dari AP, dan voucher jurnal dari pengeluaran kas.
 SIAP A – R4 - G2

6.2. SISTEM PENGGAJIAN FISIK

1. Teknologi Dasar Sistem Penggajian
a) Otorisasi penggajian dan jumlah jam kerja memasuki departemen penggajian dari dua
sumber: personalia dan produksi.
b) Departemen penggajian rekonsiliasi informasi ini, menghitung gaji, dan mengirimkan
gaji ke juru bayar untuk didistribusikan kepada karyawan.
c) Akuntansi biaya menerima informasi mengenai waktu yang dihabiskan pada setiap
pekerjaan dari produksi. Ini digunakan untuk posting ke rekening di buku besar
pembantu WIP.
d) AP menerima ringkasan informasi penggajian dari departemen penggajian dan
kewenangan departemen pengeluaran kas untuk deposit cek tunggal, jumlah total gaji,
rekening imprest Bank dimana gaji di tarik.
e) Departemen buku besar merekonsiliasi ringkasan informasi dari akuntansi biaya dan
AP. Akun buku besar diperbarui untuk mencerminkan transaksi ini.

2. Teknologi Dasar Pengendalian Internal Sistem Penggajian

a) Kontrol Fisik Penggajian
 Otorisasi transaksi
Dokumen ini menjelaskan penambahan, penghapusan, dan perubahan lain ke file
karyawan dan bertindak sebagai kontrol otorisasi untuk memastikan bahwa hanya
kartu absensi karyawan dan valid yang diproses.
 Pemisahan Tugas
Departemen produksi (timekeeping) dan departemen personalia harus dipisahkan.
Untuk tujuan efisiensi operasional, departemen penggajian melakukan beberapa
tugas yang di antaranya adalah bertentangan dengan tujuan pengendalian internal
dasar.
 Pengawasan
Kadang-kadang, karyawan akan terlambat atau tidak hadir. Pengawas harus
mengamati proses ketepatan waktu dan merekonsiliasi kartu absensi dengan keadaan
yang sebenarnya.
 Catatan akuntansi
Jejak audit untuk penggajian meliputi dokumen-dokumen berikut: kartu absensi,
tiket pekerjaan, voucher penyaluran, informasi jurnal, rekening buku besar pembantu
dan rekening buku besar.
 SIAP A – R4 - G2

 Kontrol akses
Aset yang berkaitan dengan sistem penggajian adalah tenaga kerja dan uang tunai.
Seorang individu yang tidak jujur dapat menyalahartikan jumlah jam kerja pada
kartu absensi dan dengan demikian menggelapkan uang tunai.
 Verifikasi independen
Berikut ini adalah contoh kontrol verifikasi independen dalam sistem register gaji:
verifikasi waktu, juru bayar, hutang usaha, general ledger.
b) Kontrol Penggajian IT
 Kontrol masukan
Kontrol input adalah pengeditan yang memverifikasi integritas data transaksi yang
dimasukkan ke dalam aplikasi. Data yang salah dapat merusak WIP, catatan
karyawan, dan register penggajian.
 Kontrol pengolahan
Kontrol pengolahan yang berkaitan dengan logika aplikasi penggajian yaitu pesan
error, password dan file backup.
 Kontrol keluaran
Kontrol keluaran berkaitan dengan kehilangan atau salah sasaran voucher jurnal,
ringkasan akun dan cek gaji.
3. Sistem Penggajian Teknologi Canggih
a) Proses Penggajian
 Sumber Daya Manusia
Pegawai Sumber daya manusia memasukkan data ke file catatan karyawan secara
real time dari terminal. Ini termasuk penambahan, penghapusan, perubahan
tanggungan kerja, perubahan pemotongan, dan perubahan status pekerjaan.
 Akuntansi Biaya
Departemen akuntansi biaya memasukkan data biaya pekerjaan secara real time
untuk membuat file penggunaan tenaga kerja.
 Karyawan Penjaga Waktu
Pengumpulan dan mempertahankan akurasi waktu dan kehadiran data dalam
lingkungan yang dinamis ini merupakan tantangan yang ditujukan melalui perangkat
keras dan perangkat lunak teknologi canggih.
 Pengolahan Data
Distribus biaya tenaga kerja, buat file ringkasan distribusi tenaga kerja secara online,
menghitung Penggajian dan register gaji secara online, memperbarui file catatan
 SIAP A – R4 - G2

karyawan, menyiapkan cek gaji, mentransfer dana ke rekening penggajian imprest,

dan transfer dicatat dalam daftar cek dan memasukkan voucher jurnal digital ke
dalam file voucher jurnal.
b) Kontrol Penggajian Teknologi Canggih
 Kontrol masukan
Kontrol input mengurangi risiko kesalahan data entri dan penipuan penggajian.
 Proses Kontrol (Keamanan Multilevel)
Melalui teknik ini personil SDM, hutang usaha, pengeluaran kas, akuntansi biaya,
dan buku besar terbatas dalam akses mereka berdasarkan hak istimewa yang
diberikan kepada mereka.

6.3. POSTINGAN OTOMATIS UNTUK REKENING PEMBANTU DAN BUKU BESAR

1. Departemen Penggajian Outsourcing
Banyak organisasi outsourcing departemen gaji mereka dengan memindahkan semua tugas
pengolahan penggajian untuk penyedia pihak ketiga.
2. Keuntungan dan Risiko Terkait dengan Penggajian Outsourcing
Keuntungan utama dari penggajian outsourcing adalah penghematan biaya. Risiko yang
terkait dengan outsourcing tidak sederhana, organisasi luar akan memiliki akses ke data
karyawan yang sangat rahasia dan kepada klien sumber daya keuangan perusahaan.

6.4. SISTEM ASET TETAP KONSEPTUAL

1. Logika Sistem Tetap
 Akuisisi Aset
Akuisisi aset biasanya dimulai dengan manajer departemen (user) mengakui kebutuhan
untuk memperoleh aset baru atau mengganti yang sudah ada.
 Pemeliharaan asset
Pemeliharaan aset melibatkan menyesuaikan saldo rekening pembantu aset tetap
sebagai aset (tidak termasuk tanah) terdepresiasi dari waktu ke waktu atau dengan
penggunaan.
 Pelepasan Asset
Pelepasan aset membutuhkan persetujuan yang tepat. Sebuah laporan pelepasan
menggambarkan disposisi akhir dari aset tersebut dikirim ke bagian akuntansi aset tetap
untuk mengotorisasi penghapusan dari buku besar.
 SIAP A – R4 - G2

2. Sistem Fisik Aset Tetap

 Prosedur Akuisisi
Proses ini dimulai ketika petugas akuntansi aset tetap menerima laporan penerimaan
dan voucher pengeluaran kas. Sistem ini juga menghasilkan laporan untuk manajemen
akuntansi.
 Pemeliharaan asset
Menghitung penyusutan periode berjalan, memperbarui depresiasi dan nilai buku
bidang terakumulasi dalam catatan subsidiari, membukukan total depresiasi ke rekening
buku besar dan mencatat transaksi penyusutan dengan menambahkan catatan ke file
voucher jurnal.
 Prosedur Pelepasan
Ketika petugas menghapus catatan dari buku besar pembantu aset tetap, sistem secara
otomatis posting jurnal penyesuaian untuk akun kontrol aktiva tetap dalam buku besar,
mencatat kerugian atau keuntungan yang berhubungan dengan pelepasan dan
menyiapkan voucher jurnal.
3. Sistem Pengendalian Aktiva Tetap
 Kontrol Otorisasi
Akuisisi aset tetap harus formal dan otorisasi eksplisit. Setiap transaksi harus dimulai
dengan permintaan tertulis dari pengguna atau departemen.
 Kontrol pengawasan
Pengawasan manajemen merupakan elemen penting dalam keamanan fisik aktiva tetap.
Pengawas harus memastikan bahwa aset tetap yang digunakan sesuai dengan kebijakan
organisasi dan praktek bisnis.
 Kontrol Verifikasi Independen
Secara berkala, auditor internal harus meninjau prosedur akuisisi dan persetujuan aset
untuk menentukan kewajaran faktor yang digunakan dalam analisis. Auditor internal
harus memeriksa lokasi, kondisi, dan nilai wajar dari aktiva tetap organisasi terhadap
catatan aset tetap dalam buku besar pembantu..