Nama : Dorkas Hoke Liba

NIM : PO530333218113

Kelas: II B

RESUME MANAJEMEN FARMASI DAN AKUNTANSI

INVENTARISASI DAN MANAJEMEN PERGUDANGAN

Gudang merupakan sarana pendukung kegiatan produksi dan operasi industri farmasi
yang berfungsi untuk menyimpan bahan baku, bahan kemas, dan obat jadi yang belum
didistribusikan. Selain untuk penyimpanan, gudang juga berfungsi untuk melindungi bahan
(baku dan pengemas) dan obat jadi dari pengaruh luar dan binatang pengerat, serangga, serta
melindungi obat dari kerusakan. Agar dapat menjalankan fungsi tersebut, maka harus dilakukan
pengelolaan pergudangan secara benar atau yang sering disebut dengan manajemen
pergudangan. Pergudangan adalah segala upaya pengelolaan gudang yang meliputi penerimaan,
penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian, pengendalian dan pemusnahan, serta pelaporan
material dan peralatan agar kualitas dan kuantitas terjamin.Manfaat pergudangan adalah untuk:
1. Terjaganya kualitas dan kuantitas perbekalan kesehatan.

2. Tertatanya perbekalan kesehatan.

3. Peningkatan pelayanan pendistribusian.

4. Tersedianya data dan informasi yang lebih akurat, aktual, dan dapat
dipertanggungjawabkan.
5. Kemudahan akses dalam pengendalian dan pengawasan.

6. Tertib administrasi
Syarat-syarat Gudang

Agar dapat menjalankan fungsinya dengan benar, maka gudang harus memenuhi persyaratan-
persyaratan yang telah ditentukan dalam cara pembuatan obat yang baik (CPOB), diantaranya:
 Harus ada prosedur tetap (Protap) yang mengatur tata cara kerja bagian gudang termasuk
di dalamnya mencakup tentang tata cara penerimaan barang, penyimpanan, dan distribusi
barang atau produk.
 Gudang harus cukup luas, terang dan dapat menyimpan bahan dalam keadaan kering,
bersuhu sesuai dengan persyaratan, bersih dan teratur.
 Harus terdapat tempat khusus untuk menyimpan bahan yang mudah terbakar atau mudah
meledak (misalnya alkohol atau pelarut-pelarut organik).
 Tersedia tempat khusus untuk produk atau bahan dalam status ‘karantina’ dan ‘ditolak’.
 Tersedia tempat khusus untuk melakukan sampling (sampling room) dengan kualitas
ruangan seperti ruang produksi (grey area).
 Pengeluaran bahan harus menggunakan prinsip FIFO (First In First Out) atau FEFO
(First Expired First Out)
Gudang harus mempunyai tata letak ruang yang baik untuk memudahkan penerimaan,
penyimpanan, penyusunan, pemeliharaan, pencarian, pendistribusian dan pengawasan material
dan peralatan.
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang tata letak gudang adalah sebagai
berikut:
1. Untuk kemudahan bergerak, gudang jangan disekat-sekat, kecuali jika diperlukan. Perhatikan
posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan.
2. Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran material dan peralatan, tata letak ruang
gudang perlu memiliki lorong yang ditata berdasarkan sistem:
a. Arah garis lurus.

b. Arah huruf U.

c. Arah huruf L.

3. Pengaturan sirkulasi udara.

Salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya sirkulasi udara yang cukup
di dalam ruangan, termasuk pengaturan kelembaban udara dan pengaturan pencahayaan.
Gudang di industri farmasi terbagi dalam beberapa area antara lain:
1. Area penyimpanan

Area penyimpanan harus memiliki kapasitas yang memadai untuk menyimpan dengan
rapi dan teratur. Bahan-bahan yang disimpan dalam gudang antara lain bahan awal, bahan
pengemas, produk antara, produk ruahan, produk jadi, produk dalam status karantina,
produk yang telah diluluskan, produk yang ditolak, produk yang dikembalikan atau
produk yang ditarik dari peredaran.

Produk ditangani dan disimpan dengan cara yang sesuai untuk mencegah pencemaran,
campur baur dan pencemaran silang. Area penyimpanan diberikan pencahayaan yang
memadai sehingga semua kegiatan dapat dilakukan secara akurat dan aman. Bahan atau
produk yang membutuhkan kondisi penyimpanan khusus (seperti suhu dan kelembaban)
harus dikendalikan, dipantau dan dicatat, seperti:
 a. Obat, vaksin dan serum memerlukan tempat khusus seperti lemari pendingin khusus
(cold chain) dan harus dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik.
b. Bahan kimia harus disimpan dalam bangunan khusus yang terpisah dari gudang
induk.
c. Peralatan besar/alat berat memerlukan tempat khusus yang cukup untuk
penyimpanan dan pemeliharaannya.
2. Area penerimaan dan pengiriman

Area penerimaan dan pengiriman barang harus dapat memberikan perlindungan

terhadap bahan dan produk dari pengaruh cuaca. Area penerimaan harus didesain dan
dilengkapi dengan peralatan untuk pembersihan wadah barang. Suhu penyimpanan pada
area ini sesuai dengan suhu kamar (≤30oC).

3. Area karantina

Area karantina harus dibuat terpisah dengan penandaan yang jelas berupa label
kuning untuk produk karantina dan label hijau untuk produk yang diluluskan dan hanya
boleh diakses oleh personil yang berwenang.
4. Area pengambilan sampel

Area pengambilan sampel dibuat terpisah dengan lingkungan yang dikendalikan

dan dipantau untuk mencegah pencemaran atau pencemaran silang dan tersedia prosedur
pembersihan yang memadai untuk ruang pengambilan sampel.
5. Area bahan dan produk yang ditolak

Bahan dan produk yang ditolak disimpan dalam area terpisah dan terkunci serta
mempunyai penandaan yang jelas berupa label merah dan hanya boleh diakses oleh
personil yang berwenang.
6. Area bahan dan produk yang ditarik

Produk yang ditarik kembali dari peredaran karena rusak atau kadaluarsa harus
disimpan dalam area terpisah dan terkunci serta mempunyai penandaan yang jelas dan
hanya boleh diakses oleh personil yang berwenang.
 7. Area penyimpanan produk psikotropik

Bahan yang berpotensi tinggi dan bahan radioaktif, narkotika, obat berbahaya lain dan zat
atau bahan yang berisiko tinggi terhadap penyalahgunaan, kebakaran atau ledakan
disimpan di daerah yang terjamin keamanannya. Obat narkotika dan obat berbahaya
disimpan di tempat
terkunci.

8. Area bahan pengemas

Bahan pengemas cetakan merupakan bahan yang kritis karena menyatakan kebenaran
produk. Bahan label disimpan di tempat terkunci

Gudang di industri farmasi mempunyai spesifikasi antara lain:

1. Lantai:

a. Terbuat dari beton padat dengan hardener, bersifat menahan debu dan tidak tahan
terhadap tumpahan larutan bahan kimia.
b. Terbuat dari beton dilapisi ubin keramik berwarna putih dengan kriteria harus tahan
terhadap bahan kimia dan goresan, mudah diperbaiki, memerlukan penutupan celah,
keras dan tangguh, licin bila basah.
2. Pencahayaan: 200 Lux (satuan kekuatan cahaya) (BPOM, 2009).

Gudang di industri farmasi diklasifikasikan sebagai berikut:

1. Berdasarkan Suhu Penyimpanan, yaitu:

a. Gudang suhu kamar (≤30oC).

b. Gudang ber-AC (≤25oC).

c. Gudang dingin (2-8oC).

d. Gudang beku (<0oC).

 2. Berdasarkan Jenis, yaitu:

a. Gudang bahan baku: gudang bahan padat dan bahan cair.

b. Gudang bahan pengemas.

c. Gudang bahan beracun.

d. Gudang bahan mudah meledak/mudah terbakar (Gudang api).

e. Gudang bahan yang ditolak.

f. Gudang karantina obat jadi.

g. Gudang obat jadi (BPOM, 2009).

Sarana penunjang yang harus ada di gudang, antara lain:

a. Pallet.

b. Forklift.

c. Rak.

d. Pengatur udara (AC, ventilator, kipas angin).

e. Timbangan.

f. Kulkas/lemari pendingin.

g. Troli.

h. Pest control.

i. Pengatur kelembaban.

j. Termometer.
 k. Komputer.

l. Generator.

m. Lemari.

n. Fire extinguisher (tabung pemadam kebakaran).

o. Alarm kebakaran (Anonim, 2010 dan BPOM, 2006).

Manajemen gudang dilakukan oleh pengelola gudang yang ditunjuk

berdasarkan peraturan yang berlaku dan sekurang-kurangnya terdiri dari:

1. Kepala gudang, mempunyai tugas pokok antara lain:

a. Mengelola penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian material dan

peralatan.

b. Melakukan perencanaan, pengendalian dan pelaporan pergudangan.

c. Mengamankan pergudangan beserta isi dan lingkungannya dari segala sesuatu yang
mengancam keberadaan gudang beserta isinya.
d. Mendukung percepatan pendistribusian material.

2. Petugas perencanaan, pengendalian dan pelaporan, mempunyai tugas pokok

antara lain:

a. Merencanakan, mengendalikan dan melaporkan setiap material dan peralatan yang masuk,
disimpan dan didistribusikan setiap periode tertentu atau secara berkala.
b. Merencanakan, mengendalikan dan melaporkan setiap material dan

peralatan.

3. Petugas penerimaan, mempunyai tugas pokok antara lain:

 a. Mengelola penerimaan, material dan peralatan di gudang sesuai dengan peraturan yang
berlaku.
b. Melakukan penerimaan dan pengecekan kondisi material dan peralatan pada saat
penerimaan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
c. Mengkoordinasikan proses penerimaan material dan peralatan.

d. Mendukung percepatan dan akurasi penerimaan material dan peralatan.

4. Petugas penyimpanan dan pemeliharaan, mempunyai tugas pokok antara lain:

a. Mengelola penyimpanan dan pemeliharaan material dan peralatan.

b. Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan material dan peralatan di gudang sesuai dengan
karakteristik material dan peralatan pada tempat yang sesuai.
c. Mengamankan material dan peralatan dari ancaman kerusakan dengan cara menyimpan
sesuai dengan ketentuan dan tempat yang disediakan.
d. Mendukung percepatan penyimpanan dan pemeliharaan material dan

peralatan agar tetap terjaga kualitas dan kuantitasnya.

5. Petugas pendistribusian, mempunyai tugas pokok antara lain:

a. Mengelola pendistribusian material dan peralatan.

b. Melakukan pendistribusian material dan peralatan sesuai dengan permintaan dan peraturan
yang berlaku.
c. Mengkoordinasikan proses pendistribusian material dan peralatan dari gudang ke
penanggung jawab sesuai dengan peraturan yang berlaku.
d. Mendukung percepatan pendistribusian material dan peralatan.

6. Petugas keamanan, mempunyai tugas pokok antara lain:

a. Mengelola keamanan dan pengamanan gudang beserta isi dan petugas pengelola gudang.
 b. Melakukan pencegahan dan penanganan keamanan gudang beserta isi dan petugas
pengelola gudang dan pelaporan kondisi keamanan gudang setiap saat atau setiap periode
tertentu.
c. Mengamankan seluruh isi, sistem, dan petugas pengelola pergudangan.

d. Mendukung pengamanan semua proses aktivitas pergudangan mulai dari penerimaan,

penyimpanan, pemeliharaan sampai dengan pendistribusian material dan peralatan (Badan
Nasional Penanggulangan Bencana, 2009).

Alur Penerimaan Barang di Gudang

Manajemen Pergudangan

Manajemen Pergudangan memiliki cakupan antara lain:

1. Mengatur orang atau petugas (SDM).

2. Mengatur penerimaan barang.

3. Mengatur penataan atau penyimpanan barang.

4. Mengatur pelayanan akan permintaan barang (Priyambodo, 2007).

 Adapun sasaran pengelolaan gudang (manajemen pergudangan) adalah:

1. Fasilitas

a. Penyediaan serta pengaturan yang baik terhadap fasilitas

/perlengkapan/peralatan yang dibutuhkan dalam gudang.

b. Pemakaian ruang seefektif mungkin.

c. Memungkinkan pemeliharaan yang baik dan mudah untuk semua

fasilitas gudang.

d. Fleksibilitas terhadap perubahan.

2. Tenaga Kerja

a. Penggunaan tenaga kerja seefektif mungkin.

b. Mengurangi risiko kecelakaan.

c. Memungkinkan pengawasan yang baik.

3. Barang

a. Menghindari kerusakan barang ataupun yang mempengaruhi

kualitasnya.

b. Menghindari terjadinya kehilangan barang.

c. Mengatur letak agar hemat tempat atau ruang.

d. Pengaturan aliran keluar-masuknya barang

 Inventaris merupakan bagian penting dari modal kerja suatu perusahaan, dan dilaporkan kepada
petugas pencatat persediaan barang dalam laporan tahunan.

Kegiatan yang paling banyak berhubungan dengan manajemen bahan ialah rencana produksi dan
pengawasan inventaris (Lachman, 2008).
Pada dasarnya, inventaris diperlukan untuk mencukupi tuntutan masa yang akan datang. Inventaris
dapat digambarkan sebagai kombinasi dari fluktuasifluktuasi dalam pengharapan, ukuran
inventaris, dan inventaris untuk melindungi pengangkutan bahan-bahan dari lokasi yang satu ke
lokasi yang lainnya
(Lachman, 2008).

Inventaris diklasifikasikan sebagai berikut:

1. Bahan-bahan. Merupakan bahan kimia seperti bahan berkhasiat, bahan pengencer, dan
bahan tambahan yang diperlukan untuk pengolahan bahan setengah jadi atau komponen-
komponen dari produk jadi. Termasuk dalam kategori ini dan paling baik bila
diperlihatkan secara terpisah ialah perlengkapan akhir seperti wadah-wadah, etiket, alat
penutup, dan alat-alat untuk pengiriman yang diperlukan dalam pekerjaan pengemasan.
2. Komponen-komponen. Merupakan bagian-bagian atau sub bagian yang diperlukan untuk
pembuatan terakhir dari produk jadi (tablet-tablet yang sudah jadi dan menunggu untuk
dikemas).
3. Pekerjaan dalam proses. Meliputi bahan-bahan dan komponen-komponen pada waktu
sedang dalam proses pembuatan.
4. Barang-barang jadi. Adalah barang-barang yang dapat dijual, sampel, atau barang-barang
promosi lain yang diinventarisasikan sambil menunggu pesanan langganan atau dibuat
untuk langganan-langganan khusus (Lachman, 2008).

Mekanisme Pergudangan
Mekanisme pergudangan meliputi proses sebagai berikut:
1. Penerimaan

Penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan material dan peralatan di

gudang. Dalam proses penyerahan dan penerimaan ini dilakukan:
a. Pendataan jumlah dan mutu material dan peralatan harus sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.
b. Pencatatan administratif sebagai dokumen yang dapat

dipertanggungjawabkan oleh petugas yang bersangkutan.

2. Penyimpanan

Penyimpanan merupakan proses kegiatan penyimpanan material dan peralatan di gudang

dengan cara menempatkan material dan peralatan yang diterima:
a. Penempatan sesuai dengan denah.

b. Aman dari pencurian.

c. Aman dari gangguan fisik.

d. Aman dari pencemaran secara kimia dan biologi yang dapat merusak kualitas dan
kuantitas.
e. Aman dari kebakaran.

f. Penataan sesuai dengan standar pergudangan.

3. Pemeliharaan

Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan material dan peralatan agar kondisi tetap
terjamin dan siap pakai untuk digunakan secara efektif, efisien dan dapat diterapkan,
melalui prinsip material dan peralatan disusun di atas pallet secara rapi dan teratur, sesuai
dengan ketentuan.

4. Pendistribusian
 Pendistribusian merupakan proses kegiatan pengeluaran dan penyaluran material dan
peralatan dari gudang untuk diserahkan kepada yang berhak, melalui suatu proses serah
terima yang dapat dipertanggungjawabkan, disertai dengan bukti serah terima. Hal ini
dilakukan berdasarkan permintaan sesuai kebutuhan.
5. Pengendalian

Pengendalian merupakan proses kegiatan pengawasan atas pergerakan masuk keluarnya

material dan peralatan dari dan ke gudang agar persediaan dan penempatan dapat diketahui
secara cepat, tepat, dan akurat serta dapat diterapkan.
6. Penghapusan

a. Penghapusan merupakan rangkaian kegiatan pemusnahan material dan peralatan

dalam rangka pembebasan milik/kekayaan negara dari tanggung jawab berdasarkan
peraturan perundang-undangan yang
berlaku.

b. Tujuan penghapusan adalah sebagai berikut:

1) Penghapusan merupakan bentuk pertanggungjawaban administrasi petugas

terhadap material dan peralatan yang dikelola, yang sudah ditetapkan untuk
dihapuskan/dimusnahkan sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.

2) Menghindari pembiayaan (biaya penyimpanan, pemeliharaan, penjagaan, dan

lain-lain) atau barang yang sudah tidak layak untuk dipelihara.

3) Menjaga keselamatan agar terhindar dari pencemaran lingkungan.

c. Kegiatan penghapusan adalah sebagai berikut:

1) Membuat daftar material dan peralatan yang akan dihapuskan beserta

alasan-alasannya.
 2) Pisahkan material dan peralatan yang kadaluarsa/rusak pada tempat
tertentu sampai pelaksanaan pemusnahan.
3) Melaporkan kepada atasan mengenai material dan peralatan yang akan
dihapuskan.
4) Membentuk panitia pencelaan dan penghapusan material dan peralatan
melalui Surat Keputusan dari pejabat yang berwenang.
5) Membuat berita acara hasil pencelaan dan penghapusan material dan
peralatan yang akan dihapuskan.
6) Melaporkan hasil pencelaan dan penghapusan kepada pejabat yang
berwenang.
7) Melaksanakan penghapusan dan pemusnahan setelah ada keputusan dari
pejabat yang berwenang (Badan Nasional
Penanggulangan Bencana, 2009).

Aktivitas pengelolaan stok meliputi:

1. Pengecekan pada saat penerimaan produk.

Saat penerimaan barang dilakukan pengecekan antara lain kemasannya tidak rusak,
jumlah yang diantar, label produk, nama dan alamat pemasok, nomor batch dan tanggal
kadaluarsa.

2. Pengawasan stok.

Sistem pergudangan harus dibuat sistematis, misalnya ruang untuk pergerakan barang
atau petugas gudang agar mudah bergerak, kemudian proses pengecekan barang, dan
juga penggunaan kartu stok untuk mengawasi pergerakan barang. Penggunaan label
diperlukan untuk mengetahui kondisi produk baik, rusak, atau masih dalam pengecekan
dan secara rutin dilakukan perhitungan stok.
3. Pengeluaran produk.
 Pengeluaran produk mengikuti mekanisme FEFO (First Expired First Out) artinya
produk yang memiliki masa kadaluarsa yang lebih dekat harus diprioritaskan untuk
dikeluarkan terlebih dahulu.
4. Pemusnahan produk.

Pemusnahan produk diatur dalam prosedur tertulis. Setiap pabrikan produk dan dari
pemerintah mengeluarkan aturan mengenai tata cara pemusnahan untuk menghindari
penyalahgunaan ataupun dampak yang diakibatkan dari pemusnahan produk (Anonim,
2010).