Bab 2 Tinjauan Menyeluruh Proses Bisnis

PENDAHULUAN
Bab 1 menyebutkan bahwa SIA melaksanakan tiga fungsi dasar, yaitu:
1. Mengumpulkan dan memproses data mengenai kegiatan bisnis organisasi secara efisien
dan efektif.
2. Menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan kepuusan.
3. Membentuk pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa data kegiatan bisnis
dicatat dan diproses secara akurat dan untuk melindungi data dan aset organisasi
lainnya.

KEGIATAN BISNIS DAN KEBUTUHAN INFORMASI

Ashton membuat tabel tiga kolom untuk meringkas hasil-hasil analisisnya. Di kolom
sebelum kiri, dia mendaftar kegiatan bisnis dasar di S&S. Kemudian, di kolom bagian tengah,
dia mendaftar keputusan utama yang perlu dilakukan untuk setiap kegiatan tersebut. Akhirnya, di
kolom sebelah kanan, dia mendaftar informasi yang berguna bagi Scott dan Susan untuk
membuat keputusan tersebut. 
Tabel 2.1 Tinjauan menyeluruh kegiatan bisnis, keputusan utama, dan kebutuhan
informasi S&S.
Kegiatan Bisnis Keputusan Utama Kebutuhan Informasi
Perolehan modal Berapa banyak? Proyeksi arus kas Pro-forma
Investasi atau pinjam? laporan keuangan jadwal
Jika pinjam, ketentuan terbaik? amortisasi utang
Perolehan gedung dan Ukuran gedung? Kebutuhan kapasitas
peralatan Jumlah peralatan? Harga
Sewa atau beli? Studi pasar
Lokasi? Tabel pajak dan peraturan
Bagaimana depresiasinya?
Mengontrak dan Persyaratan pengalaman? Deskripsi kerja
melatih peegawai Bagaimana menilai integritas dan Pengalaman kerja dan
kompetensi pelamar? keahlian pelamar
Bagaimana melatih?
Perolehan persediaan Bagaimana cara membawanya? Analisis pasar
Berapa banyak yang perlu dibeli? Laporan status persediaan
Penjual(vendors) yang mana? Kinerja dann ketentuan
Bagaimana mengelola persediaan pembayaran vendor
(penyimpanan, kontrol, dll)?
Kegiatan periklanan Media mana yang di isi? Analisis biaya
dan pemasaran Penaikan(mark up) persentase? Jangkauan pasar
penjualan barang Penawaran kredit in house? Pro-forma laporan keuangan
 Biaya kartu kredit
Pengummpulan Jika menawarkan kredit, Status akun pelanggan
pembayaran dari bagaimana ketentuannya? Laporan jatuh tempo piutang
pelanggan Bagaimana mengurus penerimaan
uang tunai?
Pembayaran gaji Jumlah gaji? Penjualan (untuk komisi)
pegawai Pemotongan iuran? Jam kerja (untuk pegawai
Proses pembayaran in-house  atau yang dibayar per jam)
penggunaan jasa luar? Formulir pajak (form W4)
biaya jasa pembayaran
eksternal
Pembayaran pajak Persyaratan pajak atas gaji Peraturan pemerintah
Persyaratan pajak penjualan Total pengeluaran untuk
total gaji penjualan
Pembayaran penjual Bayar kesiapa? Faktur dari penjualan
(vendor) Kapan membayar? (vendor)
Berapa banyak yang dibayar? Utang usaha
Asthon memahami bahwa pertukaran-pertukaran dasar tersebut sesuai dengan apa yang
secara historis telah disebut siklus transaksi, yaitu:
 Siklus pendapatan (revenue) mencakup kegiatan penjualan dan penerimaan dalam bentuk
uang tunai.
 Siklus pengeluaran (expenditure) mencakup kegiatan pembelian dan pembayaran dalam
bentuk uang tunai.
 Siklus penggajian sumber daya manusia (payroll) mencakup kegiatan mengontrak dan
menggaji pegawai.
 Siklus produksi mencakup kegiatan mengubah bahan mentah dan buruh menjadi produk
jadi.
 Siklus keuangan mencakup kegiatan untuk mendapatkan dana dari investor dan kreditor dan
membayar mereka kembali

PEMROSESAN TRANSAKSI : DOKUMEN DAN PROSEDUR

Siklus pemrosesan data (data processing cycle) terdiri dari empat langkah, yaitu: input
data, penyimpanan data, pemrosesan data, dan output informasi. Pemicu input data biasanya
adalah pelaksanaan beberapa aktivitas bisnis. Seperti yang diperlihatkan Gambar 2-2, data
tentang tiga sisi tiap aktivitas bisnis yang harus dikumpulkan adalah:
1. Tiap kegiatan yang menjadi perhatian
2. Sumber daya-sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan
3. Para pelaku yang terlibat di dalam setiap kegiatan
Sebagai contoh, S&S akan merasa perlu untuk mengumpulkan data berikut mengenai
transaksi penjualan:
 Tanggal penjualan
  Waktu terjadinya penjualan
 Karyawan yang melakukan penjualan
 Staf administrasi penjualan yang memproses penjualan tersebut
 Kasir tempat penjualan, jumlah penjualan, serta barang yang dijual
 Jumlah barang yang tiap dijual
 Harga yang terdaftar dari tiap barang yang dijual
Tabel 2-2 Kegiatan Bisnis yang Umum dan Dokumen Sumber

Input Data
Dahulu perusahaan kebanyakan menggunakan dokumen sumber (source document) untuk
mengumpulkan data awal tentang aktivitas bisnis, dan kemudian memindahkan data tersebut ke
computer. Akan tetapi, sekarang sebagian besar data tentang aktivitas bisnis langsung dicatat
oleh komputer melalui tampilan untuk entry data (computer data entry screen) (Biaasanya,
tampilan untuk entry data menyimpan nama yang sama dengan dokumen sumber manual yang
digantikannya).
Pemrosesan Data
Saat data tentang aktivitas bisnis sudah dikumpulkan, langkah berikutnya biasanya
melibatkan proses pembaruan (updating) informasi yang sudah disimpan sebelumnya tentang
sumber daya yang dipengaruhi oleh kegiatan tersebut dan para pelaku yang terlibat di dalam
aktivitas tersebut.
Proses pembaruan secara periodik atas data yang disimpan tentang sumber daya dan
pelaku yang terlibat, dinamakan proses batch; proses pembaruan yang dilakukan secara langsung
setelah terjadinya transaksi, dinamakan proses on-line atau real-time. Proses batch adalah metode
warisan yang terus dipergunakan untuk beberapa aplikasi, seperti penggajian, yang memang
dilakukan setiap periode tertentu saja. Kelemahan yang nyata terlihat dari proses batch ini adalah
data yang terakhir dan akurat hanya setelah proses pembaruan secara batch. Oleh sebab itu,
banyak perusahaan yang beralih ke proses on-line, real-time untuk sebagian besar aplikasinya.
Entry data secara on-line lebih akurat daripada proses pembaruan secara batch, karena sistem
dapat menolak entry data yang tidak lengkap atau salah, dan karena data dimasukkan saat
terjadinya transaksi, maka kesalahan dapat dengan mudah diperbaiki. Proses real-time
memastikan bahwa informasi yang disimpan selalu informasi terkini, hingga dapat meningkatkan
kegunaan informasi dalam pengambilan keputusan.
Penyimpanan Data
Komputer menyimpan data dengan cara mengaturnya dalam bentuk dari unit-unit yang
lebih kecil menjadi unit yang lebih besar, dan lebih bermakna. Nilai data disimpan dalam ruang
fisik (physical space) yanhg disebut field. Gabungan dari beberapa field yang mengandung data
tentang berbagai atribut dari entitas yang sama membentuk catatan (record). Setiap baris
mewakili record yang berbeda dan setiap kolom mewakili atribut, atau field. Jadi, setiap
perpotongan baris dan kolom adalah field di dalam record, yang isinya disebut dengan nilai data
(data value).
Record yang saling berhubungan dikelompokkan untuk membentuk file. File yang saling
berhubungan, dan dikoordinasi dari pusat disebut dengan database. Di SIA, file yang digunakan
untuk menyimpan informasi kumutiaf tentang sumber daya dan para pelaku kegiatan dinamakan
file ledger.

MENYEDIAKAN INFORMASI UNTUK PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Laporan Manajerial
            SIA suatu organisasi harus dapat menyediakan informasi operasional terinci tentang
kinerja organisasi. Sebagai contoh, laporan tentang status persediaan, keuntungan relative
produk, kinerja tiap staf penjualan, penagihan dan kewajiban yang ditangguhkan, serta kinerja
dalam memenuhi komitmen pengantaran baranng.
Laporan Anggaran dan Kinerja
            Anggaran adalah ungkapan formal dan tujuan dalam istilah keuangan. Salah satu jenis
yang paling umum dan penting dari anggaran adalah kas. Anggaran kas memperlihatkan
perkiraan arus masuk dan keluar kas. Anggaran kas dapat memberikan peringatan dini adanya
masalah dalam arus kas pada saat yang tepat, hingga memungkinkan diambilnya tindakan
korektif. Anggaran adalah alat perencanaan keuangan. Sedangkan Laporan kinerja dipergunakan
untuk pengendalian keuangan. Laporan kinerja merinci anggaran dan jumlah sebenarnya
pendapatan dan pengeluaran, serta menunjukkan pula penyimpangan atau perbedaan di antara
kedua jumlah tersebut.
Implikasi Perilaku dari Laporan Manajerial
Pengukuran mempengaruhi perilaku. Jika diterapkan dalam bisnis, hal ini berarti
karyawan cenderung untuk memusatkan usaha mereka terutama pada tugas-tugas yang diukur
dan dievaluasi. Hal ini dapat berarti baik atau buruk, tergantung pada sifat dasar hubungan antara
perilaku yang diukur dengan tujuan umum perusahaan.

PERTIMBANGAN-PERTIMBANGAN PENGEDALIAN INTERNAL

Fungsi ketiga SIA adalah menyediakan pengendalian internal yang memadai
untuk mencapai tiga tujuan dasar berikut:
1. Memastikan bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem dapat diandalkan.
2. Memastikan bahwa aktivitas bisnis dilakukan dilaksanakan dengan efisien dan
sesuai dengannya.
3. Menjaga aset-aset organisasi, termasuk data.
Dua metode penting untuk mencapai tujuan tersebut, yaitu menyediakan dokumentasi yang
memadai atas seluruh aktivitas bisns, serta memastikan pemisahan tugas yang efektif.
Dokumentasi yang Memadai
Dokumen yang memadai semua transakasi bisnis adalah kunci akuntabilitas. Dokumen
dan catatan yang disesain dengan baik dapat membantu organisasi untuk secara cepat
mengidentigikasi masalah yang mungkin muncul. Dokumen dan catatan yang memadai juga
dapat memastikan bahwa organisasi dapat menjaga komitmennya. Deskripsi prosedur tugas yang
ditulis dengan memadai juga merupakan hal yang penting.
Pemisahan Tugas
Pemisahan tugas berkenaan dengan pembagian tanggung jawab ke beberapa pegawai atas
bagian-bagian dari sebuah transaksi. Tujuannya adalah mencegah seorang pegawai memiliki
pengendalian penuh atas seluruh aspek transaksi bisnis. Contoh yang konkret adalah, fungsi
pengesahaan transaksi, mencatat transaksi, serta penjagaan aset,harus dilakukan dengan orang
yang berbeda. Pemisahaan ketiga tugas ini membantu penjagaan aset dan meningkatkan akurasi.
Pemisahaan tugas penting terutama dalam aktivitas bisnis yang melibatkan penerimaan atau
pengeluaran uang kas, karena kas dapat dengan mudah dicuri.